ریسک های بودجه بندی چیست؟ (به علاوه ۵ راه برای محدود کردن آنها)

بودجه بندی بخش مهمی از برنامه ریزی و اجرای پروژه است. به منظور بودجه بندی دقیق، یک تیم پروژه باید ریسک های بالقوه بودجه بندی را در نظر گرفته و آنها را تطبیق دهد. انجام این کار می تواند به تکمیل پروژه ها کمک کند، که ممکن است شهرت شرکت، رضایت مشتری و اعتماد سهامداران را بهبود بخشد.

در این مقاله از ایوسی، ریسک‌های بودجه‌بندی را تعریف می‌کنیم، بررسی می‌کنیم که چگونه می‌توانند بر کسب‌وکار تأثیر بگذارند و پنج راه برای محدود کردن ریسک‌ها به همراه نکات مرتبط را بررسی می‌کنیم.

مطالب مرتبط: ۵ مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه

ریسک های بودجه بندی چیست؟

ریسک های بودجه بندی احتمال انحراف اقلام خاص از هزینه پیش بینی شده اولیه است. ایجاد یک بودجه شامل تخمین‌هایی در مورد آینده است که می‌تواند خطر نادرستی را در بر داشته باشد. زیرمجموعه‌های ریسک در دسته وسیعی از ریسک‌های بودجه‌بندی وجود دارند، از جمله:

• ریسک‌های عملیاتی: این ریسک‌ها به مسائل بالقوه مربوط به تجارت روزانه شرکت اشاره دارد.

• ریسک های بازاریابی: این ریسک ها به متغیرهای بازار مربوط می شوند. اینها هنوز هم خطرات بودجه بندی محسوب می شوند زیرا در نهایت می توانند بر هزینه پروژه تأثیر بگذارند.

به عنوان مثال، آسیب به محصولات قابل تحویل یک ریسک عملیاتی است، و همچنین یک ریسک بودجه است زیرا کسب و کار برای حل مشکل به بودجه اضافی نیاز دارد.

خطرات بودجه چگونه می تواند بر یک تجارت تأثیر بگذارد؟

پیروی از بودجه برای موفقیت بیشتر پروژه ها حیاتی است و ریسک های بودجه بندی می تواند باعث انحراف هزینه ها از برآوردهای اولیه شود. فراتر از بودجه ممکن است موفقیت پروژه را به چالش بکشد، و شرکت ممکن است مجبور شود برای جبران آن، کاهش‌های غیرمنتظره را در جای دیگری انجام دهد. آماده‌سازی مناسب برای ریسک‌های بودجه‌بندی می‌تواند راهی موثر برای حفظ هزینه‌ها در مسیر درست باشد. این به شرکت ها اجازه می دهد تا اهداف دست یافتنی تعیین کنند، اولویت های هزینه را به درستی ارزیابی کنند و از نظر مالی سالم بمانند.

مطالب مرتبط: تحلیل ریسک در تجارت چیست؟

۵ راه برای محدود کردن ریسک های بودجه

شما می توانید از طریق فرآیندی به نام مدیریت ریسک جبران کنید. اولین قدم تجزیه و تحلیل ریسک های مرتبط با پروژه است. در اینجا پنج راه بالقوه برای محدود کردن ریسک های بودجه بندی پس از ارزیابی آنها وجود دارد:

۱. اجتناب از خطر

این استراتژی شامل شناسایی ریسک‌های بالقوه، سپس تغییر برنامه یا بودجه پروژه برای اجتناب از آنها است. شناسایی ریسک‌های بودجه‌ریزی در مراحل اولیه برنامه‌ریزی پروژه می‌تواند به ارائه بهترین فرصت برای تغییر طرح پروژه و اجتناب از خطرات تا حد امکان کمک کند. به عنوان مثال، اگر احتمال کمبود پرسنل به دلیل بیماری زیاد باشد، یک مدیر پروژه ممکن است فرصت‌های دوری ایجاد کند تا پرسنل را ایمن نگه دارد و از خطرات مربوط به برنامه و بودجه جلوگیری کند.

مطالب مرتبط: درک چگونگی تکمیل تجزیه و تحلیل ریسک

۲. نظارت بر ریسک

نظارت بر ریسک شامل پیگیری ریسک های مالی در طول پروژه است. این به تیم های پروژه اجازه می دهد تا در صورت بروز پیامدهای ریسک، پیشگیرانه عمل کنند. برای ریسک های بودجه بندی، این می تواند به معنای تخصیص مجدد بودجه یا تغییر هزینه های پیش بینی شده در طول زمان باشد. تیم هایی که در این استراتژی شرکت می کنند ممکن است تصمیم بگیرند که نظارت بر ریسک را در طرح پروژه برای بررسی در ایست های بازرسی برنامه ریزی شده بگنجانند.

۳. کنترل ریسک

هنگامی که ریسک های بودجه ریزی بالقوه را شناسایی کردید، می توانید شیوه های کنترل ریسک را برای کاهش احتمال یا تأثیر آنها اجرا کنید. آموزش پرسنل و سیستم های بازخورد با کیفیت، مانند بررسی همتایان، هر دو می توانند مکانیسم های کنترلی مفیدی باشند. اگر مشکلی پیش بیاید، تیم پروژه می‌تواند فوراً با اولویت‌بندی مناطق مورد توجه، تغییر برنامه‌های تأمین مالی یا حذف کامل عناصر چالش‌برانگیز یا پرهزینه، به آن رسیدگی کند. این استراتژی‌ها ممکن است به حل مشکلات قبل از بروز آنها کمک کنند یا تأثیرات ریسک بودجه را به حداقل برسانند.

مرتبط: نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک (به علاوه مزایای کلیدی و مثال)

۴. به اشتراک گذاری ریسک

شما همچنین می توانید به اشتراک گذاری ریسک، که به عنوان “گسترش خطر” نیز شناخته می شود، به عنوان یک استراتژی برای کاهش آنها. به اشتراک گذاشتن ریسک در چندین تیم، شعب و سایر ساختارهای شرکت به حداقل رساندن عواقب آن خطر برای همه کمک می کند. به اشتراک گذاری ریسک حتی می تواند در شرکت های مختلف یا سایر سازمان های بزرگ رخ دهد. این می تواند یک استراتژی مفید باشد زیرا به تیم های مختلف اجازه می دهد تا از دیدگاه ها و منابع منحصر به فرد خود برای مدیریت بخشی از ریسک خود استفاده کنند.

۵. انتقال ریسک

گاهی اوقات، شرکت ها مسئولیت های مربوط به ریسک های بودجه بندی و پیامدهای آن را به فرد یا گروه خاصی منتقل می کنند. انتقال ریسک می‌تواند بین افراد یا بخش‌های درون یک شرکت یا بین یک شرکت و شخص ثالث رخ دهد. این می تواند یک استراتژی مفید برای اطمینان از اینکه افراد مناسب مسئول هر خطر هستند. این همچنین به بقیه اعضای تیم اجازه می دهد تا به پیشبرد پروژه ادامه دهند. انتقال ریسک از لحاظ اخلاقی زمانی انجام می شود که همه طرفین بتوانند در گفتگو پیرامون اینکه چه کسی باید مسئول خطر باشد، مشارکت داشته باشند.

مرتبط: پنج استراتژی کاهش ریسک کلیدی (با مثال)

نکاتی برای مدیریت ریسک های بودجه بندی

در اینجا چند نکته برای کمک به مدیریت ریسک های بودجه وجود دارد:

استراتژی ارزیابی ریسک خود را اصلاح کنید

شناسایی و ارزیابی ریسک های بودجه ریزی بالقوه اولین قدم برای محدود کردن آنهاست. برنامه ریزی بودجه و فرآیندهای ارزیابی ریسک و مشاوره با یک متخصص در مورد تصمیمات پر تاثیر را در نظر بگیرید. همچنین می‌تواند مفید باشد که از طریق ردیف به خط بودجه کار کنید و با افرادی که مسئول اضافه کردن عناصر اصلی بودجه هستند تماس بگیرید تا در مورد خطرات بپرسید.

برای پذیرش ریسک آماده شوید

برخی ریسک‌ها ارزش پذیرش دارند، یا به این دلیل که پاداش به‌ویژه زیاد است یا به این دلیل که پیامدهای ریسک کم است. در این موارد، یک تیم ممکن است ریسک های بودجه بندی یک پروژه را شناسایی کند، اطمینان حاصل کند که درک مشترکی از این خطرات و پیامدهای آن وجود دارد و سپس طبق برنامه ریزی شده پروژه را ادامه دهد. اکثر پروژه ها شامل سطوحی از ریسک شامل پرسنل، عملیات روزانه شرکت و درآمد مورد انتظار می باشد. در نهایت، همه ریسک‌ها ارزش زمان و هزینه‌ای که برای کاهش آن‌ها صرف می‌شود، ندارند، بنابراین در عوض پذیرفته می‌شوند.

از خزش دامنه آگاه باشید

خزش دامنه به زمانی اطلاق می شود که اندازه یک پروژه به آرامی در طول زمان افزایش می یابد تا اینکه نتیجه نهایی بسیار فراتر از محدوده مورد نظر اولیه پروژه باشد. این به طور کلی منجر به مصرف زمان و منابع پروژه بیشتر از برنامه ریزی اولیه می شود. به این ترتیب، خزش دامنه یک ریسک بودجه است. مدیران پروژه می توانند با استفاده از استراتژی های کنترل ریسک برای بازبینی اهداف اولیه و مسیر مورد نظر پروژه در نقاط مختلف در طول چرخه عمر پروژه، خزش دامنه را مدیریت کنند.

به نوسانات ارز برای پروژه های بین المللی توجه کنید

اگر روی پروژه‌ای کار می‌کنید که از مرزهای بین‌المللی عبور می‌کند، نوسانات ارز ممکن است یک ریسک غیرمنتظره بودجه ایجاد کند. این می تواند زمانی رخ دهد که نرخ ارز بین زمانی که بودجه پیشنهاد می شود و زمانی که پروژه تکمیل می شود، به شدت تغییر کند. گنجاندن یک صندوق اضطراری در بودجه شما به طور خاص برای جبران خطرات نوسانات ارزی می تواند راه خوبی برای برنامه ریزی پروژه های بین المللی برای این وضعیت باشد.

بخوانید: بودجه بندی در تجارت: مولفه ها، ۷ نوع و مثال