نحوه تمرین موثر مدیریت زمان پروژه (و نکات)

مدیریت زمان مناسب می تواند یکی از جنبه های حیاتی مدیریت پروژه باشد و شامل تدوین برنامه و جدول زمانی برای تکمیل پروژه و تمام مراحل آن می شود. مدیریت خوب زمان پروژه مستلزم درک ابزارها و فرآیندهای مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه به موقع و در عین حال اطمینان از درجه بالایی از مسئولیت پذیری است. درک استراتژی های مدیریت زمان پروژه می تواند به شما کمک کند بهره وری و کارایی تیم خود را بهبود بخشیده و پروژه ها را سریعتر تکمیل کنید.

در این مقاله از ایوسی، مدیریت زمان را در رابطه با مدیریت پروژه مورد بحث قرار می دهیم و نکاتی را برای مدیریت موثر زمان خود در هنگام تکمیل پروژه به اشتراک می گذاریم.

مدیریت زمان پروژه چیست؟

مدیریت زمان پروژه، استفاده بهینه از زمان را هنگام تکمیل پروژه توصیف می کند. این شامل درک وظایف فردی پروژه و افرادی است که روی پروژه کار می کنند و اقداماتی را برای ایجاد یک برنامه زمانی و جدول زمانی برای تکمیل هر کار انجام می دهند. مدیر پروژه مسئول اجرای سیاست‌ها و رویه‌های مناسب مدیریت زمان و اطمینان از درک همه اعضای تیم از اهداف، زمان‌بندی و الزامات پروژه است. آنها هر جنبه از یک پروژه را سازماندهی، هماهنگ و نظارت می کنند و همچنین ممکن است به مدیریت چندین پروژه به طور همزمان کمک کنند.

مدیریت اثربخش زمان پروژه تضمین می کند که تیم ها می توانند پروژه را طبق برنامه و بودجه تکمیل کنند. مدیریت زمان مناسب می تواند بهره وری اعضای تیم را با ساده سازی ارتباطات تیم و حفظ کار اعضا در جهت تکمیل اهداف مهم پروژه بهبود بخشد. این می تواند رضایت مشتری را افزایش دهد و برنامه ریزی برای رویدادهای غیرمنتظره و مدیریت محدودیت ها را آسان تر کند.

مطالب مرتبط:  ۵ مهارت کلیدی مدیریت زمان و چگونگی بهبود آنها

نحوه اجرای استراتژی مدیریت زمان پروژه

در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای اجرای یک استراتژی مدیریت زمان پروژه موثر برای مدیریت بهتر محدودیت های پروژه بردارید:

۱. فعالیت های پروژه را تعریف کنید

ابتدا لازم است تیم پروژه فعالیت های پروژه را تعریف کند. ممکن است استفاده از ساختار شکست کار (WBS) برای تجسم هر کار درگیر در پروژه مفید باشد. یک ساختار شکست کار، یک پروژه را به بخش های کوچکتر تقسیم می کند، که به تیم کمک می کند تا وظایف پروژه فردی را راحت تر برنامه ریزی و سازماندهی کند.

مطالب مرتبط:  ساختار شکست کار چیست؟ (با نکات و مثال ها)

۲. هر فعالیت را ترتیب دهید

روش های مختلفی برای توالی هر فعالیت در یک پروژه وجود دارد. یکی از راه ها استفاده از نمودار گانت است که یک ابزار مدیریت پروژه است که مدیران می توانند از آن برای نشان دادن کار تکمیل شده در یک بازه زمانی مشخص نسبت به زمان اختصاص داده شده برای پروژه استفاده کنند. توالی یکی از جنبه های مهم مدیریت زمان پروژه است، زیرا تیم پروژه را قادر می سازد تا پروژه را به طور کلی ترسیم کند، که می تواند کارایی را بهینه کند و برنامه ریزی زمان بندی را آسان تر کند. برای ردیابی آسان‌تر، اعدادی را به هر دنباله اختصاص دهید.

بیشتر بخوانید:  توالی پروژه چیست؟ (همراه با مزایا و نکات)

۳. مدت زمان فعالیت و منابع مورد نیاز را برآورد کنید

در مرحله بعد، تیم پروژه می تواند زمان مورد نیاز برای اتمام تکالیف پروژه را ارزیابی کند. مدیران پروژه ممکن است از  روش ارزیابی و بررسی برنامه (PERT)  برای تخمین زمان لازم برای تکمیل تکالیف پروژه استفاده کنند. روش PERT از نمودارها برای تعیین جدول زمانی پروژه استفاده می کند تا کار را طبق برنامه انجام دهد.

پس از تعیین مدت زمان فعالیت، تیم ها می توانند بر روی ارزیابی منابع و مواد لازم برای تکمیل تکالیف پروژه کار کنند. تعداد منابع مورد نیاز ممکن است به گستردگی پروژه بستگی داشته باشد. منابع پروژه معمولی ممکن است شامل بودجه، همراه با پرسنل، ابزار و مواد مورد نیاز باشد.

مطالب مرتبط:  تخصیص منابع در مدیریت پروژه چیست؟

۴. برنامه ریزی کنید

برای مدیریت موثر زمان در پروژه، تهیه و سازماندهی برنامه زمانبندی پروژه و انتقال آن اطلاعات به اعضای تیم بسیار مهم است. وقتی همه اعضای تیم از برنامه زمانبندی پروژه آگاه باشند، بهتر می توانند بفهمند که کدام وظایف را تکمیل کنند. برخی از جنبه های برنامه ریزی زمانبندی پروژه عبارتند از:

• شناسایی منابع لازم

• تعیین مسئولیت اعضای تیم

• بررسی برنامه زمانبندی و به روز رسانی آن در صورت نیاز

• درگیر نگه داشتن اعضای تیم و اطمینان از اینکه آنها برنامه را دنبال می کنند

مطالب مرتبط:  برنامه زمانبندی پروژه چیست؟ تعریف، مزایا و الگو

۵. برنامه زمان بندی را ایجاد کنید

مدیر پروژه و تیم می توانند با سازماندهی هر کار بر اساس زمان تخمینی برای تکمیل آن، برنامه زمانبندی پروژه را توسعه دهند. سپس می توانند جدول زمانی شروع و پایان پروژه را برای ترتیب دادن وظایف پروژه ایجاد کنند. نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه ممکن است ثبت این اطلاعات را به طور جامع آسان‌تر کند و وظایفی را به اعضای تیم اختصاص دهد.

موارد مرتبط:  ۲۴ بهترین ابزار نرم افزار مدیریت پروژه رایگان 

۶. برنامه را مدیریت کنید

پس از تدوین برنامه زمانبندی پروژه، مدیر پروژه مسئول مدیریت آن و ایجاد تغییرات لازم برای انطباق با محدودیت های جدید پروژه است. نظارت بر پروژه و تیم پروژه و مقایسه پیشرفت تیم با زمان‌بندی اولیه می‌تواند پیشنهاد بهبودها و تعیین اینکه آیا تنظیمات را انجام دهد را برای مدیر پروژه آسان‌تر کند. مدیر پروژه همچنین مسئول برقراری ارتباط منظم با اعضای تیم پروژه است تا مطمئن شود که وظایف خود را به طور مؤثر و طبق برنامه انجام می دهند.

نکاتی برای مدیریت زمان در حین تکمیل پروژه

در اینجا چند نکته برای مدیریت بهتر زمان خود در حین نظارت بر پروژه آورده شده است:

بر برنامه ریزی پروژه تاکید کنید

تصمیم گیری در مورد یک برنامه پروژه با تیم خود می تواند به شما در ایجاد یک برنامه پروژه جامع تر کمک کند. یک برنامه زمانی کامل به هر یک از اعضای تیم اجازه می دهد تا نقش ها و مسئولیت های فردی خود را درک کنند. برنامه ریزی وظایف پروژه از قبل می تواند تاخیرها را به حداقل برساند و از تکمیل موفقیت آمیز پروژه اطمینان حاصل کند.

به عنوان مثال، یک مدیر پروژه ممکن است از لیست کارهایی که باید انجام شود استفاده کند تا اعضای تیم را با وظایف خود درگیر کند. مدیر می تواند با اعضای تیم ملاقات کند تا پیشرفت آنها را در تکمیل وظایف خود برای پروژه نظارت کند. تشویق ارتباطات باز در طول مرحله برنامه ریزی پروژه نیز می تواند به بهبود روحیه و بهره وری تیم کمک کند.

مطالب مرتبط:  ۱۰ اصل اساسی مدیریت پروژه

اولویت بندی وظایف پروژه

برچسب گذاری وظایف پروژه بر اساس اهمیت و فوریت آنها می تواند به تیم های پروژه کمک کند تا اولویت بندی کنند. اولویت‌بندی وظایف پروژه می‌تواند تعیین تکلیف به سایر اعضای تیم را آسان‌تر کند، که می‌تواند کارایی تیم را افزایش دهد. سعی کنید قبل از تکمیل کارهای کوچکتر و جامع تر، ابتدا روی کارهای بزرگتر و وقت گیرتر کار کنید.

مطالب مرتبط:  چگونه اولویت بندی وظایف را در محل کار بهبود دهیم

سازمان را تشویق کنید

تشویق سازمان می تواند به شما در بهبود بهره وری و کارایی کلی کمک کند. سازماندهی و برنامه ریزی وظایف پروژه می تواند یک استراتژی مهم مدیریت زمان برای طیف وسیعی از پروژه ها باشد. برای مثال، تیم پروژه ممکن است از یک تخته سفید برای سازماندهی وظایف هر کارمند و مقایسه آنها با اهداف و الزامات کلی پروژه استفاده کند.

یک کار را در یک زمان انجام دهید

تک‌وظیفه شامل کار کردن روی یک کار در یک زمان قبل از شروع کار دیگر است. با اولویت بندی یک کار در یک زمان، می توانید کیفیت خروجی خود را افزایش دهید و از غرق شدن در آن جلوگیری کنید. در حین کار بر روی یک کار، تیم خود را تشویق کنید تا یک استراحت کوتاه برای کاهش اهمال کاری و افزایش تمرکز داشته باشند.

بخوانید: مهارت های چندوظیفه ای: تعریف و مثال

عوامل حواس پرتی را محدود کنید

محدود کردن حواس‌پرتی به شما این امکان را می‌دهد که بهره‌وری و کارایی را افزایش دهید و تضمین می‌کند که اعضای تیم شما وظایف محول شده خود را تکمیل می‌کنند. سعی کنید هرگونه ایمیل، رسانه های اجتماعی و اعلان های متنی را ساکت کنید. اعضای تیم خود را تشویق کنید تا با برنامه‌ریزی زمان مشخصی برای بررسی ایمیل‌ها و پاسخگویی به تماس‌ها، حواس‌پرتی را کاهش دهند و به آن‌ها اجازه دهید زمان باقی‌مانده را صرف کارهای پروژه کنند.

مطالب مرتبط:  ۱۱ نکته برتر برای سازماندهی کار و بهره وری

هنگام تخمین زمان تکمیل واقع بین باشید

برای مدیران پروژه مهم است که هنگام برنامه ریزی برای تکمیل پروژه واقع بین باشند. اعضای تیم برای انجام وظایف فردی به زمان معینی نیاز دارند. ممکن است بتوانید با ارزیابی اخلاق کاری هر کارمند و عملکرد قبلی وظایف، زمان تکمیل وظایف را تخمین بزنید. در نظر بگیرید که کمی زمان اضافی برای در نظر گرفتن تغییرات ناگهانی اولویت یا اعضای بیمار تیم اختصاص دهید.

همه اعضای تیم پروژه را درگیر کنید

مدیریت زمان موثر مستلزم آن است که همه اعضای تیم با هم کار کنند تا پروژه را طبق برنامه ریزی تکمیل کنند. پس از برنامه ریزی و اولویت بندی وظایف پروژه، می توانید شروع به تفویض و واگذاری آنها به اعضای تیم خود کنید. تشویق همه اعضا به مشارکت می تواند به آنها کمک کند مسئولیت پذیرتر شوند. همچنین می تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل کنید که تیم می تواند پروژه را در زمان مقرر تکمیل کند و همچنان نتایج با کیفیتی تولید کند.

چالش ها را درک کنید

با تکمیل پروژه، ممکن است با چالش های مختلفی روبرو شوید. به عنوان مثال، اگر شما یک پروژه ساخت و ساز را مدیریت می کنید، تغییرات آب و هوا ممکن است برخی از مراحل پروژه را به تاخیر بیندازد. درک چالش‌های بالقوه‌ای که ممکن است در حین تکمیل پروژه با آن‌ها مواجه شوید و ایجاد یک برنامه پروژه جامع برای مدیریت آنها مهم است. انطباق با شرایط جدید می تواند به حداکثر رساندن بهره وری آسان تر شود. می توانید از ابزارهای برنامه ریزی برای کمک به تیم خود برای مدیریت موثرتر این موقعیت ها استفاده کنید.