۱۱ نکته برتر برای سازماندهی کار و بهره وری

سازماندهی و کارآمد ماندن در محل کار به شما کمک می کند متمرکز بمانید و وظایف را به موقع انجام دهید. هنگامی که سازماندهی شده و سازنده هستید، می توانید کار را در اولویت قرار دهید و در شغل خود برتر باشید، که به پیشرفت و موفقیت شغلی شما کمک می کند. شما چندین گزینه برای سازماندهی مسئولیت ها و وظایف خود بسته به سبک کاری خود دارید. در این مقاله نکاتی را ارائه می دهیم که به شما کمک می کند در حین کار سازماندهی کنید و بهره وری داشته باشید.

نکاتی برای سازماندهی کار و بهره وری

راه های زیر را برای منظم ماندن در محل کار در نظر بگیرید:

اهداف تعیین کنید

اهداف دست یافتنی می تواند به شما کمک کند متمرکز و سازنده بمانید. وقتی اهداف مشخصی را با مراحل و جدول زمانی تعیین می کنید، می توانید کار خود را در وظایف قابل مدیریت تری سازماندهی کنید. اهداف بلندمدت و کوتاه مدت ایجاد کنید و نقاط عطف را به تقویم خود اضافه کنید تا مطمئن شوید که در انجام وظایف خود ادامه می دهید.

مطالب مرتبط: فرآیند تعیین هدف نهایی: ۷ مرحله برای ایجاد اهداف بهتر

پیگیری پیشرفت

برای اطمینان از رسیدن به اهداف خود در زمانی که اختصاص داده اید، باید پیشرفت خود را دنبال کنید. ردیابی پیشرفت همچنین می تواند به شما کمک کند تشخیص دهید چه زمانی بیشترین بهره وری را دارید. برای مثال، ممکن است متوجه شوید که در ابتدای هفته یا صبح، کارهای بیشتری انجام می دهید. با این اطلاعات می توانید تصمیم بگیرید که چه زمانی روی مهمترین وظایف خود کار کنید.

برخی از رویکردها برای ردیابی پیشرفت شما عبارتند از ورود به سیستم در زمانی که کار کرده‌اید، محاسبه ساعت‌های استفاده شده برای پروژه و مسدود کردن لحظاتی از روز که در آن وظایف خاصی را انجام می‌دهید.

از دستور کار استفاده کنید

دستور کار ابزاری عالی برای ارزیابی سازمان کاری و بهره وری شماست. هنگام استفاده از برنامه ریز، رویدادهای خاص و جزئیات آنها را در طول روزها، هفته ها و ماه ها یادداشت کنید. این استراتژی شما را از جلسات و سررسیدهایی که در برنامه خود دارید آگاه می کند. در نتیجه، احتمال بیشتری دارد که به اهداف خود برسید و رویدادهای خاص را به خاطر بسپارید.

انواع مختلفی از دستور کارها وجود دارد. برخی از برنامه ها فضایی برای هر روز دارند، در حالی که برخی دیگر هفتگی یا ماهانه هستند. به این فکر کنید که چه نوع برنامه ریزی برای شما و کارتان مناسب تر است. اگر اغلب با رایانه خود کار می کنید، از برنامه دیجیتال استفاده کنید که در آن رویدادها را به تاریخ های خاص اضافه می کنید.

لیست کارهایی را ایجاد کنید

لیست کارها لیست هایی ساده و در عین حال بسیار مؤثر هستند که به حفظ بهره وری در طول روز کمک می کنند. از فهرست کارها برای یادداشت کارهای مهمی که می خواهید انجام دهید استفاده کنید. سعی کنید کار خود را بر اساس فوریت سازماندهی کنید. برای مثال، می‌توانید آنچه را که باید تا پایان روز تکمیل کنید، در بالای فهرست خود اضافه کنید و آنچه را که می‌توانید تا روز بعد منتظر بمانید، به سمت پایین اضافه کنید.

لیست کارهای خود را روی یک یادداشت چسبناک یا در یک دفترچه بنویسید. هنگام استفاده از این روش، به راه هایی برای سازماندهی لیست کارهای خود فکر کنید. به عنوان مثال، از خودکارهای رنگی مختلف برای تمایز بین موارد استفاده کنید، مانند خودکار آبی برای تعیین جلسه تیم و خودکار قرمز برای برچسب زدن مسئولیت های فوری.

مسئولیت پذیری داشته باشد

هنگامی که خود را مسئول می دانید، فهرست کارهای خود را بررسی می کنید، پیشرفت خود را به سمت اهداف ارزیابی می کنید و راه هایی را برای بهبود عملکرد خود شناسایی می کنید. مرتباً با خودتان چک کنید تا پیشرفت خود را مشخص کنید و مناطقی را پیدا کنید که می توانید تأیید کنید. شما همچنین می توانید با انجام چک-این های منظم با یکدیگر، یک سیستم پاسخگویی با همکاران خود ایجاد کنید.

عوامل حواس پرتی را محدود کنید

تمرکز روی کار برای مدت طولانی در یک فضای کاری سازمان یافته بسیار آسان تر است. هنگامی که حواس پرتی را محدود می کنید، تمرکز خود را بر روی کار فعلی خود حفظ می کنید. با ساده و منظم نگه داشتن فضای خود، عوامل حواس پرتی را محدود کنید. موارد رایج حواس پرتی، مانند تلفن، را در میز کار یا اتاق دیگری نگه دارید.

یک تایمر اضافه کنید

مقدار زمانی را که برای کارهای مختلف صرف می کنید را پیگیری کنید تا ببینید آیا مناطقی وجود دارد که می توانید بهتر از زمان خود استفاده کنید. هنگامی که یک کار را شروع و پایان می دهید، تایمر خود را شروع و پایان دهید. استفاده از برنامه‌های زمان‌دار را در نظر بگیرید تا ببینید چقدر برای کارهای خاص وقت می‌گذارید. در پایان هفته، در مورد استفاده خود از زمان و چگونگی بهره وری بیشتر فکر کنید. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید زمان زیادی برای انجام سایر کارهای اولویت دار ندارید، می توانید مدت زمانی را که صرف بررسی ایمیل های خود می کنید، محدود کنید.

محیطی تمیز نگه دارید

در یک دفتر سازمان‌یافته، لوازم و مواد را به راحتی پیدا می‌کنید، که باعث می‌شود گردش کار شما سازگارتر باشد. وقتی یک محیط تمیز را حفظ می کنید، فضای کاری حرفه ای ایجاد می کنید که مشتریان و همکاران از آن قدردانی می کنند.

تمیز نگه داشتن محیط شامل بازگرداندن اقلام به جایشان، ضدعفونی کردن میز با دستمال‌های تمیزکننده و باز کردن پنجره‌ها برای هوای تازه است. یک محیط تمیز، محیطی راحت است که کارآمد ماندن را آسان‌تر می‌کند.

شلوغ کردن فضای کاری شما بخش مهمی از تمیز و منظم ماندن است. هفته‌ای یا ماه یک‌بار، فضای کاری خود را بررسی کنید و مواردی را که روزانه استفاده نمی‌کنید حذف کنید. لیست کارهای منسوخ شده را دور بریزید و کارهای تکمیل شده را بایگانی کنید.

از برچسب ها استفاده کنید

برچسب ها یک رویکرد عملی برای سازماندهی فایل های شما هستند. هر فایل را به وضوح برچسب گذاری کنید، و آنها را به گونه ای سازماندهی کنید که بیشترین حس را برای شما داشته باشد. به عنوان مثال، می توانید فایل های خود را به ترتیب حروف الفبا یا سال سازماندهی کنید.

از این روش برای فایل های دیجیتال نیز استفاده کنید. یافتن فایل‌ها و پوشه‌های دارای برچسب واضح در رایانه شما بدون نیاز به جستجوی طولانی مدت بسیار آسان‌تر است.

مطالب مرتبط: ۸ تکنیک مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

ایمیل خود را مرتب کنید

بسیاری از کارمندان و مشتریان از ایمیل برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده می کنند و در نتیجه ممکن است صندوق ورودی ایمیل خود را پر از ایمیل پیدا کنید. مرتب‌سازی ایمیل‌هایتان از شلوغی صندوق ورودی جلوگیری می‌کند و به شما کمک می‌کند ایمیل‌های مهم را سریع‌تر پیدا کنید.

پوشه های دیجیتالی را در ایمیل خود ایجاد کنید تا همه پیام های خود را مرتب کنید. پوشه ها ایمیل های شما را در محل مناسب دسته بندی می کنند. در صورت وجود، از برچسب ها یا برچسب های ستاره برای تعیین ایمیل های ارزشمند استفاده کنید. برچسب زدن ایمیل ها به شما یادآوری می کند که به فرستنده ها پاسخ دهید و ایمیل های مهم را در یک مکان نگه می دارد.

استراحت کنید

استراحت ها راه مهمی برای حفظ تمرکز و بهره وری هستند. وقفه ها شما را با انگیزه نگه می دارد، زیرا در مدت کوتاهی از کار بیش از حد خود اجتناب می کنید. در نتیجه، اغلب می توانید برای مدت طولانی تری کار کنید. در طول استراحت، کمی پیاده روی کنید، مدیتیشن کنید یا یک میان وعده بخورید. مطمئن شوید که استراحت خود را از فضای کاری خود دور کرده اید تا تمرکز خود را به طور کامل تنظیم مجدد کنید.