توالی پروژه چیست؟ (همراه با مزایا و نکات)

به عنوان یک مدیر پروژه، می توانید جریان وظایف را برای یک سرمایه گذاری جدید در محل کار مرتب کنید. توالی پروژه نیاز به قالب خاصی برای اعضای تیم برای راه اندازی و پایان فعالیت ها دارد. هماهنگ کردن یک ترتیب متوالی برای تلاش‌هایتان می‌تواند به شما کمک کند تا محصول نهایی را ارتقا دهید و بهره‌وری را در حین انجام مراحل خود حفظ کنید.

در این مقاله از ایوسی، چندین موضوع از توالی پروژه، از جمله تعریف، مزایا و مراحل انجام آن در تکالیف کاری شما را بررسی می کنیم.

توالی پروژه چیست؟

توالی پروژه فرآیندی است که کارکنان را ملزم می کند تا وظایف را به ترتیب خاصی انجام دهند. این پروژه دارای یک زمان بندی مشخص است که یک محصول نهایی با کیفیت را امکان پذیر می کند. برای پیشرفت در یک تکلیف، متخصصان قبل از شروع به مرحله دوم، کارایی را در مرحله اول تضمین می کنند. به عنوان مثال، هنگام تولید یک عطر، شروع به ترکیب نت های پایه عطر و سپس نت های میانی و در نهایت نت های بالایی است. این سفارش عطر را قادر می‌سازد دقیقاً همان طور که مد نظر شماست رایحه دهد. مدیران پروژه اغلب توالی‌بندی را برای ارائه دستورالعمل‌های واضح‌تر در مورد اهداف سرمایه‌گذاری خود اجرا می‌کنند.

مطالب مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

فعالیت های توالی چیست؟

توالی فعالیت ها فرآیندی است که تشخیص می دهد وظایف تکلیف چگونه با یکدیگر مرتبط می شوند. مدیران پروژه تعیین می‌کنند که با تلاش‌های خود به چه چیزی می‌خواهند دست یابند و زنجیره‌ای منطقی از رویدادها را ترتیب می‌دهند که می‌توانند به آن هدف دست یابند. آن‌ها اعدادی را تعیین می‌کنند که زمان شروع کار را تعیین می‌کنند. به عنوان مثال، مسئولیتی با برچسب شماره “۲” پس از تکمیل مورد با شماره “۱” ادامه می یابد. مدیران همچنین ممکن است نموداری ایجاد کنند که توالی پروژه را نشان دهد. گرافیک مراحل را در اشکال محصور می کند و فلش های بین آنها رابطه را نشان می دهد.

نمودار توالی چگونه به نظر می رسد؟

نمودارها برای توالی فعالیت‌ها معمولاً از روش نمودارسازی تقدم (PDM) استفاده می‌کنند، تکنیکی که قوانین پیشرفت در یک پروژه را مشخص می‌کند. این نشان می‌دهد که کدام وظایف پیشین هستند، مواردی که قبل از مراحل بعدی انجام می‌شوند، و کدام وظایف جانشین هستند، مواردی که به دنبال موارد قبلی هستند. چهار نوع ارتباط بین مسئولیت های آغازین و پایانی وجود دارد. آنها عبارتند از:

• پایان تا شروع: فعالیت بعدی نمی‌تواند تا زمانی که فعالیت ادامه پیدا کند شروع شود. به عنوان مثال، هنگامی که اعضای تیم کد نویسی HTML را برای یک وب سایت کامل کردند، سپس می توانند صفحات وب جداگانه را بسازند.

• پایان تا پایان: کارمندان تنها زمانی می توانند کار بعدی را به پایان برسانند که اولین کار نیز کامل شده باشد. به عنوان مثال، ساخت صفحه وب تا زمانی که تیم کدگذاری وب سایت را نهایی نکند، کامل نمی شود.

• شروع به شروع: جانشین تنها پس از شروع سلف خود می تواند شروع شود. به عنوان مثال، متخصصان می توانند پس از انجام فرآیند کدگذاری، پیکربندی صفحات وب را آغاز کنند.

• شروع تا پایان: تا زمانی که فعالیت قبلی شروع نشود، کار زیر نمی تواند تمام شود. به عنوان مثال، شروع کدنویسی HTML به تیم اجازه می دهد تا طرح وب سایت را کامل کند.

مطالب مرتبط: راهنمای تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه (با استراتژی ها)

مزایای توالی پروژه

توالی پروژه می تواند چندین مزیت برای سازمان شما ایجاد کند، از جمله:

افزایش کیفیت کار شما

توالی پروژه می تواند نتایج تحویل تکالیف شما را بهبود بخشد. هنگامی که عملکرد هر کار را بررسی می کنید، می توانید اطمینان حاصل کنید که آنها همانطور که در نظر دارید عمل می کنند. سپس می توانید اطمینان داشته باشید که کاری که قبلا انجام داده اید به اندازه کافی برای ادامه ساختن موثر است. نتایج می تواند محصول کارآمدی باشد که انتظارات مشتری را برآورده کند. این سکانس نه تنها در پایان تولید، بلکه در ابتدا و وسط نیز بر کیفیت تأکید دارد.

شناسایی و حل مسائل

سازماندهی دنباله پروژه می تواند ارزیابی پیشرفت خود را برای مدیران آسان تر کند، که می تواند برای تکالیف طولانی مدت ضروری باشد. آن‌ها می‌توانند برای تعیین اینکه کدام بخش‌های تولید قوی هستند و کدام بخش‌ها را می‌توانند بهبود بخشند، با زمان‌شناسی مشورت کنند. به عنوان مثال، دکمه های روی کنترل از راه دور صدای تلویزیون را دستکاری نمی کنند. مهندسان می دانند که ویژگی های حجم را در وسط دنباله نصب کرده اند، به این معنی که می توانند کیفیت مراحل را در آن نقطه و کارهای بعدی را بررسی کنند. شما می توانید مشکل را تشخیص دهید و راه حلی ابداع کنید که نظم را حفظ کند.

نحوه انجام توالی پروژه

این مراحل را دنبال کنید تا دنباله ای از مراحل را برای پروژه بعدی خود هماهنگ کنید:

۱. طرح کلی پروژه ایجاد کنید

اولین قدم این است که در مورد محدوده تکلیف خود فکر کنید. تجسم کنید که چقدر گسترده است و چقدر طول می کشد تا آن را کامل کنید. محدوده پروژه می تواند به شما در تعیین نحوه شروع و پایان دنباله کمک کند. به عنوان مثال، اگر در حال طراحی یک خط ظروف پخت و پز هستید، می دانید که این ترتیب با مونتاژ مواد آغاز می شود. پس از آزمایش دوام و عملکرد محصول در تهیه اقلام غذایی به پایان می رسد. همچنین می توانید مراحلی را که در وسط دنباله انجام می شود فاکتور بگیرید. هر کاری را که شما و تیمتان می توانید انجام دهید تا محصول نهایی با کیفیت را به مشتری ارائه دهید، در نظر بگیرید.

۲. مراحل را به ترتیب زمانی سازماندهی کنید

هنگامی که یک طرح کلی از مراحل خود داشتید، بخش دوم فرآیند تعیین مکان آنها در گاهشماری است. شماره های شناسایی را تعیین کنید تا کارکنان شما بدانند که کدام وظایف پیشین یا جانشین هستند. می‌توانید از یک ساختار سازمان‌یافته استفاده کنید که به شما امکان می‌دهد در هنگام شروع مراحل خود، وظایفی را اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر مشتری قبل از انتشار یک دور دیگر از عیب‌یابی را درخواست کند، سفارشی که قبلاً تعریف کرده‌اید می‌تواند به راحتی به شما بگوید که کجا روش‌های آزمایش دوم را اضافه کنید.

در نظر گرفتن اینکه چگونه می‌خواهید مراحل را به متخصصان تیم خود واگذار کنید، ممکن است مفید باشد. به عنوان مثال، اگر فرد متفاوتی روی هر کار کار می کند، ممکن است مراحل را مشخص کنید تا آنها بتوانند تشخیص دهند که کدام قسمت را باید تکمیل کنند. اگر پروژه از نظر مقیاس کوچکتر است، یا قصد دارید به تیم آزادی عمل بیشتری برای انتخاب مشارکت های خود بدهید، ممکن است مراحل را کلی تر کنید.

۳. قوانینی را برای تکمیل هر مرحله تعیین کنید

مرحله سوم ایجاد استانداردهایی برای کار بر روی پیشینیان و جانشینان است. روابط بین هر کار ممکن است به وسعت پروژه شما بستگی داشته باشد. به عنوان مثال، برای رعایت ضرب الاجل های مشتری، تصمیم می گیرید که روی چندین فعالیت به طور همزمان کار کنید. سپس، می توانید از دنباله برای تعیین ترتیب برای بررسی کیفیت قبل از رفتن به مرحله بعدی استفاده کنید. اگر پروژه شما ساده است، ممکن است نیاز به شروع پایان تنها یک فعالیت در هر زمان داشته باشید. یک اتصال توالی را انتخاب کنید که تیم شما را قادر می سازد بهره وری را حفظ کرده و از انجام صحیح کار شما اطمینان حاصل کند.

۴. طرح کلی را در یک نمودار وارد کنید

بعد از اینکه روابط بین وظایف خود را تعریف کردید، مرحله چهارم ایجاد یک نمودار است. شماره‌های شناسایی کار را درج کنید و فعالیت‌ها را به ترتیب زمانی مناسب خود قرار دهید. اشکال و الگوها را انتخاب کنید تا تیم شما بتواند تشخیص دهد که چه زمانی باید هر کار را شروع و به پایان برساند. به عنوان مثال، اگر فقط یک فلش بین دو شکل وجود داشته باشد، آن‌ها می‌دانند که رابطه پایانی تا شروع است. اگر فلش ها به صورت دایره ای کشیده شوند، کارمندان می توانند کارهای بعدی را شروع کنند، اما همچنان باید ابتدا فعالیت های قبلی را تکمیل کنند. ضرب الاجل هایی را تعیین کنید تا کارکنان را از محدودیت های زمانی برای هر کار آگاه کنید.

۵. نمودار را با تیم به اشتراک بگذارید

مرحله آخر این است که اهداف پروژه را با تیم خود ارتقا دهید. آنها را تشویق کنید تا پس از محول کردن وظایف، به نمودار ارجاع دهند تا قسمت‌های دنباله‌ای را که مسئول آن هستند، درک کنند. برای مثال، اگر توضیح دهید که آنها مراحل دو و سه را کامل می کنند، آنگاه می دانند که کارشان نیمه اول تکلیف را در بر می گیرد. ممکن است مفید باشد که لیست وظایف محول شده را نیز با تیم خود به اشتراک بگذارید. هنگامی که یک کارمند وظایف خود را شناسایی می کند، می تواند فردی را که روی کار قبلی یا بعدی کار می کند نیز ببیند. این نمودار می تواند به آنها کمک کند تا زمانی که وظایف مربوطه خود را تمام می کنند با فرد مناسب تماس بگیرند.

نکاتی برای توالی پروژه

برای اطلاعات بیشتر در مورد استفاده از زمان‌شناسی در تلاش‌های محل کار خود، به این نکات فکر کنید:

یک طرح جامع بسازید

ممکن است پیش بینی هر کاری که پروژه شما نیاز دارد امکان پذیر نباشد، اما همچنان می تواند برای اطمینان از کامل بودن طرح اولیه شما مفید باشد. از هر منبع موجود برای ایجاد اهداف مشخص و قابل اندازه گیری استفاده کنید و تصمیمات آگاهانه ای را در مورد موثرترین توالی برای تکلیف بگیرید. شما می توانید تلاش های مشابهی را برای به دست آوردن بینش در مورد استانداردهای صنعت تحقیق کنید. گزینه دیگر این است که پیروزی های شکست رقبای خود را بررسی کنید، که می تواند به شما کمک کند تا استراتژی کنید که چگونه از آنها پیشی بگیرید. قبل از شروع پروژه، یک برنامه جامع اجرا کنید تا با پیشرفت، سازگاری را آسان تر کنید.

بیشتر بخوانید: چگونه یک برنامه مدیریت پروژه ایجاد کنیم

مراقب برنامه کاری تیم خود باشید

یکی از جنبه های موفقیت یک پروژه زمانی است که کارکنان به تلاش های مشترک خود اختصاص می دهند. برنامه کاری فعلی اعضای تیم شما می تواند بر میزان در دسترس بودن آنها برای مشارکت در کار تأثیر بگذارد. اگر آنها قبلاً در پروژه بزرگ دیگری شرکت می کنند، ممکن است دسترسی محدودی برای تعهد به سرمایه گذاری شما داشته باشند. اهدافی را توسعه دهید که با گردش کار افراد تیم شما قابل دستیابی باشد.

ترسیم اهداف واقع بینانه می تواند فشار را کاهش دهد و استرس را کاهش دهد و کارکنان را برای عملکرد خوب و غلبه بر چالش ها برانگیزد. تیم شما همچنین ممکن است احساس کند که شما به سلامت روان آنها اهمیت می دهید، که می تواند تایید آنها را از شما به عنوان مدیر پروژه خود افزایش دهد.

توالی پروژه را توضیح دهید

از آنجایی که زمان بندی پروژه می تواند بر موفقیت شما تأثیر بگذارد، درک اهمیت دنباله برای تیم شما می تواند ضروری باشد. میزبانی جلسه ای را در نظر بگیرید تا در مورد روابط بین وظایف و اینکه چگونه نظم منجر به نتیجه مثبت می شود بحث کنید. می توانید قبل از انتقال به مرحله بعدی، روی یک روش رسمی برای تضمین کیفیت در یک کار تأکید کنید. کارکنان شما همچنین ممکن است از نمایش بصری این دنباله قدردانی کنند. آنها می توانند یاد بگیرند که چگونه تکالیف فردی آنها به یک هدف مشترک کمک می کند و شناسایی می کنند که با چه کسی می توانند در مورد وظایف موفق برای ساده کردن ارتباطات و کار تیمی تماس بگیرند.

سرمایه گذاری در ابزارهای مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه می تواند طراحی و به اشتراک گذاری فعالیت های توالی خود را با سایر اعضای تیم برای شما آسان تر کند. برنامه‌ها ممکن است ویژگی‌هایی داشته باشند که به شما امکان می‌دهند یادداشت‌های طوفان فکری و تحقیقاتی را که درباره موضوع گردآوری کرده‌اید وارد کنید. شما همچنین می توانید جدول زمانی پروژه خود را به تقویم اضافه کنید، جایی که می توانید اعلان های مربوط به مهلت های آینده را دریافت کنید.

از نرم افزار استفاده کنید تا نمودار توالی خوانی خود را آسان تر کنید، که ممکن است شامل رنگ ها و اشکال قابل تنظیمی باشد که کارکنان شما می توانند تشخیص دهند. این ابزارها همچنین می‌توانند نمودار را به مجموعه‌ای از مراحل کوچک‌تر تبدیل کنند تا کارمندان بتوانند روی یک کار در یک زمان تمرکز کنند.