نمودارهای PERT: تعریف و استفاده برای برنامه ریزی پروژه

نمودارهای تکنیک بررسی ارزیابی برنامه (PERT: Program Evaluation Review Technique) به ارائه ساختار، تخمین زمان و منابع پروژه مورد نیاز برای پروژه های بزرگ کمک می کند. نمودارهای PERT یک ابزار ضروری برای مدیران پروژه است که می خواهند از روش های ماندن به موقع و در انجام وظیفه برای رسیدن به اهداف خود استفاده کنند. آنها بینش هایی را در مورد معیارهای مهمی مانند زمان تخمین زده شده برای تکمیل یک فعالیت، مدت زمان لازم برای تکمیل یک پروژه و میزان فضا برای شکست ارائه می دهند.

در این مقاله از ایوسی، جزئیات نمودار PERT چیست و چگونه می توان آن را ایجاد کرد.

نمودار PERT چیست؟

نمودار PERT ابزاری است که برای کمک به برنامه‌ریزان پروژه برای ردیابی زمان‌بندی و بودجه پروژه، تجزیه و تحلیل فعالیت پروژه و نظارت بر پیشرفت پروژه‌ها در مهلت‌های زمانی آنها استفاده می‌شود. بسیار بصری است و از اشیاء متصل شده توسط خطوط ساده برای کمک به گردش کار مدیریت پروژه استفاده می کند.

نمودار PERT می تواند ایده ای از نوسانات بالقوه جدول زمانی و همچنین موانع احتمالی و برنامه ای برای غلبه بر آنها در اختیار شما قرار دهد. این برنامه به گونه ای طراحی شده است که با در نظر گرفتن بهترین و بدترین سناریوهای هر مرحله، مقدار مشخصی از انعطاف پذیری را به جدول زمانی پروژه بدهد. این به برنامه ریزان پروژه کمک می کند تا پروژه های بزرگ را استراتژی و هماهنگ کنند.

نحوه ایجاد نمودار PERT

ایجاد یک نمودار PERT را می توان با انجام مراحل زیر انجام داد:

۱. شناسایی اهداف کلی پروژه، اهداف کوتاه مدت و بلند مدت

با تعریف آنچه می خواهید پروژه انجام دهد شروع کنید و در صورت لزوم بین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تفاوت قائل شوید. سپس لیستی از تمام کارهای لازم برای تکمیل پروژه ایجاد کنید. این به شما یک طرح کلی واضح از کل پروژه و تمام مراحلی را که برای رسیدن به هدف نهایی انجام خواهید داد، ارائه می دهد. می توانید هر مرحله را با جزئیات مرتبط مانند توالی پیش بینی شده و جدول زمانی هر کار گسترش دهید.

مرتبط: اهداف هوشمند: تعریف و مثال

۲. مجموعه مراحل مورد نیاز برای رسیدن به اهداف پروژه را تعیین کنید

وقت گذاشتن برای تعیین ترتیبی که وظایف پروژه باید تکمیل شوند ممکن است مستلزم نگاه دقیق تری به جزئیات هر کار باشد. قرار دادن برخی از کارها در توالی کلی آسان تر از بقیه خواهد بود، اما به خاطر داشته باشید که برنامه ممکن است در طول مسیر با تکامل پروژه تغییر کند.

۳. یک نمودار شبکه ایجاد کنید که هر مرحله را به سمت تکمیل پروژه متصل می کند

نمودار شبکه نموداری از جریان ها و سلسله مراتب است. این شامل اشیاء برچسب گذاری شده، مانند جعبه، دایره یا بیضی است که با خطوط نازکی به هم متصل شده اند. خطوط روابط بین دو شی، ترتیب تکمیل آنها و اینکه آیا می توان همزمان روی دو چیز کار کرد یا خیر را نشان می دهد. مانند بسیاری از نمودارهای جریان، خطوط نشان دهنده روابط بین دو یا چند فعالیت است. در این صورت تمام فعالیت ها در خدمت تکمیل هدف مدیریت پروژه هستند.

یک راه عملی برای ایجاد این بدنه نمودار این است که با نوشتن هدف پروژه در بالای صفحه و فهرست کردن تمام مراحلی که برای رسیدن به هدف باید تکمیل شوند، شروع کنید. سپس ضمیمه کنید که چه کسی باید آنها را تکمیل کند و آنها را به گروه هایی سازماندهی مجدد کنید که تعیین می کنند کدام کارها باید اول، دوم، سوم و غیره تکمیل شوند. تعدادی الگو و مثال وجود دارد که می تواند به شما در سازماندهی نمودار PERT خود با جستجوی آنلاین و پر کردن موارد لیست خود کمک کند.

مطالب مرتبط: طرح بهبود مستمر محل کار: تعریف، تکنیک ها و مثال ها

۴. جدول زمانی هر مرحله را تخمین بزنید و نمودار را کامل کنید

PERT برای مقدار معینی از حدس و گمان در زمان اتمام فعالیت، ضمانت می دهد. تخمین های زمانی که این مدل معمولاً استفاده می کند عبارتند از:

• زمان خوش بینانه: کوتاه ترین مدت زمانی که می توان مرحله را طی کرد

• به احتمال زیاد زمان: این زمان تکمیل احتمالا دقیق ترین زمان است

• زمان بدبینانه: طولانی ترین مدت زمانی که می توان برای هر مرحله در نظر گرفت

هنگامی که تخمین های زمانی را تعیین کردید، از میانگین وزنی زیر برای محاسبه زمان مورد انتظار برای هر مرحله استفاده کنید:

زمان مورد انتظار = (خوشبینانه + ۴ برابر به احتمال زیاد + بدبینانه) / ۶

این فرمول وزن بیشتری را به محتمل‌ترین زمان برای تکمیل پروژه می‌دهد. این محاسبه را برای هر کار انجام دهید و آن را در بخش مدت زمان مربوطه در نمودار شبکه خود برای هر مرحله از فرآیند وارد کنید.

به عنوان مثال، پروژه ای را در نظر بگیرید که در آن تیم شما در حال توسعه یک سیستم جدید ردیابی موجودی برای شرکت شما است. اگر همه چیز همانطور که باید پیش برود، پروژه ۶۰ ساعت طول می کشد. در بدبینانه ترین حالت، این پروژه ۱۲۰ ساعت طول می کشد. با توجه به اینکه هم چالش‌ها و هم فرصت‌های مطلوب به وجود می‌آیند، می‌توانید به احتمال زیاد زمان تکمیل خود را ۹۰ ساعت در نظر بگیرید. با استفاده از این ارقام، فرمول شما به شکل زیر خواهد بود:

زمان مورد انتظار = (۶۰ + (۴×۹۰) + ۱۲۰) / ۶

پس از تکمیل این فرمول، زمان مورد انتظار تکمیل پروژه ۹۰ ساعت خواهد بود.

نحوه استفاده از نمودار PERT

نمودارهای PERT بینش های مفیدی را ارائه می دهند که به مدیران پروژه کمک می کند تا کار را سازماندهی و تفویض کنند، ضرب الاجل ها و نقاط عطف ایجاد کنند و با یک تصویر ساده و سریع و چند محاسبات مهم اطمینان حاصل کنند که تکمیل پروژه در مسیر درست قرار دارد. در اینجا چند راه برای استفاده از نمودار PERT وجود دارد:

مسیرهای حیاتی و نقاط عطف پروژه را شناسایی کنید

یک نمودار تکمیل شده PERT به شما کمک می کند تا مسیر بحرانی را شناسایی کنید – یک معیار مهم برای مدیران پروژه که از آن برای ایجاد مهلت های پروژه استفاده کنند. این یکی از عملکردهای ضروری نمودار PERT است. این آخرین مرحله را تشکیل می دهد، که نیاز به کسب بینش از مدل PERT جدید توسعه یافته خود دارد.

مسیر بحرانی معیاری از زمان است که تعداد هدف کل پروژه شما “زمان تا اتمام” را همانطور که در نمودار PERT شما نوشته شده است، تخمین می زند. با اطلاعاتی که قبلاً در نمودار تکمیل شده خود جمع آوری کرده اید – مراحلی که برای تکمیل پروژه و محاسبه زمان مورد انتظار باید انجام شود – باید بتوانید مسیر بحرانی را با اضافه کردن زمان مورد انتظار با هم تعیین کنید. مجموع محاسبات زمان مورد انتظار در هر مرحله، مسیر بحرانی برای کل پروژه است.

با استفاده از روش مسیر بحرانی یا CPM، می توانید نمودار خود را بیشتر تجزیه و تحلیل کنید و نقاط عطف پروژه را از بینش های جمع آوری شده توسعه دهید.

به عنوان مثال، بگویید مسیر بحرانی شما از شروع تا پایان پروژه یک سال طول می کشد. ممکن است بخواهید هر سه ماه یک بار نقاط عطف ایجاد کنید تا نتایج را ارائه دهید و پیشرفت را به ذینفعان گزارش دهید. با گروه بندی وظایف در تحویل مورد انتظار بر اساس مقادیر زمانی مورد انتظار فهرست شده، می توانید نقاط عطفی را تعیین کنید که می توانند در سه ماه، شش ماه، نه ماه و تکمیل پروژه تکمیل شوند.

مطالب مرتبط: روش های تصمیم گیری برای محل کار

الزامات زمان سستی را که شما را در مسیر درست نگه می‌دارد، برون‌یابی کنید

Slack Time اصطلاحی است که مدت زمانی را که یک فعالیت می‌تواند فراتر از تاریخ شروع پیش‌بینی‌شده شروع شود، تعریف می‌کند تا اطمینان حاصل شود که پروژه طبق برنامه تحویل داده می‌شود. اساساً، اگر پروژه‌ای عقب‌تر از زمان‌بندی اجرا می‌شود، زمان شلی شما کمی آزادی عمل به شما می‌دهد تا دیرتر از زمان مورد انتظار، فعالیت‌های ضروری را در دنباله پروژه شروع کنید، در حالی که هنوز مهلت تحویل کلی پروژه را رعایت کنید.

زمان شلی را می توان به صورت زیر محاسبه کرد:

• زمان بدبینانه – زمان خوش بینانه = زمان سستی

به عنوان مثال، تصور کنید یکی از وظایف اساسی که باید در یک پروژه انجام دهید، ارسال ایمیل بلاست است. شما انتظار دارید که سه هفته، خوش بینانه، و شش هفته، به طور بدبینانه، طراحی، سازماندهی محتوا، تکمیل لیست ایمیل و ارسال فشاری طول بکشد. شما ۶-۳=۳ را محاسبه می کنید. این بدان معناست که زمان شلی شما یک دوره سه هفته پس از کم کردن شش از سه است.