نحوه ایجاد بیانیه محدوده پروژه در ۷ مرحله

وقتی شغلی را در مدیریت پروژه دنبال می کنید، می توانید در طیف وسیعی از صنایع، از ساخت و ساز گرفته تا توسعه نرم افزار، کار کنید. صرف نظر از صنعت شما، برای موفقیت در نقش خود باید اصطلاحات کلیدی مدیریت پروژه را بدانید. هر مدیر پروژه باید اهمیت بیانیه محدوده پروژه را درک کند و بداند که چگونه آن را توسعه دهد.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می دهیم که چرا این مفهوم مهم است و نحوه ایجاد بیانیه محدوده پروژه را مورد بحث قرار می دهیم.

بیانیه محدوده پروژه چیست؟

بیانیه محدوده پروژه سندی است که تمام جنبه های یک پروژه را خلاصه می کند و توضیح می دهد که چه چیزی باید انتظار داشت. این به طور کلی یک سند داخلی است که برای ارائه وضوح و راهنمایی برای شرکت کنندگان پروژه طراحی شده است. هم شرکت کنندگان و هم ذینفعان می توانند برای اهداف برنامه ریزی و خرید به بیانیه محدوده پروژه مراجعه کنند.

بیانیه محدوده پروژه معمولاً شامل این عناصر است:

• اهداف: اهداف کلی پروژه و توضیح اینکه چه چیزی باعث موفقیت پروژه می شود.

• محصولات تحویلی: محصول نهایی پروژه، مانند یک ساختمان اداری یا یک برنامه نرم افزاری.

• چارچوب های زمانی: تاریخ شروع و پایان پروژه و همچنین تاریخ های مهم نقطه عطف.

• بودجه: کل هزینه پروژه و اجزای اصلی آن.

• ذینفعان: شرکت کنندگان پروژه، مانند مدیر، مشارکت کنندگان و روسای بخش.

• محدودیت ها: هر گونه مشکلی که ممکن است تیم را از تکمیل پروژه طبق برنامه بازدارد.

• تأثیرات: هر فرآیند تجاری یا تلاش دیگری که پروژه ممکن است به تاخیر بیاندازد یا به خطر بیفتد.

برای نوشتن یک بیانیه اثربخش محدوده پروژه، بهترین روش ها را دنبال کنید:

• آن را تا حد امکان کوتاه و مختصر بنویسید. به یاد داشته باشید که بیانیه فقط یک طرح کلی است و برنامه های دقیق را برای اسناد بعدی مانند طرح مدیریت محدوده پروژه ذخیره کنید.

• اطمینان حاصل کنید که درک آن آسان است. از عبارات و زبانی استفاده کنید که برای همه گیرندگان معنی داشته باشد نه اینکه اصطلاحات و اختصارات را در بر بگیرد. ممکن است لازم باشد بیانیه محدوده پروژه خود را برای شرکت کنندگان و ذینفعان در چندین بخش توزیع کنید.

• به سوالات مهم بپردازید. بیانیه محدوده پروژه باید به وضوح مزایای تکمیل پروژه را برجسته کند. به عنوان مثال، می‌توانید توضیح دهید که چگونه پروژه با اهداف تجاری شرکت همسو می‌شود یا اینکه چگونه محصول تحویلی نیازی را در بازار برآورده می‌کند.

مطالب مرتبط: با مدیر پروژه آشنا شوید

تفاوت بین بیانیه محدوده پروژه و اسناد مشابه

بسته به ماهیت پروژه ای که مدیریت می کنید، ممکن است مجبور شوید اسناد مختلفی را برای ترسیم اهداف یا مشارکت کنندگان ایجاد کنید. محدوده کار و طرح های مدیریت محدوده پروژه، اهداف مکمل اما متمایز را دنبال می کنند.

محدوده کار در مقابل بیانیه محدوده پروژه

بر خلاف بیانیه محدوده پروژه، محدوده کار کمتر یک سند برنامه ریزی و بیشتر یک توافق بین طرفین است. یک محدوده کار، کارهایی را که یک پیمانکار یا مشاور موافقت می کند برای یک سازمان انجام دهد، مشخص می کند. به عنوان مثال، یک محدوده کاری معمولی، تحویل پروژه ها، جدول زمانی، نقاط عطف و فرآیند گزارش پیشرفت را توضیح می دهد.

طرح مدیریت محدوده پروژه در مقابل بیانیه محدوده پروژه

برای اکثر سازمان ها، طرح مدیریت محدوده پروژه پس از بیانیه محدوده پروژه ارائه می شود. طرح مدیریت محدوده پروژه بسیار دقیق تر است و به وضوح هم فازهای مختلف پروژه و هم وظایف هر فاز را توضیح می دهد. این سند همچنین برای حسابرسی و گزارش پروژه یکپارچه است، زیرا می توانید از آن برای بررسی قابل تحویل و سنجش موفقیت استفاده کنید.

نحوه ایجاد بیانیه محدوده پروژه

در اینجا هفت مرحله برای ایجاد بیانیه محدوده پروژه وجود دارد:

۱. دلیل پروژه را بیان کنید

با بحث در مورد «چرا» پشت پروژه شروع کنید. چرا مهم است و چرا سازمان شما باید این کار را در حال حاضر انجام دهد؟ توضیح دهید که چگونه با یک یا چند هدف تجاری سازمان شما هماهنگ است. به عنوان مثال، سازمان شما ممکن است بخواهد درآمد کلی را تا ۲۵٪ افزایش دهد و پروژه ممکن است به دنبال ایجاد فروش معادل باشد.

۲. در مورد اهداف کلیدی بحث کنید

پس از همراستایی پروژه با اهداف تجاری سازمان خود، در مورد هدف اصلی پروژه صحبت کنید. از چارچوب SMART برای روشن کردن هدف استفاده کنید:

• خاص: تا حد امکان در مورد هدف شما از پروژه و چرایی آن دقیق باشید.

• قابل اندازه‌گیری: از یک هدف قابل اندازه‌گیری استفاده کنید تا هدفتان قابل درک و پیگیری باشد.

• قابل دستیابی: اطمینان حاصل کنید که هر هدفی که تعیین می کنید، بر اساس منابع و چارچوب زمانی قابل دستیابی است.

• مرتبط: تأیید کنید که هدف پروژه ارتباط نزدیکی با اهداف کلان سازمان شما دارد.

• بر اساس زمان: یک ضرب الاجل یا تاریخ های عطف پیشنهاد دهید تا بتوانید پیشرفت و موفقیت را دنبال کنید.

مطالب مرتبط: چگونه اهداف پروژه را بنویسیم

۳. محدوده را شرح دهید

در مرحله بعد، با توضیح کاری که تیم شما انجام خواهد داد، محدوده پروژه را مشخص کنید. به جای فهرست کردن هر کار، مراحل اصلی را ذکر کنید. برای مثال، پروژه تولید سرنخ سازمان شما ممکن است شامل جنبه‌های کلیدی مانند تحقیق در مورد مخاطب، تهیه پیش‌نویس کمپین‌های بازاریابی و تبلیغات، انتخاب ابزار مدیریت ارتباط با مشتری و ایجاد فرآیندی برای بخش فروش باشد.

۴. موارد قابل تحویل را توضیح دهید

هر پروژه حداقل یک محصول نهایی دارد که اهداف کلی را منعکس می کند. بسته به ماهیت پروژه، قابل تحویل می‌تواند فیزیکی مانند یک گوشی هوشمند یا یک آیتم نامشهود مانند یک برنامه دیجیتال باشد. به عنوان مثال، قابل تحویل ممکن است فهرستی از مشتریان بالقوه برای یک پروژه تولید سرنخ باشد.

۵. موارد استثنا را ذکر کنید

همانطور که پروژه را خلاصه می کنید، شناسایی عناصری که در محدوده گنجانده نشده اند بسیار مهم است. برداشتن این گام می تواند به هر گونه فرضی که ذینفع معمولی ممکن است داشته باشد پاسخ دهد و انتظارات مناسبی را ایجاد کند. برای مثال، ذینفعان ممکن است تصور کنند که پروژه تولید سرنخ شما شامل تبدیل یا مشتریان جدید است. اگر محصولات تحویلی پروژه شامل مشتریان بالقوه است، اما نه مشتریان، این استثنا را به وضوح بیان کنید.

موارد مرتبط: مفروضات پروژه: چه هستند و چگونه آنها را مدیریت کنیم

۶. نقاط عطف را برجسته کنید

در مرحله بعد، تاریخ پایان پروژه و نقاط عطفی را که قصد دارید در این فرآیند تکمیل کنید، ترسیم کنید. نقاط عطف باید با محصولات قابل تحویل یا مراحل اصلی هماهنگ باشد و همیشه باید ضرب‌الاجل‌ها را در بر داشته باشد. به عنوان مثال، نقاط عطف برای یک پروژه تولید سرنخ ممکن است شامل تاریخ هایی باشد که در آن پیش نویس کمپین بازاریابی را ارسال می کنید و ابزار مناسبی را انتخاب می کنید.

۷. هر گونه محدودیت را روشن کنید

هر پروژه دارای محدودیت های بالقوه یا عواملی است که می تواند بر نتایج پروژه تأثیر بگذارد. با روشن کردن محدودیت ها قبل از شروع پروژه، می توانید به ذینفعان کمک کنید تا بفهمند پروژه برای موفقیت به چه چیزی نیاز دارد. برای یک پروژه تولید سرنخ، هر چیزی از کارکنان موجود گرفته تا مسائل زمانبندی به دلیل سایر پروژه های مهم می تواند بر نتیجه پروژه تأثیر بگذارد.

مرتبط: محدوده در مدیریت پروژه چیست؟ (به علاوه نحوه تعریف آن)