برنامه ریزی پروژه چیست؟ (و نحوه برنامه ریزی یک پروژه)

برنامه ریزی پروژه یکی از مهمترین مراحل چرخه حیات مدیریت پروژه است. در این مرحله، مدیران پروژه یک سند حاوی تمام اطلاعات حیاتی پروژه، از جمله وظایف ضروری، صاحبان وظایف و راهی برای اجرای طرح پروژه ایجاد می کنند. یادگیری اینکه چه چیزی باید در یک طرح پروژه گنجانده شود و چگونه برای یک پروژه استراتژی داشته باشید می تواند به توسعه فرآیندهای موثرتر و اجرای موفقیت آمیز پروژه ها کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، برنامه‌ریزی پروژه را تعریف می‌کنیم، فهرستی از مواردی که باید در یک طرح گنجانده شود و مراحل ایجاد آن را ارائه می‌کنیم، سپس نکاتی را برای برنامه‌ریزی مؤثر پروژه ارائه می‌کنیم، چه مدیر پروژه جدید یا با تجربه باشید.

برنامه ریزی پروژه چیست؟

برنامه ریزی پروژه دومین مرحله از چهار مرحله چرخه حیات مدیریت پروژه است که عبارتند از شروع، برنامه ریزی، اجرا و بسته شدن. در طول این مرحله، مدیر پروژه یک طرح پروژه را تدوین می کند که حاوی اطلاعاتی در مورد تمام جنبه های یک پروژه مانند منابع، تامین مالی، ریسک، کنترل کیفیت و تدارکات است. ایجاد این سند دقیق بخش مهمی از مدیریت پروژه است، زیرا به عنوان یک نقشه برای پروژه عمل می کند و اطلاعات مهمی را در رابطه با عواملی مانند نقاط عطف، چارچوب های زمانی، منابع، محصولات قابل تحویل و محدوده ارائه می دهد.

مطالب مرتبط:  مدیریت پروژه چیست؟ تمام آنچه نیاز است بدانید

چه چیزی در طرح پروژه گنجانده شود

طرح پروژه یک سند جامع است که تیم پروژه را در مرحله اجرای یک پروژه راهنمایی می کند. مدیر پروژه اطلاعات دقیقی را در این سند گنجانده است تا اعضای تیم نیازهای پروژه را درک کنند و بتوانند طرح را اجرا کنند. طرح پروژه شامل موارد زیر است:

• برنامه ریزی محدوده: این یکی از مهم ترین مراحل در برنامه ریزی پروژه است زیرا توضیح می دهد که تیم باید چه چیزی را برای تکمیل پروژه با موفقیت ارائه دهد.

• برنامه ریزی سازمانی: این جنبه از طرح پروژه ساختار شکست کار را در بر می گیرد، جایی که مدیر پروژه محصولات تحویلی یک پروژه را به فعالیت ها و وظایف دقیق تقسیم می کند. همچنین شامل جذب کارکنان و تخصیص منابع به وظایف پروژه می شود.

• توسعه یک برنامه زمان بندی: این بخش از طرح پروژه شامل ایجاد یک لیست نقطه عطف، ترتیب فعالیت های پروژه، مستندسازی وابستگی های تعاملی و تصمیم گیری در مورد جدول زمانی است.

• برنامه ریزی منابع: برنامه ریزی منابع شامل تعیین اینکه چه منابعی مانند کارکنان، مواد و تجهیزات ممکن است برای تکمیل پروژه نیاز داشته باشید و همچنین برآورد هزینه منابع می باشد.

• برنامه ریزی ریسک: این شامل تعیین خطرات احتمالی و نحوه برخورد با آنها در صورت وقوع است. خطرات ممکن است شامل کمبود مواد یا سایر پیامدهای بالقوه منفی باشد.

• برنامه ریزی کیفیت: کیفیت کاری که تیم ارائه می دهد باید با استانداردهای خاصی مطابقت داشته باشد. این بخش از طرح پروژه آن استانداردها را مشخص می کند و نحوه تضمین کیفیت را بیان می کند.

• برنامه ریزی بودجه: مهم است که در هنگام تکمیل یک پروژه در چارچوب بودجه عمل کنید. در طول برنامه ریزی بودجه، یک مدیر پروژه تمام هزینه های پروژه را به وظایف کلیدی و قابل تحویل، مانند تجهیزات، مواد، حقوق، سفر، اقامت، هزینه های مشاوره و مواد مصرفی مرتبط می کند.

• برنامه ریزی ارتباطات: ارتباط بین ذینفعان کلید موفقیت یک پروژه است. یک مدیر پروژه باید نحوه برقراری ارتباط موثر را رسمی کند که ممکن است شامل روش ها، کانال ها و فرکانس باشد.

مطالب مرتبط:  چگونه یک برنامه مدیریت نیازمندی ها برای یک پروژه تهیه کنیم

چگونه یک پروژه را برنامه ریزی کنیم

اگرچه مدیران پروژه های مختلف ممکن است در هنگام برنامه ریزی یک پروژه رویکردهای متفاوتی داشته باشند، اما ملاحظات کلیدی وجود دارد که همه مدیران پروژه باید در نظر بگیرند. این شامل:

۱. اهداف پروژه را تعیین کنید

هنگام ایجاد یک طرح پروژه، حامیان مالی و ذینفعان پروژه، مانند مشتری و کاربران نهایی را شناسایی کنید و سپس با آنها ملاقات کنید تا انتظارات و نیازهای آنها را مشخص کنید. پس از مستندسازی و اولویت بندی تمام نیازهای طرف های مرتبط، اهداف پروژه خاصی را تعیین کنید که به این نیازها پاسخ می دهد و اهداف پروژه را مشخص می کند. اینها اهداف پروژه هستند و تعیین این اهداف مهم است تا بتوانید وظایفی را ایجاد کنید که دستیابی به اهداف پروژه را تضمین کند.

مطالب مرتبط:  چگونه اهداف پروژه را واضح بنویسیم

۲. محدوده پروژه را تعریف کنید

تعریف محدوده پروژه به معنای مشخص کردن دقیق کارهایی است که تیم باید انجام دهد تا به اهداف پروژه دست یابد. محدوده پروژه محدودیت ها و مرزهای پروژه را مشخص می کند و از “خزش محدوده” جلوگیری می کند، که به وظایف یا محصولاتی اشاره دارد که خارج از محدوده مورد توافق قرار می گیرند. مدیران پروژه از الزامات مشتری و اهداف پروژه برای ترسیم محدوده پروژه استفاده می کنند.

مطالب مرتبط:  مدیریت محدوده پروژه چیست؟ (و چرا مهم است)

۳. در مورد محصولات عمده تصمیم گیری کنید

هنگامی که همه طرفین در مورد محدوده پروژه به توافق رسیدند، می توانید محصولات تحویلی پروژه را تعریف کنید. کالاهای تحویلی محصولات یا خدمات خاصی هستند که تیم پروژه در طول پروژه ایجاد یا ارائه می کند. اینها ناشی از اهداف پروژه است. مشتریان اغلب کالاهای قابل تحویل را انتخاب می کنند.

مطالب مرتبط:  محصولات تحویلی پروژه چیست؟ انواع و مثال

۴. عبارت scope را ایجاد کنید

سند بیانیه محدوده شامل اطلاعات مهمی مانند نیازهای کسب و کار، آدرس های پروژه، اهداف، محدوده، موارد قابل تحویل، مفروضات، استثناها و نقاط عطف کلیدی است. پس از ایجاد این سند، آن را به حامی و همه ذینفعان ارائه دهید تا بتوانند با جزئیات پروژه موافقت کنند. این به جلوگیری از هرگونه احتمال سوء ارتباط کمک می کند. از آنجایی که این اساساً یک قرارداد بین مدیر پروژه و حامی است، دومی باید از آن آگاه باشد و هر گونه تغییری را که ممکن است در مراحل آخر پروژه درخواست کنید تأیید کند.

مطالب مرتبط:  نحوه ایجاد بیانیه محدوده پروژه در ۷ مرحله

۵. یک برنامه زمانی ایجاد کنید

یک برنامه زمانبندی برای تعیین نحوه اجرای این موارد تحویلی ایجاد کنید. برای انجام این کار، می‌توانید یک ساختار تفکیک کار ایجاد کنید که در آن محصولات قابل تحویل بزرگ را به وظایف کوچکتر و قابل اجرا تقسیم کنید. هنگامی که تمام فعالیت‌های مختلفی را که تیم شما برای اجرای قابل تحویل باید انجام دهد، ایجاد کردید، آن‌ها را به ترتیب منطقی سفارش دهید. سپس، تصمیم بگیرید که هر کار چقدر طول می کشد تا تکمیل شود، و همچنین هزینه های مربوط به اجرای آنها.

توصیه می شود ابتدا یک لیست نقطه عطف، که مراحل اصلی پروژه هستند، ایجاد کنید و از آن به عنوان نقطه عزیمت هنگام تصمیم گیری در مورد چارچوب زمانی برای وظایف فردی استفاده کنید. هنگامی که تمام جدول‌های زمانی را تعیین کردید، یک برنامه زمان‌بندی پروژه ایجاد کنید که به وضوح نشان می‌دهد هر کار چه زمانی شروع و چه زمانی پایان می‌یابد.

مطالب مرتبط:  نقاط عطف در مدیریت پروژه چیست؟ (با مثال)

۶. نقش ها و مسئولیت ها را تعیین کنید

وظایف خاصی را به اعضای تیم اختصاص دهید تا همه مسئولیت های خود را درک کنند. همچنین ممکن است برای کارهای پیچیده ای که نیاز به تخصص دارند یا خارج از مجموعه مهارت های تیم پروژه شما هستند، نیاز به منابع خارجی و متخصص داشته باشید. برای وضوح، یک برنامه کارکنان را ایجاد کنید که به وضوح مدت زمانی را که پروژه به هر منبع نیاز دارد، مشخص کند.

۷. ارزیابی ریسک را کامل کنید

طرح مدیریت ریسک یک جنبه بسیار مهم از برنامه ریزی پروژه است، زیرا به جنبه هایی از پروژه می پردازد که ممکن است بر تکمیل موفقیت آمیز آن تأثیر منفی بگذارد. این فرآیند شامل شناسایی ریسک‌های احتمالی، احتمال وقوع آن‌ها و تأثیری است که در صورت تحقق آنها وجود دارد. هنگامی که خطرات و گرانی آنها را مشخص کردید، یک طرح واکنش به ریسک ایجاد کنید، که در صورت بروز خطر، پاسخ ها و برنامه های احتمالی را مشخص می کند. انجام این کار تأثیر هر تهدید بزرگی را که ممکن است بر پروژه داشته باشد به حداقل می رساند.

مطالب مرتبط:  نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک

نکاتی برای برنامه ریزی پروژه

برنامه ریزی موثر پروژه نیازمند مهارت های سازمانی و ارتباطی عالی، توانایی در نظر گرفتن طیف وسیعی از عوامل در هر زمان معین و همچنین توجه به جزئیات است. برای کمک به شما در این فرآیند پیچیده، در اینجا چند نکته وجود دارد:

• از سهامداران تاییدیه بگیرید. پس از تکمیل طرح پروژه، اطمینان حاصل کنید که همه حامیان مالی و سهامداران کلیدی آن را تایید می کنند. به این ترتیب احتمال سوء تفاهم یا عدم ارتباط را از بین می برید و از تایید و حمایت آنها اطمینان حاصل می کنید.

• تغییرات سند حتی بهترین طرح های پروژه نیز ناگزیر دستخوش تغییرات می شوند. هنگامی که برنامه نیاز به تغییر دارد، باید از فرآیند کنترل رسمی تغییر استفاده کنید، که به شما امکان می دهد تغییرات را قبل از اجرا به درستی بررسی کنید و همچنین این تغییرات را در طرح مستند کنید.

• ابتدا کارهای دشوارتر را انجام دهید. در صورت امکان، پرخطرترین کارها را برای مراحل ابتدایی یک پروژه برنامه ریزی کنید. در صورت بروز مشکل، زمان و احتمالاً بودجه بیشتری برای اصلاح وضعیت دارید.

• اعضای تیم را در برنامه ریزی بگنجانید. اعضای تیم را در ایجاد طرح پروژه مشارکت دهید. تخصص آنها در زمینه‌های مختلف و ورودی‌های عینی به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی مؤثرتری داشته باشید و همچنین ممکن است بینش آنها را نسبت به پروژه فراهم کند.

• به خودت وقت اضافه بده وقتی برنامه زمانبندی پروژه را ایجاد می کنید، زمان اضطراری را در نظر بگیرید زیرا ممکن است برخی از کارها بیشتر از برنامه ریزی شده طول بکشد و ممکن است بر ضرب الاجل پروژه تأثیر منفی بگذارد.