ایجاد محدودیت برای یک پروژه تضمین می کند که اعضای تیم می توانند بر روی کار به سمت یک هدف خاص متمرکز بمانند. ایجاد یک طرح کلی دقیق از دامنه کامل یک پروژه می تواند به ذینفعان کمک کند تا بفهمند چه وظایفی را باید تکمیل کنند. اگر پروژه ای را مدیریت می کنید، ممکن است بخواهید محدوده پروژه را به وضوح تعریف کنید تا به موفقیت برسید.
در این مقاله از ایوسی، به سوال “حوزه در مدیریت پروژه چیست؟” پاسخ می دهیم و اهمیت آن را مورد بحث قرار می دهیم و همچنین توضیح می دهیم که چگونه محدوده پروژه را تعریف کنیم.
دامنه در مدیریت پروژه چیست؟
دامنه/محدوده در مدیریت پروژه به تمرکز و وسعت فعالیت های پروژه اشاره دارد. تعریف محدوده فرآیند ایجاد مرزها برای آنچه مرتبط و نامربوط به پروژه محسوب می شود. علاوه بر دامنه، مدیران پروژه می توانند تیم پروژه، هدف، بودجه و عوامل دیگر را نیز برنامه ریزی کنند.
مطالب مرتبط: با مدیر پروژه بودن آشنا شوید
چرا محدوده پروژه مهم است؟
برنامه ریزی محدوده یک پروژه شامل ترسیم تمام عناصر یک پروژه است. این شامل اهداف برای دستیابی، محصولات قابل تحویل خاص برای تولید و وظایف برای تکمیل است. هنگامی که یک مدیر پروژه دامنه یک پروژه را درک می کند، می تواند زمان و هزینه ای که ممکن است یک پروژه نیاز داشته باشد را نیز تخمین بزند. انتقال دامنه به ذینفعان می تواند اطمینان حاصل کند که همه انتظارات درستی از پروژه دارند.
با محدودیت هایی در مورد تغییراتی که می تواند در طول توسعه و اجرای پروژه رخ دهد، تیم های پروژه می توانند فعالیت های خود را کارآمدتر انجام دهند. علاوه بر این، مدیریت محدوده مکانیزم های کنترلی را برای مدیریت رویدادهای پیش بینی نشده به رهبران پروژه ارائه می دهد. پایبندی به محدوده پروژه امکان تصمیم گیری بهتر، پیش بینی هزینه و برنامه ریزی رویداد را فراهم می کند و در نتیجه تلفات را کاهش می دهد.
مطالب مرتبط: نحوه تعریف محدوده پروژه (با یک بیانیه مثال)
نحوه تعریف محدوده پروژه
بیانیه محدوده پروژه محدودیت های بیرونی یک پروژه را روشن می کند. عناصر مختلف محصول یا خدمات نهایی را مشخص می کند و در عین حال آنچه را که بخشی از پروژه نیست مشخص می کند. در اینجا چند مرحله برای نحوه تعریف محدوده پروژه با بیانیه scope آورده شده است:
۱. یک شرح محدوده ایجاد کنید
شرح مفصلی از نتیجه، محصول یا خدمات مربوط به پروژه ایجاد کنید. به هدف خاص پروژه فکر کنید. روی جزئیاتی تمرکز کنید که به ذینفعان اجازه دهد تا مرزهای پروژه را درک کنند.
مثال: یک پیمانکار وظیفه نصب نرم افزار حسابداری جدید را دارد. محدوده پروژه نصب نرم افزار حسابداری جدید و مدیریت انتقال کلیه داده های حسابداری از سیستم قدیمی به سیستم جدید می باشد.
۲. قابل تحویل را تعریف کنید
محصولات قابل تحویل مواردی هستند که اعضای تیم پروژه قصد دارند تولید کنند. آنها معمولاً برای رفع نیازهای یک یا چند مشتری، محصولات قابل تحویل را ایجاد می کنند. در بیانیه محدوده پروژه خود، فهرست واضحی از موارد قابل تحویل را درج کنید، حتی مواردی که ممکن است واضح به نظر برسند.
مثال: پیمانکار قصد دارد گزارشی هفتگی از پیشرفت پروژه ارائه دهد. آنها همچنین به معنای اجرای آزمایش در پایان هر مرحله پروژه هستند.
۳. معیارهای پذیرش را تعریف کنید
بیانیه دامنه شما می تواند شامل شرحی از معیارهای موفقیت باشد. نحوه تکمیل و تحویل پروژه به مشتری را تعیین کنید. به عنوان مثال، معیارهای پذیرش ممکن است تصریح کنند که آزمون شرط لازم برای تعیین کامل بودن است. همچنین بد نیست به جدول زمانی تکمیل نیز اشاره کنید. شما می توانید مشخص کنید که آیا سازمان دارای اختیار نهایی در مورد این موضوع است یا خیر.
مثال: یک آزمون موفقیت آمیز نهایی با داده های حسابداری جاری، آخرین مرحله را به پایان می رساند. مدیر حسابداری قصد دارد نتیجه این آزمایش را با مدیر شرکت امضا کند تا در مورد تکمیل پروژه توافق شود.
۴. موارد استثناء دامنه را فهرست کنید
بخش اولیه برنامه ریزی محدوده، ایجاد عناصر یک پروژه است. با این حال، ممکن است لازم باشد مناطق خاصی از پروژه حذف شوند. در صورت وجود هرگونه ابهام یا سردرگمی در مورد وظایفی که بخشی از پروژه است، مطمئن شوید که در مورد این مسائل قبل و در طول فعالیت ها شفافیت ارائه دهید.
مثال: ممکن است پیمانکار پشتیبانی فنی را برای کاربران نرم افزار حسابداری پس از اتمام پروژه حذف کند.
مطالب مرتبط: دامنه خزش: تعریف، ۱۲ علت و مثال
۵. محدودیت ها را شناسایی کنید
شرح کامل محدودیت ها می تواند به ذینفعان کمک کند تا در صورت بروز مشکلات، ظرفیت های شرکت را درک کنند. درک این نکته ضروری است که محدودیت ها اغلب به هم مرتبط هستند. زمان، بودجه، ریسک، کیفیت، رضایت مشتری، منابع، سازمان، پایداری و روش‌شناسی را به عنوان نمونه‌هایی از محدودیت‌ها در نظر بگیرید.
مثال: در پروژه نصب نرم افزار، ممکن است محدودیت زمانی وجود داشته باشد. آخرین مهلت پروژه پایان سال مالی جاری است. یک محدودیت سازمانی نیز وجود دارد. پروژه زمانی کامل می شود که مدیر آن را امضا کنند. اگر این ذینفعان غایب باشند، این می تواند مهلت پروژه را تحت تاثیر قرار دهد.
۶. ارتباط موثر برقرار کنید
در مدیریت پروژه، تا آنجا که ممکن است اطلاعاتی را برای کمک به همه ذینفعان، از جمله اعضای تیم و مشتریان، در درک موقعیت و برنامه ریزی بگنجانید. به طور آشکار و منظم ارتباط برقرار کنید تا همه از به روز رسانی وضعیت پروژه مطلع شوند. همچنین دریافت بازخورد در مورد پیشرفت پروژه از کارکنان سودمند است.
مثال: در پروژه نصب نرم افزار، پیمانکار طرح ها را با تمامی مدیران شرکت، کارکنان و تکنسین های فناوری اطلاعات در میان می گذارد.
مطالب مرتبط: نحوه بهبود ارتباطات مدیریت
۷. کمک بگیرید
همچنین می‌توانید برای دریافت اطلاعات در مورد ایجاد بیانیه دامنه خود با متخصصان مشورت کنید. آنها می توانند به شما کمک کنند تا مسائل بالقوه ای را که ممکن است در مرحله برنامه ریزی پروژه ایجاد شود شناسایی کنید. همچنین، مشاوره با سهامداران از طریق جلسات یا کارگاه های آموزشی برای جمع آوری تمام اطلاعات درخواستی و برقراری ارتباط در مورد محدوده پروژه ضروری است. برای موفقیت پروژه، روشن کردن هر منطقه غیرقابل توضیح و کاهش تعارض احتمالی بسیار مهم است.
مثال: مهندس نرم افزار ممکن است یک مشاور خارجی را برای ورودی پروژه استخدام کند.
فرآیندهای مدیریت محدوده پروژه
در اینجا فرآیندهای معمول مدیریت محدوده پروژه آمده است:
۱. محدوده را برنامه ریزی کنید
نحوه برنامه ریزی برای ایجاد، اعتبارسنجی و کنترل محدوده پروژه را شرح دهید. برای ایجاد آن، می توانید از یک منشور پروژه یا یک برنامه مدیریت پروژه استفاده کنید . جلساتی را برای تعریف فرآیند ایجاد بیانیه محدوده سازماندهی کنید.
در طول این جلسات، شما همچنین می‌توانید در مورد اینکه چگونه تیم می‌تواند درخواست‌های تغییر در مورد عناصر محدوده ارائه دهد، جزئیات روش پذیرش برای محصولات تحویلی و شفاف‌سازی ساختار شکست کار را توضیح دهید.
۲. جمع آوری الزامات پروژه
الزامات پروژه، اهدافی هستند که باید برای جلب رضایت ذینفعان به دست آورید. برای درک این الزامات، می توانید مصاحبه ها، نظرسنجی ها، کارگاه ها و بحث های گروهی متمرکز با ذینفعان خود انجام دهید.
در یک پروژه می‌توان چندین هدف، مانند ایجاد یک سرویس جدید در سازمان یا توسعه یک محصول نرم‌افزاری جدید، وجود داشته باشد. اطلاعات مربوطه را در فهرستی دقیق با هدف دستیابی به همه این اهداف مستند کنید. درک الزامات تضمین می کند که می توانید نتایج مورد انتظار را ارائه دهید.
مرتبط: ۱۰ اصل اساسی مدیریت پروژه
۳. محدوده را تعریف کنید
محدوده پروژه خود را در بیانیه محدوده پروژه تعریف کنید. بیانیه محدوده پروژه، محصولات اصلی پروژه شما را توصیف می کند. این می تواند شامل مسئولیت های هر یک از اعضای تیم و مراحل تکمیل، تأیید و تأیید در سراسر پروژه باشد. این بیانیه همچنین انتظارات عملکرد پروژه را توضیح می دهد.
بیانیه محدوده پروژه مبنایی برای تصمیم گیری پروژه پس از توافق همه ذینفعان در مورد آن است. برخی از نکاتی که بیانیه پروژه می تواند به آنها اشاره کند عبارتند از:
-
شرح محدوده محصول
-
مفروضات پروژه
-
تحویل پروژه
-
محدودیت ها و محرومیت های پروژه
-
معیارهای پذیرش محصول
۴. یک ساختار شکست کار ایجاد کنید
ساختار شکست کار یک ابزار حوزه مدیریت پروژه حیاتی است. این شامل تفکیک کل پروژه به وظایف فردی است. هنگامی که محصولات تحویلی پروژه را در بیانیه محدوده پروژه شناسایی کردید، می توانید آنها را در عناصر کوچکتر به نام بسته های کاری سازماندهی کنید و مدیریت آنها را آسان تر کنید.
۵. قابل تحویل را اعتبار سنجی کنید
محصولات تحویلی پروژه را با ذینفعان خود بررسی و تأیید کنید. در صورت عدم توافق، می توانید با توجه به بازخورد سهامداران تجدید نظر کنید. دریافت نظرات ذینفعان برای موفقیت پروژه بسیار مهم است.
۶. دامنه را کنترل کنید
در طول پروژه، با مدیریت تغییرات احتمالی، محدوده را کنترل کنید. گزارش‌های پیشرفت را با اهداف و الزامات مقایسه کنید تا بررسی کنید که همسو هستند. در صورت لزوم، می توانید دامنه را با استفاده از یک فرآیند کنترل تغییر آماده تغییر دهید.
فرآیند کنترل تغییر معمولاً شامل ارسال درخواست تغییر رسمی به ذینفعان است. آنها تأثیر تغییر درخواستی را بر هزینه، کیفیت و زمانبندی پروژه تجزیه و تحلیل می کنند و پس از پذیرش پیشنهادات، مدیر پروژه تغییرات را در برنامه اولیه اعمال می کند.