۵ مرحله اساسی چرخه حیات مدیریت پروژه

چرخه حیات مدیریت پروژه، فرآیند کامل شروع، برنامه ریزی، اجرا، بسته شدن و کنترل یک پروژه است. هر مرحله اهداف خاص خود را دارد که به شما امکان می دهد هر مرحله را به طور عمیق در طول چرخه دنبال کنید. دانستن این مراحل کلیدی می تواند به شما در سازماندهی و تمرکز پروژه کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، به بررسی چرخه عمر مدیریت پروژه می پردازیم، پنج مرحله از چرخه عمر آن را بررسی می کنیم و انواع مختلف چرخه عمر مدیریت پروژه را با هم مقایسه می کنیم.

چرخه عمر مدیریت پروژه چیست؟

چرخه عمر مدیریت پروژه نشان دهنده مراحلی است که یک پروژه از ابتدا تا انتها طی می کند. این شامل تمام عملیات، وظایف و مراحلی است که یک پروژه خاص باید طی کند.

یک مدیر پروژه، وظایف مختلف مربوط به شروع، اجرا و تکمیل یک پروژه را سازماندهی می کند. برنامه ریزی مراحل مورد انتظار یک پروژه قبل از شروع آن می تواند به اطمینان از تکمیل به موقع پروژه و تاخیر یا عوارض کمتر کمک کند. هر دو پروژه ساده و پیچیده از داشتن یک ساختار فراگیر که آنها را از ابتدا تا انتها هدایت می کند، سود می برند.

مطالب مرتبط: اهمیت مدیریت پروژه

مزایای استفاده از چرخه عمر مدیریت پروژه

چرخه های عمر مدیریت پروژه ابزارهای سازمانی مؤثری هستند که فرآیند سیستم سازی و اجرای پروژه ها را استاندارد می کنند. مزایای کلیدی استفاده از این ابزارها عبارتند از:

• سازماندهی ساده برای تیم پروژه. پروژه ها ممکن است شامل چندین مرحله و کار باشد. با برنامه ریزی مراحل چرخه عمر پروژه قبل از شروع، مدیران پروژه می توانند به طور مؤثرتری کار را تعیین کنند و بر بخش های مختلف پروژه نظارت کنند.

• نتایج ثابت. بسیاری از شرکت ها خدمات کلید در دست یا پروژه محور را برای مشتریان ارائه می دهند. استفاده از یک فرآیند کاری استاندارد به مدیران این امکان را می دهد تا سطوح قابل اعتمادی از پشتیبانی را ارائه دهند و کنترل بهتری بر محدوده پروژه داشته باشند. این امر باعث می‌شود که محصولات تحویلی پروژه در پروژه‌های مختلف، حتی برای مشتریانی با نیازهای دیگر، مشابه باشند.

• تکمیل سریعتر پروژه. هنگامی که مدیران پروژه چرخه عمر را در مراحل اولیه ایجاد می کنند، می توانند به راحتی بر بخش های مختلف پروژه نظارت کنند. آنها همچنین می توانند اطمینان حاصل کنند که هر کار پیش نیازی قبل از مرحله بعدی تکمیل شده است. با ایجاد ضرب الاجل ها و تکالیف مرتبط با هر مرحله، مدیران می توانند کار را متعادل کنند تا همه چیز به موقع تحویل داده شود.

• بینش وضعیت پروژه. مدیران پروژه می توانند به مشتریان یا مدیران داخلی به روز رسانی وضعیت واضح را هنگامی که یک پروژه در مراحل سازماندهی می شود، ارائه دهند. این به مدیریت انتظارات طرف های دیگر کمک می کند. همچنین به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد تا راحت‌تر با تغییراتی که بر مراحل بعدی پروژه تأثیر می‌گذارند، سازگار شوند.

مطالب مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

مراحل چرخه عمر پروژه

هر چرخه عمر پروژه شامل چندین مرحله است. در حالی که مدل های مختلفی برای چرخه عمر پروژه وجود دارد، تقریباً همه آنها شامل چهار یا پنج مرحله زیر هستند:

۱. شروع پروژه

در طول مراحل شروع پروژه، مدیران یک مشکل را شناسایی کرده و ارزیابی می کنند که آیا ارزش ایجاد یک راه حل مبتنی بر پروژه را دارد یا خیر. آنها از اسناد موردی تجاری و مطالعات امکان سنجی برای ارزیابی ارزش و امکان سنجی پروژه بالقوه استفاده می کنند. اگر ایده پروژه از این ارزیابی ها عبور کند، پروژه به مرحله دوم پیش می رود.

مرتبط: ۲۴ مورد از بهترین ابزار مدیریت پروژه رایگان

۲. برنامه ریزی پروژه

مرحله برنامه ریزی پروژه زمانی است که مدیر پروژه هدف و محدوده پروژه را تعیین می کند. همچنین مدیران پروژه از این مرحله برای تعیین بودجه پروژه، شناسایی منابع مورد نیاز و شروع به سازماندهی تیمی برای اجرای وظایف درگیر در پروژه استفاده می کنند.

بسته به ماهیت پروژه، مدیر پروژه ممکن است گزارشی تهیه کند که به طور کامل برنامه را تنظیم کند. یک برنامه رسمی همچنین ممکن است شامل ایده هایی برای موانع، فرم های الگوی لازم و یک چارچوب زمانی برای تکمیل پروژه باشد.

مطالب مرتبط: درباره مدیر پروژه بیاموزید

۳. اجرای پروژه

در این مرحله، مدیران پروژه وظایفی را به اعضای تیم محول می کنند و تیم آنها را تکمیل می کند. این مرحله زمانی است که تولید و کار واقعی برای دستیابی به اهداف پروژه انجام می شود. اعضای تیم محصولات قابل تحویل را ایجاد می کنند و طرح ایجاد شده در مرحله قبل را اجرا می کنند.

۴. بسته شدن پروژه

پس از تکمیل تمام کارهای مورد نیاز در مرحله اجرا، پروژه به مرحله نهایی خود می رود. در طول مرحله بسته شدن پروژه، مدیر پروژه تکمیل آن را به ذینفعان کلیدی اطلاع می دهد. ذینفعان تا این مرحله تمام محصولات قابل تحویل را دریافت می کنند. بسیاری از مدیران پروژه موفقیت پروژه را در این مرحله ارزیابی می کنند تا فرآیند مدیریت چرخه عمر خود را برای پروژه های آینده بهبود بخشند.

مطالب مرتبط: تعطیلی پروژه چیست؟ تعریف، مراحل و نکات

۵. نظارت و کنترل پروژه

برخی از مدل های چرخه عمر پروژه شامل مرحله پنجم است که همزمان با مرحله سوم اجرا یا اجرا است. در طول این مرحله نظارت و کنترل پروژه، مدیر پروژه بر عملکرد پروژه نظارت می کند. آنها به اعضای تیم بازخورد ارائه می کنند، می بینند که تمام عناصر پروژه طبق برنامه تکمیل می شوند و موانع را برطرف می کنند. با نظارت بر اجرای پروژه، مدیران می توانند از عدم افزایش دامنه و ماندن پروژه در پارامترهای زمانی قابل قبول اطمینان حاصل کنند.

مطالب مرتبط: نحوه نظارت بر پروژه (با نکات)

انواع چرخه عمر پروژه

بسته به زمان، هزینه و محدوده مورد نیاز پروژه، مدیران پروژه می توانند بین سه نوع چرخه عمر پروژه انتخاب کنند:

۱. چرخه زندگی پیش بینی کننده

چرخه های زندگی پیش بینی شده از برنامه های بسیار دقیق پیروی می کنند. یک استراتژی سطح بالا در مرحله برنامه ریزی ایجاد می شود و برنامه های دقیق تری بلافاصله قبل از شروع پروژه در هر سطح مترقی طراحی می شود. این ساختار چرخه عمر دقیق برنامه ریزی شده تضمین می کند که کار قابل پیش بینی است و محدودیت های زمان، هزینه و دامنه را به دقت دنبال می کند.

۲. چرخه زندگی تکراری و افزایشی

این نوع چرخه حیات همچنین دارای نمای کلی سطح بالایی است که در مرحله برنامه ریزی ایجاد می شود. قبل از اینکه پروژه به هر مرحله متوالی حرکت کند، طرح دقیق تری ایجاد می شود. محدوده هر فاز بلافاصله قبل از هر مرحله و نه در ابتدای پروژه ایجاد می شود.

۳. چرخه زندگی تطبیقی

چرخه های زندگی تطبیقی ​​نیز چندین بار تکرار می شوند. در پروژه های مواجه با مشتری، در پایان هر تکرار، محصولات قابل تحویل بررسی می شوند و بر اساس بازخورد، محدوده جدیدی برای تکرار جدید ایجاد می شود. این پروژه ها دارای چرخه عمر غیرقابل پیش بینی هستند. آنها شامل هر مرحله از یک چرخه زندگی سنتی هستند، اما ممکن است چندین بار تحت برخی از مراحل قرار گیرند.