ارتباطات خوب یکی از اجزای مهم در مدیریت پروژه است که به پروژه ها اجازه می دهد به آرامی و به موقع پیشرفت کنند. این اطمینان را ایجاد می کند که اعضای تیم در راستای اهداف پروژه هستند و دقیقاً آنچه را که از آنها انتظار می رود درک می کنند. همچنین به ایجاد اعتماد کمک می کند تا همه از شروع تا پایان پروژه با هم بهتر کار کنند.
در این مقاله از ایوسی، به ارتباط در مدیریت پروژه می پردازیم، انواع ارتباطات را توضیح می دهیم و مراحل رسیدن به ارتباط موثر را فهرست می کنیم.
ارتباطات در مدیریت پروژه چیست؟
ارتباطات در مدیریت پروژه به اشتراک گذاری ایده ها و نظرات بین متخصصانی که بر روی وظایف مشابه یا مرتبط کار می کنند اشاره دارد. معمولاً یکی از اولویت های رهبر پروژه، ارتباطات در مدیریت پروژه این اطمینان را می دهد که هر حرفه ای که روی پروژه کار می کند از اهداف و انتظارات آگاه است. این به متخصصان کمک می کند کارآمدتر کار کنند و اغلب کیفیت کار خود را نیز بهبود می بخشد.
مرتبط: سوالات متداول: مبانی مدیریت پروژه
چرا ارتباط در مدیریت پروژه مهم است؟
از آنجایی که تیم‌های پروژه اغلب از افراد حرفه‌ای با زمینه‌ها و مهارت‌های متنوع تشکیل می‌شوند، ارتباط برای آگاه نگه داشتن هر حرفه‌ای و انجام وظیفه ضروری است. مدیران پروژه بیشتر وقت خود را به عنوان رهبر صرف برقراری ارتباط با تیم خود می کنند تا از موفقیت پروژه اطمینان حاصل کنند.
در حالی که مدیران پروژه، ارتباطات را برای خود یک اولویت می‌دانند، برای سایر متخصصان نیز مهم است که هنگام کار بر روی یک پروژه، خود را وقف بهبود مهارت‌های ارتباطی خود کنند . این ممکن است شامل پرسیدن سؤالات زمانی باشد که در مورد جزئیات پروژه مطمئن نیستند یا ایده ای را به اشتراک بگذارند تا به پیشرفت پروژه کمک کند.
انواع ارتباط
متخصصان بیشتر اشکال ارتباط را به سه دسته تقسیم می کنند: ارتباط کلامی، غیرکلامی و نوشتاری. اگرچه هر یک از این انواع ضروری هستند، اما بسیاری از متخصصان بیشترین تکیه بر ارتباطات کلامی و نوشتاری دارند. در اینجا لیستی از انواع خاصی از ارتباطات که متخصصان در مدیریت پروژه استفاده می کنند آورده شده است:
جلسات
برگزاری جلسات با شرکت کنندگان پروژه را به صورت منظم یا بر حسب نیاز در نظر بگیرید. جلسات روشی مؤثر برای برقراری ارتباط زمانی است که شما به‌روزرسانی پروژه‌ای را دارید که ممکن است نیاز به توضیح دقیق داشته باشد یا سؤالات زیادی در مورد آن پیش‌بینی کنید. شروع پروژه ها با یک جلسه مفید است، بنابراین می توانید تیم حرفه ای خود را ایجاد کنید و سابقه ای برای ارتباطات ایجاد کنید. برگزاری جلسات را چه به صورت حضوری و چه از طریق تماس ویدیویی در نظر بگیرید تا همه حرفه ای ها را شامل شود.
مطالب مرتبط: برنامه ریزی جلسات: نحوه مدیریت و نکات جلسات عمومی
پست الکترونیک
ایمیل یک شکل کلاسیک ارتباطی است که بسیاری از دفاتر به عنوان روشی برای ارتباطات رسمی و غیررسمی استفاده می کنند. هنگام مدیریت یک پروژه، سعی کنید ایمیل خود را اغلب بررسی کنید تا مطمئن شوید که ایمیل های مربوط به پروژه را که اعضای تیم برای شما ارسال می کنند، می خوانید. همچنین ممکن است بخواهید از یک زنجیره ایمیل استفاده کنید تا تیم خود را از جلسات و ضرب الاجل های آینده مطلع کنید یا ایمیل های فردی را برای حرفه ای که باید با آنها صحبت کنید ارسال کنید.
تماس های تلفنی
هنگامی که به پاسخ سریع نیاز دارید یا پیامی که در حال برقراری ارتباط هستید فوری است، تماس های تلفنی روشی عالی برای برقراری ارتباط است. تماس های تلفنی اغلب شخصی تر از برخی از اشکال ارتباط کتبی است. به منظور انجام تماس‌های تلفنی سازنده، کمی قبل از آن به متخصصان پیام دهید تا ببینید آیا زمانی برای تماس شما دارند یا خیر. این تضمین می کند که آنها برای موضوعی که می خواهید بحث کنید آماده می شوند.
تابلوهای بحث
راه اندازی یک میز گفتگو یا چت گروهی را در مراحل اولیه پروژه خود در نظر بگیرید. تابلوهای بحث به متخصصان این امکان را می دهند که سوالات عمومی بپرسند و با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنند. استفاده از تابلوی گفتگو هم به عنوان ابزار اطلاعاتی و هم به عنوان ابزار پیوند تیمی مفید است، زیرا ممکن است به بهبود مهارت های همکاری تیم شما و افزایش کیفیت کار آنها کمک کند.
نظرسنجی ها
متخصصان برای به دست آوردن یک اجماع عمومی در مورد یک موضوع خاص، نظرسنجی را ارسال می کنند. زمانی که می خواهید اعضای تیمتان در مورد موضوع خاصی رأی دهند یا نیاز به بازخورد از تیم شما دارند، از نظرسنجی استفاده کنید. نظرسنجی ها ابزاری عالی برای ارتباطات ناشناس نیز هستند. این بدان معناست که شما می توانید نظرات اعضای تیم خود را بدون اینکه آنها نسبت به پاسخ شما عصبی شوند، بپرسید.
مرتبط: راهنمای روش های نظرسنجی: تعریف، انواع و مزایا
ارائه ها
ارائه ها شکل مفیدی از ارتباط کلامی هستند که متخصصان زمانی که به همکاران خود در مورد موضوعی آموزش می دهند یا اخبار را به اشتراک می گذارند از آن استفاده می کنند. ارائه نقاط عطف پروژه خود را در نظر بگیرید یا ارائه هایی ترتیب دهید تا به متخصصان نحوه انجام یک کار خاص را آموزش دهید. ممکن است بخواهید یک ارائه را در یک جلسه حضوری یا تماس ویدیویی انجام دهید یا ممکن است یک نسخه سند از ارائه خود ایجاد کنید تا حرفه ای ها به صورت جداگانه مشاهده کنند.
یادداشت ها
یادداشت ها پیام های کوتاه و اطلاعاتی هستند که متخصصان را در مورد مسائل مربوط به پروژه به روز می کنند. مدیران پروژه اغلب از یادداشت ها برای به اشتراک گذاشتن خط مشی ها یا رویه های جدید مربوط به وظایف پروژه استفاده می کنند. هنگام نوشتن یادداشت، سعی کنید پیام خود را کوتاه نگه دارید. حرفه ای ها اغلب یادداشت ها را ایمیل می کنند یا آنها را چاپ می کنند تا در یک منطقه عمومی محل کار پست کنند.
طرح های پروژه
طرح های پروژه اسنادی هستند که روند یک پروژه را ترسیم می کنند. مدیران معمولاً برنامه های پروژه را در مراحل اولیه کار خود ایجاد می کنند اما آن را به طور مکرر به روز می کنند. این ابزار مدیریت اغلب شامل اهداف پروژه، اطلاعات تماس اعضای تیم و سایر منابع برای کمک به توسعه پروژه است.
بیشتر بخوانید: چگونه یک برنامه مدیریت پروژه ایجاد کنیم
نحوه برقراری ارتباط موثر در مدیریت پروژه
برای اینکه بتوانید پروژه خود را به طور موثر مدیریت کنید، دانستن نحوه برقراری ارتباط با تیم خود مفید است. برای یادگیری نحوه برقراری ارتباط موثر این مراحل را دنبال کنید:
۱. برای پروژه برنامه ریزی کنید
سعی کنید ارتباطات را در مرحله برنامه ریزی اولیه پروژه خود در نظر بگیرید. ایجاد یک طرح پروژه را در نظر بگیرید که هر مرحله از پروژه را ترسیم کند و تیم حرفه ای خود را عاقلانه جمع آوری کنید. برنامه ریزی برای این جنبه های پروژه به آسان تر شدن ارتباط با تیم در مراحل بعدی پروژه کمک می کند.
۲. یک روش ارتباطی ایجاد کنید
پس از جمع آوری یک تیم و ایجاد یک طرح پروژه، یک روش ارتباطی اولیه برای پروژه ایجاد کنید. استفاده از بیش از یک نوع ارتباط در طول پروژه مفید است اما اطلاع رسانی به اعضای تیم که روش اصلی ارتباط است به سازماندهی پروژه شما کمک می کند. برای مثال، ممکن است در ابتدای پروژه یک چت گروهی را شروع کنید و مشخص کنید که انتظار دارید حرفه ای ها در آنجا چه ارتباطی برقرار کنند.
مرتبط: راهنمای برنامه های مدیریت ارتباطات
۳. اهداف پروژه را به اشتراک بگذارید
مطمئن باشید که به طور منظم اهداف پروژه را به تیم خود در میان می گذارید. این تضمین می کند که هر حرفه ای اهداف کار خود را درک می کند. هنگام به اشتراک گذاشتن اهداف پروژه، این فرصت را در نظر بگیرید که به متخصصان فرصت دهید تا ایده های خود را در مورد چگونگی دستیابی به این اهداف به اشتراک بگذارند. این ممکن است به رسیدن به اهداف پروژه شما به روشی با کیفیت یا کارآمدتر کمک کند.
۴. به صحبت های تیم خود گوش دهید
مهارت های گوش دادن برای توسعه ارتباطات بسیار مهم است. به صحبت های تیم خود گوش دهید و سعی کنید افکار و ایده های آنها را در مورد موضوعات خاص بپرسید. این به شما امکان می دهد با تیم خود تماس بگیرید و به اعضای تیم خود نشان می دهد که برای آنها ارزش و احترام قائل هستید. اغلب، وقتی با گوش دادن به کسی احترام خود را نشان می‌دهید، آنها بیشتر تمایل دارند که این احترام را متقابل کنند. این مهارت های رهبری شما را تقویت می کند و به تحقق اهداف پروژه شما کمک می کند.
۵. همه را به روز نگه دارید
همانطور که پروژه شما پیشرفت می کند، مطمئن شوید که تیم خود را در مورد هر گونه تغییر در پروژه به روز کنید. این شامل به روز رسانی در مورد پیشرفت، تغییر سیاست، روش های جدید و سایر جنبه های پروژه است. به روز نگه داشتن تیم تضمین می کند که هر حرفه ای وضعیت فعلی پروژه را درک می کند. همچنین ممکن است حس مشارکت و مسئولیت پذیری را تقویت کند، زیرا شما همه را در فرآیندهای پروژه مشارکت می دهید.
۶. بر عملکرد کارکنان نظارت کنید
نظارت بر عملکرد شغلی اعضای تیم به شما امکان می دهد متوجه شوید که آیا کارمندی به کمک اضافی نیاز دارد یا خیر. این به شما کمک می کند تا بفهمید چه چیزی برای برقراری ارتباط نیاز دارید. دانستن نحوه عملکرد هر یک از اعضای تیم نیز ممکن است به شما کمک کند تصمیم بگیرید که کدام نوع ارتباط برای پروژه شما بهترین کار را دارد. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که چند کارمند تحت به روزترین شرایط پروژه کار نمی کنند، ممکن است بخواهید روش ارتباطی خود را به نوع موثرتری برای تیم خود تغییر دهید.