چه به صورت تمام وقت در یک دفتر کار کنید و چه به صورت آزاد در خانه، متخصصان به طور منظم با ضرب الاجل ها سروکار دارند. ضرب‌الاجل‌ها ابزاری ضروری برای اطمینان از پایان کار پروژه به موقع و ادامه کار بدون مشکل است. دانستن روش‌هایی که برای رعایت ضرب‌الاجل‌ها استفاده می‌شود، ابزارهای عملی را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید از آنها برای انجام کارتان در زمان مقرر استفاده کنید. در این مقاله، به این موضوع می پردازیم که چرا رعایت ضرب الاجل ها مهم است و نکاتی را ارائه می دهیم تا شما را در جهت تکمیل به موقع اهداف خود راهنمایی کند.
مهلت چیست؟
مهلت، تاریخ و زمانی است که سررسید یک پروژه یا بخشی از یک پروژه تا آن زمان است. مهلت تعیین شده در ابتدای پروژه، آخرین زمان ممکن است که در آن مدیر یا مشتری شما انتظار دارند کار تکمیل شده و تحویل داده شود. رعایت یک مهلت به معنای تکمیل و ارسال کار خود تا یا قبل از زمان و تاریخی است که به شما اختصاص داده شده است.
مطالب مرتبط: ۱۸ نکته برای مدیریت و اجتناب از استرس مهلت مقرر در محل کار
چرا رعایت ضرب الاجل مهم است؟
هنگامی که مهلت داده می شود، این مسئولیت شماست که کاری را که به شما محول شده در زمان تعیین شده توسط مافوق یا مشتری خود تکمیل کنید. آنها این مهلت را بر اساس اهداف خاص پروژه در دست انتخاب کردند، بنابراین رعایت آن برای دستیابی به آن اهداف مهم است. دلایلی که مهلت شما مهم است عبارتند از:
حصول اطمینان از انجام کار:
اکثر پروژه ها نیاز به تکمیل چندین کار دارند. تعیین ضرب الاجل راهی برای اطمینان از تکمیل هر هدف قبل از رفتن به مراحل بعدی است.
ماندن در مسیر:
مدیران پروژه و مشتریان شما جدول زمانی خاصی دارند که دنبال می کنند. تعیین ضرب‌الاجل‌ها به آنها اجازه می‌دهد تا وظایف تکمیل‌شده را نظارت کنند، و رعایت ضرب‌الاجل‌ها، پیشرفت را برای تکمیل قبل از زمان تعیین‌شده حفظ می‌کند.
تعیین اهداف واضح:
ضرب‌الاجل‌ها اغلب نتیجه تقسیم یک پروژه بزرگتر به اهداف کوچکتر و خاص است. با تعیین یک ضرب الاجل، مسئولین آن پروژه هر مرحله لازم برای دستیابی به اهداف خود را تعریف می کنند.
جلوگیری از عقب افتادگی کار:
تعیین یک ضرب الاجل و پایبندی به آن باعث می شود تا کارها یک به یک تکمیل شوند تا هر کار بتواند تمرکز مورد نیاز خود را دریافت کند.
کشف زودهنگام مسائل:
کار کردن به سمت یک ضرب الاجل به شما کمک می کند تا مسائل بالقوه را پیدا کنید و قبل از تبدیل شدن به یک مشکل برای پروژه، آنها را حل کنید.
بیشتر بخوانید: چرا ضرب‌الاجل‌ها مهم هستند؟
نکاتی برای رعایت ضرب الاجل ها
هر پروژه ای که ضرب الاجل تعیین می کند، فرآیندهای خاص خود را برای انجام آن نیاز دارد، اما روش های رایجی وجود دارد که می توانید از آنها برای حفظ خود در مسیر استفاده کنید.
در اینجا ۱۸ روش برای به پایان رساندن کار خود به موقع آورده شده است:
هدف خود را درک کنید
دو مولفه کلیدی برای رسیدن به یک ضرب الاجل وجود دارد: تکمیل کار خود به موقع و تکمیل آن به روش صحیح. برای اینکه اطمینان حاصل کنید که آنچه مشتری می‌خواهد است، باید هدف خاصی را که می‌خواهید به آن برسید، درک کنید. در مورد آنچه مدیر پروژه یا مشتری شما از شما انتظار دارد شفاف باشید. سوال بپرسید تا زمانی که متوجه شوید که آنها از شما چه می خواهند.
نگرش مثبت را در خود پرورش دهید
نگرشی که با خود به همراه می‌آورید، لحن را برای محیط کارتان تعیین می‌کند، پس آن را مثبت کنید. ضرب الاجل را به عنوان چالشی برای خود در نظر بگیرید تا بتوانید مهارت های خود را بیشتر کنید و به دارایی بهتری برای شرکت خود تبدیل شوید. نگاه مثبت به چیزها باعث ایجاد انگیزه برای کمک به ادامه کار و رسیدن به هدف می شود.
مطالب مرتبط: ۱۰ نکته برای حفظ نگرش مثبت
یک چک لیست تهیه کنید
یک چک لیست از تمام مراحلی که باید برای تکمیل پروژه خود بردارید ایجاد کنید. خاص باشید و به عملکرد هر کار در لیست خود توجه داشته باشید. این باعث می‌شود شما همیشه از آنچه در تلاش هستید دقیقاً به آن برسید آگاه باشید. اغلب به چک لیست خود مراجعه کنید و مراحلی را که برای پیگیری پیشرفت خود با موفقیت انجام داده اید بررسی کنید. دیدن نزدیکتر شدن شما به هدف‌تان راه دیگری برای حفظ انگیزه‌تان در حین تکمیل کارتان است.
زمان خود را تقسیم بندی کنید
برای اطمینان از اینکه می توانید پروژه خود را قبل از مهلت نهایی خود به پایان برسانید، تهیه یک برنامه مفید است. این اطلاعات شما را از کارهایی که باید انجام دهید، مدت زمانی که باید آن را انجام دهید و زمانی که باید انجام دهید آگاه می کند. به برنامه خود پایبند باشید تا پیشرفت خود را ثابت نگه دارید. برای اطمینان از دقیق ماندن برنامه، تنظیماتی را در طول پروژه انجام دهید.
برای برنامه خود، مشخص کنید:
- وظایف خاصی که باید انجام دهید.
- تخمین هایی از مدت زمان انجام هر کار.
- جدول زمانی برای هر یک از آن وظایف.
مطالب مرتبط: ۱۰ راه آسان برای مدیریت بهتر زمان
شکست های احتمالی را پیش بینی کنید
از تجربه خود برای پیش بینی مشکلات معمولی که ممکن است در یک پروژه با آن روبرو شوید استفاده کنید. این مانع از غافلگیر شدن شما از شکست‌های احتمالی می‌شود و به شما امکان می‌دهد قبل از بروز مشکلات راه‌حل‌هایی را آماده کنید تا کار شما بدون مانع ادامه یابد.
به خودتان مهلت زودتر بدهید
یک راه خوب برای اطمینان از اینکه می توانید ضرب الاجل خود را رعایت کنید این است که زودتر تمام کنید. زمانی را کمی قبل از مهلت تعیین شده انتخاب کنید و آن را به عنوان هدف جدید خود تعیین کنید. ایجاد زمان اضافی به شما کمک می کند تا زودتر کار خود را به پایان برسانید و این فرصت را به شما می دهد که قبل از تحویل دادن کار خود را از نظر دقت بررسی کنید.
وسایلت را جمع کنید
قبل از شروع، مطمئن شوید که چیزهایی را که برای تکمیل کار خود نیاز دارید، دارید. دانستن آنچه دارید، و نحوه دسترسی به آن، به شما این اطمینان را می دهد که آماده حرکت رو به جلو هستید. همچنین با در اختیار داشتن همه چیزهایی که نیاز دارید، در زمان شما صرفه جویی می کند.
مطمئن شوید که ابزارهای خود را آماده کرده اید مانند:
- برنامه ها و برنامه های کامپیوتری
- اطلاعات مرتبط
- رمزهای عبور وای فای
- دسترسی به همکاران خود
- آدرس های ایمیل مشتری
هر چه زودتر شروع کنید
بهترین راه برای رسیدن به ضرب الاجل این است که در اسرع وقت شروع کنید. وقتی آماده سازی خود را تمام کردید، دست به کار شوید. پس از شروع، احتمال ادامه دادن آن بیشتر می شود. اولین کار خود را به عنوان اولین پیش نویس بسازید تا نیازی به کامل بودن نداشته باشد و راه خود را از طریق آن انجام دهید. اگر زمان اضافی برای خود در نظر گرفته اید، همیشه می توانید بعداً برای بهبود آن برگردید.
مطالب مرتبط: چگونه بدون ایجاد استرس احساس فوریت ایجاد کنیم
ابتدا با نقاط قوت خود بازی کنید
بر اساس نقاط قوت خود، وظایفی را که می توانید به سرعت و به راحتی انجام دهید، از فهرست چک خود انتخاب کنید. این به شما این فرصت را می دهد که در ابتدا چندین کار را به پایان برسانید و شما را به رسیدن به هدف نزدیکتر می کند. انجام ساده‌ترین کارها در ابتدا به شما زمان کافی می‌دهد تا روی کارهایی که می‌دانید انجام آنها بیشتر طول می‌کشد، کار کنید.
پروژه های خود را اولویت بندی کنید
اگر همزمان روی چندین پروژه کار می کنید، یک برنامه زمانی ایجاد کنید که همه آنها را در بر بگیرد. این کمک می کند تا وظایف را با پروژه مربوطه خود متمایز کنید. می توانید آن ها را کد رنگی کنید یا از هر روشی که برایتان مناسب تر است استفاده کنید. برای هر کار در هر پروژه ضرب الاجل تعیین کنید تا همیشه از آنچه نیاز به فوری ترین کار دارد آگاه باشید. ممکن است متوجه شوید که کار دیگری قبل از رفتن به مرحله بعدی در پروژه فعلی به توجه شما نیاز دارد.
مطالب مرتبط: چگونه وظایف را در محل کار اولویت بندی کنیم
هر بار روی یک کار تمرکز کنید
وقتی می دانید که باید روی کدام کار بعدی کار کنید، توجه خود را فقط به آن یکی معطوف کنید. اگرچه کارهای دیگری دارید که نیاز به توجه دارند، تمرکز بر روی یکی یکی به شما این امکان را می دهد که مطمئن شوید قبل از رفتن به مرحله بعدی، یک مرحله را به طور کامل انجام داده اید. اکنون بررسی صحت باعث صرفه جویی در وقت شما می شود.
زمانی کار کنید که بیشترین بازدهی را دارید
هرکسی زمانی که بهترین عملکرد را دارد زمان متفاوتی دارد. فرقی نمی‌کند اول صبح، قبل از ناهار یا اواسط بعدازظهر مؤثرترین کار را داشته باشید، تا جایی که می‌توانید از کار مهلت خود در آن دوره برنامه‌ریزی کنید. این ممکن است بر کیفیت کلی آخرین قطعه شما تأثیر بگذارد و به شما کمک کند تا اهداف بیشتری را سریعتر انجام دهید.
از زمان خود عاقلانه استفاده کنید
بدانید چگونه زمان خود را به حداکثر برسانید. زمانی که تخمین زدید که هر کار در پروژه شما چقدر طول می کشد و زمان کافی برای انجام یک کار کوچک را دارید، از آن زمان برای انجام آن استفاده کنید. هرچه تعداد کمی از کار را بیشتر انجام دهید، احتمال اینکه ضرب الاجل را رعایت کنید بیشتر است.
کارهای جزئی که می توانید در مدت زمان کوتاهی انجام دهید عبارتند از:
- نوشتن یک پاراگراف
- تحقیق در مورد یک موضوع مختصر
- ارسال یک ایمیل
- بررسی کار شما
از حواس پرتی خودداری کنید
هیچ مشکلی وجود ندارد که ایمیل خود را در وسط روز کاری چک کنید. اما اگر احساس می‌کنید بسیاری از آن حواس‌پرتی‌های جزئی در طول روز به چیز بزرگ‌تری اضافه می‌شوند، بفهمید که کدام تغییرات بیشترین تأثیر مثبت را بر بهره‌وری شما خواهد داشت و آنها را اجرا کنید. برای جلوگیری از چنین حواس پرتی، می توانید:
- تلفن خود را خاموش کنید یا آن را در سراسر اتاق تنظیم کنید.
- زمان خاصی از روز را برای خواندن ایمیل ها تعیین کنید.
- برای استراحت ناهار خود در خرید آنلاین صرفه جویی کنید.
- اعلان های هشدار رسانه های اجتماعی را خاموش کنید.
مطالب مرتبط: نکاتی برای غلبه بر اهمال کاری
یک سیستم پاداش ایجاد کنید
اگر می خواهید انگیزه بیشتری برای تکمیل اهداف مرتبط با کار خود ایجاد کنید، یک سیستم پاداش برای خود ایجاد کنید. چه مشتاقانه منتظر یک فنجان قهوه داغ باشید یا آن آب نباتی که در کشوی خود پنهان کرده اید، ارائه تقویت مثبت اضافی ابزار مفیدی برای دستیابی به نقاط عطف پروژه در مسیر رسیدن به مهلت های زمانی است.
از همکاران خود استفاده کنید
هر یک از اعضای یک تیم مجموعه ای از نقاط قوت خود را دارد. اگر بخشی از پروژه شما نیاز به کمک دارید، برای مشاوره با یکی از همکاران خود تماس بگیرید. این می‌تواند شما را از نیاز به جستجوی پاسخ سؤالتان نجات دهد و می‌توانید از همکارتان یاد بگیرید تا بدانید دفعه بعد بدون نیاز به سؤال چه کاری انجام دهید. شما باید فقط در مواقع لزوم از همکاران خود کمک بخواهید زیرا آنها احتمالاً روی ضرب الاجل خود کار می کنند.
مطالب مرتبط: ۸ راه برای ایجاد روابط در محل کار
با مدیر خود ارتباط برقرار کنید
مدیر پروژه یا مشتری خود را در جریان پیشرفت خود قرار دهید. اگر اتفاق غیرمنتظره ای رخ داده است، راه حل خاصی را که برای رفع آن ایجاد کرده اید به آنها اطلاع دهید. اگر باید یک ضرب الاجل را از دست بدهید، مشتری یا مدیر شما باید بداند چه اتفاقی افتاده است و چگونه از طریق آن کار کرده اید. این امر از غافلگیر شدن آنها جلوگیری می کند و نشان می دهد که شما سعی می کنید همه چیز را در مسیر خود نگه دارید. اگر همچنان می‌توانید ضرب‌الاجل خود را حفظ کنید، نشان می‌دهد که توانسته‌اید از پس چالش برآیید و همچنان به موقع تحویل دهید.
انرژی خود را بازیابی کنید
یک قدم مهم در رعایت ضرب الاجل ها این است که به خودتان استراحت بدهید. گاهی اوقات، فقط لازم است چند دقیقه دور شوید و قبل از بازگشت به کار افکار خود را جمع آوری کنید. هر روشی را که به بهترین وجه انرژی شما را بازیابی می کند پیدا کنید و به طور دوره ای از آن برای جوان سازی خود و کارتان استفاده کنید. تنها پنج دقیقه ای که برای خود اختصاص دهید می تواند تفاوت عمده ای در تکمیل یک کار و نزدیک شدن به مهلت تعیین شده ایجاد کند.
چند چیز برای امتحان عبارتند از:
- گرفتن یک لیوان آب
- خوردن یک میان وعده.
- کشش بازوها، پاها و پشت.
- پیاده روی کوتاه
- استفاده از اپلیکیشن مدیتیشن