-
خانهخانه
-
مقالاتمقالات
-
فروشگاهفروشگاه
-
طراحی سایتطراحی سایت
-
درباره مادرباره ما
-
حمایت از ماحمایت از ما
-
ارتباط با ماارتباط با ما
اگر این مقاله را دوست دارید، لطفا آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.
آیا تا به حال متوجه شده اید که هر وقت به دوست یا همکارتان می‌گویید وضعیت شما “خیلی شلوغ” است، یا اینکه “چیزهای زیادی برای انجام دارید و به سختی برای خودتان وقت دارید”
امثال این پاسخ‌های رایجی هستند که در ازای امثال گفته‌ی شما بیان می‌شود: “شما چه کاری انجام می‌دهید؟”. و احتمالا شما امثال این سوال را به عنوان یک پاسخ آسان و سطحی می بینید که نیاز به توضیح زیادی ندارد (هر چند عموما هم چنین هست و جملات در یک مکالمه‌ی عادی به صورت فکر نشده طرح می‌شوند). اما واقعا امثال این سوال واقعا موضوع مهمی را به ما گوشزد می‌کنند.
یا ممکن است در پایان هفته در کمال ناباوری تعجب فراوان؛ متوجه شوید که حجم زیادی از زمانِ فراغت شما به پایان رسیده است و دیگری خبری از آن نیست. به هر حال؛ چه آن مدل مکالمات سطحی، چه این گذر زمان ناگهانی و چه هر رخدادی دیگر، می‌تواند تلنگری قابل توجه باشد. البته اگر به آنها توجه کنیم.
فهرست مطالب این مطلب:
سرمایه زمان را از دست ندهید
نحوه استفاده از زمان خود
اولویت بندی زمان
اهمیت اولویت بندی زمان
روش های موثر اولویت بندی
۱. تعیین ارزش‌ها
۲. کاهش هزینه های زمانی
۳. شروع متناسب با خود
۴. کمّی سازی وظایف خود
۵. فهرست بندی کارها
۶. ماتریس آیزنهاور
۷. انجام سریع سخت ترین کار
ابزارهای اولویت بندی
واقعیت این است که زمان ارزشمند است و منتظر هیچ کس نمی‌ماند. با این حال، بسیاری از ما ناخودآگاه زمان را هدر می دهیم. اما وقتی این درک شروع می شود، که اغلب خیلی دیر است، یا زمان کمی برای فرصت باقی مانده است. و نتیجه نهایی کاری که می‌خواستید انجام دهید یا کوتاه می‌آید یا به کلی شکست می‌خورد.
به زمانی فکر کنید که برای یک جلسه مهم در محل کار باید زود بیدار می شدید. با این حال، شب قبل تا دیر وقت بیدار بودید و یک سریال تلویزیونی را تماشا می کردید. شما در نهایت صبح روز بعد دیر از خواب بیدار شده و مجبور می‌شوید با تاخیر به سر کار بروید و این باعث می‌شود شما آشفته باشید و برای جلسه آمادگی کافی نداشته باشید. آیا واقعاً مجبور بودید آن سریال های تلویزیونی را تا آخر شب تماشا کنید؟ یا می توانستید از آن زمان برای استراحت زودهنگام استفاده کنید؟
یا، در مورد آن زمانی که شما یک ضرب الاجل برای ملاقات داشتید، و هر شب آن هفته را تا دیروقت برای تکمیل پروژه صرف می کردید. آیا واقعاً مجبور بودید هر شب را تا دیروقت در دفتر کار کنید؟ یا می توانستید زمان خود را بهتر اولویت بندی کنید و پروژه را در ساعات کاری معمولی خود انجام دهید؟
من مطمئن هستم که همه ما مقصریم که در مقطعی از زندگی مان وقت خود را عاقلانه سپری نمی کنیم.
اما بیایید روی زمانی که قبلاً صرف شده است تمرکز نکنیم. در عوض، بیایید ببینیم چگونه می‌توانیم زمانی را که هنوز در اختیار داریم، اولویت بندی کرده و از آن استفاده کنیم!
برگردیم به نبرد قدیمی کمیت در مقابل کیفیت، به نظر شما کدام یک مهمتر است؟ اگر به شما بگویم که لازم نیست نگران زمان باقیمانده خود باشید، چه می‌شود، در عوض، روی نحوه استفاده از زمانی که در اختیار دارید تمرکز کنید تا ارزش لحظات ارزشمندتری در آینده داشته باشد؟
درست است. شما به راحتی می توانید در زمانی که اکنون در اختیار دارید، ضرب کنید یا سرمایه گذاری کنید یا ….؛ به این ترتیب، به جای صرف وقت در حال حاضر، بازده بیشتری در آینده به دست خواهید آورد. و یکی از راه‌های ساده سرمایه‌گذاری در زمان در حال حاضر – به طوری که به زمان باکیفیت تبدیل شود – اولویت‌بندی است.
مطمئنم این را قبلا شنیده اید، و شاید هم بارها شنیده‌اید. جدید نیست؟ با این حال، چند نفر از ما واقعاً عمداً می نشینیم تا وظایف و مسئولیت های روزانه را اولویت بندی کنیم؟ حتی به احتمال کمتر، ککمتر کسی از ما روشی را می شناسیم که می تواند به ما کمک کند بدون زحمت تصمیم بگیریم چه چیزی به اندازه ای مهم است که یک ساعت زمان را صرف کند، و چه چیزی را می توان نادیده گرفته شود.
وقتی کارهای زیادی دارید که باید هر روز تکمیل شوند، ایجاد یک سیستم موثر برای ماندن در بالای آنها مهم است. اولویت بندی مستلزم دانستن این است که چه چیزی باید ابتدا بر اساس اهمیت تکمیل شود. دانستن بهترین راه‌های اولویت‌بندی می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت و انرژی شما در حین کار شود.
اولویت بندی شامل سازماندهی وظایف خود به ترتیب اهمیت است تا مشخص شود که ابتدا روی چه چیزی باید کار کنید. در حالی که ممکن است وسوسه شوید که هر کاری را به یک اولویت فوری تبدیل کنید، باید احتیاط کنید.
وقتی همه چیز فوری باشد، همه چیز فوریت خود را از دست خواهد داد.
اولویت بندی یکی از بهترین استراتژی های مدیریت زمان در تمام دوران است. با استفاده از این استراتژی، یاد خواهید گرفت که چگونه وظایف را سازماندهی کنید، زمان بیشتری برای کار روی کارهای بزرگتر داشته باشید و ضرب الاجل های خود را رعایت کنید. توسعه مهارت های اولویت بندی به شما کمک می کند کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.
اولویت بندی حجم کاری شما مزایای زیادی دارد. آنها عبارتند از:
اولویت‌بندی کارهای فوری باعث بهبود کارایی و بهره‌وری شما می‌شود. این به شما کمک می کند تا در مورد مهمترین وظایف خود شفافیت کسب کنید و اطمینان حاصل کنید که زمان و توجه کافی را برای انجام موفقیت آمیز آنها اختصاص می دهید.
این استراتژی تمرکز شما را بهبود می بخشد و در عین حال استرس و حواس پرتی را کاهش می دهد. با اولویت بندی کارهای فوری، در مدت کوتاهی نتایج بهتری خواهید گرفت. شما باید اولویت های خود را بدانید تا بهره وری، عملکرد و اثربخشی خود را افزایش دهید.
یکی از بزرگترین مزایای اولویت بندی یک کار مهم این است که استرس و اضطراب را از بین می برد. وقتی موارد زیادی را در لیست کارهای خود داشته باشید و زمان کمتری برای انجام همه آنها داشته باشید، احساس خستگی و استرس را تجربه خواهید کرد.
اولویت بندی موارد موجود در لیست کارهای شما را کاهش می دهد و به شما کمک می کند زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید. با اولویت بندی کارهای مهم، وظایف کمتری برای کار و زمان بیشتری برای تکمیل کار خواهید داشت. عدم اولویت‌بندی کارتان منجر به استرس می‌شود، زیرا در نهایت خود را بیش از حد لاغر خواهید کرد.
اولویت بندی حجم کاری به شما این امکان را می دهد که هر روز بر روی مهمترین وظایف خود تمرکز کنید. هنگامی که کار خود را اولویت بندی می کنید، از فرصت های موجود نهایت استفاده را خواهید برد و به اهداف مهم دست خواهید یافت.
با ناتوانی در اولویت بندی کار خود، متوجه خواهید شد که زمان بیشتری را صرف کارهای کمتر مهم می کنید. داشتن کارهای زیادی برای انجام دادن باعث می شود نتوانید پیشرفت مورد نیاز خود را در حرفه خود انجام دهید. اولویت بندی باعث افزایش اثربخشی و عملکرد شما در محل کار می شود و زمان کافی برای جستجو و استفاده حداکثری از فرصت های موجود خواهید داشت.
قبل از اینکه بتوانید در مورد اولویت بندی تصمیم بگیرید، باید بدانید که این اقدام چقدر مهم است.
ارزش چیزی است که از اقدامی که انجام می دهید به دست می آورید. این سودی است که در ازای صرف وقت خود دریافت می کنید. گاهی اوقات، ارزش فوری یا کوتاه مدت است. در مواقع دیگر، فقط در دراز مدت متوجه می شود.
بنابراین وقتی در زمان سرمایه گذاری می کنید، در واقع برای زمانی که اکنون صرف می کنید، ارزش آینده ایجاد می کنید. معمولاً مزایا فوری نیستند و ظاهر شدن آنها به زمان نیاز دارد. اما به محض تحقق آنها، در مدت طولانی از آنها لذت برده می شود.
از سوی دیگر، مزایای کوتاه مدت را به قیمت زمان فعلی شما ایجاد می کند. معمولاً از مزایا به سرعت استفاده می شود اما یکباره است. بنابراین وقتی انجام شد، از بین خواهد رفت.
چه از آن آگاه باشید یا نه، وظایف شما به طور خودکار توسط مغز شما اولویت بندی می شود. برخی از کارها می توانند شما را به اهدافتان نزدیکتر کنند، در حالی که برخی دیگر واقعاً شما را به جایی نمی رساند. در خارج از محل کار، اکثر افراد به ندرت برنامه ریزی عمدی و حساب شده‌ی وظایف خود را دارند، که به آنها اجازه می دهد تا به طور خودکار هدایت شوند.
اینجاست که در نهایت همیشه احساس «مشغول بودن» می‌کنید، زیرا برخی از کارهایی که انجام می‌دهید لزوماً با آنچه در آینده می‌خواهید همخوانی ندارند. نتیجه این است که ما مقدار زیادی از زمان گرانبهای خود را صرف هزینه های زمان بیهوده می کنیم و بسیار کم را صرف سرمایه گذاری در زمان می کنیم.
این باعث می شود که بسیاری از افراد روز به روز، ماه به ماه، سال به سال در یک حلقه گیر کنند.
به سادگی با تعیین ارزش اعمال یا وظایف روزانه خود، عمداً با سرعت بسیار کارآمدتری اولویت بندی می کنید. این نه تنها باعث کاهش هزینه های زمانی می شود بلکه سرمایه گذاری های زمانی را افزایش دهید که می توانید در آینده نزدیک برای بخش های بسیار مهم تر زندگی خود از آنها استفاده کنید.
اجازه دهید برای شما یک سناریو ترسیم کنم. بگویید که برای یک هفته تعطیلات به یک کشور دیگر می روید. این اولین باری است که به آنجا سفر می‌کنید و فعالیت‌های زیادی وجود دارد که می‌خواهید انجام دهید، مناظری که می‌خواهید ببینید، و رستوران‌ها و غذاخوری‌هایی که می‌خواهید از آنها بازدید کنید.
همه این تحقیقات می تواند بسیار طاقت فرسا باشد و ممکن است ندانید از کجا شروع کنید!
برای اینکه غرق نشوید یا برنامه سفر خود را بیش از حد برنامه ریزی کنید، اینجاست که تعیین ارزش هر اقدام یا کار می تواند به شما کمک کند بدون زحمت اولویت بندی کنید.
هدف از این تعطیلات چیست؟ هنگامی که هدف این تعطیلات را بدانید، می‌توانید مجموعه‌ای از کارها یا اقدامات را فهرست کنید – مانند رزرو هتل، رزرو پرواز و حمل‌ونقل زمینی، رزرو بلیط برای جاذبه‌های خاص، رزرو رستوران و غیره.
هنگامی که لیست خود را جمع آوری کردید، مرحله بعدی به سادگی دسته بندی آنها به ۳ معیار است: بایدها، نیازها، و خوب ها
چیزهای ضروری؛ وظایفی هستند که برای دستیابی به هدف کاملاً حیاتی هستند و باید در اولویت منابع و زمان قرار گیرند.
ضرورت و نیاز به داشتن اینها نیز مهم است اما حیاتی نیست. البته کنار گذاشتن آنها ممکن است تأثیر نتیجه شما را کاهش دهد.
و، خوب‌ها فقط اختیاری هستند. نداشتن آنها بر نتیجه هدف شما تأثیر نمی گذارد. هر چند بهتر است در صورت داشتن شرایط، اینها نیز در فهرست باشند.
هنگامی که بتوانید فهرست خود را بر اساس این ۳ معیار مرتب کنید، در حال حاضر یک قدم به اولویت بندی موثر و صرف زمان با کیفیت برای آن وظایفی که باید باید داشته باشید نزدیک تر شده اید. و این یک تغییر دهنده بازی خواهد بود. می‌توانید به‌راحتی آنچه را که برای آن وقت می‌گذرانید، به اشتراک بگذارید، و متوجه خواهید شد که زمان بیشتری برای وقت گذاشتن دارید زیرا کاملاً واضح است که چه چیزی ارزش نادیده گرفتن را دارد!
این را می توان در هر جنبه ای از زندگی شما اعمال کرد، خواه شما یک حرفه ای تمام وقت باشید، والدینی که در خانه می مانید یا والدین شاغل. اگر تا به حال از عبارت “من خیلی سرم شلوغ بوده ام” را هنگام صحبت با کسی استفاده کرده اید، توصیه می کنم این را امتحان کنید.
با استفاده از این راهنمای رایگان، زمان بیشتری را خارج از یک برنامه شلوغ ایجاد کنید تا به شما کمک کند خواسته های روزمره خود را اولویت بندی کنید و آنها را با هدف زندگی خود هماهنگ کنید. شما با این کتاب راهنما راهنمایی خواهید شد که بایدها، بایدها و خوبی های خود را شناسایی کنید. راهنمای رایگان خود را از اینجا بگیرید.
اکنون که می دانید چگونه ارزش اقدامات انجام شده خود را تعیین کنید، گام بعدی برای اولویت بندی موثر این است که وظایف خود را کمی کنید تا بتوانید به طور عینی تصمیم بگیرید که کدام مهم تر است. این به ویژه زمانی مفید است که چندین مورد را در هر یک از معیارهای Should have، Must have و Good to have داشته باشید.
کمی کردن وظایف خود با تخصیص یک مقدار به شما این امکان را می دهد که به طور عینی اهمیت را ببینید و به شما این امکان را می دهد که بدانید ابتدا روی کدام کار باید کار کنید. به این ترتیب، می توانید مطمئن باشید که زمان و تلاشی که صرف کرده اید با کیفیت است.
شما نمی توانید کارها را با نگه داشتن آنها در ذهن خود اولویت بندی کنید. یکی از بهترین راه ها برای دستیابی به این هدف، ایجاد یک لیست اصلی است. برای دسترسی آسان و به روز رسانی می توانید از ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید یا آن را در doc ایجاد کنید.
فهرست اصلی شما به شما کمک می کند اولویت هایی را که با اهداف بزرگ شما همسو هستند را کشف کنید. وقتی شروع به استفاده از یک لیست اصلی می کنید، شروع به تمرکز روی انجام کارهای بزرگ، معنی دار و سخت خواهید کرد.
با یک لیست اصلی، هنوز هم می‌توانید زمانی که نوبت به انجام کارهایی که اکنون یا بعداً باید انجام دهید، سردرگم شوید. اکثر مردم برای حل این مشکل از اصل پارتو استفاده می کنند. آنها روی ۲۰ درصد وظایفی که ۸۰ درصد از نتایج را تشکیل می دهند تمرکز می کنند. (اطلاعات کامل‌تر درخصوص اصل پارتو یا قانون ۲۰-۸۰ را در اینجا می‌توانید مطالعه کنید)
با این حال، اصل پارتو بر تجربه متکی است. یک تکنیک موثرتر ماتریس آیزنهاور است. کارهای فوری کارهایی هستند که نیاز به توجه فوری شما دارند مانند پاسخ دادن به ایمیل ها، پیامک ها و تماس های تلفنی.
وظایف مهم آنهایی هستند که بر ارزش ها، اهداف و مأموریت بلند مدت شما تأثیر می گذارند. با استفاده از این روش، ابتدا باید کارهای فوری را تکمیل کنید، بفهمید که چگونه کارهای مهم را تکمیل خواهید کرد. همچنین می توانید کارهای مهم را محول کنید و کارهایی را که نه مهم هستند و نه فوری را حذف کنید. (در این مطلب می‌توانید اطلاعات کامل‌تری درخصوص ماتریس آیزن هاور و سایر روش‌های موثر را فرا بگیرید)
پس از اولویت بندی وظایف خود، باید بهترین استراتژی را برای انجام موفقیت آمیز آنها ارائه دهید. اولویت بندی کارها مستلزم راهبردهای مؤثر است. هنگامی که روز خود را با انجام دادن مهمترین کار آغاز می کنید، برای ادامه دادن احساس انرژی و الهام خواهید داشت. قورباغه ها وظایفی هستند که به نظر شما چالش برانگیز است. و در بیشتر موارد، معمولاً مهم هستند.
به لطف پیشرفت سریع فناوری، می توانید کارهای روزانه خود را با گوشی هوشمند یا تبلت خود سازماندهی و اولویت بندی کنید تا کارها را در زمان کمتری انجام دهید و به بزرگترین اهداف خود برسید. برخی از بهترین ابزارهای اولویت بندی عبارتند از:
این یک برنامه بهره‌وری عالی است که تمرکز شما را بهبود می‌بخشد و به شما امکان می‌دهد ویدیوها، مقالات و پیوندهای جالبی را ذخیره کنید تا بعداً از آنها استفاده کنید. می توانید محتوای خود را مستقیماً از سایر برنامه ها یا مرورگر خود ذخیره کنید.
Todoist یکی از بهترین مدیران وظایف است که وظایف و اهداف شما را با کمک به ایجاد یک لیست عملی ساده می کند. این برنامه به شما امکان می دهد برای افزایش بهره وری با دیگران به اشتراک بگذارید و با آنها کار کنید. در پلتفرم های مختلف موجود است. به علاوه، یک بسته رایگان و ممتاز نیز وجود دارد.
در این مطلب نیز فهرستی از ۱۸ مورد از بهترین ابزارهای مدیریت زمان و بهره‌وری که می‌تواند کار شما را بسیار آسان و دلچسب کند، آورده شده است. خواندن آن را از دست ندهید.
همچنین بخوانید: سرگرمی های بهتر برای فراغت: چگونه از سرگرمی های خود لذت ببریم و به سلامتی خود اهمیت بدهیم؟
اگر این مقاله را دوست دارید، لطفا آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.
![دانلود کتاب: فضای مجازی و سلامت روانی [راهکارهای بهبود روانشناختی در دنیای آنلاین]](https://ivsi.ir/wp-content/uploads/2023/05/virtual-space-and-mental-health-book-300x300.webp)
