۱۰ راه برای بهبود مهارت های مدیریت زمان

تسلط بر مهارت های مدیریت زمان، افراد حرفه ای را قادر می سازد تا مسئولیت های روزانه خود را به سرعت و به طور موثر انجام دهند. اگر حرفه ای هستید که مدیریت زمان را چالش برانگیز می داند، دانستن تکنیک های مختلفی که می توانید برای توسعه مهارت های مدیریت زمان استفاده کنید می تواند مفید باشد. در این مقاله از ایوسی به ۱۰ روش برای مدیریت موثرتر زمان می پردازیم.

چرا مهارت های مدیریت زمان مهم هستند؟

مهارت‌های مدیریت زمان مجموعه گسترده‌ای از مهارت‌ها هستند که به شما کمک می‌کنند زمانی را که در طول روز می‌گذرانید مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که تا حد امکان به طور مؤثر صرف می‌شود. چند مهارت ضروری مدیریت زمان عبارتند از:

اولویت بندی

این عمل تخصیص سطحی از اهمیت به وظایف مختلف و حصول اطمینان از انجام وظایف با اهمیت بالاتر قبل از وظایف با اهمیت کمتر است. اولویت‌بندی مؤثر وظایف مستلزم آن است که درک قوی از مدت زمانی که برای تکمیل هر شغلی دارید داشته باشید. ماهر شدن در اولویت‌بندی مسئولیت‌هایتان همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا وظایف اساسی خود را به نحو احسن انجام دهید.

برنامه ریزی

توانایی تجزیه و تحلیل یک کار یا مجموعه ای از کارها و ایجاد برنامه زمانی برای تکمیل آنها ضروری است. مدیریت زمان موثر مستلزم داشتن مهارت های برنامه ریزی قوی است تا اطمینان حاصل شود که می توانید درک سازمان یافته ای از مسئولیت های خود را در هنگام ایجاد برنامه های کاری خود توسعه دهید و به کار ببرید.

مدیریت استرس

توانایی تشخیص سطوح استرس شخصی و ایجاد تطابق در کارتان می تواند سطح استرس شما را پایین نگه دارد. پاداش دادن به خود، واگذاری وظایف و استراحت در صورت نیاز به شما این امکان را می دهد که در حین انجام هر یک از وظایف روزانه در برنامه خود متمرکز و با انگیزه بمانید. همچنین درک میزان استرس به شما کمک می‌کند تا به طور موثر از استراحت‌ها در طول روز استفاده کنید و بدانید چه زمانی کارهایی را که بر شما غلبه می‌کنند را رد کنید.

تعیین هدف

تعیین اهداف تعریف شده برای خود در طول کار، مانند انجام یک کار خاص یا بخشی از یک کار، بخشی ضروری از مدیریت زمان است. تعیین یک سری اهداف واقع بینانه و یک سری اهداف بهینه به شما این امکان را می دهد که هر دستاوردی را در طول روز خود به عنوان منبع انگیزه و تشویق احساس کنید. هدف گذاری می تواند همراه با مدیریت استرس به شما کمک کند تا کارایی خود را به صورت ساعتی و روزانه افزایش دهید.

ارتباط

این مهارت بیانگر توانایی شما در بیان اهداف، برنامه ها و نیازهایتان به صورت شفاهی و نوشتاری است. مهارت های ارتباطی توسعه یافته به شما امکان می دهد برنامه ها و برنامه های کارآمدی را ایجاد کنید. همچنین از طریق تفویض اختیار و کار تیمی به شما کمک می کند تا وظایف خود را به طور مؤثرتری انجام دهید.

مرتبط: ۸ تکنیک مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

چگونه می توان مهارت های مدیریت زمان را بهبود بخشید

برخی از این ۱۰ تکنیک را برای بهبود مدیریت زمان امتحان کنید:

1. وظایف خود را زود شروع کنید.

2. برای چیزی که به آن بله می گویید محدودیت هایی تعیین کنید.

3. به خودت استراحت بده

4. وظایف خود را اولویت بندی کنید

5. وظایف و ضرب الاجل خود را برنامه ریزی کنید.

6. محل کار خود را سازماندهی کنید.

7. الگوهای بهره وری خود را بیاموزید.

8. از فناوری برای کمک به مسئولیت پذیری خود استفاده کنید.

9. هر بار روی یک کار تمرکز کنید.

10. عادات خوب خود را تقویت کنید.

۱. وظایف خود را زود شروع کنید

اگر فرصت دارید، شروع یک کار قبل از برنامه ریزی برای شروع کار می تواند به شما در غلبه بر مراحل مقدماتی اولیه یک تکلیف کمک کند. این به شما امکان می دهد استراتژی خود را به طور پیشگیرانه شروع کنید، که همچنین می تواند به غلبه بر تعلل کمک کند.

۲. برای چیزی که به آن بله می گویید محدودیت هایی تعیین کنید

بسیاری از افراد به همان اندازه مسئولیت هایی را می پذیرند که دیگران از آنها می خواهند تا تأثیر مثبتی بگذارند و تعهد خود را به کارشان نشان دهند. با این حال، بر عهده گرفتن مسئولیت‌های بیش از حد می‌تواند ایجاد برنامه‌ای که همه وظایف شما را در بر می‌گیرد بسیار چالش برانگیز کند. تعیین محدودیت برای تعداد مشاغل فعالی که می خواهید از دیگران بپذیرید می تواند به شما کمک کند از داشتن تعداد زیادی مسئولیت جلوگیری کنید.

۳. به خود استراحت دهید

اختصاص زمانی در روز به قطع ارتباط مختصر از کار به شما این امکان را می دهد که از فشار خارج شده و با دیدگاهی جدید به وظایف فعال خود بازگردید. یادگیری زمان استراحت اختصاصی در طول روز نیز به شما کمک می کند تا عادات مدیریت استرس موثری را ایجاد کنید.

۴. وظایف خود را اولویت بندی کنید

تعیین کنید که هر یک از وظایف شما چقدر برای یکدیگر مهم است. تعیین اولویت برای کارهای خاص می تواند به شما کمک کند تلاش خود را روی چیزهایی متمرکز کنید که بیشتر به زمان شما نیاز دارند. تمرین اولویت‌بندی وظایف به شما این امکان را می‌دهد که بفهمید چگونه برنامه‌های خود را بهتر بسازید و تشخیص دهید کدام وظایف ارزش تفویض را دارند.

۵. وظایف خود و ضرب الاجل آنها را برنامه ریزی کنید

برای هر یک از وظایف فعال خود یک برنامه زمان بندی دقیق تنظیم کنید و ضرب الاجل های مشخصی برای آنها تعیین کنید. انجام این کار می‌تواند به شما کمک کند تجسم کنید که کدام وظایف به تلاش بیشتری نیاز دارند و به شما کمک می‌کند تا سرعتی که می‌توانید با آن کار خود را تکمیل کنید را بهتر درک کنید. عادت کنید که برنامه خود را به روز نگه دارید، زیرا یک برنامه جامع می تواند به عنوان پایه ای برای کمک به رشد مهارت های برنامه ریزی و اولویت بندی شما باشد.

مطالب مرتبط: ۱۸ بهترین برنامه و ابزار مدیریت زمان

۶. فضای کاری خود را سازماندهی کنید

یک فضای کاری سازمان‌یافته می‌تواند به شما کمک کند با جلوگیری از جستجوی مواد مورد نیاز برای تکمیل هر کار، در زمان خود صرفه‌جویی کنید. علاوه بر این، توسعه مهارت های سازمانی به شما کمک می کند قابلیت های برنامه ریزی خود را تقویت کنید. بدون نگرانی در مورد یافتن اسناد خاص یا مواد کار به کاهش استرس روزانه کمک می کند.

۷. الگوهای بهره وری خود را بیاموزید

هرکسی الگوهای متفاوتی از میزان بازدهی خود در طول روز دارد. برخی از افراد در ساعات اولیه روز بسیار کارآمدتر هستند، در حالی که برخی دیگر ممکن است تا بعد از ناهار به اوج بهره وری خود نرسند. تشخیص اینکه چه ساعاتی از روز برای شما پربازده‌تر است، می‌تواند به شما کمک کند از هر قسمت از روز به طور مؤثرتری استفاده کنید. با برنامه‌ریزی کارهای سریع‌تر یا آسان‌تر در زمان‌های کم‌بازده، مطمئن می‌شوید که اوج بهره‌وری شما به کارهای طولانی‌تر و با اولویت بالاتر اختصاص می‌یابد.

۸. از فناوری برای کمک به مسئولیت پذیر نگه دارنده شما استفاده کنید

نرم افزارهای ردیابی زمان و مدیریت روزانه هر سال به طور معمول در محل کار ادغام می شوند. نرم‌افزار ردیابی زمان به شما امکان می‌دهد زمان انجام وظایف فردی را تعیین کنید و نرم‌افزار مدیریت روزانه نتایج ردیابی زمان شما را در برنامه‌تان ادغام می‌کند. این ابزارها با هم به شما امکان می‌دهند تا برنامه‌های واقعی‌تر و دقیق‌تری ایجاد کنید و می‌توانند به شما کمک کنند قبل از اینکه حواس‌تان پرت شود یا برای مدت طولانی به تعویق بیفتید، خودتان را بگیرید.

۹. هر بار روی یک کار تمرکز کنید

چندوظیفه ای ممکن است یک استراتژی موثر برای انجام سریعتر چندین کار به نظر برسد. با این حال، کسانی که روی تکمیل دو تکلیف در یک زمان تمرکز می‌کنند، معمولاً هر کار را سریع‌تر و با کیفیت‌تر از کسانی که چند کار انجام می‌دهند، انجام می‌دهند. صرف وقت خود برای تکمیل یک کار در یک زمان به شما کمک می کند تا احتمال حواس پرتی را کاهش دهید.

۱۰. عادات خوب خود را تقویت کنید

هنگامی که وظایف خود را به پایان می رسانید یا متوجه می شوید که با توسعه مهارت های مدیریت زمان خود با استفاده از برخی از این تکنیک ها تفاوتی در بهره وری خود ایجاد کرده اید، ممکن است بخواهید موفقیت خود را با یک پاداش کوچک تقویت کنید. یافتن یک پاداش لذت بخش برای خود که از بهره وری روزانه شما کم نکند، ممکن است استرس را کاهش دهد و به شما انگیزه دهد تا مهارت های مدیریت زمان خود را ادامه دهید.

مطالب مرتبط: نحوه ساخت عادت های جدید با استفاده از عادات قدیمی