ابزارهای سازمانی برای کارآمدتر کردن کار شما

سازماندهی می تواند چالش برانگیز باشد. توانایی سازماندهی کار شما در هر مرحله از حرفه شما ضروری است، از کارآموزی گرفته تا کارمند ارشد یا مدیر در شرکت رویایی شما، از فریلنسر بودن تا راه اندازی یک کسب و کار موفق. مهم نیست که کارمند تمام وقت هستید یا از خانه کار می کنید، احتمالاً از ابزارهای سازمانی به صورت روزانه استفاده می کنید.

در این مقاله از ایوسی، انواع محبوب ابزارهای سازمانی را پوشش می دهیم و برخی از مزایای استفاده از آنها در محل کار را به شما نشان می دهیم.

ابزارهای سازمانی چیست؟

ابزارهای سازمانی منابع، تکنیک ها و برنامه هایی هستند که به شما کمک می کنند گردش کار خود را بهینه کنید. آنها در مواردی مانند مدیریت پروژه یا زمان ، ذخیره و به اشتراک گذاری فایل، یادداشت برداری یا پیگیری پیشرفت کمک می کنند. اگرچه می توانید فقط با استفاده از یک نوت بوک و یک خودکار سازماندهی کنید، گاهی اوقات لازم است از ابزارهای دیجیتال بصری استفاده کنید که به شما امکان می دهد پیشرفت را ردیابی کنید، فایل ها را به اشتراک بگذارید و با دیگران در تیم خود ارتباط برقرار کنید.

مطالب مرتبط: پرسش و پاسخ: چگونه می توانم منظم بمانم؟

مزایای استفاده از ابزارهای سازمانی در محیط کار

استفاده از ابزارهای سازمانی در محل کار به شما امکان می دهد کارآمدتر باشید، ضرب الاجل ها را رعایت کنید و حتی به کاهش استرس کمک می کند. اگر به دنبال راه هایی برای افزایش عملکرد خود هستید، در اینجا چند مزیت وجود دارد که استفاده از ابزارهای سازمانی می تواند به زندگی شما بیاورد:

افزایش بهره وری

سازماندهی یکی از سریع ترین راه ها برای بهبود بهره وری در محل کار است. دانستن اینکه همه چیز برنامه ریزی شده است و نیازی نیست به یکباره به بسیاری از چیزها رسیدگی کنید، به شما این امکان را می دهد که به آنچه در حال حاضر روی آن کار می کنید توجه دقیق تری داشته باشید. بنابراین استفاده از ابزارهای برنامه ریزی و پیگیری پیشرفت می تواند تاثیر زیادی بر کار شما داشته باشد و ممکن است کیفیت آن را بهبود بخشد.

مطالب مرتبط: چگونه بهره وری بیشتری داشته باشیم

صرفه جویی در زمان

ابزارهای سازمانی می توانند تمرکز کلی شما را در محل کار بهبود بخشند و در نتیجه در زمان با ارزش شما صرفه جویی کنند. اگر اغلب بعد از ساعت کاری کار می کنید زیرا بیشتر وقت خود را در محل کار صرف پیمایش در رسانه های اجتماعی می کنید، از ابزارهایی استفاده کنید که به شما در اولویت بندی وظایف و برنامه ریزی به موقع آنها کمک می کند. به این ترتیب می‌دانید که هر مرحله از یک پروژه چقدر زمان می‌برد.

مطالب مرتبط: مدیریت زمان چیست؟ (به علاوه نکات و توصیه های مفید مدیریت زمان)

بهبود روابط

استفاده از ابزارهایی که به شما کمک می کند کارها را انجام دهید و ضرب الاجل ها را رعایت کنید، می تواند بر روابط شما در داخل و خارج از محل کار تأثیر مثبت بگذارد. بهبود سازمان معمولاً به شما این امکان را می دهد که زمان بیشتری را برای گذراندن با دوستان یا خانواده داشته باشید زیرا در انجام کار چند کار به طور همزمان گیر نمی کنید.

مطالب مرتبط: ۸ راه برای ایجاد روابط در محل کار

استرس را کاهش دهید

سازماندهی معمولاً منجر به داشتن ذهنی روشن و عاری از افکار و نگرانی‌های غیرضروری می‌شود. وقتی می دانید هر کار را چه زمانی شروع کنید تا مطمئن شوید که به موقع تمام شده است، لازم نیست نگران تاخیر باشید و می توانید در جلسات تیم شرکت کنید و بدانید که وظایف شما تحت کنترل است. این می تواند بر خلق و خوی شما و توانایی استراحت بعد از کار تأثیر مثبت بگذارد.

مطالب مرتبط: چگونه استرس را در محل کار کاهش دهیم

افزایش اعتماد به نفس

تیک زدن کارها از فهرست کارهایی که باید انجام دهید و دانستن اینکه تمام کارهای فوری روز را انجام داده اید، می تواند به شما احساس موفقیت بیشتری در کار بدهد. دانستن اینکه می‌توانید کارها را به موقع انجام دهید و همکاران می‌توانند روی شما حساب کنند، ممکن است عامل مهمی در افزایش اعتماد به نفس و بهبود شغلتان باشد.

مطالب مرتبط: پرسش و پاسخ: چگونه در کار اعتماد به نفس بیشتری داشته باشیم

انواع ابزارهای سازمانی برای ارتقای کار شما

مردم همیشه از ابزارهایی استفاده می کنند که به آنها کمک می کند سازماندهی شوند. در حالی که چند دهه پیش انجام کارها فقط با استفاده از یک نوت بوک ساده و خودکار امکان پذیر بود، امروزه ابزارهای دیجیتالی زیادی برای انتخاب وجود دارد.

در اینجا چند نوع محبوب از ابزارهای سازمانی و برنامه های نمونه وجود دارد که می توانید از آنها برای افزایش عملکرد خود در محل کار استفاده کنید:

یادداشت برداری

یادداشت برداری و ایجاد اسناد مکتوب بخشی ضروری از هر جلسه، تحقیق یا فرآیند ایجاد است. برای انجام این کار می توانید از این ابزار استفاده کنید:

• Evernote: هدف اصلی Evernote ارائه ابزارهای دیجیتالی برای یادداشت برداری، سازماندهی و ذخیره ایمن یادداشت ها و اطلاعات مهم است. این برنامه برای دانلود و استفاده در دستگاه های مختلف از جمله رایانه، تلفن و تبلت در دسترس است. Evernote یک طرح اولیه را به صورت رایگان ارائه می دهد. علاوه بر این، طرح‌های تجاری و ممتاز مقرون به صرفه برای پروژه‌های پیچیده‌تر وجود دارد که عملکردهای اضافی مانند همگام‌سازی دستگاه‌های نامحدود، حاشیه‌نویسی PDF یا ایجاد فضاهای مشترک برای تیم‌های تجاری را ارائه می‌دهد.

• Ulysses : Ulysses یک برنامه محبوب برای ایجاد یادداشت است. این یک برنامه بدون حواس پرتی است که برای بهبود تمرکز کاربر طراحی شده است. برنامه اشتراک ماهانه ۵ دلاری آن به شما امکان می دهد یادداشت های خود را در همه دستگاه ها همگام کنید و رابط کاربری ساده می تواند برای اسناد طولانی تر یا یادداشت های ساده مانند لیست های خرید عالی باشد.

• Simplenote : Simplenote در ابتدا در سال ۲۰۰۹ توسعه یافت، برنامه یادداشت برداری دیگری است که به سادگی و دسترسی اهمیت می دهد. شما می توانید از طریق اکثر مرورگرها یا برنامه های تلفن به آن دسترسی داشته باشید. این ابزار رایگان است اما برنامه های ممتازی را ارائه می دهد که امکان حذف تبلیغات از برنامه را فراهم می کند.

ذخیره سازی داده ها و به اشتراک گذاری فایل

ابزارهایی که به شما کمک می‌کنند فایل‌ها را ذخیره و به اشتراک بگذارید، برای سازماندهی ماندن ضروری هستند، به خصوص اگر در خانه هستید یا از راه دور کار می‌کنید. معمولاً ارائه‌دهندگان ایمیل محدودیت‌هایی را در مورد اندازه اسناد یا فایل‌های پیوست شده تعیین می‌کنند، بنابراین داشتن یک ابزار اثبات شده که به شما امکان می‌دهد فایل‌های خود را همیشه امن نگه دارید بدون اینکه نگران میزان فضای آنها باشید، امری اساسی است.

در اینجا چند ابزار محبوب وجود دارد که به شما در مدیریت داده های مهم کمک می کند:

• Google Drive : این یکی از محبوب‌ترین ابزارهای سازمانی مبتنی بر ابر است که به شما امکان دسترسی رایگان به راه‌حل‌های قدرتمند ایجاد و ذخیره سند برای استفاده روزمره و تجاری را می‌دهد. این بسته شامل یک ویرایشگر متن معروف به Docs، Sheets برای ایجاد و مدیریت صفحات گسترده، اسلاید برای ایجاد ارائه و فرم‌هایی برای طراحی نظرسنجی و تجزیه و تحلیل پاسخ‌های نظرسنجی است.

• Dropbox : مهم نیست که آیا شما نیاز به ارسال تعدادی عکس برای یک دوست دارید یا یک پوشه پیچیده با اسناد کاری برای همکار خود، Dropbox شما را با فایل آنلاین اثبات شده خود برای آپلود و به اشتراک گذاری ابزار پوشش داده است. این یک سرویس میزبانی فایل قابل اعتماد است که محصولات مبتنی بر ابر را برای همگام سازی و ذخیره سازی ارائه می دهد که می تواند در چندین دستگاه کار کند.

• WeTransfer: این ابزار به شما امکان آپلود و اشتراک گذاری فایل ها را با دیگران می دهد. طرح رایگان آنها به کاربران امکان می دهد فایل هایی تا اندازه ۲ گیگابایت ارسال کنند. انتقال فایل های ارسال شده از طریق WeTransfer دارای تاریخ انقضای هفت روزه است که این یک گام اضافی است که توسعه دهندگان برای محافظت از فایل های کاربران برمی دارند.

مدیریت پروژه ها

برقراری ارتباط با یک تیم و مدیریت موثر کار آنها بخش اساسی هر پروژه موفق است. ابزارهای زیادی وجود دارد که می تواند به شما در سازماندهی وظایف و برنامه ریزی پروژه ها کمک کند، از جمله:

• Trello: Trello یک برنامه مبتنی بر وب است که بر ارائه فضای مجازی برای همکاری در یک تیم متمرکز است. به شما این امکان را می‌دهد تا وظایف را به روش‌های مختلف برنامه‌ریزی، سازماندهی و اولویت‌بندی کنید – به عنوان مثال، با استفاده از لیست‌ها یا کارت‌ها. این یک ابزار بسیار بصری است که هدف آن سرگرم کننده کردن مدیریت پروژه است.

• Asana: درست مانند Trello، Asana ابزاری است که فضای آنلاین را برای تیم هایی که می خواهند کار خود را سازماندهی، پیگیری و مدیریت کنند، ارائه می دهد. این یک برنامه بصری است که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا وظایفی را به تک تک کاربران اختصاص دهند، ضرب‌الاجل‌هایی را در جدول زمانی تعیین کنند یا کارهای روتین را خودکار کنند. آسانا برای کمک به مدیریت موفقیت‌آمیز پروژه‌ها، ادغام‌هایی را با سایر برنامه‌ها مانند زوم یا تقویم Google ارائه می‌کند.

• Notion: Notion به شما کمک می کند تا با مدیریت وظایف و پروژه های مختلفی که روی آنها کار می کنید، کار خود را سازماندهی کنید. رابط کاربری ساده این ابزار می‌تواند به تجسم نقشه‌های راه محصول، منابع پروژه کاتالوگ یا حتی ایجاد یک ویکی شرکتی کمک کند که می‌توانید از آن برای ورود یا پاسخ به سؤالات متداول استفاده کنید.

مدیریت زمان

مدیریت به موقع پروژه ها و طراحی جدول زمانی برای آنها بخش اساسی اکثر تیم های از راه دور و اداری است که به آنها کمک می کند تا سازمان را بهبود بخشند. در اینجا برخی از ابزارهای مدیریت زمان مورد علاقه ما آمده است :

• Toggl Track : به لطف رابط بصری خود، Toggl Track یکی از قابل اعتمادترین برنامه ها برای ردیابی زمان است. این ابزار همچنین به شما امکان می دهد گزارش های سفارشی ایجاد کنید که نشان می دهد چقدر و چه زمانی روی یک پروژه کار کرده اید. دارای گزینه های ردیابی زمان خودکار و دستی است و زمان کار شما را می توان به یک کار یا پروژه اختصاص داد و با استفاده از سیستم برچسب گذاری خود دسته بندی کرد.

• Pomofocus: Pomofocus یک برنامه کاربردی مبتنی بر تکنیک Pomodoro است که یک روش مدیریت زمان است که هدف آن افزایش بهره وری است. این برنامه کمک می کند تا زمان کار را به فواصل زمانی تقسیم کند که با وقفه های کوتاه از هم جدا شده است. می توانید تعیین کنید که فواصل و وقفه های شما مستقیماً از مرورگر شما چقدر باشد.

• Google Calendar : درست مانند Google Docs، Google Calendar یکی از قابل اعتمادترین و اساسی ترین ابزارهایی است که می تواند به شما در سازماندهی و افزایش عملکرد خود در محل کار کمک کند. به شما امکان می دهد رویدادها را برنامه ریزی کنید و آنها را با دیگران به اشتراک بگذارید، دعوت نامه های جلسه را ارسال کرده و به آنها پاسخ دهید. این ابزار همچنین دارای یک عملکرد ساده برای ارسال هشدار برای اطلاع از رویدادهای آینده است که به لطف آن می توانید ضرب الاجل ها، تماس ها یا جلسات کارکنان مهم را به خاطر بسپارید.