راهنمای کامل ارتباطات داخلی و خارجی

سازمان ها برای افزایش بهره وری، بهبود انطباق و پیشرفت در بازار یا بخش خود به ارتباطات مؤثر متکی هستند. ارتباطات خارجی و داخلی نشان دهنده راه های مختلفی است که متخصصان اطلاعات را در داخل و خارج از شرکت خود به اشتراک می گذارند. اگر می خواهید ارتباطات را برای سازمان خود بهتر درک کنید یا آن را بهبود بخشید، یادگیری بیشتر در مورد ارتباطات خارجی و داخلی می تواند مفید باشد.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می دهیم که ارتباطات داخلی و خارجی چیست، این دو را با هم مقایسه می کنیم، به سوالات رایج ارتباطی پاسخ می دهیم و نکات مفیدی برای بهبود مهارت های ارتباطی شما ارائه می دهیم.

مطالب مرتبط: چگونه مهارت های ارتباطی را در رزومه برجسته کنیم

ارتباطات داخلی چیست؟

ارتباطات داخلی جریان اطلاعات از طریق مکالمه، پیام رسانی و روش های دیگر بین اعضای تیم در یک سازمان است. این می تواند شامل ایمیل های شرکت، جلسات و مکالمات بین دو یا چند کارمند باشد. هدف از ارتباطات داخلی اطمینان از درک اعضای سازمان از اهداف آتی، عملیات استاندارد و تغییرات رویه است. ارتباطات داخلی می تواند شامل اطلاعات مبادله شده بین مدیران اجرایی و از مدیران اجرایی به مدیران، اطلاعات رد و بدل شده در تیم ها و اطلاعاتی که بین همتایان ارسال می شود، باشد.

مطالب مرتبط: ۱۵ شغلی که می توانید با مدرک ارتباط بین فردی انجام دهید

ارتباط خارجی چیست؟

ارتباطات خارجی اطلاعاتی است که افراد درون یک شرکت به اشتراک می گذارند و با افراد خارج از آن مبادله می کنند. این می‌تواند شامل بیانیه‌های مطبوعاتی، آگهی‌های بازرگانی، اعلان‌های عمومی برای سهام یا دارایی‌ها و پست‌های رسانه‌های اجتماعی باشد. هدف از ارتباطات خارجی ایجاد یک تصویر عمومی برای مشتریان، شرکای تجاری و عموم مردم است. ارتباطات خارجی می تواند شامل بازاریابی، گزارش های رسمی به ذینفعان، مذاکره با تامین کنندگان و فروشندگان و اطلاعاتی باشد که سازمان با پیمانکاران خارجی به اشتراک می گذارد.

مطالب مرتبط: هر آنچه که باید در مورد ارتباطات نوشتاری بدانید

ارتباطات داخلی در مقابل خارجی

ارتباطات داخلی و خارجی معمولاً در درون شرکت ها با هم کار می کنند تا کانال های اشتراک گذاری اطلاعات را ایجاد کنند و کارکنان و مشتریان را از خط مشی و برندسازی شرکت مطلع کنند. اینها چند تفاوت بین ارتباطات داخلی و خارجی هستند:

فرکانس

فرکانس ارتباط به تعداد دفعاتی که افراد اطلاعات را به اشتراک می گذارند اشاره دارد. ارتباطات داخلی برای عملکرد موفقیت آمیز یک شرکت یا سازمان حیاتی است و در بسیاری از کسب و کارها، روزانه اتفاق می افتد. ارتباطات داخلی معمولاً به دلیل ماهیت آن به طور مکرر و ارگانیک رخ می دهد، اما رهبران همچنین می توانند جلسات روزانه یا بررسی را برای تسهیل آن اجرا کنند. ارتباطات خارجی اغلب کمتر اتفاق می افتد و به انتخاب های بازاریابی و تغییرات موفقیت شرکت بستگی دارد.

رسمی بودن

از آنجایی که ارتباطات خارجی برای ارائه تصویری از شرکت به مصرف کنندگان و ذینفعان کار می کند، معمولاً سطح رسمی بالاتری نسبت به ارتباطات داخلی دارد. نحوه رسمی ارتباطات داخلی می تواند به این بستگی دارد که کدام اعضای تیم اطلاعات را به اشتراک می گذارند. به عنوان مثال، اگر یک مدیر بازاریابی اطلاعاتی را با یک مدیر اجرایی به اشتراک بگذارد، ممکن است بیشتر از زبان رسمی استفاده کند. دو متخصص بازاریابی که با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند ممکن است از زبان غیر رسمی تری استفاده کنند.

روش

کانال های تبادل اطلاعات یکی دیگر از راه های متفاوت ارتباط داخلی و خارجی است. بسته به شرکت، ارتباطات داخلی می تواند به روش های مختلفی برای عملکرد صحیح متکی باشد. برای مثال، یک تیم کاملاً حضوری ممکن است برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات به جلسات روزانه و جلسات نزدیک در دفتر تکیه کند. تیم‌هایی با کارمندان از راه دور ممکن است از چت ویدیویی، پیام‌رسانی و ایمیل استفاده کنند تا اطمینان حاصل کنند که اطلاعات به مخاطبان مناسب می‌رسد.

ارتباطات خارجی اغلب از روش های متفاوتی نسبت به داخلی استفاده می کند. روش‌هایی وجود دارد که این دو به اشتراک می‌گذارند، مانند ایمیل، اما ارتباطات خارجی ممکن است از روش‌های بیشتری استفاده کند که مخاطبان بیشتری را به دست آورد. این می تواند شامل پست های رسانه های اجتماعی، اطلاعیه های عمومی و گزارش های رسمی باشد. برای بازاریابی، این ممکن است شامل روش هایی مانند تبلیغات چاپی، تبلیغات تلویزیونی یا تلاش های تبلیغاتی در رسانه های اجتماعی باشد.

هدف، واقعگرایانه

هدف از هر نوع ارتباط متفاوت است. اگرچه ارتباطات داخلی و خارجی می توانند با هم کار کنند تا اطمینان حاصل شود که همه افراد مرتبط با یک شرکت اطلاعات درستی دارند، اما اهداف خاص آنها متفاوت است. توابع ارتباطات داخلی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات خاص و خصوصی بیشتر در بین کارکنان و رهبران است. ارتباطات داخلی اطلاعاتی مانند به روز رسانی حقوق و دستمزد، تغییرات در مقررات ایمنی و تغییرات در عملیات را به اعضای تیم ارائه می دهد. همچنین می تواند اعضای تیم را از اهداف، موفقیت ها و استراتژی های بهبود شرکت آگاه کند.

ارتباطات خارجی برای ایجاد و ارائه تصویری از سازمان به افراد خارج از آن عمل می کند. این می تواند شامل فروشندگان، سرمایه گذاران، پیمانکاران و مصرف کنندگان باشد. به همین دلیل، هدف اصلی ارتباطات خارجی، قالب‌بندی و ارائه اطلاعات به گونه‌ای است که به طور مثبت بر شرکت منعکس شود. هنگامی که ارتباطات خارجی به درستی عمل می کند، ذینفعان نسبت به سرمایه گذاری های خود احساس اطمینان می کنند و مصرف کنندگان به محصولات یا خدمات علاقه مند هستند و نظر بالایی نسبت به سازمان دارند.

موارد مرتبط: ۷ C ارتباط موثر (و چرا آنها مهم هستند)

سوالات متداول در مورد ارتباطات داخلی و خارجی

اگر یک مدیر یا رهبر در یک سازمان هستید، یادگیری بیشتر در مورد انواع مختلف ارتباطات می تواند به شما کمک کند تیم خود را بهتر اطلاع دهید و کسب و کار را نمایندگی کنید. اینها پاسخ به برخی از سؤالات رایج در مورد ارتباطات داخلی و خارجی است:

ارتباطات داخلی و خارجی چگونه با هم کار می کنند؟

ارتباطات داخلی و خارجی با هم برای ایجاد یک جریان دو طرفه اطلاعات در داخل و از یک شرکت کار می کنند. افراد حرفه ای می توانند از ارتباطات داخلی و خارجی برای شناسایی مخاطبان خود و انتخاب پیام های مناسب استفاده کنند. شرکت‌ها اغلب با سهامداران متفاوت از مشتریان ارتباط برقرار می‌کنند و انتخاب زبان و رویکرد را تغییر می‌دهند. این تفاوت بین ارتباطات داخلی و خارجی را نشان می دهد، اما شرکت ها همچنین درک می کنند که ایجاد یک برند ثابت و ارائه آن در تمام کانال های ارتباطی مهم است.

جریان ارتباطات چیست؟

جریان ارتباطات سیستمی در یک سازمان یا شرکت است که نحوه حرکت اطلاعات را دیکته می کند. این می‌تواند شامل دستورالعمل‌های خاصی برای اعضای تیم باشد که وقتی اطلاعات را یاد می‌گیرند به چه کسی گزارش دهند، یا در مورد تغییرات خط‌مشی یا اهداف جدید به چه کسی اطلاع دهند. به عنوان مثال، زمانی که یکی از اعضای تیم ایده ای دارد یا چیز جدیدی یاد می گیرد و آن را به مدیر خود گزارش می دهد، اطلاعات درون یک شرکت به سمت بالا جریان پیدا می کند . هنگامی که یک مدیر یا سرپرست تیم گروهی را در مورد مشتری، روش یا رویه جدید مطلع می کند، اطلاعات در داخل شرکت به سمت پایین جریان می یابد.

آیا انواع مختلفی از ارتباطات داخلی وجود دارد؟

طبقه بندی های مختلفی از ارتباطات داخلی وجود دارد که می تواند نحوه جریان اطلاعات در یک شرکت را متمایز کند. اینها برخی از انواع مختلف ارتباطات داخلی هستند:

• عمودی: ارتباطات عمودی در یک سازمان به اطلاعاتی اشاره دارد که بین مدیران و اعضای تیم مبادله می شود. اطلاعات می تواند در ارتباطات عمودی هم به بالا و هم پایین جریان یابد.

• افقی: این نوع ارتباط به زمانی اشاره دارد که افراد اطلاعات را در یک بخش یا واحد به اشتراک می گذارند. ارتباط افقی معمولاً بین اعضای تیم که تقریباً در سلسله مراتب شرکت قرار دارند اتفاق می افتد.

• مورب: ارتباط متقابل کارکردی یا ارتباط مورب نوعی تبادل اطلاعات در افراد در سطوح مختلف مدیریتی و در بخش‌های مختلف است که با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. برای مثال، یک مدیر حسابداری ممکن است با یک متخصص بازاریابی ارتباط برقرار کند، یا یک فروشنده ممکن است با مدیر عملیات تماس بگیرد.

مطالب مرتبط: ارتباط با مشتری: چیست و چرا مهم است؟

نکاتی برای بهبود مهارت های ارتباطی

این چند نکته مفید برای بهبود مهارت های ارتباطی شما است:

• یاد بگیرید که از فناوری ارتباطات استفاده کنید. یکی از روش‌های بهبود مهارت‌های ارتباطی، یادگیری مهارت در انواع مختلف فناوری‌های ارتباطی است. این می تواند شامل تماس تصویری، چت و پیام رسانی و استفاده از ایمیل تا حد امکان موثر باشد.

• روی نشانه های غیرکلامی و گوش دادن تمرکز کنید. هنگام برقراری ارتباط با شخصی، یادگیری استفاده از نشانه های غیرکلامی مثبت و استفاده از گوش دادن فعال مهم است. گوش دادن فعال روشی جذاب برای توجه به کسی است که در آن نشانه هایی از گوش دادن، یادداشت برداری یا ذخیره اطلاعات به حافظه ارائه می دهید.

• استفاده از حالات مختلف صورت را تمرین کنید. اگر برقراری ارتباط با دیگران برایتان دشوار است، علائم غیرکلامی و حالات چهره خود را ارزیابی کنید. یادگیری نحوه لبخند زدن در حین صحبت کردن با یک نفر می تواند به شما کمک کند دوستانه تر و نزدیک تر به نظر برسید.

• از همکاران بازخورد ارتباطی بخواهید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه برقراری ارتباط و مواردی که می توانید بهبود بخشید، از دوستان یا همکاران خود بخواهید که در مورد سبک ارتباطی خود بازخورد دهند. برای بازخورد خاص، می‌توانید ارزیابی ارتباط غیرکلامی، گوش دادن یا بیان خود را بخواهید.