اهمیت مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یک زمینه رو به رشد است و نقش مهمی در حصول اطمینان از برنامه ریزی دقیق، هدایت و همسویی پروژه ها با اهداف استراتژیک شرکت ایفا می کند. مدیریت برنامه به طور موثر ریسک ها را کاهش می دهد، هزینه ها را کاهش می دهد و نرخ موفقیت را بهبود می بخشد.

مدیران پروژه به طور ویژه آموزش دیده اند تا از تکنیک های اثبات شده آن برای تعیین و دستیابی به اهداف تجاری کلیدی، افزایش بهره وری تیم و اطمینان از ماندن پروژه ها در بودجه و زمان بندی استفاده کنند. در این مقاله در ایوسی، مدیریت پروژه و مراحل پنج گانه آن را تعریف می کنیم، مزایای آن را فهرست می کنیم و مثال هایی را برای نشان دادن کاربردهای آن به اشتراک می گذاریم.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه استفاده از یک فرآیند برای دستیابی به یک هدف مشخص است. معمولاً پنج مرحله در فرآیند مدیریت پروژه وجود دارد:

1. شروع: نیازهای پروژه را تعریف می کند. مدیریت ارشد یا سایر ذینفعان پیشرو تحقیقاتی را برای تعیین اینکه آیا بازگشت سرمایه (ROI) پروژه بیشتر از خطرات است انجام می دهند. اگر ROI پروژه را توجیه می کند، آنگاه ادامه می دهند.

2. برنامه ریزی: محدوده پروژه را شرح می دهد. دامنه شامل جمع آوری و تجزیه و تحلیل الزامات پروژه، سپس ایجاد مراحل بر اساس نیازها می باشد. این مرحله همچنین خطرات پروژه را تعیین می کند و برنامه هایی را برای به حداقل رساندن آنها تدوین می کند. همچنین شامل ایجاد یک برنامه ارتباطی است.

3. اجرا : کار پروژه را آغاز می کند. یک مدیر پروژه وظایف را محول می کند و تیم ها پروژه را همانطور که در مرحله برنامه ریزی تعریف شده است اجرا می کنند. این یک مرحله پیوسته است که برای اکثر پروژه اتفاق می افتد.

4. نظارت و کنترل: از پیشرفت پروژه به موقع و در حد بودجه اطمینان حاصل می کند. مدیر پروژه بر پروژه نظارت می کند و در صورت نیاز تنظیمات را انجام می دهد. این مرحله و مرحله اجرا همزمان اتفاق می افتد.

5. بسته شدن: محصول نهایی را به مشتری تحویل می دهد. پس از اینکه مشتری محصول را تأیید کرد، تیم ها پروژه را به طور کامل ارزیابی می کنند، موفقیت ها را شناسایی می کنند و در زمینه هایی برای بهبودهای بالقوه فکر می کنند.

مثال مدیریت پروژه

بیایید نمونه ای از پروژه را بررسی کنیم که هر یک از مراحل فوق را در بر می گیرد.

شما برای یک شرکت ساختمانی کار می کنید. مدیران شما با یک آژانس فروش ملاقات می کنند که می خواهد دفتر جدیدی بسازد. در مرحله شروع، مدیران شما و آژانس مطالعه ای را برای تعیین مزایای یک دفتر جدید در مقابل هزینه انجام می دهند. پس از برآورد زمان و منابع مورد نیاز، آژانس تصمیم به ادامه کار می گیرد.

در طول مرحله برنامه ریزی، مدیر پروژه شما الزامات پروژه را تعریف می کند، از جمله انواع و مقدار مواد مورد نیاز، مانند تیرهای بتنی و فولادی. آنها همچنین تعیین می کنند که کار به چند نفر و چه مقدار تجهیزات نیاز دارد. آژانس فروش به آنها مهلت ایده آل برای پروژه می دهد و آنها یک جدول زمانی ایجاد می کنند. آنها تعیین می کنند که تیم آنها باید با مدیر پروژه ارتباط برقرار کند که همه اطلاعات را به مدیر پروژه گزارش می دهد، و سپس او یک جلسه هفتگی با آژانس فروش برای ارائه به روز رسانی های پیشرفت برنامه ریزی می کند.

مدیر پروژه شما پروژه را اجرا، نظارت و کنترل می کند، همانطور که تیم شما دفتر را می سازد. زمانی که به محل ساخت و ساز می رسید و آن را ترک می کنید، زمان خود را ثبت می کنید، که به مدیر پروژه شما کمک می کند تا جدول زمانی را نظارت کند. آنها پس از تکمیل تکالیف قبلی به شما وظایف جدیدی را محول می کنند و هفته ای یک بار از محل ساخت و ساز بازدید می کنند تا پیشرفت و کیفیت کار تیم خود را زیر نظر بگیرند.

پس از تکمیل دفتر، مدیران آژانس فروش آن را بررسی می کنند تا مطمئن شوند که تمام الزامات را برآورده می کند. آنها از دفتر راضی هستند و پروژه بسته می شود. مدیر پروژه شما جلسه ای برای بررسی پروژه برگزار می کند. آنها بازخورد می خواهند و از شما دعوت می کنند تا تجربیات خود را به اشتراک بگذارید.

مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

چرا شرکت ها از مدیریت پروژه استفاده می کنند؟

شرکت ها از مدیریت پروژه برای دستیابی به نتایج به روشی سنجیده، متمرکز و قابل پیش بینی استفاده می کنند. فرآیندهای مدیریت پروژه، برنامه های پیچیده را سازماندهی می کند و همه افراد درگیر را با نقش ها و مسئولیت های خاص هماهنگ و متمرکز می کند. شرکت ها از مدیریت پروژه به دلایل زیر استفاده می کنند:

• مدیریت پروژه تمرکز ایجاد می کند.

• مدیریت پروژه کیفیت را کنترل می کند.

• مدیریت پروژه خطرات را به حداقل می رساند.

• مدیریت پروژه هزینه های پروژه را کاهش می دهد.

• مدیریت پروژه کار گروهی را تشویق می کند.

• مدیریت پروژه منابع را به حداکثر می رساند.

• مدیریت پروژه یادگیری را تشویق می کند.

مدیریت پروژه تمرکز ایجاد می کند

پروژه‌ها، به‌ویژه پروژه‌هایی که ماه‌ها یا سال‌ها طول می‌کشند، می‌توانند برای شرکت‌ها چالش‌برانگیز باشند. مدیریت پروژه متکی بر تعریف محدوده پروژه هایی است که از ضرب الاجل های خاصی برای هر کار پیروی می کنند. با یک محدوده مشخص و مهلت‌های زمانی دقیق، شرکت‌ها می‌توانند روی اهداف عینی متمرکز شوند و با موفقیت کامل شوند.

مثال:  شما روی یک تیم پروژه برای یک شرکت نرم افزاری کار می کنید که راه حل های سفارشی برای صنعت مهمان نوازی ایجاد می کند. یک هتل از شرکت شما می خواهد که یک سیستم مدیریت املاک یکپارچه ایجاد کند که همه کارکنان بتوانند از آن استفاده کنند. مدیر پروژه شما یک جلسه تیمی برای تعیین محدوده برگزار می کند. تیم شما الزامات سیستم از جمله ردیابی مهمان، نرخ گردش مالی، صورتحساب و غیره را جمع آوری می کند. با این الزامات، تیم شما طول هر کار را تعیین می کند. این محدوده به شما کمک می کند در طول پروژه متمرکز بمانید.

مدیریت پروژه کیفیت را کنترل می کند

مهمترین بخش مدیریت پروژه، ارائه یک پروژه با کیفیت به موقع و کامل است. برای ارائه یک پروژه رضایت بخش، یک مدیر پروژه از نزدیک پیشرفت و کیفیت کار تیم خود را زیر نظر دارد. یک مدیر پروژه بر کار تیم خود نظارت می کند، موانعی را که می تواند بر کیفیت تأثیر بگذارد را شناسایی کرده و راه حل های قابل قبولی را بیابد.

مثال:  در طول پروژه سیستم مدیریت هتل، مدیر پروژه شما جلسات روزانه و جلسات هفتگی اعضای تیم را برای اندازه گیری پیشرفت پروژه برگزار می کند. آنها همچنین کیفیت کار تیم شما را با نمونه گیری و درخواست از کارمندان خارج از تیم شما برای ارزیابی آنها بررسی می کنند. همکاران شما دیدگاه جدیدی در مورد کیفیت ارائه می دهند و بازخورد ارزشمندی ارائه می دهند که به تیم شما کمک می کند تا کار خود را بهبود بخشد.

مرتبط:  ۴ نوع ارتباط (با مثال)

مدیریت پروژه خطرات را به حداقل می رساند

مرحله اول مدیریت پروژه شامل ارزیابی این است که آیا خطرات یک پروژه بیشتر از منافع آن است یا خیر. اگر شرکتی تصمیم به ادامه پروژه داشته باشد، مدیران پروژه به طور مستمر ریسک های بالقوه را ارزیابی کرده و برنامه هایی را برای به حداقل رساندن آنها تدوین می کنند. ریسک های کمتر یک پروژه به موقع و موفق را تضمین می کند.

مثال:  در طول مرحله اجرا، شما و مدیر پروژه‌تان متوجه می‌شوید که ممکن است مشکلی در ادغام سیستم مدیریت دارایی فعلی هتل با سیستم جدید شما وجود داشته باشد. برای از بین بردن این خطر، آنها یک جلسه ویژه برگزار می کنند که در آن تیم پروژه شما چندین ایده را برای یک راه حل فرموله می کند. پس از ارزیابی همه راه حل ها، مدیر پروژه شما راه حلی را انتخاب می کند که کمترین خطر را برای بقیه پروژه داشته باشد.

مدیریت پروژه هزینه های پروژه را کاهش می دهد

در مرحله برنامه ریزی، مدیران پروژه و ذینفعان بودجه ای را برای پروژه تعریف می کنند. داشتن بودجه کامل به مدیران پروژه کمک می کند تا با دانستن اینکه دقیقا چقدر می توانند برای منابع هزینه کنند، هزینه ها را کاهش دهند. علاوه بر این، هنگامی که یک شرکت مراحل مدیریت پروژه موفق را ایجاد می کند، می تواند از فرآیندها در پروژه های آینده استفاده مجدد کند.

مثال:  مدیر پروژه شما بخشی از هر روز را صرف مقایسه هزینه جاری پروژه با بودجه می کند. با بررسی روزانه این اطلاعات، مطمئن می شوند که پروژه از بودجه برنامه ریزی شده فراتر نمی رود.

صاحب هتل همچنین اشاره کرده است که آنها ممکن است علاقه مند به ایجاد برنامه ای برای تبلت ها برای استفاده خانه دارها باشند. اگر آنها تصمیم بگیرند با آن پروژه پیش بروند، تیم شما از قبل یک الگوی اساسی برای کار در اختیار خواهد داشت.

مدیریت پروژه کار گروهی را تشویق می کند

همکاری برای دستیابی به اهداف در طول یک پروژه بسیار مهم است. کار تیمی موثر به گروه ها اجازه می دهد تا از نقاط قوت هر فرد استفاده کنند و جریان کار را کارآمدتر کند.

مثال:  جدای از جلسه روزانه و جلسات فردی اعضای تیم با مدیر پروژه، تیم شما یک جلسه هفتگی برای به اشتراک گذاشتن ایده ها برگزار می کند. در طول این جلسه، اعضا دانش جدیدی را به اشتراک می‌گذارند که بقیه اعضای تیم ممکن است مفید باشند. اعضا همچنین چالش های فردی را مطرح می کنند تا گروه بتواند راه حل مشترکی پیدا کند. شما جلسه را با تاکید بر تلاش یا موفقیت یک عضو دیگر به پایان می رسانید.

مرتبط: مهارت های کار گروهی: تعریف و مثال

مدیریت پروژه منابع را به حداکثر می رساند

برای یک شرکت بسیار مهم است که بهترین استفاده را از منابع خود برای کمک به کاهش زمان پروژه و ماندن در بودجه داشته باشد. منابع می تواند شامل زمان یا هزینه های یک تیم پروژه مانند سفر، ابزار و مواد باشد. بخش بزرگی از مدیریت پروژه منابع لازم برای تکمیل یک پروژه را تعریف می کند و برنامه ای برای استفاده صحیح از آنها تشکیل می دهد. با تکمیل یک پروژه به موقع، اعضای تیم می توانند به سرعت کار بر روی پروژه های دیگر را آغاز کنند، که منابع شرکت را به حداکثر می رساند.

مثال:  شما باید هر هفته ساعات کاری خود را در یک سیستم ردیابی زمان ثبت کنید، جایی که تعداد ساعت‌هایی که برای هر کار صرف کرده‌اید را فهرست کنید. سپس سیستم گزارشی را ایجاد می کند که مدیر پروژه شما در ابتدای هفته بررسی می کند تا مشخص کند که آیا زمان مناسبی را برای هر کار صرف می کنید و آیا پروژه به ضرب الاجل رسیده است یا خیر.

مرتبط: مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال

مدیریت پروژه یادگیری را تشویق می کند

در مرحله بسته شدن، تیم های مدیریت پروژه در مورد پروژه منعکس می کنند. آنها جلسات پس از پروژه به نام گذشته نگر برگزار می کنند که در آن در مورد روند، موفقیت ها و شکست ها بحث می کنند. مرورهای گذشته زمان ایده‌آلی برای اعضای تیم است تا نقاط قوت و زمینه‌هایی را که می‌توانند پیشرفت کنند، ثبت کنند.

مثال:  مدیر پروژه شما پس از تایید پروژه توسط هتل جلسه ای برگزار می کند. آنها جلسه را با برجسته کردن موفقیت ها و تمجید از اعضای تیم شروع می کنند. پس از آن، آنها از اعضا دعوت می کنند تا تجربیات و آموخته های خود را به اشتراک بگذارند.

شما توضیح می‌دهید که چگونه یک کار عالی برای مستندسازی فرآیند خود انجام داده‌اید، بنابراین برای دیگران آسان است که متوجه شوند دقیقاً چه کاری انجام داده‌اید و چگونه آن را انجام داده‌اید. با این حال، روند مستندسازی بیش از حد انتظار طول کشید و در برخی موارد احساس عجله کردید. در آینده قصد دارید زمان زیادی را برای مستندسازی کار خود اختصاص دهید.

مدیریت پروژه می تواند به شما کمک کند عضو تیم بهتری باشید. همچنین مهارت های ارزشمندی مانند کار گروهی، مدیریت زمان و ارتباطات را یاد می گیرید. کسب اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چرا شرکت شما از این فرآیند استفاده می کند، بینشی در مورد اهداف شرکت به شما می دهد تا بتوانید اهداف خود را هماهنگ کنید و در حرفه خود برتر باشید.