چگونه یک پروژه بزرگ را به وظایف قابل مدیریت تقسیم کنیم

اگر روی یک پروژه بزرگ کار می‌کنید، حجم کارهای مختلفی که قرار است به موقع انجام دهید، می‌تواند باعث شود که شما احساس خستگی کنید. این احساس مانع از پیشرفت شما می شود زیرا به روحیه شما آسیب می رساند و باعث می شود پروژه شما غیرممکن به نظر برسد. وقتی فکر می کنید که تکمیل پروژه غیرممکن است، شروع به تعویق می کنید…

آیا به تقسیم تکالیف بزرگ به وظایف قابل مدیریت فکر کرده اید؟

مشابه مصرف یک وعده غذایی بزرگ از طریق لقمه های کوچک در یک زمان، شما می توانید بر روی هر کاری بدون توجه به پیچیدگی یا طولانی بودن آنها تا زمانی که آنها را تجزیه کنید، کار کنید. هنگامی که این کار را انجام دادید، می توانید به راحتی به این قطعات بپردازید. به جای تمرکز بر کل پروژه، روی کارهایی تمرکز کنید که در حال حاضر می توانید برای پیشرفت انجام دهید.

یادگیری هنر شکست دادن یک پروژه، بهره وری و عملکرد شما را در محل کار بهبود می بخشد. ^[۱]

چگونه تکالیف بزرگ را تجزیه کنیم

قبل از اینکه شروع کنید به تقسیم وظایف به اجزای کوچکتر فکر کنید، باید تعریف یک کار را بدانید. در حالی که ممکن است این یک چیز بدیهی به نظر برسد، اگر ندانید یک کار چیست، نمی توانید یک برنامه محکم ایجاد کنید.

از آنجایی که باید وظایف خود را مشخص کنید، مشکل در نحوه تقسیم آنهاست. اینکه چگونه یک پروژه را به چند کار تقسیم می کنید، با مدت زمانی که می خواهید طول بکشد تعیین می شود.

به عنوان مثال، می توانید «نوشتن ایمیل» را به عنوان یک کار تعریف کنید. با این حال، می‌توانید آن را به چندین مرحله محدود کنید، مانند «یک ایمیل برای جورج درباره مهلت‌های پروژه بنویسید».

“نوشتن یک ایمیل” برای یک کار کافی نیست. از سوی دیگر، چیزی مانند “تکمیل یک ارائه” یک کار بزرگ است که باید شکسته شود.

روش Rewind And Reduce

اگر تا به حال سعی کرده اید که وظایف را برای افزایش بهره وری و عملکرد خود تجزیه کنید، احتمالاً متوجه شده اید که روش های زیادی وجود دارد که به شما کمک می کند یاد بگیرید چگونه وظایف را تجزیه کنید. در حالی که بیشتر این روش ها موثر هستند، اما همه آنها برای شما ایده آل نیستند.

روش Rewind And Reduce (با معنای تحت الفظی عقب رفتن و کاهش دادن) برای افرادی که می خواهند بهره وری خود را افزایش دهند و به بزرگترین اهداف خود برسند عالی است. این روش نه تنها به طور سیستماتیک یک پروژه را خراب می کند، بلکه ضرب الاجل های قابل دستیابی را نیز تعیین می کند که می توانید با اطمینان به آن ها دست پیدا کنید.

هنگامی که به این سیستم عادت کنید، هرگز به فکر راه های دیگری برای از بین بردن وظایف و افزایش بهره وری خود نخواهید بود.

در اینجا یک مثال واضح وجود دارد که مزایای روش rewind و کاهش را نشان می دهد:

قبل از اینکه یکی از مدیران ما روش Rewind and Reduce را امتحان کند، ۸ ساعت برای تکمیل یک ارائه کار وقت می گذاشت.

تنها یک هفته پس از امتحان این استراتژی…

• او آماده شدن برای ارائه را در عرض ۲ ساعت به پایان رساند.
• سطح استرس او پایین آمده است.
• او می‌توانست در محل کارش بدون تلاش بیشتر به دست آورد.

برای درک نحوه استفاده از روش Rewind و Reduce، باید مراحل مربوطه را که باید انجام دهید مورد بحث قرار دهیم:

مرحله ۱. عقب بروید

اولین قدم در تکنیک ما Rewind است. این شامل شروع از پایان با در نظر گرفتن هدف نهایی و کار به عقب است. این تمرین به شما کمک می کند تا نقاط عطف اصلی را شناسایی کرده و پروژه خود را به موقع انجام دهید.

هر پروژه ای یک هدف دارد. این می تواند فروش بیشتر، بهبود عملیات تجاری، کاهش هزینه های سربار، یا افزایش رضایت مشتری باشد. دانستن هدف پروژه شما به شما و تیمتان کمک می‌کند تا با هم هماهنگ باشید و بهره‌وری را افزایش دهید.

در یک مطالعه علمی، از ۱۶۲ شرکت کننده خواسته شد تا تست هماهنگی دست و چشم را انجام دهند. محققان دریافتند که بین ویژگی هدف و سطح عملکرد ارتباط وجود دارد. آنها دریافتند که افرادی که اهداف مشخصی را تعیین می کنند، سطح بهره وری بالاتری دارند. ^[۲]

هدف پروژه باید نتایج را مشخص کند تا به شما احساس جهت بدهد. تعیین اهداف روشن و کار به عقب به شما کمک می کند تا در دراز مدت زمان و انرژی زیادی را ذخیره کنید.

به عنوان مثال، بگویید من قصد دارم یک ارائه در مورد استراتژی کلی سازمان ایجاد کنم.

خوب، کار به عقب، برخی از نقاط عطف که من شناسایی می کنم عبارتند از:

• مخاطبانم را بشناس
• طوفان فکری کنید و یک موضوع خوب ایجاد کنید
• ارائه من را برنامه ریزی کنید
• برای یافتن منابع مهم اطلاعات، به طور گسترده تحقیق کنید
• اسلایدهای ارائه واضح ایجاد کنید
• ارائه را تمرین کنید

مرحله ۲. کاهش دهید

اولین قدم به شما کمک کرد تا نقاط عطف اصلی را شناسایی کنید که باید روی آنها تمرکز کنید تا پروژه خود را با موفقیت انجام دهید. مرحله دوم کاهش است. شما باید هر نقطه عطفی را به اقداماتی در حد لقمه تقسیم کنید. اندازه لقمه به این معنی است که آنها بر روی یک هدف خاص متمرکز هستند و چیزی است که انتظار دارید ظرف یک ساعت به پایان برسانید.

در مرحله بعد، مدت زمانی را که برای هر کار صرف می کنید، تخمین بزنید. هرچه اندازه کار بیشتر باشد، تخمین آن آسان تر و دقیق تر است.

مرحله ۳. خلاصه کنید

در نهایت، مرحله سوم این است که تمام تخمین های خود را برای هر نقطه عطف جمع آوری کنید تا به یک جدول زمانی نسبتاً دقیق برسید. به مثال فعلی برگردیم، بگویید مهلت من پایان جمعه است و من فقط می توانم ۱ ساعت در روز را به کار روی آن اختصاص دهم.

• ارائه من را برنامه ریزی کنید و یک زاویه ارائه مناسب پیدا کنید – ۱ ساعت
• برای یافتن منابع مهم اطلاعات به طور گسترده تحقیق کنید – ۱ ساعت
• اسلایدهای ارائه واضح ایجاد کنید – ۱ ساعت
• ارائه را تمرین کنید – ۳۰ دقیقه

کل زمان تخمینی – ۳.۵ ساعت

یعنی باید از روز سه شنبه (آخرین) کار روی پروژه را شروع کنم تا تا جمعه بدون استرس کاملش کنم. خیلی آسان است، درست است؟

نتیجه

پروژه های بزرگ ممکن است هفته ها، ماه ها یا حتی سال ها طول بکشد. هیچ چیز خسته کننده تر از این نیست که زمان و انرژی زیادی برای یک پروژه سرمایه گذاری کنید تا بعدا متوجه شوید که از مسیر خارج شده اید. به همین دلیل است که باید از روش Rewind و Reduce برای تقسیم یک پروژه بزرگ به بخش های کوچکتر استفاده کنید.

وقتی نوبت به احساس غرق شدن در پروژه های بزرگ می رسد، مفهوم تقسیم آنها به وظایف قابل مدیریت برای همه کارساز است. اگر تمایل به به تعویق انداختن کار دارید، یادگیری نحوه تقسیم پروژه به وظایف بسیار مفید است.