چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسیم

8 پاسخ

1. سلام
   outlook رو به تازگی تو ویندوزم نصب و فعال کردم و یکی از ایمیل هام رو بهش وصل کردم و حالا به طور مداوم داره تموم دریافتی ها و ارسالی های موجود در ایمیلم رو دانلود می کنه
   چطور می تونم این دانلود مکرر رو متوقف کنم و کاری کنم تا صرفا ارسالی ها و دریافتی های بعدی در outlook من ثبت بشه و نه قبلی ها؟

   پاسخ

   1. سلام

      برای متوقف کردن دانلود مکرر ایمیل‌ها در Outlook، می‌تونید از تنظیمات تغییرات لازم رو انجام بدید. دو روش زیر رو برای این منظور معرفی می‌کنم:

      ۱. تنظیم محدودیت برای دانلود ایمیل‌ها:
      – Outlook رو باز کنید و وارد حساب ایمیل خودتون بشید.
      – روی “File” (فایل) در نوار ابزار بالا کلیک کنید و بعد “Options” (گزینه‌ها) رو انتخاب کنید.
      – در پنجره “Outlook Options” (گزینه‌های اوت لوک)، روی “Advanced” (پیشرفته) کلیک کنید.
      – در بخش “Send and receive” (ارسال و دریافت)، روی “Send/Receive…” (ارسال/دریافت) کلیک کنید.
      – در پنجره “Send/Receive Groups” (گروه‌های ارسال/دریافت)، گروه “All Accounts” (تموم حساب‌ها) رو انتخاب کنید.
      – در قسمت “Setting for group ‘All Accounts'” (تنظیم برای گروه ‘تمام حساب‌ها’)، زمانی که می‌خواید دانلود ایمیل‌های جدید رو متوقف کنید، تیک گزینه “Include this group in send/receive (F9)” (شامل این گروه در ارسال/دریافت (F9)) رو بردارین.
      – روی “Close” (بستن) کلیک کنید تا تغییرات ذخیره بشه.

      ۲. انتقال ایمیل‌های قبلی به پوشه‌ای جدید:
      – در صفحه اصلی Outlook، روی “File” (فایل) در نوار ابزار بالا کلیک کنید و پوشه “Options” (گزینه‌ها) رو انتخاب کنید.
      – در پنجره “Outlook Options” (گزینه‌های اوت لوک)، روی “Advanced” (پیشرفته) کلیک کنین.
      – در بخش “Export” (خروجی)، روی “Export” (خروجی) کلیک کنید.
      – در پنجره “Import and Export Wizard” (جادوگر وارد و صادر کننده)، گزینه “Export to a file” (خروجی به یه فایل) رو انتخاب کنید و روی “Next” (بعدی) کلیک کنید.
      – در صفحه “Create a file of type” (ایجاد یک فایل از نوع)، گزینه “Outlook Data File (.pst)” (فایل داده Outlook (.pst)) رو انتخاب کنید و روی “Next” (بعدی) کلیک کنید.
      – انتخاب کنید که کدام پوشه‌ها رو می‌خواهید در فایل PST ذخیره کنید و مکان ذخیره سازی رو مشخص کنید.
      – روی “Finish” (پایان) کلیک کنید تا ایمیل‌های قبلی شما به فایل PST منتقل شوند.
      – به پوشه جدید خود در Outlook رفته و اطمینان حاصل کنید که ایمیل‌های قبلی در آنجا قابل مشاهده است.

      با انجام یکی از دو روش بالایی، می‌تونید دانلود مکرر ایمیل‌های قبلی رو متوقف کنید و تنها ایمیل‌های جدید رو دریافت کنید.

      پاسخ

2. ممنون مطلب مفیدی بود

   پاسخ

3. سلام
   یه جا خوندم برا بیزینسمون بهتره ایمیل تجاری داشته باشیم
   ولی توضیح بیشتری نداده بود
   می شه بگین ایمیل تجاری چیه؟
   و چطوری باید بسازیمش؟
   و اصلا فایده ای هم داره یا نه؟

   پاسخ

   1. سلام
      تعداد سوالات شما از یه مورد بیشتره
      لذا من هم جداگانه پاسخ می دم

      ایمیل تجاری چیست؟

       
      به طور ساده؛ ایمیل تجاری، ایمیلیه که برای کسب و کارتون رسمیت داشته اشه.
      که لازمه ی اون اینه که:

      در سرویس های عمومی مثل جیمیل، هات‌میل، یاهومیل و … ساخته نشده باشه

      تحت دامنه ای اختصاصی ساخته شده باشه که با کسب و کار شما سازگاری داشته باشه (مثلا ایمیل تجاری ما تحت دامنه ivsi.ir است)

      نامی مناسب با عملکردش براش انتخاب شده باشه (مثلا ایمیل پشتیبانی شما بهتره با کلمه support شروع بشه، یا ایمیل اصلی شما بهتره با info باشه)

      و در کل تناسب همه اجزاش با برند شما محرز باشه (مثلا info@ivsi.ir موردی بسیار مناسب برای مجموعه ایوسی است)

      پاسخ

   2. نحوه ساخت ایمیل تجاری

      برای ساختش هم، لازمه ابتدا دامنه ای متناسب با کسب و کارتون خریداری کنید؛ که این شامل این موارد می شه:

      توجه به پسوند دامنه (مثلا .ir برای کسب و کارهای داخلی خیلی بهتره، .com برای کسب و کارهای بین المللی (یا مواردی که قابلیت رشد این چنینی رو دارن)، .org برای سازمان ها و نهادها، .co برای شرکت ها و کمپانی ها (اگرچه باز همون ir و com ارجح هستن) و …)

      پیشوند دامنه به خوبی انتخاب بشه (کوتاهی، سادگی، خوانایی و …، مواردی هستن که لازمه در انتخاب نام رعایت بشن. دقیقا مثل ایوسی ivsi که هم ساده و خواناست، و هم به خوبی فلسفه ی کاری ما – که همون پیشی گرفتن خودمون از دیروز خودمون؛ یا همون تقابل من با خودم هست – رو به خوبی به تصویر می کشه)

      مالکیت مادی و معنوی دامنه حتما لحاظ بشه (اگه خودتون اقدام به خرید و ثبت دامنه می کنین که هیچ؛ وگرنه توجه داشته باشین که دامنه به نام خود یا کسب و کارتون ثبت بشه – مثل دامنه ivsi.ir که به نام شخص خودِ من هست)

      حتی المقدور دامنه رو برای سالهای متمادی خریداری کنید (چون دامنه ها سالانه باید تمدید مالکیت بشن؛ پس این کار، مطلوب و خوبه، بویژه که اگه .ir باشه، هزینه بسیار ناچیزی هم براتون در پی داره)

      و …

      بعد این دامنه رو روی یکی از هاست های معتبر که پلنی مثل cpanel یا direct admin داره ستش کنید
      و در نهایت به راحتی از پنل مدیریت هاستتون، از قسمت مدیریت اکانت های ایمیل، اقدام به ساخت ایمیلی تحت این دامنه بکنید
      و اگه دسترسی به ایمیل هم براتون کمی سخته (ورود به پنل و ….. کار زمان بریه)؛ می تونید از میزبان هاستتون اطلاعات پورت های pop یا smtp رو بگیرید و به راحتی ایمیلتون رو روی یک نرم افزار ایمیلی مثل ms outlook ست کنید و … (اگه نیاز به توضیح بیشتر در این مورد هست، بفرمایید تا یا همین جا توضیح مختصری عنوان کنم و یا لینک یکی از مقالات مفصل تر رو از ایوسی پیدا کرده و بهتون بدم)

      پاسخ

   3. فایده ایمیل تجاری

      و در پاسخ به این سوال که الا ایمیل تجاری فایده ای داره یا نه؟ باید بگم:

      اولا قطعا هر چیزی که موجب تقویت برندتون بشه، به کسب و کارتون هم کمک شایانی می کنه

      و ایمیل تجاری هم، دقیقا چیزیه که می تونه به کسب و کار و برند شما اعتبار ویژه ای بده (مخصوصا اگه حساب شده انتخاب و ساخته شده باشه)

      در ثانی، طبق آمار موثق، بیش از ۶۹ درصد مردم تنها ایمیل هایی رو باز می کنن که از منابع شناخته شده براشون ارسال شده باشه

      پس، اگه در ساخت ایمیلتون دقت کافی به خرج داده باشین؛ احتمال پذیرفته شدن، خوانده شدن و مورد قبول قرار گرفتنش خیلی بیشتر می شه

      علاوه بر این، مشتریای شما خیلی راحت تر شما رو پیدا می کنن

      این روزها ایمیل های تبلیغاتی، هرزنامه ها و … بسیار بسیار زیاد شدن؛ پس این می تونه یه سردرگمی بسیار زیاد برای صاحبان ایمیل ها بوجود بیاره. اگه خودتون ایمیل عمومی مثل جیمیل دارین، کافیه سری به اینباکسش بزنین تا متوجه حرف من بشین
      پس توی چنین شرایطی، بازم ایمیل تجاری با ایجاد تمایز بین خیل کثیری از ایمیل های باز نشده، می تونه این مشکل رو براتون حل بکنه

      و قطعا اگه وب سایتتون هم روی همین دامنه (دامنه ایمیل) باشه، معرفی وب سایتتون هم خیلی راحت می شه

      الان هر کسی می تونه با مشاهده ایمیل ما (همون info@ivsi.ir) متوجه بشه که آدرس وب سایت ما هم ivsi.ir هست
      و این هم بسیار براتون مفیده

      و می تونید با ایمیل تجاری، بین افراد یا سمت های در کسب و کارتون هم تمایز ایجاد کنید

      زمانی که شما دامنه منحصر به فردی دارین، راحت می تونین ایمیل های تجاری منحصر به فردی رو ایجاد بکنین که کاملا مطابق با میل خودتونه
      پس می تونین بین افراد یا سمت های کسب و کارتون هم وجه تمایز بوجود بیارین
      مثلا: manager@ivsi.ir می تونه مؤید ایمیل مدیر باشه
      یا support@ivsi.ir می تونه نشانگر بخش پشتیبانی ما باشه
      یا akbari@ivsi.ir می تونه بیانگر ایمیل شخصی من در این مجموعه کسب و کار باشه
      و …

      پاسخ

      1. به هر حال، قطعا فواید داشتن یه ایمیل تجاری می تونه خیلی بیش از این ها باشه
         اما
         هم در مجال پاسخ به یه دیدگاه نمی گنجه
         و هم این فواید زمانی محرز می شه که شما بتونین هوشمندانه انتخاب کنین و هوشمندانه به کار ببندین و …

         پاسخ