برآورد از بالا به پایین: تعریف، مزایا و مثال ها

هنگام آماده شدن برای یک پروژه، موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید، مانند تعیین نحوه تهیه برنامه یا بودجه پروژه. دانستن نحوه انتخاب رویکرد مناسب می تواند اطمینان حاصل کند که تیم شما پروژه را به طور موثر و با هزینه های پیش بینی شده تکمیل می کند. هنگامی که از برآورد از بالا به پایین استفاده می کنید، سازمان شما ممکن است از کارایی و مدیریت بیشتر در برنامه ریزی پروژه بهره مند شود.

در این مقاله از ایوسی، تخمین از بالا به پایین را تعریف می‌کنیم، تفاوت‌های بین رویکردهای بالا به پایین و پایین به بالا را توضیح می‌دهیم و مثال‌هایی از زمانی که ممکن است از برآوردهای بالا به پایین استفاده کنید، ارائه می‌کنیم.

تخمین از بالا به پایین چیست؟

برآورد از بالا به پایین روشی برای ارزیابی یک پروژه یا بودجه به عنوان یک کل و سپس تفکیک آن به اجزای کوچکتر است. با یک رویکرد از بالا به پایین، متخصصان یک برنامه یا بودجه کلی برای یک پروژه بدون تعریف جزئیات ایجاد می کنند. این متخصصان سپس بودجه پروژه یا برنامه را در اختیار دیگرانی قرار می دهند که می توانند هزینه های خاص یا جزئیات برنامه را بهتر ارزیابی کنند.

مطالب مرتبط: محاسبه زمان تخمینی برای تکمیل یک پروژه 

چه کسی از تخمین از بالا به پایین استفاده می کند؟

برآورد از بالا به پایین اغلب توسط مدیران، سرمایه گذاران و دیگر رهبران اصلی یا سهامداران در یک شرکت استفاده می شود. رهبران شرکت و متخصصان مرتبط اغلب چشم اندازها یا اهداف بلندمدتی برای یک بخش، مکان یا کل شرکت دارند. با این حال، این رهبران شرکت ممکن است در مورد فرآیندهای خاص، ابزارها یا هزینه های مرتبط با جزئیات پروژه پیشنهادی خود اطلاعات زیادی نداشته باشند. یک رویکرد از بالا به پایین به ذینفعان اولیه در یک کسب و کار اجازه می دهد تا پروژه هایی را با دامنه های بلندپروازانه برنامه ریزی کنند و در عین حال جزئیات را به دیگران با دانش بیشتر در مورد جزئیات پروژه واگذار کنند.

به عنوان مثال، بگویید که یک شرکت می خواهد کل فرآیند استخدام خود را تغییر دهد. رئیس شرکت ممکن است از رویکردی از بالا به پایین استفاده کند که راه‌های اصلی برنامه‌ریزی کسب‌وکار برای تغییر فرآیند استخدام خود را مشخص می‌کند، مانند استفاده از چندین دور مصاحبه. رئیس شرکت همچنین یک بودجه آزمایشی با هزینه های کلی پیش بینی شده برای هر تغییر ایجاد می کند. آنها سپس طرح خود را از بالا به پایین به کارکنان استخدام ارائه می کنند. یک بخش استخدام احتمالاً در مورد نحوه اجرای تغییرات پیشنهادی رئیس اطلاعات بیشتری دارد، بنابراین آنها می توانند جزئیات پروژه و برآورد هزینه دقیق تر را به برنامه اضافه کنند.

مرتبط: روش برآورد هزینه برای مدیران پروژه 

نمونه هایی از برآورد از بالا به پایین

در اینجا چند نمونه از زمانی که شرکت شما ممکن است از برآورد از بالا به پایین استفاده کند، آورده شده است:

ساختمان های جدید

بسیاری از کسب و کارها زمانی که می خواهند یک ساختمان اداری جدید، مکان ماهواره ای یا شعبه شرکت ایجاد کنند، از رویکرد بالا به پایین استفاده می کنند. یک مدیر شرکت یا رهبر دیگر معمولاً تصمیم می گیرد که یک ساختمان اداری یا مکان جدید بسازد. با این حال، یک مدیر ممکن است از هزینه ها یا روش های خاص برای ساخت یک ساختمان اداری، مانند خرید زمین یا تجهیز ساختمان به تهویه مطبوع، اطلاع نداشته باشد. با رویکرد بالا به پایین، این رهبر شرکت می تواند یک برنامه و بودجه آزمایشی برای خرید و ساخت یک مکان جدید ایجاد کند. پس از آن، شرکت می تواند تخمین های بالا به پایین را تغییر دهد، زیرا هزینه های واقعی و جزئیات پروژه قطعی تر می شود.

پیشرفت تکنولوژی

برآورد از بالا به پایین همچنین می تواند برای شرکت هایی که به دنبال توسعه زیرساخت های فناوری خود هستند، مانند سیستم امنیت سایبری یا قابلیت های شبکه، مفید باشد. رؤسای شرکت یا سایر رهبران اغلب نیاز به ایجاد یا تغییر زیرساخت فناوری شرکت را تعیین می کنند، بنابراین یک رویکرد از بالا به پایین به آنها اجازه می دهد تا هزینه های پروژه را برآورد کرده و یک برنامه آزمایشی ایجاد کنند. سپس بخش فناوری اطلاعات یا فناوری یک شرکت می‌تواند هزینه‌های خاص پروژه را ارزیابی کند و بر اساس دستورالعمل‌های رئیس از بالا به پایین، برنامه دقیق‌تری ایجاد کند.

بسیاری از شرکت‌های فناوری نیز از رویکرد بالا به پایین برای توسعه دستگاه‌ها یا سیستم‌های جدیدی استفاده می‌کنند که مشتریان می‌توانند سپس خریداری کنند. به عنوان مثال، یک شرکت فناوری ممکن است از یک رویکرد از بالا به پایین برای برنامه ریزی توسعه یک لپ تاپ جدید استفاده کند.

مطالب مرتبط: تلاقی اقتصاد و تکنولوژی: شکل‌دهندهٔ آیندهٔ جهان

برآوردهای بالا به پایین در مقابل پایین به بالا

رویکرد پایین به بالا روش دیگری برای ایجاد یک برنامه یا بودجه برای یک پروژه است. با رویکرد پایین به بالا، شرکت ها ابتدا جزئیات یک برنامه یا بودجه را تعیین می کنند. در مرحله بعد، آنها آن جزئیات را در یک طرح کلی یا بودجه ساختارمندتر دسته بندی و ترتیب می دهند. در مقابل، روش از بالا به پایین با تمرکز بر یک نمای کلی از پروژه شروع می شود و سپس در جزئیات طرح و هزینه های آن مشخص تر می شود.

در اینجا تفاوت های اصلی بین رویکردهای پایین به بالا و از بالا به پایین آورده شده است:

بهره وری

رویکرد از بالا به پایین اغلب کارآمدتر از رویکرد پایین به بالا است. با یک رویکرد از بالا به پایین، مدیران یا سایر سهامداران اصلی شرکت به تنهایی یک طرح یا بودجه پروژه را ایجاد می کنند. از آنجایی که آنها هنوز جزئیات پروژه و هزینه های دقیق را تعیین نکرده اند، برآورد از بالا به پایین معمولاً زمان کمتری نسبت به برآورد از پایین به بالا می برد.

با این حال، یک رویکرد از پایین به بالا می‌تواند چالش‌ها را در زمان شروع پروژه به طور موثرتری از رویکرد از بالا به پایین مدیریت کند. از آنجایی که یک رویکرد از پایین به بالا با جزئیات یک پروژه آغاز می شود، یک طرح از پایین به بالا ممکن است خطرات یا مسائل غیرمنتظره ای را که با توسعه پروژه ایجاد می شود به حداقل برساند.

همکاری

تخمین از پایین به بالا بیشتر از یک تخمین از بالا به پایین مشارکتی است. رویکردهای پایین به بالا اغلب شامل همه کارمندان در یک تیم، بخش یا حتی کل شرکت می شود. با یک طرح از پایین به بالا، کارکنان بیشتری می توانند نظرات و ایده های خود را در مورد پروژه ارائه دهند.

در مقابل، رویکرد از بالا به پایین سلسله مراتبی تر است. مدیران شرکت معمولاً برنامه پروژه را می سازند و سپس کارکنان آنها جزئیات مشخصات مدیر را تکمیل می کنند.

مرتبط: الزامات شغلی مدیر پروژه 

دانش موجود

رویکردهای بالا به پایین و پایین به بالا هر دو از متخصصان می خواهند که مجموعه های دانش متفاوتی در مورد پروژه پیشنهادی خود داشته باشند. اگر چشم انداز بزرگی برای یک پروژه دارید اما در مورد جزئیات یا هزینه های دقیق مطمئن نیستید، یک رویکرد از بالا به پایین می تواند یک گزینه عالی باشد. در همین حال، اگر برخی از جزئیات کوچکتر پروژه خود را بدانید، اما نه اینکه چگونه با بودجه یا اهداف کلی شرکت تناسب دارد، ممکن است بهترین انتخاب باشد.

تجربه

برآوردهای بالا به پایین و پایین به بالا همچنین مستلزم این است که افراد حرفه ای دارای سطوح مختلف تجربه در مورد نوع پروژه پیشنهادی باشند. اگر بخش یا شرکت شما پروژه مشابهی را قبلا اجرا کرده است، می توانید از هزینه ها، اجزای پروژه و سایر داده ها برای کمک به برنامه ریزی برای پروژه بعدی خود استفاده کنید. در این سناریو، رویکرد از بالا به پایین ممکن است بهترین گزینه باشد زیرا زمان کارآمد و مبتنی بر داده است.

با این حال، اگر قبلاً پروژه مشابهی را انجام نداده اید، یک رویکرد از پایین به بالا می تواند مفیدترین باشد. با رویکرد پایین به بالا، باید جزئیات بیشتری از پروژه را برنامه ریزی کنید. این برنامه ریزی اضافی می تواند منجر به اتفاقات غیرمنتظره کمتری با شروع پروژه شود.