تخمین از پایین به بالا چیست؟ (و چه تفاوتی با بالا به پایین دارد)

تشریح موثر منابع، زمان و انرژی یک تیم برای تکمیل پروژه به مدیران پروژه اجازه می دهد تا بهره وری کلی خود را بهبود بخشند، مشارکت در تیم خود را تشویق کنند و محصولات قابل تحویل بهتری را برای مشتریان خود تولید کنند. تکنیک های زیادی وجود دارد که مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه می توانند از آنها برای تخمین محدوده کلی پروژه های خود استفاده کنند. یکی از تکنیک ها تخمین از پایین به بالا است که مدیران در بسیاری از صنایع می توانند از آن در تنظیمات مختلف استفاده کنند.

در این مقاله از ایوسی، ما توضیح می‌دهیم که برآورد از پایین به بالا چیست، درباره چرایی اهمیت آن بحث می‌کنیم، لیست افرادی را که از تخمین از پایین به بالا استفاده می‌کنند، شناسایی می‌کنیم، تفاوت‌های بین تخمین از بالا به پایین و پایین به بالا را شناسایی می‌کنیم و مزایای این رویکرد را بیان می‌کنیم.

مرتبط: برآورد از بالا به پایین: تعریف، مزایا و مثال ها

تخمین از پایین به بالا چیست؟

برآورد از پایین به بالا، استراتژی است که بودجه سازان و مدیران پروژه برای درک کل هزینه، منابع یا زمان مورد نیاز یک پروژه استفاده می کنند. در برآوردهای پایین به بالا، برآوردگران هزینه های فردی، مدت زمان کار و منابع مورد نیاز را در نظر می گیرند و آنها را با هم جمع می کنند تا به مجموع برسند. سپس آنها می توانند از مجموع هزینه های خود برای تخمین هزینه کامل یا سایر معیارهای مربوطه یک پروژه استفاده کنند. گاهی اوقات، برآوردهای پایین به بالا در ابتدا نیاز به حدس و گمان های علمی دارد. با این حال، با ادامه پروژه، تخمین ها می توانند دقیق تر شوند.

چرا تخمین از پایین به بالا مهم است؟

برآورد از پایین به بالا مهم است زیرا می تواند به کسب و کارها، تیم ها و مدیران پروژه این احساس را بدهد که یک پروژه ممکن است برای تکمیل آن هزینه داشته باشد. مدیران پروژه با در بر گرفتن تمام اجزای مربوطه می توانند به برآوردهای دقیق و جامع برسند. این مهم است زیرا به طور مستقیم به نحوه ارتباط تیم های پروژه با مشتریان، تخصیص منابع و طراحی ساختار سود خود ترجمه می شود.

چه کسی از تخمین پایین به بالا استفاده می کند؟

هرکسی که در پروژه ای با اجزای متعدد دخیل است می تواند از تخمین از پایین به بالا استفاده کند. این می تواند یک استراتژی مرتبط برای بسیاری از صنایع و موقعیت ها باشد. به طور معمول، برآوردگران افرادی هستند که مستقیماً در تیم های پروژه درگیر هستند و دانش عملی از محدوده پروژه دارند. این می تواند به آنها کمک کند تا تمام اجزای درگیر در یک پروژه را درک کنند تا مطمئن شوند که مجموع آنها را به طور دقیق برآورد می کنند. اغلب، این افراد مدیران پروژه یا بودجه‌ساز هستند، اما می‌توانند هر کسی در یک تیم پروژه باشند.

مرتبط: راهنمای پیش بینی های تجاری

تخمین از پایین به بالا در مقابل تخمین از بالا به پایین

تخمین از پایین به بالا با یکی دیگر از روش های رایج برآورد به نام تخمین از بالا به پایین متفاوت است زیرا برآوردهای پایین به بالا شامل تمام هزینه ها و معیارهای مربوط به یک پروژه است. در برآورد از بالا به پایین، مدیران به جای شروع با اجزای مختلف یک پروژه، با یک هدف نهایی شروع می کنند. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است تصمیم بگیرد که می خواهد یک میلیون دلار درآمد داشته باشد. با در نظر گرفتن این هدف، آنها تصمیم می گیرند که چقدر می توانند برای اجزایی مانند نیروی کار، منابع و سربار هزینه کنند.

پایین به بالا با عناصر فردی مانند نیروی کار شروع می شود و آنها را با هم اضافه می کند. آنها با قرار دادن حاشیه سود مورد نظر خود می توانند به طور دقیق هزینه یک پروژه را پیش بینی کنند. با استفاده از بالا به پایین، استخراج تخمین های دقیق می تواند چالش برانگیزتر باشد. از آنجایی که تخمین از پایین به بالا مستلزم تجزیه و تحلیل دقیق است، اغلب می تواند به درک کلی بهتری از محدوده پروژه منجر شود. این می تواند اثبات نتایج و تکیه بر پیش بینی ها را آسان تر کند. با این حال، برای تخمین های زمانی، تخمین ها از بالا به پایین یا مشابه می توانند مفید باشند، زیرا برآوردگرها می توانند از داده های تاریخی پروژه های قبلی برای پیش بینی طول پروژه استفاده کنند.

مزایای تخمین از پایین به بالا

تخمین از پایین به بالا مزایای زیادی دارد، از جمله:

دقت

از آنجایی که اعضای تیم درگیر فعال معمولاً تخمین‌هایی از پایین به بالا انجام می‌دهند، نتیجه‌گیری‌های آنها اغلب بسیار دقیق است. وقتی کسانی که دانش عملی دارند در تعریف محدوده کلی پروژه مشارکت می کنند، عناصری مانند مخارج، پرسنل و عوامل جدول زمانی کمتر نادیده گرفته می شوند. این تخمین ها تجزیه و تحلیل دقیقی از تمام اجزای پروژه ارائه می دهند که می تواند به اعضای تیم پروژه اجازه دهد تا عناصر کلیدی را در اختیار بگیرند. برآوردهای پایین به بالا مستلزم این است که تیم ها همه عوامل مرتبط را در نظر بگیرند و چالش های بالقوه پروژه را زودتر شناسایی کنند.

مطالب مرتبط: نحوه محاسبه و استفاده از کمک هزینه برای حساب های مشکوک

قابلیت بازیابی

یکی دیگر از مزایای رویکرد پایین به بالا، توانایی آن در بازیابی از قضاوت های نادرست است. برای مثال، اگر یکی از اعضای تیم یکی از اجزای پروژه را دست کم بگیرد، مانند مدت زمانی که یک کار طول می کشد تا تکمیل شود یا هزینه تامین کننده، این اغلب در مقابل بیش از حد برآورد در سایر زمینه ها تعادل برقرار می کند. برآوردهای پایین به بالا اساسا بهترین حدس ها هستند. آنها می توانند چارچوب های قابل اعتمادی را ارائه دهند، اما انحراف از برآورد غیر معمول نیست. به همین دلیل، خطاها معمولاً بر قابلیت اجرای کلی پروژه تأثیر نمی‌گذارند.

در صورت وجود خطا، مدیران چندین استراتژی کاهش در اختیار دارند که با برآوردهای پایین به بالا به خوبی کار می کنند. به عنوان مثال، آنها می توانند یک تجزیه و تحلیل هزینه-فایده ایجاد کنند که به آنها اجازه می دهد تا راه حل های جایگزینی را که می تواند قضاوت نادرست در طول عمر پروژه را متعادل کند، بررسی کنند. این می تواند برای تیم های پروژه مفید باشد زیرا برآوردهای جدول زمانی و بودجه می تواند محاسبات اشتباه جزئی را مدیریت کند.

مطالب مرتبط: نحوه محاسبه تحلیل هزینه را بیاموزید

سازگاری

برآوردهای پایین به بالا می توانند با سایر تکنیک ها به خوبی کار کنند. به عنوان مثال، برآوردهای پایین به بالا ممکن است برای تیم های پروژه ای که همه عوامل پروژه خود را قبل از شروع می دانند، خوب باشد. با این حال، برای کسانی که این کار را نمی کنند، می توانند از تخمین های پایین به بالا با سایر اشکال تخمین مانند تخمین های بالا به پایین و پارامتریک استفاده کنند. این ابزارها می توانند به مدیران کمک کنند تا مدت زمان پروژه یا سایر اجزای پروژه را تعیین کنند، در حالی که برآوردهای خود را از پایین به بالا برای عناصری مانند بودجه حفظ می کنند. ادغام تخمین از پایین به بالا با سایر رویکردها می تواند موفقیت کلی پروژه ها را بهبود بخشد زیرا تیم ها تجزیه و تحلیل کامل و ارزیابی پروژه را از زوایای مختلف انجام داده اند.

انگیزشی

یک مزیت اضافی برای رویکرد پایین به بالا، توانایی آن در ایجاد انگیزه در تیم ها است. به دلیل تطبیق پذیری آن، مدیران پروژه می توانند از این تکنیک در برنامه های مختلف استفاده کنند و همه اعضای تیم را درگیر کنند. هنگامی که اعضای تیم سهم زیادی در برآورد اولیه دارند، اغلب در اجرای موفقیت‌آمیز مراحل پروژه مشارکت دارند.

این امر به اعضای تیم کنترل و نفوذ بیشتری می دهد که می تواند بر بهره وری و دوام پروژه تأثیر مثبت بگذارد. به این ترتیب، این تکنیک می‌تواند سلسله مراتب درک شده را کاهش دهد و تیم‌ها را تشویق کند تا با هم کار کنند تا به راه‌حل‌ها برسند. با پراکندگی اجزای فردی به طور مساوی در بین تیم، مدیران می توانند پاسخگویی، کارایی و ارزش مشتری را تشویق کنند.

قابلیت اطمینان

مزیت نهایی این روش تخمین قابلیت اطمینان آن است. با کاهش ریسک کلی در مراحل خاص پروژه، مدیران اغلب زمان و منابع بیشتری برای پاسخگویی زودهنگام به چالش ها در اختیار دارند. از آنجایی که رویکرد پایین به بالا اساساً هر عنصر یک پروژه را در نظر می گیرد، تیم ها و مدیران پروژه بهتر می توانند برای عواملی برنامه ریزی کنند که می تواند بر بودجه، تاریخ تحویل یا منابع آنها تأثیر بگذارد. این می‌تواند آنها را قادر سازد تا رویکرد خود را در چالش‌های رویداد تنظیم کنند، زیرا اغلب آماده هستند.

همچنین، از آنجا که آنها قبلاً جنبه های دیگری از پروژه را ایجاد کرده اند، مدیران می توانند توانایی خود را برای تغییر سریع تمرکز خود بدون از دست دادن وظایف آتی بهبود بخشند.

بخوانید: زمان تخمینی برای تکمیل (ETC): تعریف و روش ها