راهنمای شروع پروژه: ۶ مرحله برای شروع کار موثر

یک مدیر پروژه سازماندهی، اجرا و نظارت بر تکمیل پروژه ها در صنایع مختلف است. برای کمک به حفظ خود و تیمشان در برنامه زمانی که کارشان را تکمیل می کنند، این متخصصان ممکن است مراحل پروژه را طراحی کنند که از مرحله شروع شروع می شود. کسب اطلاعات بیشتر در مورد این مرحله می تواند به شما کمک کند تا تمام مراحل لازم برای شروع کار پروژه موفق را انجام دهید.

در این مقاله از ایوسی، فرآیند شروع پروژه و تمام الزامات آن را شرح می‌دهیم، اهمیت شروع کار را مورد بحث قرار می‌دهیم و شش مرحله را پیشنهاد می‌کنیم که می‌توانید برای شروع پروژه‌های خود به شیوه‌ای مؤثر دنبال کنید.

شروع پروژه چیست؟

شروع پروژه اولین مرحله در چرخه عمر پروژه است. از آنجایی که شروع کار آغاز کار است، شامل یک مدیر پروژه است که پیشنهادات را بررسی می کند، تعیین می کند که چگونه یک پروژه می تواند برای کسب و کار مفید باشد و تصمیم می گیرد که آیا شرکت باید پروژه را دنبال کند یا خیر. منابع و اطلاعاتی که یک مدیر پروژه در مرحله شروع جمع‌آوری می‌کند به ایجاد یک پایه قوی برای کاری که ممکن است در مرحله بعدی چرخه عمر پروژه، که مرحله برنامه‌ریزی است، انجام دهد، کمک می‌کند.

بیشتر بخوانید: ۵ مرحله اساسی چرخه حیات مدیریت پروژه

چرا شروع پروژه مهم است؟

شروع پروژه برای مدیریت پروژه و موفقیت کلی پروژه مهم است زیرا این مرحله اطلاعات را سازماندهی می کند و تیم پروژه را آماده می کند. این مرحله همچنین به انجام موارد زیر کمک می کند:

• اهداف را تعیین کنید. شروع پروژه، پروژه را پشت اهداف شرکت همسو می کند. این به متخصصان پروژه کمک می کند تا مقاصد متمرکز بر هدف را برای هدایت کار خود توسعه دهند.

• منافع را به حداکثر برسانید. هنگام تعیین اینکه آیا کسب و کار باید یک پیشنهاد پروژه را دنبال کند، یک مدیر پروژه توضیح می دهد که چگونه پروژه برای مشتریان و شرکت ارزش ایجاد می کند. این می تواند به تیم کمک کند تا مزایای بالقوه ای را که کارشان می تواند ایجاد کند درک کند.

• یک تیم پروژه را انتخاب کنید. در طول مرحله شروع پروژه، تصمیم گیرندگان کارکنانی را انتخاب می کنند که مهارت و تخصص لازم را برای تکمیل کار دارند. برنامه ریزی این جنبه می تواند به سازمان کمک کند تا از توانایی ها و آموزش های منحصر به فرد کارکنان خود نهایت استفاده را ببرد.

اجزای مرحله شروع پروژه

مدیر پروژه ممکن است این مؤلفه ها را در مرحله شروع پروژه در نظر بگیرد:

مزایای پروژه

یک مدیر پروژه ممکن است مزایای یک پروژه را توصیف و فهرست کند تا به سازمان کمک کند تعیین کند آیا کار می تواند به آن کمک کند تا به اهدافش برسد یا خیر. آنها ممکن است این مزایا را در یک سند رسمی به نام پرونده تجاری یادداشت کنند، که می تواند تمام اطلاعات مربوط به پروژه را در یک مکان جمع آوری کند. در نظر گرفتن مزایا قبل از شروع کار پروژه می تواند به تیم کمک کند تا در مورد تأثیرات کار خود با انگیزه و مطمئن بماند.

اهداف استراتژیک

یک مرحله مهم از شروع پروژه، اطمینان از همسویی اهداف پروژه با اهداف شرکت است. پروژه ها می توانند به شرکت ها در دستیابی به اهدافی مانند توسعه یا افزایش درآمد کمک کنند. با ارزیابی مزایایی که پروژه برای شرکت فراهم می کند، تصمیم گیرندگان در شرکت می توانند تعیین کنند که چگونه یک پروژه به آنها کمک می کند تا به اهداف خود برسند. این می تواند گام مهمی برای تأثیرگذاری بر بودجه و تخصیص منابع باشد.

مطالب مرتبط: استفاده از تصمیم گیری استراتژیک برای رسیدن به اهداف شرکت شما

بودجه

بودجه عامل مهمی در تعیین امکان سنجی یک پروژه است. رهبران شرکت ممکن است یک پروژه را تنها در صورتی تایید کنند که از نظر مالی منطقی باشد. در طول شروع پروژه، تصمیم گیرندگان تصمیم می گیرند که شرکت چقدر می تواند برای منابع پروژه، از جمله زمان و نیروی کار، هزینه کند.

مطالب مرتبط: ۱۰ مرحله مفید برای برنامه ریزی بودجه

روش شناسی

روش شناسی پروژه فرآیند خاصی است که یک متخصص پروژه ممکن است برای مدیریت و تکمیل پروژه انتخاب کند. در اینجا چند نمونه از روش‌های پروژه وجود دارد که ممکن است برای کمک به یک تیم در تکمیل کار خود استفاده کنید:

• آبشار: این یک روش متوالی است که پروژه را به مراحل تقسیم می کند و مدیریت پروژه را آسان تر می کند. متدولوژی Waterfall برای پروژه های کوتاه مدت که الزامات واضحی دارند به خوبی کار می کند.

• چابک: این روش امکان انعطاف پذیری را فراهم می کند و مراحل خاصی ندارد. در عوض، چابک تیم ها را تشویق می کند تا در حین کار تغییراتی ایجاد کنند و پروژه های زیادی را در خود جای دهند.

• ترکیبی: این ترکیبی از روش های آبشار و چابک است. این انعطاف پذیری را برای ایجاد تغییرات در حین توسعه پروژه ارائه می دهد، اما با یک برنامه ساخت یافته شروع می شود.

• اسکرام: روش اسکرام بر تیم های پروژه متمرکز است و شامل جلسات روزانه برای کمک به بهبود پروژه و بحث در مورد چارچوب های زمانی برای دستیابی به هدف است. این روش می‌تواند به تیم‌ها نیاز داشته باشد که پیشرفت کار خود را خودشان مدیریت کنند، بنابراین برای تیم‌های پروژه با تجربه بهتر است.

• روش مسیر بحرانی: این روش شامل نقشه برداری از تمام فعالیت ها و وظایف و سازماندهی پروژه به گونه ای است که اعضای تیم بتوانند روی برخی از فعالیت ها به طور همزمان کار کنند. این یک روش موثر برای رعایت ضرب الاجل ها است و با پروژه هایی که شامل وظایف مستقل هستند به خوبی کار می کند.

مطالب مرتبط: ۱۳ نوع مدیریت پروژه که می توانید اجرا کنید

اعضای تیم

یکی از مراحل شروع پروژه، انتخاب کارکنان برای عضویت در تیم پروژه است. یک تیم منسجم و مدیر پروژه آگاه می تواند موفقیت پروژه را تضمین کند. در انتخاب اعضای تیم، مدیریت نیز ممکن است نقش ها و وظایفی را برای پروژه تعیین کند. این می تواند شامل تجزیه و تحلیل مهارت های کارکنان برای تعیین موثرترین توزیع نیروی کار باشد.

مطالب مرتبط: چگونه نقش ها و مسئولیت های تیم را در ۴ مرحله تعریف کنیم

سهامداران

ذینفعان شرکت اغلب تصمیم گیرندگانی هستند که پروژه ها را تایید می کنند، بنابراین نقش کلیدی در مرحله شروع دارند. ذینفعان می توانند شامل مدیران بخش، صاحب کسب و کار یا سایر رهبران شرکت بسته به اندازه شرکت و محدوده پروژه باشند. در بیشتر موارد، ذینفعان شرکت قبل از تصمیم گیری، تمام جنبه های پرونده تجاری را بررسی می کنند. با تکمیل کار شروع، یک مدیر پروژه ممکن است نیازها و خواسته های سهامداران شرکت را از نزدیک در نظر بگیرد. این می تواند شامل ارتباط مکرر برای پاسخ به هر سوال یا نگرانی باشد.

چگونه یک پروژه را شروع کنیم

این شش مرحله می تواند به شما در شروع کار پروژه موثر کمک کند:

۱. یک پرونده تجاری ایجاد کنید

اولین مرحله از شروع پروژه ایجاد یک مورد تجاری است. اغلب، یک مدیر پروژه یا یک تحلیلگر تجاری یک مورد تجاری می نویسد. در این سند، آنها گزینه هایی را برای تکمیل پروژه تعریف می کنند، روش کار را پیشنهاد می کنند و توضیح می دهند که چگونه پروژه می تواند به شرکت در رسیدن به اهدافش کمک کند. یک مورد تجاری همچنین شامل ارزیابی ریسک است که از تحقیقات بازار برای تجزیه و تحلیل چالش‌های بالقوه‌ای که تیم ممکن است در حین تکمیل پروژه با آن مواجه شود، استفاده می‌کند.

۲. انجام یک مطالعه امکان سنجی

یک مطالعه امکان سنجی منابع شرکت را ارزیابی می کند و شرح می دهد که پروژه به چه منابعی نیاز دارد. مدیران پروژه یک مطالعه امکان سنجی برای تعیین احتمال موفقیت پروژه انجام می دهند. مطالعه امکان سنجی همچنین می تواند نقاط قوت و ضعف یک پروژه را نشان دهد. مهم است که این مرحله را در مرحله شروع تکمیل کنید تا مشخص شود که آیا ادامه کار پروژه سودمند است یا خیر.

۳. منشور پروژه بسازید

منشور پروژه، اهداف، الزامات و نقش‌های هر فرد درگیر در پروژه را مستند می‌کند. ایجاد منشور پروژه گام مهمی در شروع پروژه است زیرا به آماده سازی تیم پروژه کمک می کند و مسئولیت پاسخگویی را در قبال تمام الزامات کاری فراهم می کند. منشور پروژه شامل این بخش‌ها است:

• نام پروژه

• هدف یا مقصود پروژه

• بودجه پروژه

• نتایج پروژه

• ارزیابی ریسک

• جدول زمانی

• سهامداران

• اعضای تیم

• نقش های هر یک از اعضای تیم

بیشتر بخوانید: چگونه یک منشور پروژه بنویسیم

۴. ذینفعان را شناسایی کنید

یک مدیر پروژه ممکن است افرادی را که درگیر پروژه هستند شناسایی کند تا به تعیین بهترین نحوه ارائه پروژه به هر یک کمک کند. آنها ممکن است در نظر بگیرند که چگونه یک پروژه می تواند بر سرمایه گذاران، مشتریان یا کارمندان تأثیر بگذارد. برخی از نمونه‌هایی از ذینفعانی که مدیر پروژه ممکن است در هنگام تکمیل مرحله شروع در نظر بگیرد عبارتند از:

• مدیر پروژه: پروژه را سازماندهی و مدیریت می کند

• مشاوران: متخصصانی که راهنمایی ارائه می دهند، در مورد وظایف پروژه خاص مشاوره می دهند

• کمیته راهبری: ذینفعانی که بر پروژه و مدیر پروژه نظارت می کنند

• مشتری پروژه: شخص یا کسب و کاری که پروژه را سفارش می دهد

• مدیر منابع: منابعی مانند تجهیزات را به پروژه ها اختصاص می دهد

• تحلیلگر کسب و کار: به تعریف الزامات تکمیل پروژه کمک می کند

۵. تیم پروژه را جمع آوری کنید

قبل از شروع یک پروژه، یک مدیر ممکن است به جمع آوری تیمی کمک کند که بتواند کار را به طور موثر تکمیل کند. اندازه و وسعت تیم می تواند به بودجه و منابع موجود برای پروژه بستگی داشته باشد. یک فهرست تیمی متفکر و توسعه یافته می تواند به تصمیم گیرندگان پروژه نشان دهد که مدیر پروژه به دقت کارهای لازم برای تکمیل پروژه را در نظر گرفته است.

۶. تمام کارهای آغازین را مرور کنید

هنگامی که یک مدیر پروژه تمام اجزای شروع را تکمیل و در نظر گرفت، می تواند کار خود را بررسی کند تا مطمئن شود که برای ذینفعان دقیق و قانع کننده است. مدیران همچنین می‌توانند در طول فرآیند تکمیل پروژه، در صورت بروز هرگونه تغییر یا به‌روزرسانی، کار آغاز را بررسی کنند. به عنوان مثال، اگر اعضای تیم کار را سریع‌تر از حد انتظار به پایان برسانند، مدیر پروژه می‌تواند برنامه زمان‌بندی را تغییر دهد و هر گونه صرفه‌جویی در هزینه کار تسریع‌شده را محاسبه کند.