حسابداری پایه چیست؟

وحید اکبری

1 سال پیش

حسابداری پایه یکی از کارکردهای تجاری است که شرکت ها باید آن را به نحو احسن انجام دهند، بنابراین چه بخواهید حسابداری/دفترداری خود را انجام دهید یا افراد حرفه ای را استخدام کنید، باید با حسابداری اولیه آشنا شوید.

در این مقاله از ایوسی، به این موضوع می پردازیم که حسابداری اساسی چیست، چه چیزی در آن گنجانده شده است و نمونه هایی از رویه های اساسی حسابداری.

مرتبط: ۲۲ شغل حسابداری که درآمد خوبی دارند

حسابداری پایه چیست؟

حسابداری پایه به فرآیند ثبت تراکنش های مالی یک شرکت اشاره دارد. این شامل تجزیه و تحلیل، خلاصه و گزارش این معاملات به تنظیم کننده ها، سازمان های نظارتی و نهادهای جمع آوری مالیات است. صورت‌های مالی مورد استفاده در حسابداری پایه، خلاصه‌ای از تراکنش‌های مالی در یک دوره حسابداری است که جریان‌های نقدی، عملیات و وضعیت مالی شرکت را خلاصه می‌کند.

حسابداری پایه یکی از وظایف کلیدی تقریباً در همه انواع تجارت است. معمولاً توسط یک حسابدار یا یک حسابدار در یک شرکت کوچک یا توسط بخش های مالی بزرگ با ده ها کارمند در شرکت های بزرگتر انجام می شود. گزارش‌هایی که جریان‌های مختلف حسابداری تولید می‌کنند، مانند حسابداری مدیریتی و حسابداری بهای تمام شده، در کمک به مدیریت شرکت در تصمیم‌گیری آگاهانه تجاری بسیار مهم هستند.

بدون حسابداری، تعیین اینکه کدام محصولات موفق بوده اند، کدام تصمیمات تجاری موثر بوده و آیا شرکت در حال تولید درآمد یا سود است، غیرممکن خواهد بود. همچنین تعیین میزان مالیات پرداختی، خرید یا اجاره ملک یا ادغام با شرکت دیگری غیرممکن خواهد بود. به عبارت دیگر، حسابداری فقط ثبت تراکنش‌های مالی نیست، بلکه موفقیت شرکت را در دستیابی به اهدافش اندازه‌گیری می‌کند و به سهامداران کمک می‌کند تا درک کنند که پولشان چقدر کارآمد استفاده می‌شود. به همین دلیل است که کسب و کارها باید در حسابداری مهارت داشته باشند تا بتوانند تصمیمات خوبی بگیرند.

مطالب مرتبط: با حسابدار آشنا شوید

چه چیزی در حسابداری پایه گنجانده شده است؟

اجزای حسابداری پایه عبارتند از:

سیستم ثبت سوابق

شرکت ها قبل از شروع فرآیند حسابداری باید رویکردی منطقی برای نگهداری سوابق داشته باشند. آنها باید حساب هایی ایجاد کنند تا اطلاعات را در آن ذخیره کنند. حساب ها در دسته بندی های زیر قرار می گیرند:

دارایی ها: به منابع یا اقلامی که شرکت در اختیار دارد اشاره دارد. دارایی ها دارای ارزش اقتصادی آتی هستند که می توان آن را اندازه گیری کرد و به صورت پولی بیان کرد. نمونه هایی از دارایی های یک شرکت شامل سرمایه گذاری ها، پول نقد، موجودی، حساب های دریافتنی، زمین، لوازم، تجهیزات، ساختمان ها و وسایل نقلیه است.
بدهی ها: به تعهدات یا بدهی های مالی قانونی که شرکت ها در طول عملیات تجاری متحمل می شوند اشاره دارد. تعهدات می تواند محدود یا نامحدود باشد. آنها در طول زمان از طریق انتقال منافع اقتصادی مانند پول، خدمات یا کالا تسویه می شوند. بدهی هایی که در سمت راست ترازنامه شرکت ثبت می شوند شامل حساب های پرداختنی، وام ها، وام مسکن، حق بیمه های به دست آمده، درآمدهای معوق و هزینه های تعهدی است.
انصاف: حقوق صاحبان سهام که به عنوان حقوق صاحبان سهام نیز شناخته می شود، به مقدار پولی اطلاق می شود که یک شرکت باید پس از انحلال تمام دارایی هایش و پرداخت تمام بدهی هایش به سهامداران خود بازگرداند. حقوق صاحبان سهام با تفریق کل دارایی های شرکت به کل بدهی های آن محاسبه می شود.
هزینه ها: هزینه ها به هزینه های عملیاتی اطلاق می شود که کسب و کارها برای ایجاد درآمد متحمل می شوند. هزینه های مشترک شامل دستمزد کارکنان، پرداخت به تامین کنندگان، استهلاک تجهیزات و اجاره کارخانه است.
درآمد: درآمد به درآمدی اطلاق می شود که یک شرکت از عملیات عادی تجاری خود به دست می آورد. شامل کسر و تخفیف برای محصولات برگشتی می شود. درآمد رقم درآمد ناخالصی است که هزینه ها برای تعیین درآمد خالص از آن کم می شود.

مرتبط: ۶ مهارت اساسی حسابداری

معاملات

حسابدار مسئول ایجاد تعدادی از معاملات تجاری است، در حالی که برخی دیگر از بخش های دیگر یک شرکت به حسابدار ارسال می شود. به عنوان بخشی از این تراکنش ها، در حساب های ذکر شده در نکته اول ثبت می شود. برخی از معاملات تجاری مهم عبارتند از:

فروش: معاملاتی هستند که در آن محصولات/خدمات به صورت نقدی یا اعتباری از خریداران به فروشندگان منتقل می شوند. معاملات فروش در ژورنال حسابداری فروشنده (سندی که حاوی خلاصه معامله است) به عنوان اعتبار به حساب فروش و بدهکار به وجه نقد یا حساب های دریافتنی ثبت می شود. فروش معمولاً شامل ایجاد یک فاکتور برای ارسال به مشتریان است که مبلغی را که مشتری بدهکار است را با جزئیات نشان می دهد.
خریدها: معاملاتی هستند که کسب و کارها برای به دست آوردن مواد و خدمات لازم برای دستیابی به اهداف خود به آنها نیاز دارند. خریدهای نقدی به عنوان بدهکار به حساب موجودی کالا و اعتبار نقدی ثبت می شود. اگر خرید با حساب اعتباری انجام شود، ورودی اعتبار در حساب های پرداختنی و ورودی بدهی در حساب موجودی ثبت می شود. خریدها اغلب شامل صدور دستور خرید و پرداخت فاکتورهای تامین کننده است.
رسیدها: معاملاتی هستند که به یک شرکت برای ارائه خدمات یا کالا به مشتریان پرداخت می شود. معامله رسید برای فروشنده به عنوان اعتبار به حساب های دریافتنی و بدهکار به وجه نقد در دفتر روزنامه ثبت می شود.
غرامت کارمند: این به اطلاعاتی در مورد تعداد ساعاتی که کارمندان برای کار با حقوق سپری می کنند نیاز دارد، که سپس برای ایجاد کسر مالیات، اطلاعات دستمزد ناخالص و سایر کسورات استفاده می شود که منجر به پرداخت خالص به کارکنان می شود.

مرتبط: ۷۹ اصطلاح حسابداری که می توانید برای چندین صنعت استفاده کنید

گزارش نویسی

هنگامی که تمام معاملات شرکت مربوط به یک دوره حسابداری تکمیل شد، حسابدار اطلاعات ذخیره شده در حساب ها را ادغام می کند و آنها را در سه سند طبقه بندی می کند که در مجموع صورت های مالی نامیده می شوند. این اظهارات عبارتند از:

صورت سود و زیان: این سند حاوی اطلاعاتی در مورد درآمدهای شرکت است و تمام هزینه های انجام شده برای تعیین سود یا زیان خالص دوره گزارش را کسر می کند. توانایی یک شرکت برای گسترش پایگاه مشتریان خود و عملکرد به شیوه ای کارآمد را اندازه گیری می کند.
ترازنامه: این سند حاوی اطلاعاتی درباره دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام در پایان دوره گزارشگری است. وضعیت مالی یک سازمان را در یک مقطع زمانی نشان می دهد و به دقت بررسی می شود تا توانایی سازمان در پرداخت صورتحساب هایش مشخص شود.
صورت جریان های نقدی: این سند حاوی اطلاعاتی در مورد استفاده ها و منابع وجوه نقد در طول دوره گزارش است. این به ویژه زمانی مفید است که مقدار درآمد خالص که در صورت سود و زیان ظاهر می شود با تغییر خالص وجه نقد در طول دوره گزارشگری متفاوت باشد.

مطالب مرتبط: تحلیل و برنامه ریزی مالی: تعریف و نقش های مشترک

اصول پذیرفته شده حسابداری (GAAP)

اصول پذیرفته‌شده حسابداری (GAAP) مجموعه‌ای از دستورالعمل‌هایی است که همه حسابداران باید در شیوه‌های حسابداری خود اعمال کنند. همانطور که یک روزنامه از یک راهنمای سبک استفاده می کند که مجموعه ای از استانداردها را برای نویسندگان و سردبیران خود مشخص می کند، GAAP استانداردی را تعیین می کند که حسابداران را هنگام ثبت و گزارش اطلاعات مالی راهنمایی می کند. همچنین، هنگامی که همه حسابداران مطابق با GAAP کار می کنند، سرمایه گذاران و تحلیلگران به راحتی می توانند پرونده ها و صورت های مالی آنها را درک کنند.

مطالب مرتبط: با تحلیلگر مالی آشنا شوید

نمونه ای از حسابداری پایه

برای نشان دادن حسابداری دو طرفه، تصور کنید شرکت شما قرار است درآمد فروش ۱۰ میلیون تومانی را ثبت کند، باید دو ورودی انجام دهید. اینها شامل ورودی بدهی ۱۰ میلیون تومانی برای افزایش حساب ترازنامه به نام “نقد” و ورودی اعتباری ۱۰ میلیون تومانی برای افزایش حساب صورت درآمد به نام “درآمد” است.

مثال دیگر ممکن است خرید یک میز اداری جدید به قیمت ۲۵۰ هزار تومان باشد. در این مثال، شما باید یک بدهی ۲۵۰ هزار تومانی برای افزایش حساب هزینه «مبلمان اداری» صورت درآمد شرکت خود و یک اعتبار ۲۵۰ هزار تومانی برای کاهش حساب «نقدی» ترازنامه خود وارد کنید.

عکس این موضوع نیز صادق است: اگر از بانک پول قرض کنید، دارایی های شرکت شما افزایش می یابد اما بدهی های شما نیز به همان میزان افزایش می یابد. حسابداری دو ورودی به دقت دقت را بررسی می کند زیرا پس از تکمیل ورودی های خود، مجموع حساب های دارای مانده بدهی باید با مجموع حساب های مانده اعتباری مطابقت داشته باشد و مطمئن شود که هر دو بخش از تراکنش را گرفته اید.

چرخه حسابداری

چرخه حسابداری فرآیند جمعی ثبت و مرتب سازی تراکنش های مالی یک شرکت است. این تضمین می کند که صورت های مالی یک شرکت به طور دقیق تهیه شده و انعکاسی واقعی از وضعیت مالی آن است. این یک چرخه در نظر گرفته می شود زیرا گردش کار دایره ای است – از یک دوره حسابداری به دوره دیگر منتقل می شود. چرخه کامل حسابداری شامل ۹ مرحله است که در گذشته به صورت دستی انجام می شد و در مجلات ثبت می شد. امروزه اکثر حسابداران از نرم افزار حسابداری برای پردازش بسیاری از این مراحل به طور همزمان استفاده می کنند. در اینجا نگاهی به مراحل چرخه حسابداری داریم:

معاملات
نوشته های مجله
ارسال از مجله به دفتر کل
تراز آزمایشی
تنظیم ورودی ها
تراز آزمایشی تعدیل شده
صورت های مالی
بستن ورودی ها
تراز آزمایشی پس از بسته شدن

مرتبط: حسابداری تعهدی در مقابل حسابداری نقدی: مزایا و مثال های کلیدی

۱. معاملات

چرخه حسابداری با معاملات شروع می شود. به این معنی که هر بار که یک فروش انجام می شود، یک دارایی خریداری می شود، یک محصول برمی گردد یا بدهی پرداخت می شود، چرخه حسابداری شروع می شود. تمام فعالیت های مالی که شامل مبادله دارایی های یک شرکت می شود، معامله محسوب می شود.

۲. مدخل های مجله

مجله یک پرونده فیزیکی یا سند دیجیتالی است که به عنوان داده، صفحه گسترده یا کتاب در نرم افزار حسابداری شرکت نگهداری می شود. هنگامی که یک تراکنش مالی انجام می شود، یک حسابدار آن را به عنوان یک مدخل مجله ثبت می کند. اگر درآمد یا هزینه بر یک یا چند حساب تجاری تأثیر بگذارد، ورودی مجله نیز آن را منعکس خواهد کرد. روزنامه نگاری بخش مهمی از نگهداری سوابق است و امکان بررسی مختصر و انتقال سوابق را در مراحل بعدی حسابداری فراهم می کند. همراه با دفتر کل، مجلات به عنوان بخشی از فرآیند حسابرسی به دقت بررسی می شوند.

۳. ارسال از مجله به دفتر کل

کلیه اطلاعات ثبت شده در مجله به دفتر کل ارسال می شود. دفتر کل حاوی اطلاعات حساب است که برای ایجاد صورتهای مالی شرکت مورد نیاز است. داده های معاملات ثبت شده در دفتر کل بر اساس نوع به حساب های هزینه ها، درآمدها، حقوق صاحبان سهام، بدهی ها و دارایی ها تفکیک می شود.

۴. تراز آزمایشی

هنگامی که معاملات تجاری خلاصه می شود یا به دفتر کل بسته می شود، حسابدار یک تراز آزمایشی ایجاد می کند که به عنوان گزارشی از مانده هر حساب دفتر عمل می کند. یک شرکت به طور دوره ای، معمولاً در پایان هر دوره گزارش، یک تراز آزمایشی ایجاد می کند. تراز آزمایشی به شرکت کمک می کند تا اطمینان حاصل کند که ورودی های سیستم حسابداری خود از نظر ریاضی درست است. تراز آزمایشی به دقت بررسی می‌شود تا مطمئن شود هیچ خطایی وجود ندارد و با افزودن ورودی‌های لازم تنظیم می‌شود.

۵. تنظیم ورودی ها

زمانی که حسابداران ثبت‌ها را تعدیل می‌کنند، به تعویق‌افتاده‌ها و تعهداتی که بر مانده‌های نهایی حساب‌ها در دفتر کل تأثیر گذاشته‌اند، توجه می‌کنند. این تعدیلات برای اطمینان از مطابقت نتایج گزارش شده با وضعیت مالی شرکت قبل از تهیه صورت های مالی انجام می شود.

۶. تراز آزمایشی تنظیم شده

پس از انجام اصلاحات در ورودی ها و نهایی شدن، حسابدار تراز آزمایشی تعدیل شده را آماده می کند. مانند موجودی آزمایشی، تراز آزمایشی تعدیل‌شده تضمین می‌کند که بدهی‌ها و اعتبارات پس از انجام تنظیمات مربوط به ورودی‌ها مطابقت دارند. تراز آزمایشی تعدیل شده دقیق ترین رکورد از تراکنش های مالی یک شرکت است.

۷. صورت های مالی

با استفاده از تراز آزمایشی تعدیل شده، حسابدار صورت نقدی، صورت سود و زیان و ترازنامه را تهیه می کند. اینها برای نشان دادن وضعیت مالی، نتایج و جریان نقدی شرکت استفاده خواهند شد.

۸. بسته شدن ورودی ها

در این مرحله، حسابدار داده ها را از حساب های موقت به حساب های دائمی در ترازنامه منتقل می کند. حساب های موقت شامل هزینه ها، درآمدها و سود سهام می باشد. این حساب ها باید در پایان دوره حسابداری بسته شوند (به صفر برسند) تا برای دوره بعدی معاملات آماده شوند. به عنوان مثال، ۵۰۰ هزار تومان درآمد در سال جاری به عنوان ۵۰۰ هزار تومان درآمد برای سال آینده به حساب نمی آید، حتی اگر شرکت شما این وجوه را برای استفاده در سال آینده حفظ کند.

۹. تراز آزمایشی پس از بسته شدن

تراز آزمایشی پس از بسته شدن آخرین مرحله از چرخه حسابداری است. در این مرحله، حسابدار تطابق بدهی ها و اعتبارات را پس از بسته شدن ثبت ها بررسی می کند. آنها همچنین مطمئن می شوند که موجودی آزمایشی فقط شامل حساب های دائمی باشد، زیرا حساب های موقت قبلاً به صفر کاهش یافته است.

مشاغل حسابداری و مالی

اگر می خواهید حرفه حسابداری و یا مشاغل مشابه مالی را دنبال کنید، گزینه های مختلفی وجود دارد که می توانید در جستجوی شغل خود در نظر بگیرید. در اینجا لیستی از نقش های مختلف در زمینه حسابداری آورده شده است: