۱۹ نکته برای کمک به کسب و کارها در دستیابی به موفقیت عملیاتی

عملیات تجاری شامل تمام فعالیت هایی است که کسب و کارها برای ایجاد ارزش برای مشتریان خود و کسب درآمد انجام می دهند. افزایش موفقیت فرآیندهای عملیاتی به شرکت ها این امکان را می دهد تا اهداف خود را برای افزایش درآمد، کاهش هزینه ها، نوآوری و رشد دنبال کنند. اگر به بهبود عملیاتی علاقه دارید، ممکن است برخی از روش‌هایی را که کسب‌وکارها برای دنبال کردن آن استفاده می‌کنند، کشف کنید.

در این مقاله از ایوْسی، موفقیت عملیاتی چیست و ۱۹ نکته برای افزایش موفقیت عملیاتی سازمان شما ارائه می کنیم.

مطالب مرتبط: مدیریت عملیات چیست؟ (به علاوه وظایف و مهارت های شغلی)

موفقیت عملیاتی چیست؟

موفقیت عملیاتی بهبود فرآیندهای یک شرکت است تا بتواند به اهداف خود دست یابد. اغلب شامل بهینه سازی تمام جنبه های عملیات یک کسب و کار، از جمله استخدام، آموزش، منابع انسانی، منابع، تولید، بازاریابی و توزیع است. کسب و کارها موفقیت عملیاتی را به منظور افزایش توانایی خود در ارائه ارزش به مشتری دنبال می کنند. این می تواند به آنها اجازه دهد تا به عنوان یک شرکت رشد کنند، سود را افزایش دهند و نوآوری را دنبال کنند.

مطالب مرتبط: تعالی عملیاتی چیست؟

۱۹ نکته برای موفقیت عملیاتی

راه های زیادی وجود دارد که کسب و کارها می توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشند. نکات زیر را برای کمک به کسب و کار خود در جهت بهبود موفقیت عملیاتی خود در نظر بگیرید:

۱. عملیات خود را درک کنید

درک فرآیندهای یک شرکت اغلب اولین قدم مهم در هنگام تلاش برای بهبود موفقیت عملیاتی است. این می تواند به رهبران کمک کند تا تعیین کنند چه فرآیندهایی موفق هستند و کدام یک با چالش روبرو هستند. به منظور بهبود درک خود از عملیات خود، آنها می توانند بازخورد تشویقی از همه کارکنان را در نظر بگیرند. این می تواند به رهبری شرکت بینش بیشتری نسبت به عملیات روزانه کسب و کار و ایده هایی برای بهبود آنها بدهد. همچنین ممکن است انجام بازرسی‌ها و گشت‌های منظم از بخش‌ها و تأسیسات مختلف شرکت خود برای تجربه حضوری عملیات برای آنها مفید باشد.

۲. از معیارها و معیارها استفاده کنید

نظارت بر معیارها و اندازه‌گیری‌ها می‌تواند به رهبری شرکت داده‌هایی را که برای سنجش موفقیت فرآیندهایشان نیاز دارند، بدهد. انواع مختلفی از معیارها وجود دارد که آنها می توانند برای اندازه گیری عملکرد شرکت خود از آنها استفاده کنند و ممکن است برای رهبران مفید باشد که مجموعه ای از اهداف را قبل از انتخاب معیارهایی برای پیگیری تعیین کنند.

به عنوان مثال، اگر هدف یک شرکت بهبود کارایی تیم بازاریابی خود باشد، می تواند ردیابی هزینه جذب مشتری، نرخ تبدیل و ارزش طول عمر مشتری را در نظر بگیرد. این معیارها می تواند به تیم های رهبری درک بهتری از هزینه ها و درآمدشان بدهد و به آنها کمک کند تا استراتژی های تبلیغاتی مقرون به صرفه تری پیدا کنند.

۳. در فناوری ها سرمایه گذاری کنید

فناوری‌های جدید می‌توانند راهی قدرتمند برای ساده‌سازی و بهبود عملیات روزانه شما باشند. سرمایه گذاری در ابزارهایی مانند نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، سیستم های مدیریت خدمات و پلت فرم های خودکار خدمات مشتری را در نظر بگیرید. این ابزارها می توانند به شما کمک کنند تا حجم کاری کارکنان را کاهش دهید، هزینه های خود را کاهش دهید و به طور خودکار معیارهای مهم را دنبال کنید. به‌روز ماندن با فناوری جدید همچنین می‌تواند تضمین کند که در طول زمان در بازار خود رقابتی باقی می‌مانید.

مطالب مرتبط: مدیریت عملیات: هر آنچه که باید بدانید

۴. حفظ کارکنان را افزایش دهید

گردش مالی بالای کارکنان چالش مهمی است که بسیاری از کسب و کارها در فعالیت های روزانه خود با آن مواجه هستند. این می تواند باعث از دست دادن استعدادهای ارزشمند آنها شود و ممکن است بهره وری را کاهش دهد و هزینه های جدید استخدام و آموزش را ایجاد کند. برای جلوگیری از این امر، ایجاد یک فرهنگ شرکتی را در نظر بگیرید که رضایت کارکنان را در اولویت قرار دهد. تشویق به بازخورد کارمندان، بهبود پاداش، تغییر سبک مدیریت یا افزایش مزایا ممکن است مفید باشد. این مراحل ممکن است به شرکت شما کمک کند تا کارکنان ارزشمند خود را حفظ کند و موفقیت عملیاتی شما را افزایش دهد.

۵. ارتباطات را افزایش دهید

ارتباطات اغلب بخش مهمی از افزایش موفقیت عملیاتی است. این به کارکنان و مدیریت شرکت اجازه می دهد تا وظایف خود را درک کنند، چالش ها را ارزیابی کنند، موفقیت ها را شناسایی کنند و برای یافتن راه حل ها همکاری کنند. برای بهبود ارتباطات، ایجاد کانال های تعیین شده برای کارکنان برای ارائه بازخورد را در نظر بگیرید. همچنین می‌توانید اطمینان حاصل کنید که رهبران از طریق جلسات یا نرم‌افزار پیام‌رسان شرکت، زمان صرف می‌کنند تا ابتکارات و اهداف شرکت را با جزئیات به کارکنان خود توضیح دهند.

۶. هدف گذاری کنید

اهداف قطعی می تواند به یک شرکت چارچوبی برای ارزیابی موفقیت های عملیاتی آن بدهد. ممکن است برگزاری جلسات منظم رهبری برای بحث در مورد برنامه ها و تعیین اهداف برای آینده شرکت مفید باشد. پس از تعیین اهداف، اطمینان حاصل کنید که مدیران و کارکنان متوجه می شوند که چه هستند و چه نقشی در رسیدن به آنها دارند. رهبران کسب‌وکار همچنین می‌توانند با تقسیم کردن برنامه‌های بلندمدت شما به مراحل پروژه کوتاه‌مدت با اهداف کوتاه‌مدت، اهداف را برای کارکنان خود دست‌یافتنی‌تر کنند. این می تواند به ایجاد انگیزه در تیم های سازمان کمک کند و معیارهای استاندارد موفقیت را ارائه دهد.

مرتبط: کارایی عملیاتی: تعریف و مثال

۷. به طور مستمر پیشرفت کنید

بهبود مستمر مفهومی است که بسیاری از کسب و کارها برای ماندن در رقابت و به حداکثر رساندن موفقیت عملیاتی خود از آن استفاده می کنند. اغلب شامل نظارت مداوم بر رویه های تجاری برای جستجوی ناکارآمدی ها و پیشرفت های احتمالی است. ایجاد فرهنگ بهبود مستمر را با تشویق به بازخورد و پیشنهادات کارکنان در نظر بگیرید. حتی پیشرفت‌های جزئی در فرآیندهای جزئی می‌تواند به رفع چالش‌های مربوط به بهره‌وری و ایجاد ارزش کمک کند.

۸. آموزش را بهبود بخشید

کارکنان مولد اغلب دارایی قدرتمندی برای شرکت هایی است که در تلاش برای افزایش موفقیت عملیاتی خود هستند. یکی از راه های بهبود بهره وری کارکنان از طریق آموزش گسترده و منظم است. رهبران شرکت می توانند ایجاد ماژول های آموزشی خودکار را برای کارکنان خود در طول فرآیند سوار شدن در نظر بگیرند، که ممکن است به آنها امکان ارائه آموزش را در عین حفظ هزینه های پایین بدهد. اگر یک شرکت فناوری جدید را در فرآیندهای خود گنجانده باشد، سرپرستان می توانند اطمینان حاصل کنند که همه کارکنان دستورالعمل هایی را برای اجرای آن دریافت می کنند. رهبران همچنین می توانند مدیران و رهبران تیم خود را تشویق کنند تا جلسات آموزشی منظمی را برای تجدید مهارت های کارمندان خود ارائه دهند.

۹. با مشتریان ارتباط برقرار کنید

اگرچه مشتریان بخشی از فرآیند عملیات نیستند، ارتباط با آنها می تواند بینش ارزشمندی را در مورد توانایی یک کسب و کار در ارائه ارزش ارائه دهد. برای افزایش تعامل با مشتری، شرکت ها می توانند از نظرسنجی های خودکار استفاده کنند یا بخش های بازخورد مشتری را به صفحات وب اضافه کنند. اگر یک کسب‌وکار دارای ویترین فروشگاهی فیزیکی باشد، می‌تواند آموزش‌هایی را با کارمندان خود انجام دهد و به آنها بیاموزد که به سؤالات و شکایات مشتریان پاسخ مفید دهند. پس از گوش دادن به نظرات مشتریان، رهبران کسب و کار می توانند از آنها برای شناسایی پیشرفت های بالقوه در عملیات شرکت خود استفاده کنند.

مطالب مرتبط: برنامه عملیاتی چیست؟

۱۰. فرآیندها را ساده کنید

ساده سازی فرآیند حذف عناصر غیر ضروری از عملیات تجاری است. می تواند به کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری یک شرکت کمک کند. بررسی فرآیندهای خود را در نظر بگیرید تا به دنبال حوزه هایی باشید که می توانند کارآمدتر باشند یا مراحلی را که می توانید حذف کنید. ممکن است ترکیب بخش هایی از عملیات خود که از مواد یا گردش کار مشابه استفاده می کنند مفید باشد. شرکتی که برای آن کار می کنید نیز ممکن است بتواند برخی از فرآیندهای خود را به منظور کاهش فعالیت های داخلی خود برون سپاری کند.

۱۱. جریان ها را تجسم کنید

جریان های عملیاتی به مجموعه کامل مراحل مورد نیاز برای تبدیل سفارش به محصول و تحویل آن به مشتری اشاره دارد. در برخی موارد، جریان های عملیاتی ممکن است شامل بسیاری از فرآیندها، کارکنان و بخش های جداگانه باشد. ایجاد نمایش‌های بصری از این جریان‌ها می‌تواند به رهبران شرکت کمک کند تا نحوه عملکرد عملیات خود را درک کنند و ممکن است به آنها امکان شناسایی ناکارآمدی‌ها را بدهد. همچنین می‌توانید جریان‌های کاری را با هر بخش، کارمند و مدیری که به آنها کمک می‌کند، در نظر بگیرید. این می تواند به آنها کمک کند تا نقش های خود را شناسایی کنند و چگونه بر کل فرآیند تولید تأثیر می گذارند.

۱۲. از کارمندان خود حمایت کنید

کارکنان یک سازمان ممکن است بیشترین مسئولیت را برای تضمین موفقیت عملیاتی روزانه داشته باشند. حمایت از کارکنان می تواند به آنها کمک کند که در یک شرکت سرمایه گذاری کنند و ممکن است گردش مالی را کاهش دهد و بهره وری را افزایش دهد. برای اینکه یک شرکت بتواند از کارکنان خود حمایت کند، می تواند فرصت هایی را برای پیشرفت و ایجاد یک محیط کاری انعطاف پذیر در نظر بگیرد. اگر یک مدل کار از راه دور یا ترکیبی امکان پذیر باشد، ارائه آن فرصت به کارمندان ممکن است مفید باشد. متخصصان منابع انسانی و رهبران کسب و کار همچنین می توانند برنامه های سلامتی، مرخصی با حقوق و مشاوره را برای ایجاد یک محیط کاری پربارتر در نظر بگیرند.

۱۳. تغییر را در آغوش بگیرید

روش انجام کسب و کار شرکت ها به سرعت در حال تغییر است و توانایی سازگاری اغلب برای شرکت هایی که می خواهند رقابتی باقی بمانند حیاتی است. این ممکن است شامل تغییرات تکنولوژیکی، اتوماسیون و انتظارات کاری متفاوت کارمندان باشد. در حالی که این تغییرات ممکن است چالش هایی را ایجاد کنند، اما می توانند فرصت های زیادی را برای بهبود فرآیندها و ایجاد موفقیت عملیاتی بیشتر فراهم کنند. سرپرستان می توانند با تشویق و پاداش دادن به ایده های جدید، اطمینان حاصل کنند که شرکت هایشان دارای فرهنگ نوآوری هستند. آنها همچنین می توانند نظارت بر تغییرات قابل توجه در صنایع خود و ادغام آنها در مدل های تجاری خود را در نظر بگیرند.

۱۴. مسئولیت را تعیین کنید

مسئولیت پذیری اغلب بخش مهمی از ایجاد فرهنگ عملیاتی موثر است. می‌تواند به ارائه انگیزه‌هایی برای مدیران کمک کند تا در زمان بروز ناکارآمدی‌ها شناسایی آسان‌تر شوند. اولین گام در ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری، اغلب گردآوری گروهی از رهبران است که مسئولیت اعمال خود را بر عهده می گیرند و الگوبرداری می کنند. رهبران شرکت همچنین می توانند با تعیین نقش های مشخص برای کارکنان و مدیران خود، مسئولیت پذیری را ارتقا دهند. پس از تعیین نقش، اغلب برای آنها مهم است که انتظارات خود را به طور واضح به کارکنان خود منتقل کنند.

۱۵. اطلاعات را توزیع کنید

اطلاعات دقیق می تواند به کارکنان و مدیران کمک کند تا مسئولیت ها و نقش خود را در شرکت بهتر درک کنند. اگر کسب‌وکاری در حال جمع‌آوری داده‌ها از معیارها یا بازخورد مشتری است، ممکن است برای سرپرستان مفید باشد که سیستمی ایجاد کنند که این اطلاعات را از طریق جلسات یا برنامه‌های پیام‌رسان در اختیار همه کارکنان قرار دهد. آنها همچنین می توانند اهداف استراتژیک یا استراتژی های رشد شرکت خود را به اشتراک بگذارند. در دسترس قرار دادن این اطلاعات می تواند به کارمندان کمک کند تا به طور مؤثرتری در آینده شرکت مشارکت کنند و همچنین ممکن است به آنها اجازه دهد تا ایده هایی برای رسیدن به اهداف تولید کنند.

۱۶. از اتوماسیون استفاده کنید

اتوماسیون بخش مهم و فزاینده ای از عملیات تجاری است و ممکن است مزایای زیادی برای شرکت ها داشته باشد. این می تواند به آنها اجازه دهد تا نیروی کار قابل تکرار را تجمیع کنند، در هزینه های نیروی کار صرفه جویی کنند و بار کاری کارکنان خود را کاهش دهند. رهبران کسب‌وکار می‌توانند آن را در فرآیندهای جمع‌آوری داده‌ها، خدمات مشتری، تولید، بازاریابی و نصب در نظر بگیرند. برای مثال، یک کسب‌وکار می‌تواند از یک میز کمک خودکار برای پاسخ به سؤالات رایج مشتریان و کاهش کار کارکنان خدمات خود استفاده کند. همچنین می‌تواند استفاده از پلتفرم‌های تجارت الکترونیک را در نظر بگیرد که به طور خودکار معیارهای حیاتی مانند میانگین ارزش سفارش، میانگین طول عمر مشتری یا نرخ تکمیل سبد خرید را جمع‌آوری می‌کند.

۱۷. استاندارد کردن

ایجاد فرآیندها و انتظارات استاندارد ممکن است به شرکت‌ها کمک کند تا عملیات خود را ساده‌تر کنند، بهره‌وری را افزایش دهند و توانایی مقیاس‌سازی عملیات خود را فراهم کنند. اجرای استانداردها همچنین می تواند به سرپرستان اجازه دهد تا موفقیت کارکنان خود را اندازه گیری کنند و به کاهش سردرگمی در مورد وظایف و مسئولیت ها کمک کند. اولین گام در استانداردسازی اغلب تعیین کارآمدترین راه‌ها برای تکمیل وظایف و در عین حال حفظ ارزش برای مشتری است. هنگامی که رهبری شرکت تعیین می کند که چگونه این کار را انجام دهد، آنها می توانند یک برنامه آموزشی ثابت و مجموعه ای از بهترین شیوه ها را برای پیاده سازی در سراسر تجارت ایجاد کنند.

۱۸. بخش های هماهنگی

هنگام تلاش برای بهبود عملیات در کل یک کسب و کار، اغلب رهبران وظیفه دارند که بخش های خود را برای رسیدن به یک هدف مشترک هماهنگ کنند. آنها می توانند اطمینان حاصل کنند که اهداف شرکت را به وضوح تعریف می کنند و آنها را به مدیران بخش منتقل می کنند. در برخی شرایط، یک پروژه ممکن است بر پروژه های دیگر اولویت داشته باشد و اطلاع رسانی به کارکنان از نقش آنها در حمایت از آن می تواند مفید باشد. ایجاد هماهنگی بهتر بین بخش‌ها اغلب می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا از رقابت برای منابع اجتناب کنند و به آنها کمک کند تا به طور مؤثرتر به اهداف خود برسند.

۱۹. روش شناسی را اتخاذ کنید

روش های مدیریتی پیشرفته زیادی وجود دارد که شرکت ها می توانند برای بهبود فرآیندهای عملیاتی خود پیاده سازی کنند. اینها برخی از متداول‌ترین متدولوژی‌هایی هستند که رهبران کسب‌وکار می‌توانند در عملیات خود ادغام کنند:

• ناب: ناب یک روش مدیریتی است که بر حذف ناکارآمدی ها، ارائه ارزش بیشتر و استفاده از منابع کمتر تاکید دارد. لین همچنین بر فلسفه آزمایش مداوم برای ایجاد پیشرفت تاکید می کند.

• شش سیگما: شش سیگما سبکی از مدیریت است که بر حذف اشتباهات در فرآیند خلق ارزش تاکید دارد. شرکت های شش سیگما از داده ها برای بهبود عملیات خود، کاهش هزینه ها و افزایش درآمد استفاده می کنند.

• کایزن: کایزن یک فلسفه مدیریت رایج است که از ژاپن سرچشمه می گیرد. مانند سایر روش‌های مدیریت، بر فرآیند بهبود مستمر پس از شناسایی نیازها و چالش‌های یک کسب‌وکار تأکید دارد.

• ۵S: ۵S یک سبک مدیریت ژاپنی است که بر تولید تمرکز دارد. نام آن به پنج عنصر «مرتب‌سازی»، «به‌ترتیب تنظیم»، «درخشش»، «استاندارد کردن» و «پایداری» اشاره دارد که نحوه بهینه‌سازی یک فضای کاری را توضیح می‌دهند.