۵S چیست؟ | سازماندهی کسب و کار خود با نظام آراستگی | به همراه فایل پاورپوینت

۵S – نظام آراستگی

۵S سیستمی برای سازماندهی فضاها است تا کار را بتوان به طور موثر، مؤثر و ایمن انجام داد. این سیستم بر قرار دادن همه چیز در جایی که متعلق به آن است و تمیز نگه داشتن محل کار تمرکز دارد، که باعث می شود افراد بدون اتلاف وقت یا خطر آسیب، کار خود را آسان تر انجام دهند.

ترجمه ۵S

اصطلاح ۵S از پنج کلمه ژاپنی گرفته شده است:

• Seiri – سیری
• Seiton – سیتون
• Seiso – سیسو
• Seiketsu – سیکتسو
• Shitsuke – شیتسوکه

در فارسی، این کلمات اغلب به این صورت ترجمه می شوند:

• مرتب سازی
• به ترتیب تنظیم کردن
• براق سازی
• استاندارد سازی
• حفظ کردن

هر S نشان دهنده بخشی از یک فرآیند پنج مرحله ای است که می تواند عملکرد کلی یک کسب و کار را بهبود بخشد.

ریشه های ۵S – ۵S و تولید ناب

۵S به عنوان بخشی از سیستم تولید تویوتا (TPS: Toyota Production System) آغاز شد، روشی که توسط رهبران شرکت موتور تویوتا در اوایل و اواسط قرن بیستم آغاز شد. این سیستم که اغلب در غرب از آن به عنوان تولید ناب و در کشور ما به عنوان نظام آراستگی یاد می شود، هدف آن افزایش ارزش محصولات یا خدمات برای مشتریان است. این اغلب با یافتن و حذف زباله از فرآیندهای تولید انجام می شود.

تولید ناب شامل استفاده از ابزارهای زیادی مانند ۵S، کایزن، کانبان، جیدوکا، هیجونکا و پوکا یوکه است. ۵S به عنوان بخش اساسی سیستم تولید تویوتا در نظر گرفته می شود، زیرا تا زمانی که محل کار در وضعیت تمیز و سازماندهی قرار نگیرد، دستیابی به نتایج دائمی خوب دشوار است. یک فضای نامرتب و به هم ریخته می تواند منجر به اشتباهات، کاهش سرعت تولید و حتی حوادث شود که همه اینها باعث وقفه در عملیات می شود و تأثیر منفی بر شرکت دارد.

یک شرکت با داشتن یک مرکز سازماندهی شده سیستماتیک، احتمال اینکه تولید دقیقاً همان طور که باید اتفاق بیفتد را افزایش می دهد.

مرتبط: تحولی شگرف با نظام ۵S: از آشفتگی به تنظیم و بهره‌وری بالاتر

مزایای ۵S

با گذشت زمان، روش ۵S به مزایای بسیاری منجر می شود، از جمله:

• کاهش هزینه ها
• کیفیت بالاتر
• بهره وری بیشتر
• رضایت بیشتر کارکنان
• محیط کار ایمن تر

مفهوم پنج S در ۵S چیست؟

مفهوم ۵S ممکن است در این مرحله کمی انتزاعی به نظر برسد، اما در واقعیت این یک ابزار بسیار کاربردی و عملی است که همه افراد در محل کار می توانند بخشی از آن باشند.

۵S شامل ارزیابی همه چیز موجود در یک فضا، حذف چیزهای غیر ضروری، سازماندهی منطقی چیزها، انجام وظایف خانه داری و ادامه این چرخه است. سازماندهی کنید، تمیز کنید، تکرار کنید.

بیایید نگاهی دقیق تر به هر یک از بخش های ۵S بیندازیم.

مرتب سازی – Sort

---

مرحله اول ۵S، مرتب سازی، شامل بررسی تمام ابزار، مبلمان، مواد، تجهیزات و غیره در یک منطقه کاری است تا مشخص شود چه چیزی باید وجود داشته باشد و چه چیزی می تواند حذف شود. برخی از سوالاتی که در این مرحله باید پرسید عبارتند از:

• هدف از این آیتم چیست؟
• آخرین بار چه زمانی از این کالا استفاده شده است؟
• چند بار استفاده می شود؟
• چه کسی از آن استفاده می کند؟
• آیا واقعاً باید اینجا باشد؟

این سوالات به تعیین ارزش هر مورد کمک می کند. یک فضای کاری ممکن است بدون اقلام غیر ضروری یا مواردی که به ندرت استفاده می شود بهتر باشد. این چیزها می توانند مانع شوند یا فضا را اشغال کنند.

به خاطر داشته باشید که بهترین افراد برای ارزیابی موارد موجود در یک فضا، افرادی هستند که در آن فضا کار می کنند. آنها هستند که می توانند به سوالات بالا به بهترین حالت پاسخ دهند.

وقتی گروهی تشخیص داد که برخی موارد ضروری نیستند، گزینه های زیر را در نظر بگیرید:

• موارد را به بخش دیگری بدهید
• بازیافت / دور انداختن / فروش اقلام
• اقلام را در انبار قرار دهید

برای مواردی که ارزش یک آیتم نامشخص است – برای مثال، ابزاری اخیراً استفاده نشده است، اما کسی فکر می‌کند ممکن است در آینده به آن نیاز باشد – از روش برچسب قرمز استفاده کنید. تگ های قرمز معمولاً برچسب ها یا برچسب های مقوایی هستند که می توان آنها را به موارد مورد نظر چسباند. کاربران اطلاعات مربوط به مورد را پر می کنند مانند:

• محل
• شرح
• نام شخصی که تگ را اعمال می کند
• تاریخ درخواست

سپس آیتم در “منطقه برچسب قرمز” با سایر موارد مشکوک قرار می گیرد. اگر پس از مدت زمان تعیین شده (شاید یک یا دو ماه) مورد استفاده قرار نگرفت، زمان حذف آن از فضای کاری فرا رسیده است. ارزش آویزان کردن به چیزهایی را ندارد که هرگز استفاده نمی شوند، زیرا فقط فضا را اشغال می کنند.

نکته: یک یادآوری تنظیم کنید – در تلفن یا رایانه خود، یا در جایی در فضای کاری پست شده است – برای بررسی مجدد با قسمت برچسب قرمز تا فراموش نشود.

مرتبط: حرکتی اساسی برای بهبود بهره‌وری: معرفی نظام ۵S

به ترتیب تنظیم کردن – Set in Order

---

هنگامی که درهم و برهمی اضافی از بین رفت، راحت تر می توانید ببینید چه چیزی چیست. اکنون گروه های کاری می توانند استراتژی های خود را برای مرتب سازی موارد باقی مانده ارائه دهند. مواردی که باید در نظر گرفت:

• کدام افراد (یا ایستگاه های کاری) از کدام آیتم ها استفاده می کنند؟
• چه زمانی از اقلام استفاده می شود؟
• کدام اقلام بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند؟
• آیا اقلام باید بر اساس نوع گروه بندی شوند؟
• در کجا قرار دادن اقلام منطقی تر است؟
• آیا برخی از محل‌ها برای کارگران ارگونومیک‌تر از بقیه هستند؟
• آیا برخی از قرارگیری ها باعث کاهش حرکت غیر ضروری می شود؟
• آیا ظروف ذخیره بیشتری برای مرتب نگه داشتن چیزها لازم است؟

در طول این مرحله، همه باید تعیین کنند که چه ترتیباتی منطقی تر است. این نیاز به تفکر از طریق وظایف، فراوانی آن کارها، مسیرهایی که افراد در فضا طی می کنند و غیره می باشد.

کسب‌وکارها ممکن است بخواهند توقف کنند و به رابطه بین سازمان و تلاش‌های ناب بزرگ‌تر فکر کنند. چه ترتیبی باعث کمترین میزان ضایعات می شود؟
در تولید ناب، زباله می تواند به شکل زیر باشد:

• عیوب
• زمان انتظار
• حرکت اضافی
• موجودی اضافی
• تولید بیش از حد
• پردازش اضافی
• حمل و نقل غیر ضروری
• استعدادهای استفاده نشده

نکته: برای اهداف ۵S، به طور خاص در نظر بگیرید که چگونه چیدمان و سازماندهی یک منطقه می تواند زمان انتظار، حرکت و حمل و نقل غیر ضروری را افزایش/کاهش دهد.

براق کردن – Shine

---

همه فکر می کنند که می دانند خانه داری چیست، اما یکی از ساده ترین چیزهایی است که می توان از آن چشم پوشی کرد، به خصوص زمانی که کار شلوغ می شود. مرحله Shine 5S برای تمیز کردن محل کار متمرکز است که به معنی جارو کردن، پاک کردن، گردگیری، پاک کردن سطوح، کنار گذاشتن ابزار و مواد و غیره است.

علاوه بر تمیز کردن اولیه، شاین شامل انجام تعمیر و نگهداری منظم تجهیزات و ماشین آلات نیز می شود. برنامه ریزی برای تعمیر و نگهداری از قبل به این معنی است که کسب و کارها می توانند مشکلات را پیدا کنند و از خرابی جلوگیری کنند. این به معنای اتلاف زمان کمتر و عدم از دست دادن سود مربوط به توقف کار است.

درخشش در محل کار ممکن است هیجان انگیز به نظر نرسد، اما مهم است. و نباید فقط به کارکنان سرایداری سپرده شود. در ۵S، همه مسئولیت تمیز کردن فضای کاری خود را بر عهده می گیرند، به طور ایده آل به صورت روزانه. انجام این کار باعث می شود مردم مالکیت فضا را در دست بگیرند، که در دراز مدت به این معنی است که مردم در کار خود و شرکت سرمایه گذاری بیشتری خواهند کرد.

نکته: نحوه تمیز کردن ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما مطمئن شوید که مردم می دانند چگونه فضاهای خود را به درستی براق کنند. به کارمندان – به ویژه کارمندان جدید – نشان دهید که از کدام پاک کننده ها استفاده کنند، مواد تمیزکننده در کجا ذخیره می شوند و چگونه تجهیزات را تمیز کنند، به خصوص اگر تجهیزاتی هستند که به راحتی آسیب می بینند.

استاندارد کردن – Standardize

---

پس از تکمیل سه مرحله اول ۵S، همه چیز باید بسیار خوب به نظر برسد. همه چیزهای اضافی از بین رفته اند، همه چیز سازماندهی شده است، فضاها تمیز شده اند، و تجهیزات در وضعیت خوبی کار می کنند.

مشکل این است که وقتی ۵S در یک شرکت جدید است، تمیز کردن و سازماندهی آن آسان است… و سپس به آرامی اجازه دهید همه چیز به حالت قبل برگردد. Standardize 5S را از پروژه های معمولی تمیز کردن فنر متفاوت می کند. استانداردسازی همه چیزهایی را که به تازگی اتفاق افتاده است را سیستماتیک می کند و تلاش های یکباره را به عادت تبدیل می کند. Standardize وظایف منظمی را تعیین می کند، برنامه زمانی ایجاد می کند و دستورالعمل ها را پست می کند تا این فعالیت ها به روال تبدیل شوند. رویه های عملیاتی استاندارد را برای ۵S ایجاد می کند تا نظم و ترتیب از بین نرود.

بسته به فضای کاری، یک چک لیست روزانه ۵S یا یک نمودار ممکن است مفید باشد. یک برنامه زمانبندی ارسال شده که نشان می دهد چند وقت یکبار کارهای تمیزکاری باید انجام شود و چه کسی مسئول آنهاست، ابزار مفید دیگری است.

در ابتدا، مردم احتمالاً به یادآوری در مورد ۵S نیاز دارند. ممکن است لازم باشد روزانه مقدار کمی زمان برای کارهای ۵S اختصاص داده شود. اما با گذشت زمان، کارها به روتین تبدیل می شوند و سازماندهی و تمیز کردن ۵S به بخشی از کار عادی تبدیل می شود.

نکته: نشانه‌های بصری مانند علائم، برچسب‌ها، پوسترها، نوار علامت‌گذاری کف و سازمان‌دهنده ابزار نیز نقش مهمی در ۵S دارند. آنها می توانند دستورالعمل ها را ارائه دهند و موارد را در بسیاری از موارد بدون هیچ کلمه ای در جای خود نگه دارند.

حفظ کردن – Sustain

---

هنگامی که رویه‌های استاندارد برای ۵S برقرار شد، کسب‌وکارها باید کار مداوم حفظ آن رویه‌ها و به‌روزرسانی آن‌ها را در صورت لزوم انجام دهند. Sustain به فرآیندی اطلاق می‌شود که ۵S را به خوبی اجرا می‌کند، اما همچنین درگیر نگه داشتن همه افراد در سازمان است. مدیران باید مانند کارمندان در طبقه تولید، انبار یا دفتر مشارکت کنند. Sustain در مورد تبدیل ۵S به یک برنامه بلند مدت است، نه فقط یک رویداد یا پروژه کوتاه مدت. در حالت ایده آل، ۵S بخشی از فرهنگ یک سازمان می شود. و زمانی که ۵S در طول زمان پایدار بماند، آن زمان است که کسب‌وکارها متوجه نتایج مثبت مستمر خواهند شد.

نکته ۱: برای کمک به حفظ شیوه های ۵S، مطمئن شوید که همه کارمندان جدید (یا کارمندانی که دپارتمان را تغییر می دهند) در مورد رویه های ۵S منطقه خود آموزش می بینند.
نکته ۲: چیزها را جالب نگه دارید. نگاه کنید که شرکت های دیگر با ۵S چه می کنند. ایده های جدید برای سازمان می تواند اوضاع را در حال بهبود نگه دارد و کارکنان را درگیر نگه دارد.

ایمنی – Safety (ششمین S)

---

برخی از شرکت ها دوست دارند S ششم را در برنامه ۵S خود بگنجانند: ایمنی. هنگامی که ایمنی شامل می شود، سیستم اغلب ۶S نامیده می شود. مرحله ایمنی شامل تمرکز بر روی کارهایی است که می توان برای حذف خطرات در فرآیندهای کاری با ترتیب دادن چیزها به روش های خاص انجام داد.

این ممکن است مستلزم راه‌اندازی ایستگاه‌های کاری به‌گونه‌ای باشد که ارگونومیک‌تر باشند، تقاطع‌ها (مانند مکان‌هایی که لیفتراک‌ها و عابران پیاده از مسیرها عبور می‌کنند) با علامت‌ها، و برچسب‌گذاری کابینت ذخیره‌سازی برای تمیز کردن مواد شیمیایی به طوری که مردم از خطرات احتمالی آگاه شوند. اگر چیدمان محل کار یا وظایفی که افراد انجام می دهند خطرناک باشد، باید تا حد امکان از این خطرات کاسته شود. این همان چیزی است که S ششم روی آن تمرکز می کند.

برخی از افراد ایمنی را نتیجه اجرای مناسب پنج S دیگر می دانند و در نتیجه می گویند S ششم ضروری نیست. آنها فکر می کنند اگر فضای کار به درستی سازماندهی و تمیز شود و از نشانه های ایمنی بصری مفید استفاده شود، یک مرحله ایمنی جداگانه غیر ضروری است.

هیچ یک از رویکردهای ایمنی درست یا غلط نیست. اما هر طور که یک کسب و کار بخواهد به ایمنی نزدیک شود، باید توجه داشته باشد که توجه به ایمنی مهم است.

نکته: اگر حوادث ناگوار و حوادثی اتفاق افتاد، توقف کنید تا بررسی کنید که آیا بهبود ۵S می‌توانست از آن جلوگیری کند یا خیر. آیا شلوغی کمتر، سطوح راه رفتن تمیزتر، یا علائم و برچسب های بهتر می تواند تفاوتی ایجاد کند؟

شروع کار با ۵S

اگرچه ۵S یک مفهوم نسبتاً ساده است، شروع یک برنامه جدید ۵S می تواند دلهره آور باشد. این مانند انجام یک پروژه بزرگ نظافت در گاراژ یا زیرزمین خانه است. چیزهای زیادی برای رسیدگی وجود دارد، و شروع کردن احتمالاً جالب به نظر نمی رسد.

با مراحل عملی مانند تصمیم گیری در مورد اینکه کدام بخش ها و افراد درگیر خواهند شد، به چه آموزش هایی نیاز است و از چه ابزارهایی برای تسهیل فرآیند استفاده کنید، شروع کنید. تعیین این موارد ملموس به شروع فرآیند پیاده سازی ۵S کمک می کند.

چه کسی باید در ۵S شرکت کند؟

در اینجا پاسخ کوتاه به این سوال است: همه. اگر بخشی در حال راه اندازی ۵S است، مدیران و سایر کارکنان باید شامل شوند. اگر کسی کنار گذاشته شود، این می‌تواند به سردرگمی یا آشفتگی‌هایی منجر شود که مردم نمی‌خواهند مالکیت آن را بگیرند.

این امکان وجود دارد که برخی از افراد در ۵S نقش بیشتری نسبت به دیگران داشته باشند، که خوب است. ممکن است هماهنگ‌کننده‌های ۵S وجود داشته باشند که مسئول نصب و نگهداری برچسب‌گذاری ۵S، پیگیری وظایف محول شده، یا معرفی اعضای جدید بخش به سیستم ۵S باشند. بدیهی است که این افراد در مقایسه با دیگران زمان زیادی را صرف فکر کردن در مورد ۵S خواهند کرد. با این حال، همه باید به طور مرتب به ۵S فکر کنند. ۵S ممکن است در ابتدا به عنوان یک رویداد رخ دهد، اما در حالت ایده آل به بخشی از کار روزانه برای همه تبدیل می شود.

همچنین مهم است که به یاد داشته باشید که رهبران شرکت باید در ۵S شرکت کنند، به خصوص اگر ۵S یک تلاش گسترده شرکت باشد. وقتی مردم ببینند که مافوق‌هایشان با شرکت در آن ۵S را جدی می‌گیرند، احتمالاً آن را نیز جدی می‌گیرند.

آموزش ۵S

هر کسی که در فعالیت های ۵S شرکت خواهد کرد باید آموزش ببیند. این کار را می توان در یک محیط کلاس درس، با یک DVD آموزشی، و/یا از طریق فعالیت های عملی انجام داد. نمایش چگونگی وقوع ۵S در یک ایستگاه کاری نیز ممکن است مفید باشد.

برای اینکه کارکنان بفهمند چرا شرکت قرار است استفاده از ۵S را شروع کند و چرا این مهم است، باید تاریخچه مختصری از ۵S، قطعات آن و مزایای آن به آنها داده شود.

کاملاً ممکن است که روش اجرای ۵S در یک سازمان یا حتی یک بخش با سایرین متفاوت باشد، بنابراین گروه هایی که برای اولین بار ۵S را اجرا می کنند ممکن است نیاز داشته باشند بهترین راه را برای انجام مراحل ۵S در فضاهای خود بیابند.

در هر صورت، همه باید زمانی که ۵S جدید است، آموزش ببینند، و سپس هر کارمند جدیدی که بعداً وارد کشتی می شود، باید در مورد ۵S نیز آموزش ببیند.

۵S و ارتباطات بصری

یکی از بخش های کلیدی ۵S این است که فضاها را تمیزتر می کند و بنابراین ناوبری را آسان تر می کند. این بدان معناست که مردم می توانند راحت تر کار خود را انجام دهند. ابزارهای ارتباط بصری مانند برچسب‌ها، علامت‌گذاری کف، علامت‌گذاری کابینت و قفسه، و تابلوهای سایه می‌توانند مسیریابی فضاها را حتی ساده‌تر کنند. به علاوه، این ابزارها می توانند به سازماندهی فضای کاری کمک کنند. محل کاری که از مدیریت بصری به این روش استفاده می کند، اغلب به عنوان محل کار بصری شناخته می شود.

مرتبط: نحوه استفاده از ارتباطات بصری در ۶ مرحله (به علاوه نکات)

برخی از ابزارهای بصری رایج مورد استفاده در ۵S عبارتند از:

نوار علامت گذاری کف

از این نوارها می توان برای ترسیم سلول های کاری، علامت گذاری مکان هایی که تجهیزات یا مواد در آن قرار می گیرند، یا برجسته کردن خطرات استفاده کرد. آنها در رنگ‌ها و طرح‌های متنوعی تولید می‌شوند و همچنین می‌توانند روی قفسه‌ها، میز کار، کابینت‌ها و سطوح دیگر استفاده شوند.

برچسب ها و نشانه ها

این تصاویر از متن، رنگ ها و نمادها برای انتقال اطلاعات استفاده می کنند. آنها می توانند محتویات کشوها را نشان دهند، خطرات را صدا کنند، یا به مردم بگویند که قطعات را کجا ذخیره کنند. سبک‌ها و اندازه‌های زیادی وجود دارد، و برخی از کسب‌وکارها حتی انتخاب می‌کنند که اینها را در خانه با چاپگر برچسب و علامت بسازند.

تابلوهای سایه و فوم جعبه ابزار

این تصاویر در فضاهای کاری با ابزارهای زیاد مفید هستند. تخته های سایه از برش های ابزاری استفاده می کنند که در پشت نقطه ای که ابزار روی تخته میخ آویزان است قرار می گیرد. فوم جعبه ابزار به طور مشابه عمل می کند، با این تفاوت که در کشوی جعبه ابزار قرار می گیرد. شکل ابزار از لایه بالایی فوم بریده شده است، بنابراین لایه پایینی روشن از فوم خود را نشان می دهد. هر دوی این روش‌ها ابزارهای از دست رفته را برجسته می‌کنند و به افراد می‌گویند که ابزارها پس از پایان استفاده از آنها دقیقاً در کجا باید قرار گیرند.

کسب و کارها ممکن است استفاده از برخی یا همه این ابزارهای بصری را انتخاب کنند. همه آنها به دستیابی به جمله معروف ۵S کمک می کنند: “مکانی برای همه چیز و هر چیزی در جای خود.” این ابزارها مشخص می کنند که چیزها به کجا تعلق دارند، بنابراین درهم و برهمی به این راحتی به یک مشکل تبدیل نمی شود.

نکته: اگر از علامت‌ها، نوارها یا سایر نشانه‌های بصری با کد رنگی برای کف استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که همه آنها را درک می‌کنند. در صورت لزوم نمودار رنگ ارسال کنید.

۵S خارج از تولید – در مراقبت های بهداشتی، اداره، یا دولت

۵S در صنعت تولید تویوتا سرچشمه گرفته است و برای تولیدکنندگان در بسیاری از صنایع، نه فقط صنعت خودرو، مفید است. در دهه‌های اخیر، ۵S فراتر از تولید به سایر صنایع مانند مراقبت‌های بهداشتی رفته است. بسیاری از دفاتر نیز مانند برخی مدارس و سایر سازمان های دولتی از ۵S استفاده می کنند.

مراحل اولیه ۵S را می توان در هر محل کاری اعمال کرد. یک مطب می تواند از ۵S برای مرتب نگه داشتن لوازم استفاده کند، همانطور که بیمارستان ها و کلینیک های پزشکی می توانند. ۵S را می توان حتی در یک آشپزخانه عمومی استفاده کرد تا یخچال با مواد غذایی تاریخ مصرف گذشته پر نشود. در واقع فقط تعیین اینکه چه فضاهای کاری و فرآیندهای کاری از بهبود سازماندهی محل کار بیشترین سود را خواهد برد.

مثال ۵S

به مثال زیر نگاه کنید تا ۵S را در عمل ببینید. قبل از ۵S، فضاها به هم ریخته و گیج کننده هستند. پس از ۵S، همه چیز دارای یک مکان اختصاص یافته است که اغلب با نوار علامت گذاری کف، برچسب ها و سایر نشانه های بصری مشخص می شود.

هنگامی که ۵S در محل کار استفاده می شود، تشخیص ناهنجاری ها و تشخیص مشکلات احتمالی قبل از تبدیل شدن به مسائل مهم آسان تر است.

هزینه های ۵S در مقابل پس انداز بلند مدت

رهبران تجاری که به استفاده از ۵S فکر می کنند ممکن است تعجب کنند که آیا اجرای ۵S گران است یا خیر. به طور کلی، اینطور نیست. ممکن است سرمایه‌گذاری اولیه روی ابزارهایی مانند نوار و برچسب‌های علامت‌گذاری کف وجود داشته باشد، و باید مقداری زمان صرف آموزش و فعالیت‌های ۵S شود که وقت کارمندان را می‌گیرد. با این حال، در دراز مدت، ۵S باعث می‌شود فرآیندها روان‌تر اجرا شوند و از بروز حوادث ناگوار جلوگیری می‌کنند، و این موارد معمولاً باعث صرفه‌جویی در هزینه کسب‌وکارها می‌شود.

---

دانلود پاورپوینت مدیریتی آشنایی با نظام ۵S

تعداد اسلاید: ۲۵ عدد

رمز فایل: ivsi.ir