روش های بهینه سازی فرآیند: تعریف، مزایا و انواع

وقتی کسب‌وکارها در یک فرآیند با مشکلاتی مواجه می‌شوند، می‌توانند یک روش بهینه‌سازی را برای کاهش این مشکلات پیاده‌سازی کنند. روش‌های زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید، که هر کدام مجموعه‌ای از مراحل و اقدامات منحصر به فرد را برای کمک به افزایش بهره‌وری، حفظ منابع حیاتی و بهینه‌سازی گردش کارتان ارائه می‌کنند. روش‌های بهینه‌سازی فرآیند یادگیری می‌تواند شما را برای پیاده‌سازی آن‌ها در عملیات تجاری خود آماده کند.

در این مقاله از ایوْسی، بهینه‌سازی فرآیند چیست، مزایای استفاده از آن را مرور می‌کنیم، هشت روش بهینه‌سازی فرآیند را بررسی می‌کنیم و چند نکته را بررسی می‌کنیم که به شما در تکمیل موفقیت‌آمیز آنها کمک می‌کند.

مطالب مرتبط: ۱۰ مرحله برای بهبود بهینه سازی کسب و کار (همراه با مزایا)

بهینه سازی فرآیند چیست؟

بهینه‌سازی فرآیند، اجرای روش‌ها، استراتژی‌ها، رشته‌ها و تاکتیک‌های ساخت‌یافته برای بهبود فرآیندی خاص در چارچوب پارامترهای یک پروژه یا ابتکار است. راه های زیادی وجود دارد که می توانید یک فرآیند را طوری تنظیم کنید که به طور عینی بهتر از آن عمل کند. برداشتن یک مرحله، حذف یک مرحله یا بازنویسی یک مرحله از فرآیند، همگی نمونه‌های ساده‌ای هستند که می‌توانند به ساده‌سازی یک گردش کار کمک کنند. به طور کلی، شما می توانید بهینه سازی فرآیند را به عنوان ترکیبی از مراحل، از جمله:

• Identify: این به عمل شناسایی فرآیندی اشاره دارد که باید تحت بهینه سازی قرار گیرد. اگر فرآیندی بسیار پرهزینه باشد یا باعث نارضایتی مشتری شود، تعیین علت این نگرانی ها برای موفقیت هر روش بهینه سازی بسیار مهم است.

• تجدید نظر: این به بازاندیشی فرآیند شناسایی شده و بررسی انتقادی هدف آن در جریان کار کلی اشاره دارد. پرسش از اینکه چقدر طول می کشد تا فرآیند تکمیل شود یا آیا راه بهتری برای انجام آن وجود دارد، تنها چند گزینه برای تجدید نظر در فرآیند تعیین شده است.

• پیاده سازی: این به کاربرد یک فرآیند به شیوه ای جدید و مؤثرتر اشاره دارد. هنگامی که اجرای یک فرآیند جدید یا اصلاح شده کامل شد، سپس می توانید نتایج را تجزیه و تحلیل کنید و در صورت نیاز تنظیمات لازم را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که طبق خواسته کار می کند.

• خودکارسازی: این به خودکارسازی فرآیند در کل گردش کار اشاره دارد تا آن را برای نتایجی که به دنبال آن بودید ارزیابی کنید، مانند کاهش هزینه، افزایش تولید یا پیشگیری از اشتباه. مهم است که قبل از خودکارسازی، مطمئن شوید که فرآیند واقعاً کار می کند.

• مانیتور: این به نظارت بر فرآیند پس از ادغام موفقیت آمیز آن اشاره دارد. این تضمین می‌کند که می‌توانید حوزه‌های جدیدی را برای بهبود شناسایی کنید یا تعیین کنید که در کجا مسائل حیاتی وجود دارد که باید برای پروژه یا گردش کار برای ادامه خودکارسازی صحیح مورد بررسی قرار گیرند.

مطالب مرتبط: ۶ روش برای ساده کردن فرآیندها و گردش کار

مزایای روش های بهینه سازی فرآیند چیست؟

استفاده از روش‌های بهینه‌سازی فرآیند مزایای زیادی دارد، از جمله:

• کاهش خطرات: اجرای موفقیت آمیز یک روش می تواند خطرات بدون تغییر ماندن یک فرآیند ناکارآمد را کاهش دهد. این به شما امکان می‌دهد تا ریسک‌های بالقوه جدید را بهتر شناسایی کرده و قبل از اینکه برای پروژه یا گردش کار شما بسیار مضر باشند، آنها را حذف کنید.

• ایجاد یکپارچگی بیشتر: بهبود ثبات یک فرآیند تضمین می‌کند که می‌توانید موارد اضافی را که هیچ هدف ارزشمندی را دنبال نمی‌کنند حذف کنید. این می تواند حرکت بین فرآیندها را بدون نیاز به تکرار غیرضروری هر مرحله یا عملی آسان تر کند.

• بهبود کیفیت: زمانی که بخواهید کیفیت فرآیند، پروژه یا گردش کار خود را بهبود ببخشید، یک روش بهینه سازی واقعا مفید است. وقتی بتوانید نتایج باکیفیت تولید کنید، از سرمایه‌گذاری در هیچ‌گونه اصلاحات اضافی یا اقدامات اصلاحی وصله‌ای سود نخواهید برد.

• ساده‌سازی عملیات: ساده‌سازی عملیات یکی از مزایای اصلی استفاده از روش بهینه‌سازی است که تضمین می‌کند می‌توانید کل یک عملیات را با وقفه‌های کوچک انتقال دهید. این امر می‌تواند اجرای یکپارچه و جمعی را برای همه طرف‌های درگیر آسان‌تر کند.

• بهبود مدیریت منابع: هنگامی که منابع ارزشمندی برای استفاده در یک فرآیند وجود دارد، یک روش بهینه سازی می تواند به شما در حفظ آنها کمک کند. می توانید تعداد منابعی را که به هدر می روند کاهش دهید و آنها را مجدداً به اهداف و استفاده های بهتر اختصاص دهید.

• صرفه جویی در پول: با بهینه سازی یک فرآیند حیاتی در جریان کاری خود، احتمال بیشتری دارد که در پول خود صرفه جویی کنید و در بودجه تعیین شده خود باقی بمانید. اگر با موفقیت اجرا شود، نتیجه یک روش بهینه‌سازی می‌تواند درآمد و سود مالی شما را افزایش دهد.

• افزایش بهره وری: استفاده از روشی برای حذف یک فرآیند ناکارآمد یا تغییر نحوه عملکرد آن می تواند بهره وری کلی گردش کار شما را افزایش دهد. این ممکن است به شما کمک کند تا اجرای قابل تحویل خود را افزایش دهید و معیارها و ضرب الاجل های حیاتی را به موقع انجام دهید.

• به حداقل رساندن اشتباهات آینده: پس از بهینه سازی بهتر یک فرآیند در یک گردش کار، احتمال اشتباهات کمتر می شود. هنگامی که اشتباهات کمتری انجام می شود، می توانید تلاش خود را بر روی سایر فرآیندها و مسائل تجاری مهم تر متمرکز کنید.

• کاهش مشکلات: کاهش مشکلات به شما کمک می کند تا ازدحام جریان کار بحرانی را برطرف کرده و آن را حل کنید تا روند به آرامی ادامه یابد. با مشکلات کمتر، می توانید کار خود را به سرعت تکمیل کنید و برای رسیدگی به سایر فرآیندها و کارهایی که در پس مانده هستند، وقت داشته باشید.

مطالب مرتبط: اتوماسیون گردش کار چیست و چگونه از آن استفاده می کنید؟

۸ روش بهینه سازی فرآیند

در اینجا هشت روش بهینه سازی فرآیند وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید:

۱. روش PDSA

روش بهینه سازی PDSA یک سیستم چرخه ای چهار بخشی است که به شما کمک می کند کیفیت یک فرآیند را بهبود بخشید و به بهینه سازی کسب و کار دست یابید. مراحل این روش عبارتند از:

• برنامه ریزی: اولین گام این روش، ترسیم و تعریف واضح دستاوردهایی است که می خواهید به آن برسید.

• انجام دهید: مرحله دوم آزمایش تغییرات بالقوه در مقیاس کوچک و محدود است.

• مطالعه: مرحله سوم مطالعه نتایج روش و تعیین مفید بودن آنهاست.

• عمل: آخرین مرحله اجرای تغییرات در مقیاس بزرگتر است.

۲. روش فرآیند کاوی

روش بهینه‌سازی فرآیند کاوی ترکیبی از تکنیک‌هایی است که عناصر علم داده را در خود جای داده است. در این روش، داده‌ها را از یک گزارش رویداد می‌گیرید و سپس اقدامات اعضای تیم خود را در کسب‌وکار تجزیه و تحلیل می‌کنید و مراحلی را که برای تکمیل یک وظیفه یا کار انجام می‌دهند، مرور می‌کنید. سپس می‌توانید داده‌های جمع‌آوری‌شده را به بینش‌های قابل استفاده تبدیل کنید و به سایر متخصصان وابسته کمک کنید تا مسائل را شناسایی کرده و فرآیندهای لازم را بهینه کنند.

۳. روش DMAIC

روش DMAIC برای بهینه سازی یک استراتژی داده محور است. این روش به عنوان یک چرخه از مراحل کار می کند، از جمله:

• تعریف: اولین قدم برای تعریف فرآیندهایی است که نیاز به بهینه سازی دارند.

• اندازه گیری: مرحله دوم اندازه گیری و شناسایی نحوه انجام فرآیند است.

• تجزیه و تحلیل: مرحله سوم تجزیه و تحلیل این است که چگونه می توانید فرآیند را بهینه کنید.

• بهبود: مرحله چهارم بهبود فرآیند است.

• کنترل: مرحله پنجم کنترل عملکرد آینده عملکرد جدید یا ارتقا یافته است.

۴. روش مدیریت پروژه BPO

روش بهینه سازی مدیریت پروژه BPO ترکیبی از مراحل است که شامل موارد زیر است:

• شروع: اولین مرحله مجوز دادن به فاز، فرآیند یا پروژه به عنوان بخشی از طرح کلی است.

• برنامه ریزی: مرحله دوم، تعریف و بازتعریف اهداف و سپس انتخاب بهترین اقدامات برای کمک به شما در دستیابی به آنها است.

• اجرا: مرحله سوم هماهنگی و همکاری با افرادی است که قرار است در اجرای طرح یا استراتژی به شما کمک کنند.

• کنترل: گام چهارم در مورد حصول اطمینان از دستیابی به هر هدف تعیین شده با نظارت و اندازه گیری پیشرفت و نتایج به طور منظم و انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم است.

• بسته شدن: مرحله آخر این است که پس از رسیدن به هدف روش بهینه سازی، پروژه را به طور رسمی ببندید.

۵. روش نگاشت جریان ارزش

روش بهینه سازی نگاشت جریان ارزش فرآیندی است که بر نقشه جریان ارزش متکی است. این یک نمایش گرافیکی از مواد، داده ها و اطلاعات مختلف است که در طول یک پروژه یا ابتکار جریان دارد. هدف اصلی از این کار ارائه خدمات و محصولات به مشتریان یا کاربران نهایی است. این روش برای کمک به دستیابی به نتایج زیر واقعاً مفید است:

• شناسایی و حذف اتلاف منابع

• به دست آوردن بینش ارزشمند در مورد فرآیندهای تصمیم گیری و جریان های فرآیند

• تعیین اهداف قابل اندازه گیری و واقع بینانه برای بهبود فرآیند

• تعیین حوزه هایی که نیاز به بهبود دارند

۶. روش کایزن

روش بهینه سازی کایزن می تواند در ارتباط با روش PDCA کار کند. این تکنیکی است که برای بهبود منظم همه عملکردهای تجاری کار می کند. برخی از مزایای این روش عبارتند از:

• ترویج محصولات تحویل سریعتر و اقدامات ایمنی

• بهبود رضایت شغلی و بهره وری یک تیم

• بهبود هر فرآیند تجاری

• افزایش کیفیت محصول و رتبه بندی تایید مشتری

۷. روش DMADV

روش بهینه سازی DMADV بر کمک به افزایش سطح کیفیت خود حتی پس از یک ابتکار بهینه سازی اولیه تمرکز دارد. این روش با جایگزینی کامل یک فرآیند قدیمی با یک فرآیند جدید و بهبود یافته، تغییرات چشمگیری را ایجاد می کند. برخی از مزایای این روش ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• درآمد و سود خود را افزایش دهید

• بهبود رتبه بندی و رضایت مشتریان و مشتریان

• کاهش تعداد خطاهای رخ داده

• توسعه کامل محصولات و فرآیندهای جدید

۸. روش تجزیه و تحلیل SIPOC

روش بهینه سازی تجزیه و تحلیل SIPOC برای سازماندهی داده های جمع آوری شده در مورد مشتریان و محصولات درگیر در فرآیندها مفید است. این روش به دلایل مختلفی می تواند مفید باشد، از جمله:

• شناسایی هر گونه جنبه مرتبط که نیاز به بهبود دارد

• تعریف پروژه های پیچیده و هدف گذاری آنها

• درک اینکه یک فرآیند چگونه باید کار کند

مطالب مرتبط: ۶ روشی که می توانید برای بهبود فرآیند کسب و کار استفاده کنید

نکاتی برای تکمیل بهینه سازی فرآیند

در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تا ابتکارات بهینه سازی فرآیند را با موفقیت انجام دهید:

• اهداف کسب و کار خود را به وضوح تعریف کنید، زیرا این مواردی هستند که معمولاً هنگام هدایت تلاش‌های بهینه‌سازی فرآیند به آن اشاره می‌کنید.

• استراتژی بهینه سازی خود را به طور کامل برنامه ریزی کنید و در جهت بهبود نتایج قطعی تلاش کنید.

• سعی کنید قبل از شروع، نتایج و نتایج روش بهینه سازی انتخابی خود را پیش بینی کنید.

• یک مطالعه کنترل شده برای طراحی فرآیند جدید قبل از اجرای آن در مقیاس وسیع تر انجام دهید و سپس نتایج را تجزیه و تحلیل کنید.

• فرآیند بهبودیافته را اجرا کنید، از جمله تغییرات مورد نیاز در صورت لزوم.

• به پیگیری و نظارت بر نتایج بهینه سازی خود ادامه دهید.

• سعی کنید جنبه های فرآیند را بدون کاهش کیفیت آن خودکار کنید.

• تلاش های خود را برای اهداف نگهداری و بازبینی مستند کنید.