۲۰ نکته مدیریت زمان برای حرفه ای ها

بهبود توانایی شما در مدیریت زمان می تواند کیفیت کار شما را افزایش داده و بهره وری شما را افزایش دهد. این به نوبه خود می تواند شما را برای کارفرمایتان ارزشمندتر کند و فرصت های جدیدی برای پیشرفت شغلی ایجاد کند. یادگیری در مورد انواع استراتژی های مختلف برای مدیریت بهتر زمان می تواند به شما کمک کند تعیین کنید کدامیک برای شما بهترین کار را دارد.

در این مقاله از ایوسی، به این موضوع می پردازیم که چرا مدیریت زمان بسیار مهم است و ۲۰ نکته مدیریت زمان را برای متخصصان پرمشغله به اشتراک می گذاریم.

چرا مدیریت زمان مهم است

یادگیری استراتژی های مدیریت زمان به شما این امکان را می دهد که بهره وری بیشتری داشته باشید، در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید، که زمان بیشتری را برای سایر وظایف یا فرصت های یادگیری ایجاد می کند. مدیریت موثر زمان می تواند به کاهش استرس و بهبود تمرکز شما کمک کند، و شما را در محل کار موثرتر کند و به طور بالقوه منجر به موفقیت شغلی بیشتر شود.

۲۰ نکته مدیریت زمان برای حرفه ای ها

در اینجا ۲۰ نکته مدیریت زمان وجود دارد که به متخصصان پرمشغله کمک می کند کارهای بیشتری در محل کار انجام دهند:

۱. لیست ها را نگه دارید

فهرستی از افکاری که دارید یا کارهایی که باید در طول روز انجام دهید ایجاد کنید. با ضبط تا جایی که می توانید، به راحتی به یاد می آورید که کدام کارها را باید بعداً دوباره مشاهده کنید. دستگاه های تلفن همراه و لپ تاپ ها اغلب دارای ابزارهای داخلی مدیریت زمان هستند تا این کار را آسان کنند. همچنین می توانید یک دفترچه یادداشت کوچک در دسترس داشته باشید تا در صورت بروز چیزهایی به آن اضافه کنید. در پایان هر روز، می‌توانید کارها را مرور کنید و لیستی از کارهای روز بعد ایجاد کنید، زیرا می‌دانید که همه چیز انجام شده است.

۲. در یک زمان روی یک کار تمرکز کنید

مطالعات به طور قطعی مشخص کرده اند که انجام چند کار، بهره وری شما را کاهش می دهد. برای حداکثر بهره وری، هر بار روی یک کار تمرکز کنید. کارآمدتر است که یک کار را قبل از رفتن به کار بعدی تمام کنید.

مطالب مرتبط: ۵ نکته برای متمرکز ماندن در کار در خانه

۳. برای کارها محدودیت زمانی قائل شوید

قانون پارکینسون بیان می کند که کار برای پر کردن زمان در دسترس برای تکمیل گسترش می یابد. با تعیین محدودیت های زمانی برای موارد خاص، طبیعتاً بهتر تمرکز کرده و کارآمدتر کار خواهید کرد. اگر متوجه شدید که فراتر از محدودیت‌های زمانی که برای خود تعیین کرده‌اید کار می‌کنید، ممکن است بخواهید گردش کار خود را بررسی کنید و به دنبال چیزهایی باشید که ممکن است باعث اتلاف وقت یا دور کردن توجه شما از کار در دستتان شود.

۴. هفته خود را در روز جمعه برنامه ریزی کنید

رفتن به شنبه با برنامه ای برای هفته به شما کمک می کند تا از آخر هفته به یک هفته کاری پربار تبدیل شوید. روز جمعه کمی برای برنامه ریزی هفته خود اختصاص دهید و اهداف هفتگی خود را به وظایف روزانه تقسیم کنید. اگر می‌دانید که در روزهای شنبه یا در سایر لحظات خاص در طول هفته انرژی کمتری دارید، کارهای کم اولویت را برای آن لحظات برنامه‌ریزی کنید. اگر می‌دانید که بهره‌وری شما در روزهای یکشنبه و دوشنبه به اوج خود می‌رسد، خلاقانه‌ترین و سخت‌ترین کارهای خود را برای آن روزها برنامه‌ریزی کنید. اگر جلسات هفتگی تیم دارید، در نظر بگیرید که آنها را در روز سه‌شنبه برگزار کنید، زمانی که احتمالاً انرژی تیم شما شروع به کاهش می کند. سپس از چهارشنبه ها برای برنامه ریزی و شبکه سازی استفاده کنید.

۵. یک برنامه روزانه ایجاد کنید

در پایان هر روز چند دقیقه وقت بگذارید تا لیستی از کارهای روزانه برای روز بعد ایجاد کنید. این کار گنجاندن اقلامی را که ممکن است وسوسه شوید به روز دیگری موکول کنید آسان تر می کند. همچنین به شما کمک می‌کند روز بعد وقتی وارد دفتر می‌شوید، درست به سر کار برسید، زیرا می‌دانید با چه کارهایی باید شروع کنید. ترفند دیگری برای ایجاد انگیزه در خود این است که مواردی را در لیست خود بنویسید طوری که انگار قبلاً آنها را تکمیل کرده اید. به عنوان مثال، به جای قرار دادن “ارسال گزارش” در لیست خود، “گزارش ارسال شده” را بنویسید.

۶. یک لیست “انجام شد” ایجاد کنید

اگر کارهای غیرمنتظره در طول روز شما ظاهر شد، در حین انجام این وظایف اضافی، یک لیست جداگانه در کنار لیست کارهای خود ایجاد کنید. در روز یکشنبه، فهرست کارهای خود را به همراه وظایف پاداش اضافی مرور کنید تا اعتماد به نفس خود را افزایش دهید و به شما کمک کند فهرستی از اهداف هفته آینده ایجاد کنید.

۷. ابتدا وظایف با اولویت خود را تکمیل کنید

ابتدا مهمترین و سخت ترین وظایف خود را تکمیل کنید. این کار نه تنها تضمین می کند که آنها به موقع انجام می شوند، بلکه مطالعات نشان می دهد که اولین ساعت روز بیشترین بازدهی را برای شما دارد. در واقع، تحقیقات نشان می‌دهد که مغز شما زمانی که هوشیاری کمتری دارد، راحت‌تر می‌تواند تمرکز کند، زیرا انرژی اضافی برای افکار دیگر وجود ندارد.

۸. از عوامل حواس پرتی جلوگیری کنید

گوشی خود را مزاحم نشوید و در کشو قرار دهید تا از دید خارج شود. همچنین ممکن است بخواهید پیام رسان فوری را خاموش کنید یا ایمیل خود را ببندید تا با ایمیل های دریافتی جدید حواس شما پرت نشود. همچنین بهتر است همه پنجره‌ها را ببندید، غیر از پنجره‌هایی که در آنها کار می‌کنید. در صورت امکان، در را ببندید تا کمتر مزاحم شوید. اگر همکار یا رئیسی دارید که به طور دوره ای کنار میز شما می ایستد، قبل از شروع وقت متمرکز خود، یک توقف سریع در دفاتر آنها داشته باشید. همچنین ممکن است بخواهید از هدفون های حذف نویز یا روشن کردن موسیقی برای خفه کردن حواس پرتی استفاده کنید.

مطالب مرتبط: ۱۱ نکته برتر برای سازماندهی کار و بهره وری

۹. بر نحوه سپری شدن زمان خود نظارت کنید

دانستن اینکه چگونه زمان خود را مدیریت می کنید گام مهمی برای مدیریت زمان عالی است. یک یا دو روز وقت بگذارید و هر کار یا فعالیتی را که انجام می دهید مستند کنید. همچنین می توانید از یک برنامه بهره وری استفاده کنید که فعالیت شما را در تلفن یا رایانه شما نظارت می کند.

۱۰. برای کارهای دشوار به خود پاداش دهید

از آنجایی که طبیعی است که بخواهید از کارهای دشوار اجتناب کنید، برای مقابله مستقیم با آن کارهای ناخوشایند یا دشوار به خود پاداش دهید. به عنوان مثال، به خود اجازه دهید استراحت کنید و به پیاده روی بروید یا روی چیزی کار کنید که واقعاً به عنوان پاداش از آن لذت می برید.

۱۱. مراقب خودت باش

برای به حداکثر رساندن بهره وری خود، مهم است که از خود مراقبت کنید. یعنی خوردن غذاهای سالم و سالم، ورزش منظم و هفت تا نه ساعت خواب توصیه شده در هر شب.

۱۲. واگذاری مسئولیت ها داشته باشید

اگر در نقش رهبری هستید و مدام خود را عقب مانده از برنامه می بینید یا در وعده ناهار کار می کنید، ممکن است لازم باشد مسئولیت های بیشتری را به تیم خود واگذار کنید. برای شروع موثر تفویض اختیار، بدانید که اعضای تیم شما چه کسانی هستند و نقاط قوت و ضعف آنها چیست. اطمینان حاصل کنید که آنها اهداف و انتظارات و همچنین ضرب الاجل ها را درک می کنند. همچنین مهم است که خود را برای سؤالات در دسترس قرار دهید و به آنها اطلاع دهید که چه منابعی برای آنها در دسترس است.

۱۳. بر روی تصویر بزرگ تمرکز کنید

به جای تلاش برای کمال یا تمرکز بر جزئیات جزئی کارتان، تصویر بزرگ را در ذهن داشته باشید. به مهم ترین کارهایی که در لیست کارهای شما هستند بجای جزئیات کوچک توجه کنید.

۱۴. برای استراحت بین کارها برنامه ریزی کنید

تحقیقات نشان می‌دهد که مغز شما تنها می‌تواند تا چند دقیقه در یک زمان متمرکز بماند. برای حفظ حداکثر بهره وری بین کارها یا حداقل هر ۹۰ دقیقه یک استراحت برنامه ریزی کنید.

۱۵. از زمان انتظار نهایت استفاده را ببرید

همه با دوره هایی مواجه می شوند که باید منتظر بمانند، چه در فرودگاه یا ایستگاه قطار. از این دوره‌های استراحت برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها، گرفتن پادکست یا مطالعه، پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی از دست رفته یا حتی فقط استراحت و مدیتیشن استفاده کنید. برای این لحظاتی که منتظر مانده اید آماده باشید.

۱۶. ایمیل خود را سازماندهی کنید

یک صندوق ورودی به هم ریخته می تواند باعث شود زمان بیشتری را صرف جستجوی ایمیل های مهمی کنید که باید به آنها پاسخ دهید یا باعث می شود که ایمیل های مهم را به طور کلی نادیده بگیرید. ایمیل هایی را بایگانی کنید که ممکن است حاوی اطلاعات مهمی باشند اما نیازی به پاسخ فوری ندارند. برچسب‌هایی برای ایمیل‌هایی که نیاز به اقدامی از جانب شما دارند، مانند «فوری»، «نیاز به اقدام» یا «در انتظار» ایجاد کنید. فیلترهایی ایجاد کنید تا ایمیل های دریافتی را بر اساس یک کلمه کلیدی در ایمیل یا کسی که آن را ارسال می کند برچسب گذاری کنید. حتی می توانید با ایجاد فیلتری برای ایمیل هایی که حاوی کلمه “لغو اشتراک” هستند، همه خبرنامه های دریافتی را برچسب گذاری کنید.

۱۷. اهداف SMART را تعیین کنید

بهره وری شما اغلب با توانایی شما در دستیابی به اهداف سنجیده می شود. اگر به سرعت و با سرمایه گذاری کمتری از منابع به آن اهداف دست یابید، این نشانه روشنی است که به طور موثر زمان خود را مدیریت می کنید و بهره وری دارید. با این حال، بخش مهمی از این هدف داشتن اهداف SMART است. اهداف SMART خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و با زمان محدود هستند. اطمینان حاصل کنید که همانطور که اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه برای خود تعیین می کنید، آنها نیز هوشمند هستند.

مرتبط: اهداف هوشمند: تعریف و مثال

۱۸. نه گفتن را یاد بگیرید

در مورد تعهد به کاری که به زمان شما نیاز دارد، محتاط باشید. وقتی از شما خواسته می‌شود به چیزی متعهد شوید، با گفتن اینکه برنامه‌تان را بررسی می‌کنید و به آن شخص بازمی‌گردید، پاسخ دهید. این به شما زمان می‌دهد تا ارزیابی کنید که آیا با اهداف شما همسو است یا خیر و آیا واقعاً زمان لازم برای دادن آن را دارید یا خیر.

مطالب مرتبط: ۱۱ روش فوق العاده برای تقویت قدرت نه گفتن | مهارت نه گفتن را در خود تقویت کنید

۱۹. زود باشید

با همیشه زود بودن استرس خود را کاهش دهید. این نه تنها در مورد جلسات بلکه برای ضرب الاجل ها نیز صدق می کند. همیشه برنامه ریزی کنید که کارتان را یک روز زودتر از موعد مقرر ارسال کنید.

۲۰. فعالیت هایی را امتحان کنید که مهارت های متفاوتی را در بر می گیرند

شرکت در فعالیت هایی را در نظر بگیرید که از مجموعه مهارت هایی استفاده می کنند که در هنگام کار از آنها استفاده نمی کنید. به عنوان مثال، اگر بیشتر روز خود را در یک دفتر می گذرانید، به رقصیدن یا نقاشی کردن مشغول شوید. ممکن است متوجه شوید که مهارت‌های جذابی که در محل کار استفاده نمی‌کنید به شما خلاقیت بیشتری می‌دهد و می‌توانید مشکلات را سریع‌تر حل کنید.

مرتبط: ۹ افسانه ی خیالی درخصوص مدیریت زمان را بشناسید