پرسش و پاسخ: چگونه می توانم منظم بمانم؟

یادگیری نحوه سازماندهی ماندن می تواند به عنوان یک مهارت حرفه ای ارزشمند عمل کند. استفاده از تکنیک های سازمانی می تواند شما را در کار بازده و کارآمدتر کند. این مهارت به شما کمک می کند تا از اتلاف وقت جلوگیری کنید و به شما امکان می دهد وظایف خود را به طور موثر شناسایی و تکمیل کنید. در این مقاله توضیح می دهیم که چرا منظم ماندن مفید است و نکاتی برای سازماندهی ماندن ارائه می دهیم.

چرا سازماندهی ماندن مهم است؟

وقتی سازماندهی می‌شوید، نشان می‌دهد که ساختاری برای مدیریت موارد و وظایف خود دارید. دانستن اینکه دقیقاً چه کاری باید انجام شود یا مکان چیزی می تواند منجر به بهره وری بالاتر شود. بهره وری خود را افزایش می دهید زیرا زمان را تلف نمی کنید یا حواس شما پرت نمی شود و در نتیجه کارآمدتر می شوید. هنگامی که همکاران یا سرپرستان متوجه توانایی شما در سازماندهی ماندن می شوند، می توانند به شما اعتماد کنند تا وظایف را انجام دهید یا مسئولیت های اضافی را بر عهده بگیرید.

چگونه می توانم منظم بمانم؟

اگر برای منظم ماندن به راهنمایی نیاز دارید، می توانید از ۲۸ نکته زیر به عنوان راهنمایی استفاده کنید:

فهرستی از کارها ایجاد کنید

فهرست کارها برای سازماندهی کارهای هفتگی یا روزانه که باید انجام دهید موثر هستند. در شروع روز یا هفته، زمانی را برای نوشتن فهرستی از مسئولیت های خود اختصاص دهید. می‌توانید از یک فهرست فیزیکی یا ابزارهای دیجیتال استفاده کنید، که به شما امکان می‌دهد فهرست‌ها را در بین دستگاه‌ها به اشتراک بگذارید و اطمینان حاصل کنید که می‌توانید از هر کجا به آنها دسترسی داشته باشید.

مطالب مرتبط: ۱۰ مورد از بهترین نرم افزار برای افزایش بهره وری

وظایف خود را اولویت بندی کنید

همانطور که لیست کارهایی را برای خود می نویسید، اولویت های آنها را برای تکمیل مشخص کنید. یکی از روش‌های موثر اولویت‌بندی تمرکز بر ضرب‌الاجل‌ها است، مثلاً اینکه آیا باید وظایف را در یک روز، هفته یا ماه انجام دهید. خود را منظم نگه دارید و با تکمیل وظایف به ترتیب فوریت از دست دادن ضرب الاجل ها اجتناب کنید.

بیشتر بخوانید: راهنمای نهایی برای اولویت بندی کار و زندگی شما
                      روش های بهره وری برای بهبود زندگی کاری شما

سه وظیفه اصلی خود را مشخص کنید

فهرست کارها به عنوان یک روش مؤثر برای سازماندهی وظایف، چه به صورت روزانه و چه هفتگی عمل می کند. در شروع روز یا هفته، زمانی را برای نوشتن فهرستی از مسئولیت های خود اختصاص دهید. می‌توانید از یک فهرست فیزیکی یا ابزارهای دیجیتال استفاده کنید، که به شما امکان می‌دهد فهرست‌ها را در بین دستگاه‌ها به اشتراک بگذارید و اطمینان حاصل کنید که می‌توانید از هر کجا به آنها دسترسی داشته باشید.

کارهای بزرگ را از بین ببرید

شما می توانید پروژه های بزرگ را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید تا آنها را قابل مدیریت تر کنید. این روش می تواند به شما کمک کند تا از تعویق و یا احساس سرگیجه جلوگیری کنید. هنگامی که پروژه را تجزیه کردید، هر کار را با توجه به اهمیت آن اولویت بندی کنید تا به شما کمک کند در مسیر خود نگه دارید و آن را در برنامه روزانه خود بگنجانید. با محول کردن این وظایف به خودتان، می توانید به شما کمک کند زمان خود را سازماندهی کنید و در مهلت مقرر به پایان برسانید.

مطالب مرتبط: ۱۵ کاری که انجام هر روزه ی آن موفقیت را تضمین می کند

یک سیستم بایگانی توسعه دهید

با ایجاد یک سیستم پرونده در زمان خود از جستجوی اسناد صرفه جویی کنید. می توانید بر اساس ترجیحات خود از فضای ذخیره سازی فیزیکی یا ذخیره سازی دیجیتال استفاده کنید. با سیستم های دیجیتال، مطمئن شوید که به درستی همه فایل های خود را برچسب گذاری و عنوان می کنید تا جستجوی آنها آسان تر شود. یکی دیگر از مزایای فایل های دیجیتال این است که به اشتراک گذاری آنها با همکارانتان ساده است.

از تکنیک های کدگذاری رنگ استفاده کنید

کدگذاری رنگ می تواند به سازماندهی بصری فایل ها یا لیست کارهای شما کمک کند. وقتی هدف خاصی را به یک رنگ اختصاص می دهید، به شما این امکان را می دهد که فوراً این موارد را درک کنید. همچنین به شما امکان می دهد موارد مشابه را برای پرونده سازی کارآمدتر گروه بندی کنید. به عنوان مثال، می توانید رنگ ها را به پروژه های مختلف در لیست کارهای خود یا پوشه های فایل اختصاص دهید. یا می‌توانید رنگ‌ها را به ضرب‌الاجل‌ها اختصاص دهید، قرمز به این معنی است که چیزی فوری است، در حالی که زرد به این معنی است که حداقل یک هفته فرصت دارید.

فضای کاری خود را تمیز کنید

حذف بی نظمی می تواند حواس پرتی را محدود کند و به شما امکان می دهد روی کار تمرکز کنید. ابتدا هر گونه زباله را دور بریزید. سپس می توانید موارد باقی مانده را ارزیابی کنید و هر چیزی را که برای کار به آن نیاز ندارید حذف کنید. هنگامی که اقلام ضروری خود را به دست آوردید، می توانید با استفاده از ابزارهایی مانند جا خودکار یا سینی میز، آنها را گروه بندی و سازماندهی کنید.

بیشتر بخوانید: راه ایجاد فضای منظم در محیط خانه و محیط کار

موارد غیر ضروری را حذف کنید

با حذف موارد غیر ضروری، فضا را برای وسایل ضروری آزاد کنید. با تعیین قوانینی برای خلاص شدن از شر موارد غیر ضروری سازماندهی کنید. به عنوان مثال، اگر حداقل یک سال است از چیزی استفاده نکرده اید، می توانید آن را دور بیندازید یا اهدا کنید. اگر نگران حذف فایل‌ها و اسناد مربوط به کار هستید، می‌توانید آن‌ها را در پوشه‌ای قرار دهید تا در معرض دید نباشند.

به هر چیزی یک مکان خاص بدهید

شما می توانید با اختصاص دادن آنها به یک مکان خاص از قرار دادن یا گم شدن آنها جلوگیری کنید. به عنوان مثال، ممکن است همیشه ماشین حساب خود را در کشوی بالای میز خود قرار دهید. مکان های معقول یا قابل دسترسی را انتخاب کنید. اگر اغلب از خودکارها استفاده می کنید، ممکن است منطقی باشد که آنها را در یک بازو برای دسترسی آسان قرار دهید.

اقلام را فوراً کنار بگذارید

علاوه بر اختصاص دادن اقلام به مکان مناسب، مطمئن شوید که همیشه بلافاصله پس از استفاده آنها را کنار بگذارید. بلافاصله پس از استفاده از خودکار، آن را در جای خود قرار دهید. این تکنیک به شما اطمینان می دهد که مکان اقلام خود را می دانید و زمانی را برای جستجوی آنها صرف نمی کنید.

برای خود ضرب الاجل تعیین کنید

همه وظایف شما ممکن است با مهلت های تعیین شده همراه نباشند، اما می توانید آنها را برای خود تنظیم کنید تا به ردیابی و مدیریت زمان خود کمک کنید. ضرب‌الاجل‌ها همچنین می‌توانند به شما کمک کنند به جای اینکه انجام دادن آن‌ها را به تعویق بیندازید یا فراموش کنید، خود را برای انجام وظایف مسئول نگه دارید. به عنوان مثال، اگر لیستی از ایمیل‌ها برای پاسخ‌دهی دارید، می‌توانید تا ساعت ۳ بعد از ظهر برای خود مهلتی برای پاسخ‌دهی تعیین کنید.

بیشتر بخوانید: قانون پارکینسون چیست؟ / نحوه استفاده ی صحیح از این قانون

چیزها را بنویسید

ممکن است وظایف یا مسئولیت های غیرمنتظره ای در طول روز کاری شما ایجاد شود. یک دفترچه یادداشت، دفترچه یادداشت یا یادداشت های چسبناک روی میز خود داشته باشید تا مطمئن شوید که در صورت نیاز می توانید موارد را یادداشت کنید. نوشتن یادداشت می تواند به شما کمک کند اطلاعات را حفظ کنید و سازماندهی کنید تا پیام های مهم مانند ضرب الاجل یا وظایف را فراموش نکنید.

مطالب مرتبط: نوشتن، ابزاری ساده اما کارآمد برای موفقیت

صندوق ورودی ایمیل خود را مدیریت کنید

اگر متوجه شدید که از ایمیل‌ها غرق شده‌اید، زمان‌های منظمی را برای بررسی و پاسخ به آنها در نظر بگیرید. می‌توانید برای خود هدفی تعیین کنید که هر روز یا هفته به صفر ایمیل‌های خوانده نشده برسید تا به شما در انجام وظایف خود کمک کند. برای کمک به دور نگه داشتن صندوق ورودی خود، می توانید این زمان را برای ارزیابی لغو اشتراک لیست های پستی غیرضروری نیز اختصاص دهید.

از برنامه های مدیریت زمان استفاده کنید

می توانید از برنامه های مدیریت زمان استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که زمان خود را به طور موثر سپری می کنید. به عنوان مثال، برخی از برنامه ها اطلاعاتی را در مورد زمان صرف شده برای کار در مقابل فعالیت های شخصی ارائه می دهند. شما می توانید از این داده ها برای شناسایی زمینه های مشکل بالقوه و توسعه استراتژی هایی برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود استفاده کنید. این برنامه ها همچنین می توانند به شما در ایجاد و تکمیل لیست کارهای خود یا حفظ تمرکز روی یک کار خاص کمک کنند.

مطالب مرتبط: ۱۸ مورد از بهترین برنامه و ابزار مدیریت زمان

برنامه هفتگی خود را ارزیابی کنید

برای کمک به سازماندهی زمان و وظایف خود، سعی کنید به هفته خود نگاه کنید و الگوها را شناسایی کنید. برای مثال، ممکن است متوجه شوید که شروع هفته شما اغلب کندتر از پایان آن است. می‌توانید دوشنبه یا سه‌شنبه وظایف خود را انجام دهید تا وقتی به پنج‌شنبه و جمعه می‌رسید کمتر احساس خستگی کنید. این تکنیک می تواند به شما کمک کند کار خود را به طور یکنواخت تر پخش کنید.

یک روال ایجاد کنید

یک روتین می تواند به شما کمک کند که سازماندهی بیشتری داشته باشید زیرا ساختار روزانه را تعیین می کند. به عنوان مثال، می توانید یک برنامه صبحگاهی داشته باشید که شامل خوردن صبحانه و انجام یک تمرین سریع است. متعهد شدن به این روال می تواند به شما کمک کند در شروع هر روز احساس آمادگی و انرژی کنید. روال کاری شما ممکن است شامل کارهای معمولی باشد، مانند بررسی ایمیل خود هنگام ورود. همانطور که روال ها را دنبال می کنید، فرآیندها برای تکمیل خودکار و کارآمدتر می شوند.

یک کار را در یک زمان کامل کنید

وقتی روی یک کار کار می کنید، به شما کمک می کند تمرکز خود را حفظ کرده و آن را به طور موثر انجام دهید. می توانید یک قانون تنظیم کنید که تا زمانی که آخرین کار را به پایان نرسانید نمی توانید کار جدیدی را شروع کنید. این رویکرد می‌تواند به سازماندهی وظایف شما در هر روز کمک کند، زیرا آنها را از فهرست کارهای شما حذف می‌کند و به شما اطمینان می‌دهد که هنوز چه کارهایی را باید انجام دهید.

زمانی را برای سازماندهی در نظر بگیرید

هر روز یا هفته زمانی را برای اهداف سازمانی به خود اختصاص دهید. مدت زمان ممکن است متفاوت باشد، چه ۱۵ دقیقه در هر روز یا یک ساعت در هفته. کارهایی که انجام می دهید نیز می توانند بر اساس نیازهای شما متفاوت باشند، مانند تمیز کردن یک فضای خاص، مرور ایمیل های خوانده نشده یا نوشتن لیست کارها. این زمان می تواند فرصت هایی برای تمرین و بهبود مهارت های سازمانی شما فراهم کند.

واگذاری وظایف

می‌توانید از تفویض اختیار استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که فقط به همان اندازه که می‌توانید کارها را تکمیل کنید. هنگام ایجاد لیست کارها، وظایفی را که می توانید به آنها اختصاص دهید یا با شخص دیگری به اشتراک بگذارید، یادداشت کنید. سعی کنید کارهایی را انتخاب کنید که نیازی به نظارت یا بررسی شدید آنها ندارید. واگذاری وظایف کوچکتر یا ساده تر به شما زمان می دهد تا روی کارهای پیچیده تر خود تمرکز کنید.

بیشتر بخوانید: تفویض اختیار: تعریف و راهنما

قبل از افزودن چیزی، چیزی را حذف کنید

چه چیزی را خریداری کنید یا کاری را به لیست کارهای خود اضافه کنید، ابتدا سعی کنید چیزی را حذف کنید. این روش می تواند به شما کمک کند از درهم ریختگی بیش از حد فیزیکی یا بر عهده گرفتن مسئولیت های بیش از حد جلوگیری کنید. به عنوان مثال، زمانی که شخصی درخواست کمک می کند، وظایف فعلی خود را ارزیابی کنید. قبل از موافقت با کارهای جدید، تعیین کنید که آیا می توانید چیزی را از لیست موجود خود حذف یا تکمیل کنید.

از تقویم ها استفاده کنید

یک تقویم منظم می تواند به سازماندهی و پیگیری زمان شما کمک کند. می‌توانید از تقویم‌ها برای پیگیری رویدادها استفاده کنید تا آنها را از دست ندهید یا خودتان دوبار رزرو کنید. بسته به ترجیحات خود، می توانید از تقویم فیزیکی یا دیجیتال استفاده کنید. یک تقویم دیجیتال می تواند مزایای بیشتری را ارائه دهد، زیرا می تواند برای شما اعلان ها ارسال کند و با حساب ایمیل شما همگام شود تا به طور خودکار ورودی ها را بر اساس دعوت نامه های ایمیل شده ایجاد کند.

از اهمال کاری بپرهیزید

سعی کنید به جای اینکه آنها را به تعویق بیندازید یا تا آخرین لحظه منتظر بمانید، کارهای موجود در لیست کارهای خود را در اسرع وقت شروع کنید. این ابتکار به شما کمک می کند که از احساس غرق شدن در امان بمانید. هر چه زودتر یک کار را کامل کنید، می توانید کار بعدی را زودتر شروع کنید و به همین ترتیب تا زمانی که لیست کارهایتان را تمام کنید. شما می توانید از تکنیک های متعددی استفاده کنید، مانند مقابله با موارد ساده تر.

بیشتر بخوانید: روشی آسان برای توقف تعلل ها و ایجاد ثبات قدم
                      همین دقیقه، همین حالا شروع کنید / ۸ دلیل مهمِ تعلل‌ را بشناسید

حواس پرتی را محدود کنید

حواس پرتی می تواند تمرکز را از کار شما دور کند یا برنامه شما را مختل کند. برای محدود کردن حواس‌پرتی‌ها، می‌توانید اعلان‌های رایانه و تلفن خود را خاموش کنید تا از هرگونه وسوسه دور شدن از وظایف خود جلوگیری کنید. همچنین می‌توانید پیام دور یا «مزاحم نشوید» را در سیستم پیام‌رسانی محل کار خود تنظیم کنید تا سیگنالی را به همکاران خود ارسال کنید که در حال حاضر در دسترس نیستید.

کارها یا وظایف را با هم ترکیب کنید

شما می توانید با برنامه ریزی و ترکیب وظایف یا وظایف، روز خود را کارآمدتر کنید. اگر مجبورید دو کار را در یک مجاورت انجام دهید، سعی کنید هر دو را در یک سفر انجام دهید. اگر چندین کار دارید که همه از یک نرم افزار استفاده می کنند، قبل از اینکه به کارهای دیگر بروید، روی تکمیل آن گروه از کارها تمرکز کنید. به طور مشابه، انجام این کار به این معنی است که مجبور نیستید آن را چندین بار دوباره باز کنید.

از زمان خود به نحو احسن استفاده کنید

اگر زمان استراحت دارید، از آن برای رسیدن به اهداف یا وظایف خود استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر از طریق حمل و نقل عمومی به محل کار خود رفت و آمد می کنید، می توانید از آن زمان برای نوشتن و مرور لیست کارهای خود یا تکمیل کارهای آسان استفاده کنید. سپس با تکمیل این وظایف، فضایی در روز کاری شما برای ضروری ترین وظایف شما باقی می گذارد.

زودتر از موعد آماده شوید

برخی از کارها به شما امکان می دهند از قبل برای مدیریت بهتر زمان آماده شوید. به عنوان مثال، می توانید با برنامه ریزی لباس خود از شب قبل، در زمان قبل از کار صرفه جویی کنید. یا می توانید وعده های غذایی هفته خود را در آخر هفته برنامه ریزی کنید تا نگران پیدا کردن چیزی برای خوردن نباشید. با برنامه ریزی یا آماده شدن زودهنگام، می توانید استرس لحظه آخری را محدود کنید.

استراحت کنید

اختصاص زمانی برای استراحت می تواند به شما کمک کند تا در طول روز خود را شارژ کنید. می توانید چند دقیقه به خودتان فرصت دهید تا قدم بزنید یا یک وعده غذایی بخورید تا از کارتان استراحت کنید. این وقفه ها زمانی را برای استراحت و آماده سازی خود برای انجام کارهای بعدی فراهم می کند.

به خودتان جایزه بدهید

تصدیق موفقیت‌هایتان باعث می‌شود روحیه خوبی داشته باشید و در انجام کارهای بیشتر احساس اطمینان بیشتری کنید. به عنوان مثال، اگر تمام موارد موجود در لیست کارهای خود را زودتر از موعد آن روز به پایان برسانید، ممکن است برای خود یک خوراکی بخرید. وقتی استراتژی‌های سازمانی را اجرا می‌کنید و می‌بینید که کار می‌کنند، به شما انگیزه می‌دهد که به استفاده از آنها ادامه دهید.

مطالب مرتبط: استراتژی پاداش کل چیست؟