۱۲ تکنیک برای جمع آوری نیازمندی ها

الزامات پایه و اساس هر پروژه، ادغام فناوری یا تغییر محصول در تجارت هستند و دانستن اینکه هدف یک شرکت یا مشتری چیست، می تواند سطح موفقیت یک پروژه را تضمین کند. روش‌های مختلفی برای تعیین نیازمندی‌ها وجود دارد که به عنوان روش‌های جمع‌آوری نیازمندی‌ها شناخته می‌شوند و بیشتر آن‌ها شامل کاربران مورد، نرم‌افزار یا محصولی هستند که نیاز به بهبود دارند. دانستن تکنیک‌های مختلف جمع‌آوری نیازمندی‌ها می‌تواند به شما در توسعه قابلیت‌های حرفه‌ای برای استفاده در هر صنعت یا نقشی کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، جمع‌آوری نیازمندی‌ها چیست و نگاهی عمیق به ۱۲ راه برای جمع‌آوری اطلاعات نیازمندی‌ها می‌اندازیم.

جمع آوری الزامات چیست؟

جمع‌آوری نیازمندی‌ها عبارت است از ایجاد فهرستی از نیازمندی‌ها برای تعریف یک پروژه و هدف آن. می‌توانید بینش‌هایی را از ذینفعان، اعم از مشتریان، کاربران کارمند، مصرف‌کنندگان یا فروشندگان، جمع‌آوری کنید. جمع آوری نیازمندی ها اغلب به عنوان طرح اولیه یک پروژه عمل می کند. الزامات ضعیف می تواند تأثیر منفی داشته باشد، در حالی که الزامات به درستی می تواند منجر به موفقیت شود.

اغلب دو نوع الزام وجود دارد:

• عملکردی: این الزامات فرآیندها، اطلاعات و تعاملاتی هستند که مشتری می خواهد ساخته شود و شامل نحوه تعامل سیستم و محیط آن است.

• غیر کاربردی: این الزامات مربوط به جنبه های عملیاتی و فنی مانند رمزگذاری، امنیت، بازیابی بلایا، میزبانی و تداوم کسب و کار است.

جمع‌آوری نیازمندی‌ها اغلب در تجارت، به‌ویژه در زمینه فناوری اطلاعات (IT) استفاده می‌شود، و دانستن این دو نوع نیاز می‌تواند به شما در انتخاب تکنیک جمع‌آوری نیازهای مناسب کمک کند که به بهترین وجه برای پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید، مناسب باشد. به عنوان مثال، یک تحلیلگر تجاری که برای ارتقای پلتفرم های نرم افزاری یک شرکت بیمه درمانی منطقه ای استخدام شده است، از جمع آوری نیازمندی ها برای درک سیستم فعلی، نحوه تعامل کاربرانش با آن و چه ویژگی ها یا عملکردهایی برای تعیین سیستم های خوب استفاده می کند. جایگزین ها یا نحوه ایجاد یکی برای تیم.

مطالب مرتبط: درباره تحلیلگر کسب و کار بودن بیاموزید

۱۲ تکنیک جمع آوری نیازمندی ها

هر تکنیک جمع آوری نیازها دارای مزایایی است. هزینه و زمان فاکتورهای مهمی در انتخاب روشی هستند که باید استفاده کنید و چندین بار می توانید از بیش از یک مورد استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مربوطه مورد نیاز را جمع آوری می کنید. در اینجا ۱۲ تکنیک جمع آوری الزامات وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

مصاحبه یک به یک

خودتان را معرفی کنید و پروژه را از جمله محدوده آن و هر جدول زمانی خلاصه کنید. با فردی که با او مصاحبه می کنید رابطه برقرار کنید تا بتوانید از او خرید کنید تا احتمال بیشتری وجود داشته باشد که نظرات خوبی به شما بدهد. به آنها اجازه دهید از موضوعات کلی که قصد دارید در جلسه جمع آوری مصاحبه خود در مورد آنها بحث کنید مطلع شوند. سوالاتی مانند ” مهمترین فرآیند تجاری شما چیست ” یا ” از چه سیستم هایی استفاده می کنید، چگونه کار می کنند و آیا از آنها راضی هستید؟ ” را در نظر بگیرید. در اینجا چند نکته دیگر وجود دارد که برای انجام مصاحبه های سازنده باید در نظر داشته باشید:

• سؤالات باز بپرسید: برای استفاده حداکثری از زمان مصاحبه، سؤالاتی بپرسید که به بیش از پاسخ بله یا خیر نیاز دارند. این کمک می کند تا بدون هدایت موضوع مصاحبه، پاسخ های صادقانه و روشنگری دریافت کنید. به عنوان مثال، ” وقتی رکود اقتصادی وجود دارد، پاداش های ماهانه فروش را چگونه محاسبه می کنید؟ “

• برای به دست آوردن بینش کلی، جزئیات را مشخص کنید یا دوباره بیان کنید: افراد به سؤالات متفاوت پاسخ می دهند و این به شما بستگی دارد که تنظیم کنید. اگر آنها بر روی حداقل جزئیات تمرکز می کنند که بر هدف کلی شما تأثیر نمی گذارد، آنها را به موضوعاتی هدایت کنید که تأثیری دارند. برعکس، اگر کسی اطلاعات خیلی کلی می دهد، سؤالات محرک بیشتری بپرسد که او را مجبور می کند درباره جزئیات فکر کند.

• با افراد مناسب مصاحبه کنید: اطمینان حاصل کنید که با ذینفعان مناسب مصاحبه کنید که می توانند اطلاعات مرتبط و روشنگری را به شما بدهند. به عنوان مثال، اگر نیاز به بررسی نحوه عملکرد یک سیستم نرم افزاری دارید، مصاحبه با مدیری که از این برنامه استفاده نمی کند ممکن است بهترین انتخاب نباشد، در حالی که تیم تحلیلی که روزانه از آن استفاده می کند.

• سوالات را زودتر به اشتراک بگذارید: این یک حرکت محترمانه است و همچنین به مصاحبه شونده کمک می کند تا پاسخ های خود را به بهترین شکل آماده کند، که به نفع تیم و پروژه است و در عین حال در زمان مصاحبه واقعی صرفه جویی می کند.

سؤالات بسته می تواند برای به دست آوردن اطلاعات در مدت زمان کوتاه یا دریافت جزئیاتی که سؤالات باز برای آنها غیرضروری است مفید باشد، مثلاً « مشتریان روزانه چند سفارش آنلاین می دهند .»

مصاحبه گروهی

مصاحبه‌های گروهی با مصاحبه‌شوندگانی که در همان موقعیت شغلی یا سطح هستند، بهترین کار را دارد، زیرا آنها با موضوعات مورد نظر و زمینه‌های فرصت آشنا هستند. داشتن یک محدودیت زمانی همچنین باعث به اشتراک گذاری اطلاعات فوری می شود، مانند برنامه ریزی جلسه برای تنها یک ساعت در مقابل دو ساعت. از آنجایی که مردم دیدگاه‌های خود را با شواهدی در مقابل دیگران توجیه می‌کنند، شما اغلب می‌توانید بینش عمیق‌تری نسبت به مصاحبه‌های فردی به دست آورید. بحث در مورد هر موضوع در یک محیط گروهی همچنین به شما این امکان را می دهد که الزامات را اصلاح و شفاف کنید، که می تواند منجر به نتایج بهتر و درک مفید برای پروژه شود.

زمان‌بندی مصاحبه‌های گروهی یک چالش است، زیرا یافتن زمانی که برای بسیاری از افراد به خوبی جواب می‌دهد نیاز به تلاش دارد.

طوفان فکری

طوفان فکری تکنیک رایجی است که در اوایل پروژه استفاده می شود زیرا اغلب به عنوان نقطه شروع عمل می کند. با طوفان فکری، تا حد امکان ایده‌های زیادی را از افراد زیادی جمع‌آوری می‌کنید تا به سرعت وظایف، فرصت‌ها و راه‌حل‌های بالقوه را شناسایی، دسته‌بندی و اختصاص دهید. جلسات طوفان فکری در محیط های گروهی به خوبی کار می کنند و یادداشت برداری از ایده های تولید شده بسیار مهم است.

بیشتر بخوانید: چگونه یک جلسه طوفان فکری موثر برگزار کنیم

گروه کانونی

گروه تمرکز روشی برای تحقیقات بازار با گروهی از شرکت کنندگان برای جمع آوری بازخورد است. گروه تمرکز می‌تواند در مورد نیازها، مشکلات یا فرصت‌ها برای شناسایی و ایجاد نیازمندی‌های پروژه اطلاعاتی ارائه دهد یا می‌تواند مواردی را که قبلاً ارائه شده است، اعتبارسنجی و اصلاح کند. شرکت کنندگان در گروه تمرکز می توانند کارمندان مشتری یا نماینده کاربران این کار باشند.

نظر سنجی

ارائه یک نظرسنجی یا پرسشنامه به شما امکان می دهد اطلاعات زیادی را در مدت زمان نسبتاً کوتاهی جمع آوری کنید، به ویژه برای تعامل با افراد در مکان های جغرافیایی مختلف و همچنین برای صرفه جویی در بودجه و محدودیت های زمانی مفید است. هنگام تهیه نظرسنجی، این نکات را در نظر بگیرید:

• آنها را کوتاه‌تر در مقابل طولانی‌تر نگه دارید تا افراد بیشتر آنها را تکمیل کنند

• بر روی یک ویژگی یا موضوع تمرکز کنید، به جای بسیاری از موضوعات در یک زمان

• از رتبه‌بندی‌ها برای تولید پاسخ‌های تجزیه و تحلیل داده‌ها استفاده کنید، مانند « کاملاً موافقم»، « موافقم » یا « مخالف هستم »

• چند سؤال با پایان باز داشته باشید تا به پاسخ‌های آزاد اجازه دهید ورودی دقیق دریافت کنند

• از شش کلمه سوالی برای ساختار نظرسنجی خود استفاده کنید: چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا، چرا و چگونه، مانند ” کاربر چگونه وارد سیستم می شود ” یا ” نتایج در کجا در برنامه نشان داده شده است؟ “

کارگاه نیازمندی

کارگاه های نیازمندی راهی عالی برای جمع آوری اطلاعات هستند و به عنوان یک تسهیل کننده، مهم است که برای خوب پیش رفتن جلسه آماده باشید. مواد و دستور کار را جمع آوری و آماده کنید تا به کارگاه ساختار بدهید – این به شما کمک می کند تا بینش های با کیفیت را دریافت کنید. بدانید چه کسی در کارگاه شرکت می کند تا بیشترین بهره را از آن ببرید و بهتر برنامه ریزی کنید تا بدانید انتظارات هر فرد چیست. ملاقات با برخی از شرکت‌کنندگان را پیش از موعد در نظر بگیرید تا بدانید شخصیت و سبک کاری آن‌ها چگونه ادغام می‌شود و دیدگاه‌های آن‌ها را در مورد اینکه پروژه به کجا می‌رود، درک کنید.

این روش اغلب به بیشترین برنامه ریزی و آمادگی نیاز دارد، و از آنجایی که همیشه نمی توانید افراد مناسب را در اتاق داشته باشید، عاقلانه است که چند کارگاه آموزشی برای جمع آوری اطلاعات مورد نیاز به دست آورید. همچنین معمولاً بیشترین زمان را می برد، اگرچه کیفیت اطلاعات بالا است.

مشاهده کاربر

مشاهده کاربر کمی شبیه تحقیقات سایه کار است. شما با یک فرد یا گروهی از افراد وقت می گذرانید تا ببینید که چگونه وظایف خود را در یک محیط شغلی واقعی انجام می دهند. این می تواند به شما کمک کند تا به طور خاص با افرادی که از آنها سود می برند، به نیازها رسیدگی کنید. برخی از مواردی که باید در هنگام مشاهده کاربر در نظر داشته باشید:

• تصویری از فرآیند سرتاسری بسازید که فرد برای انجام کار روزانه خود دنبال می کند

• هنگام پرسیدن سوال مراقب باشید تا در دیدن محیط کار طبیعی اختلالی ایجاد نکنید

• مشاهده کنید، یادداشت برداری کنید، بی طرف باشید و از قضاوت کردن خودداری کنید

• اسنادی را که به شما کمک می‌کند روش‌ها را بیابید، جمع‌آوری کنید، مانند کتابچه راهنمای آموزش کاربر

• به اندازه کافی خوب مشاهده کنید تا به طور کامل بفهمید که یک پلتفرم، نرم افزار یا دستگاه چه توانایی هایی دارد

مشاهده کاربر همچنین برای بهبود یک کار با اعتبارسنجی داده های ثبت شده قبلی مفید است. حتما از کسانی که به شما اجازه دادند با آنها وقت بگذرانید تشکر کنید. این به ایجاد ارتباط کمک می کند و در صورت نیاز به مشاهده مجدد یا ارتباط با آنها برای سؤالات بعدی مفید است.

مرتبط: مهارت های مشاهده: تعریف و مثال

تجزیه و تحلیل رابط

تجزیه و تحلیل رابط به ایجاد نرم افزار قابل استفاده، موثر و محبوب برای مشتری، گروه یا مصرف کننده کمک می کند. با تجزیه و تحلیل رابط، جنبه هوش مصنوعی و انسانی را مرور می‌کنید و متوجه می‌شوید که چگونه یک فرد از سیستم استفاده می‌کند و چگونه سیستم در داخل کار می‌کند. شما نحوه تعامل برنامه یا نرم افزار با سایر سیستم های خارجی را بررسی می کنید تا مطمئن شوید و متوجه نگرانی هایی شوید که به طور گسترده برای کاربران قابل مشاهده نیست.

تجزیه و تحلیل سند

تجزیه و تحلیل اسناد شامل بررسی مستندات سیستم موجود، مانند کتابچه راهنمای کاربر و دستورالعمل است. این به ویژه برای هر گونه کاهش خطر تغییر مکان مفید است و می توانید اطلاعات مهمی را که مرزهای ایجاد الزامات جدید یا اعتبار سنجی موارد موجود را افزایش می دهد، جمع آوری کنید. این مفید است که چندین نفر اسناد را بررسی کنند و پس از آن جلسه ای برای جمع آوری بینش خود برگزار کنند تا مطمئن شوید که چیزی از دست نمی رود.

مهندسی معکوس

مهندسی معکوس برای شرایطی که فاقد مستندات یک سیستم موجود است که در آن شما نمی توانید تجزیه و تحلیل اسناد را انجام دهید مفید است. شما می‌توانید از مهندسی معکوس برای شناسایی کارهایی که یک سیستم یا پلتفرم نرم‌افزاری انجام می‌دهد استفاده کنید، اگرچه نمی‌تواند به شما نشان دهد که یک سیستم چه کاری باید انجام دهد یا حوزه‌های فرصت آن کجاست، بنابراین استفاده از این تکنیک در کنار تکنیک‌های دیگر مفید است.

نمونه سازی

نمونه سازی یک تکنیک جدیدتر است که در جمع آوری نیازها استفاده می شود. شما یک نمونه اولیه را بر اساس نتایج جمع آوری اولیه، مانند طوفان فکری یا مصاحبه های گروهی ایجاد می کنید تا نسخه اولیه یک راه حل قابل اجرا را به مشتری نشان دهید. سپس مشتری می تواند الزامات بیشتری را ارائه دهد یا موارد موجود را برای پیشبرد پروژه اصلاح کند. این چرخه نمونه سازی می تواند چند مبادله طول بکشد تا زمانی که محصول نیازهای مشتری را برآورده کند.

مطالب مرتبط: ۱۰ نوع نمونه اولیه (همراه با توضیحات)

طراحی اپلیکیشن مشترک

طراحی برنامه مشترک (JAD) اغلب با ترکیب پویایی گروه و مشارکت مشتری برای ارائه راه حلی مشترک، ساخت سیستم های اطلاعاتی را سرعت می بخشد. اغلب توسط یک تسهیل کننده هدایت می شود، هر شرکت کننده JAD نقش خاصی را در تمرین ایفا می کند و جلسه نیاز به برنامه ریزی گسترده دارد. مزایای جلسه JAD عبارتند از:

• ساده سازی فرآیند و صرفه جویی در زمان با ادغام تماس های تلفنی، ایمیل ها و سایر جلسات

• شناسایی شرکت کنندگان، کاربران و مسائل به سرعت و به صورت جمعی

• شفاف سازی الزامات به اتفاق آرا

• گذار از یک مرحله توسعه به مرحله بعدی به طور یکپارچه

• جلب رضایت مشتری چون به توسعه سیستم کمک کردند و مراحل کار را تایید کردند