نحوه نوشتن منشور پروژه

منشور پروژه یک سند مهم و مفید در چرخه عمر پروژه است. می توانید از منشور پروژه برای نشان دادن هدف و ارزش پروژه پیشنهادی استفاده کنید. همچنین می تواند به حفظ تیم پروژه در مسیر طی هفته ها و ماه های توسعه کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، منشور پروژه چیست، چه زمانی از منشور پروژه استفاده کنیم و چگونه آن را بنویسیم.

منشور پروژه چیست؟

منشور پروژه نوعی از اسناد است که مجوز یک پروژه را فراهم می کند و عناصر مختلف پروژه را تعریف می کند. مدیر پروژه می تواند از منشور برای جمع آوری منابع و برنامه ریزی برای اجرای پروژه استفاده کند. یک منشور پروژه معمولی ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• مورد تجاری: منشور پروژه باید دلیل ضروری بودن پروژه را توضیح دهد. باید مشکلی را که حل می‌کند یا نیاز کسب‌وکاری که برآورده می‌کند توضیح دهد. مدیریت شرکت و ذینفعان باید بتوانند ببینند که چگونه از پروژه سود می برند.

• الزامات پروژه: خلاصه ای از عناصری که باید بخشی از پروژه باشند تا نیازهای تجاری را برآورده کنند. این شامل تحویل پروژه ها است که اغلب توسط ذینفعان تعیین می شود و باید قبل از تکمیل پروژه برآورده شوند.

• مفروضات و محدودیت ها: این شامل فن آوری ها یا مهارت هایی است که پروژه به آنها وابسته است و همچنین محدودیت هایی که تیم پروژه باید در آن کار کند. خوب است قبل از شروع پروژه این موارد را بدانید تا بتوانید مطمئن شوید که این وابستگی‌ها وجود دارند و محدودیت‌ها محدودکننده نیستند.

• محدوده پروژه: خلاصه ای از عناصری که در محدوده پروژه هستند و عناصری که نیستند. این می تواند به شما کمک کند تا پروژه را به موقع و در چارچوب بودجه تنها با کار بر روی تحویل های توافق شده حفظ کنید.

• ریسک‌ها: معمولاً در هر پروژه ریسک‌هایی وجود دارد، مانند در دسترس نبودن وابستگی‌ها یا نداشتن منابع فاقد تجربه لازم. فکر کردن در مورد این خطرات به شما کمک می کند تا برای آنها آماده شوید و آنها را در برنامه ریزی پروژه خود جای دهید.

• ذینفعان: ذینفعان افرادی در سازمان هستند که به پروژه علاقه خاصی دارند و ممکن است پول یا منابعی را به آن کمک کنند. مهم است که این افراد چه کسانی هستند، زیرا آنها کسانی هستند که تیم پروژه در نهایت به آنها گزارش می دهد.

• برنامه پیشنهادی: این تاریخی است که می‌خواهید کار روی پروژه را شروع کنید و پیش‌بینی می‌کنید چه مدت طول می‌کشد تا تکمیل شود. در این مرحله اولیه از برنامه ریزی پروژه، معمولاً درک می شود که این جدول زمانی تقریبی است.

• نمای کلی بودجه: منشور پروژه باید شامل تخمینی از هزینه پروژه و نحوه تقسیم آن هزینه ها باشد. همچنین ممکن است بخواهید شخص یا افرادی را که دارای اختیارات خرج هستند نام ببرید.

موارد مرتبط: مفروضات پروژه: چه هستند و چگونه آنها را مدیریت کنیم

زمان استفاده از منشور پروژه

چندین کاربرد برای منشور پروژه در طول عمر پروژه وجود دارد، از جمله:

• فروش پروژه: اگر نیاز به جذب ذینفعان بیشتری دارید، این خلاصه پروژه ممکن است مهم باشد. ذینفعان شما همچنین می توانند در مواقعی که نیاز به تخصیص منابع دارند از این سند استفاده کنند، به خصوص اگر با پروژه های دیگر تضاد وجود داشته باشد. داشتن منشور پروژه آنها را قادر می سازد تا به مدیریت نشان دهند که چرا این پروژه باید اولویت داشته باشد.

• به اشتراک گذاشتن چشم انداز: یک منشور پروژه به خوبی نوشته شده می تواند به اطمینان حاصل شود که همه، از ذینفعان گرفته تا هر یک از اعضای تیم پروژه، می دانند که چه کاری انجام می دهند و چرا انجام می دهند. این وحدت هدف می تواند تیم منسجم تری ایجاد کند و شانس تکمیل پروژه را با موفقیت و به موقع افزایش دهد.

• تکمیل اسناد پروژه: منشور پروژه خلاصه ای از اطلاعات مربوط به پروژه است که سایر اسناد پروژه با جزئیات بیشتر بررسی می کنند. بنابراین، می‌توانید از آن برای کمک به اطمینان از داشتن تمام اسناد مربوط به پروژه استفاده کنید.

• حفظ پروژه در مسیر: در طول پروژه، می توانید از منشور پروژه برای یادآوری هدف و محدوده پروژه به تیم پروژه استفاده کنید. این به همه کمک می کند تا روی کارهایی که باید انجام شوند تمرکز کنند.

• حفظ روحیه و انگیزه: منشور پروژه که اهداف پروژه را به وضوح توصیف می کند می تواند به تقویت روحیه تیم در حین دستیابی به هر هدف کمک کند. داشتن یک ایده کاملاً تعریف شده از هدف پروژه نیز ممکن است همه را تشویق کند تا در جهت این اهداف تلاش کنند.

نحوه نوشتن منشور پروژه

در اینجا چند مرحله وجود دارد که ممکن است هنگام نوشتن منشور پروژه خود در نظر بگیرید:

۱. تیم را جمع کنید

هنگامی که آماده نوشتن منشور پروژه خود هستید، یک جلسه از سهامداران و کسانی که بخشی از تیم پروژه هستند دعوت کنید. آنها می توانند بینش ها و دیدگاه هایی را ارائه دهند که ممکن است به تنهایی در نظر نگیرید. همچنین از آنجایی که آنها روی پروژه کار خواهند کرد و بیشترین علاقه را به آن دارند، می توانند به شما کمک کنند تا مطمئن شوید که اطلاعات مندرج در منشور کامل و صحیح است.

مرتبط: ۶ نکته مهم برای کار تیمی بهتر

۲. بیانیه چشم انداز پروژه بنویسید

ممکن است یک بیانیه چشم انداز را در منشور پروژه خود بگنجانید یا نه، اما نوشتن یک بیانیه به شما کمک می کند تا آنچه را که می خواهید با پروژه به انجام برسانید، خلاصه کنید. این بیانیه باید اهداف و مقاصد پروژه را به گونه ای خلاصه کند که برای شما و سایر اعضای تیم پروژه واضح باشد. از این بیانیه چشم انداز، شما و تیم می توانید لیستی از اهداف و موارد قابل تحویل خود را تهیه کنید و محدوده پروژه را مشخص کنید.

مرتبط: راهنمای بیانیه های چشم انداز

۳. یک الگو ایجاد یا استفاده کنید

منشورهای پروژه معمولا حاوی مجموعه ای استاندارد از اطلاعات هستند. با استفاده از یک الگو، می توانید مطمئن شوید که منشور شما از آن استاندارد پیروی می کند و شامل تمام اطلاعات مربوطه است. می توانید یک قالب را از اینترنت دانلود کنید یا می توانید از مثال زیر برای کمک به ایجاد الگوی خود استفاده کنید. این احتمال وجود دارد که در آینده منشورهای پروژه بیشتری ایجاد کنید، پس حتما الگوی خود را ذخیره کنید.

۴. اطلاعات مورد نیاز خود را جمع آوری کنید

قبل از اینکه بتوانید الگوی منشور پروژه خود را تکمیل کنید، باید مطمئن شوید که تمام اطلاعات لازم را دارید. این اطلاعات شامل:

• یک برنامه اجرایی متشکل از جدول زمانی، وابستگی ها و نقاط عطف

• سازمان پروژه، شامل ذینفعان، مشتریان، تیمی که هر روز بر روی محصولات قابل تحویل کار خواهند کرد و سایر نقش های اساسی

• خطرات و موانع احتمالی که باید برای آنها برنامه ریزی کنید

مرتبط: مدیریت پروژه: محدوده چیست؟

۵. قالب خود را کامل کنید

الگوی شما ساختار اساسی منشور پروژه را در اختیار شما قرار می دهد. هنگامی که اطلاعات مربوطه را جمع آوری کردید، می توانید با قرار دادن هر قسمت از اطلاعات در محل مناسب خود، الگو را تکمیل کنید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعاتی که ارائه می کنید خاص است. اگر به شما کمک می کند اطلاعات را به واضح ترین شکل ارائه دهید، از نقاط و نمودارها استفاده کنید. شما باید منشور پروژه خود را مختصر نگه دارید. هر موضوع فقط به چند جمله نیاز دارد. سایر اسناد پروژه جزئیات بیشتری را در مورد هر مورد ارائه می دهد.

۶. تاییدیه بگیرید

اگر منشور پروژه خود را همراه با همه ذینفعان و تیم پروژه تهیه کرده اید، ممکن است به این مرحله نیاز نداشته باشید. با این حال، اگر منشور را به تنهایی یا در یک تیم کوچک تهیه کرده اید، باید آن را برای تایید به ذینفعان و تیم پروژه ارائه دهید. این یک گام مهم برای اطمینان از اینکه پروژه پیشنهادی از حمایت و پشتیبانی تیم برخوردار است و اطمینان یافتن از اینکه همه بر سر محصولات تحویلی، هزینه و جدول زمانی توافق دارند، است.

نمونه ای از منشور پروژه

این یک نمونه از منشور پروژه اساسی است. شما می توانید از این به عنوان راهنمایی برای ایجاد خود استفاده کنید.

منشور پروژه Johnson Drinks نام
پروژه : پورتال فروش آنلاین مورد تجاری: برای اینکه کسب و کار در ۱۲ ماه آینده حداقل ۳۰ درصد رشد کند، ما به راهی برای گسترش پایگاه مشتریان خود نیاز داریم. یک پورتال فروش آنلاین این فرصت را فراهم می کند و مشخصات شرکت را در سطح ملی و بین المللی بالا می برد. کالاهای تحویلی: یک صفحه وب امن که سفارشات مشتری را دریافت می کند. یک پایگاه داده برای ذخیره آن سفارشات؛ اطلاع رسانی کارکنان از سفارشات دریافتی؛ ردیابی سفارش برای اطمینان از اینکه مشتریان محصولات خود را به سرعت دریافت می کنند. فرضیات: یک ارائه دهنده خدمات اینترنتی (ISP) یا سرورهای اینترنتی داخلی برای میزبانی صفحه وب. یک پایگاه داده؛ مهارت های برنامه نویسی برای توسعه صفحه خطرات:

در دسترس بودن اینترنت؛ سطح مهارت توسعه دهندگان؛ امنیت تراکنش ها، هم در صفحه وب و هم در پایگاه داده محدوده: این پروژه برای صفحه وب است که سفارشات مشتری را می پذیرد. توسعه بیشتر وب سایت، مانند صفحه فرود یا سایر صفحات وب خارج از محدوده این پروژه است. برنامه زمانبندی: برنامه ریزی باید در ماه مارس با هدف راه اندازی در سپتامبر یا اکتبر آغاز شود. محدودیت ها: بودجه برای هزینه های ماهانه ISP و نیاز احتمالی برای توسعه دهندگان قرارداد. چارچوب زمانی ۶ ماهه برای توسعه، آزمایش و اجرا برای مدیریت هزینه ها بودجه: ۵۰۰۰۰ دلار برای برنامه ریزی و توسعه. ۲۰۰ دلار در ماه برای یک ISP. اگر سرورهای داخلی در دسترس باشند، می‌توانیم از آن‌ها برای صرفه‌جویی در هزینه استفاده کنیم. سهامداران:

آماندا لی (مدیر عامل)؛ دیپاک پاتل (رئیس فروش)؛ آرون جونز ( مدیر فناوری اطلاعات )؛ جونی اسمیت (مدیر روابط با مشتری)