-
خانهخانه
-
مقالاتمقالات
-
فروشگاهفروشگاه
-
طراحی سایتطراحی سایت
-
درباره مادرباره ما
-
حمایت از ماحمایت از ما
-
ارتباط با ماارتباط با ما
اگر این مقاله را دوست دارید، لطفا آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.
دفتر خود را سازماندهی کنید – میز برهم ریخته خود را مغلوب کنید
داشتن یک دفتر سازماندهی شده و یک میز کار منظم می‌تواند به شما کمک کند تا بهبود قابل توجهی در بهره‌وری و کارایی خود داشته باشید. با سازماندهی دفتر کار و میز خود، می‌توانید زمان بیشتری را صرف انجام وظایف و کارهای مهمتر کنید و از ایجاد برهم‌ریختگی و استرس کاسته شود.
در این مقاله از ایوسی، به بررسی راهکارها و ترفندهایی برای سازماندهی دفتر کار و میز خود می‌پردازیم.
مرتبط:
|
چگونه می توانید میز برهم ریخته خود را پاک کنید؟ در زیر، چند گام ساده برای شروع غلبه بر میز برهم ریخته شما را بیان می کنم. اگر این کار در زمان موجود وقت‌گیر شود پس راه حل این است که زمان انجام کار را کاهش دهید. هنگامی که محدوده زمانی برای روند کار اندک شود، اکثر افراد می توانند یک کار معین را در نیمی از زمانی که معمولا استفاده می کردند انجام دهند. این یک قانون است که برای اولین بار به صورت رسمی در سال ۱۹۵۷ توسط پارکینسون مطرح شد (توضیح کاملتر در این مقاله) برای مثال، ممکن است متوجه شده باشید که یک روز قبل از سفر و یا حتی همان لحظات قبل از سفر می‌توانید صندوق خودروتان را که هفته‌ها یا حتی ماه‌ها درگیر آن بوده اید را پاک و مرتط کنید. هیچ چیز مانند انگیزه ای نیست که شما را از پس یک کار خسته کننده بر بیاورد! چگونه می توانید کار خود را در نیمی از زمان انجام دهید؟پس مشخص شد که اولا موضوع کاهش زمان برای انجام هر کاری به احتمال بسیار زیاد امکان پذیر است. اما باید این را هم بدانید که این کار نیاز به اندکی انگیزه و تفکر خلاقانه دارد (و چند مهارت سازمانی و استراتژی های مدیریت زمان)، اما واقعا ارزش تلاش را دارد. اگر انبوهی از مدارک روی میز خود دارید، سعی کنید یک ساعت زنگ ساعت را تنظیم کنید و ببینید آیا می توانید از ساعت خودتان پیشی بگیرید و آن را شکست دهید. هزاران فایل برای پاکسازی؟ استرس نداشته باشید! در عوض، دوستی را پیدا کنید که می‌خواهد روی پروژه‌ای از خودش کار کند، و صبحی که هر دو می‌توانید خود را وقف وظایف مربوطه خود کنید. هر ساعت، برای گزارش پیشرفت دو دقیقه ای با یکدیگر تماس بگیرید. یکی از مشتریان من مدام می گفت که قرار است همه انبوه کاغذهای دفترش را پاک کند، اما این اتفاق نیفتاد. بنابراین ما یک صبح شنبه را کنار گذاشتیم، و در حالی که او تمیز می کرد، من روی صندوق ورودی نامه‌های ایمیل خودم کار کردم. او هر ساعت با من تماس می گرفت تا پیشرفت خود را گزارش کند و من او را با صحبت های پپ (pep talks – یک سخنرانی معمولاً کوتاه، شدید و احساسی که برای تأثیرگذاری یا تشویق مخاطب طراحی شده) تشویق می کردم. که این سبب شد در عرض سه ساعت میز و دو کشوی پرونده اش را تمیز کرده بود و احساس فوق العاده ای داشت! کار کردن با این روش، کارهای دلخراش را به بازی‌های سرگرم‌کننده و بدون استرس تبدیل می‌کند و از اینکه چقدر می‌توانید به سرعت انجام دهید شگفت‌زده خواهید شد. هدف نهایی از سازماندهی مهارت هایی مانند این، داشتن زمان بیشتری برای خود و چیزهای سرگرم کننده در زندگی است. افرادی که اوقات خوبی را سپری می کنند به راحتی موفقیت را جذب می کنند. فرصت ها به آنها می رسد. پس کار خود را در نصف زمان انجام دهید! حالا دست به کار شوید و میز درهم ریخته خود را پاک کنید! برگرفته از کتاب پرفروش بین المللی خود را برای رسیدن به موفقیت مربی کنید …. (Coach Yourself to Success: 101 Tips to Accomplish Your Personal and Professional Goals) اثر تالان میدنر (Talane Miedaner, McGraw-Hill (2014).) |
اولین قدم برای سازماندهی دفتر کار و میز خود، تعیین یک مکان برای هر چیز است. می‌توانید با استفاده از جعبه‌ها، سبد‌ها و قفسه‌ها، اقلام مختلف را به دسته‌بندی‌های مختلف تقسیم کنید و هر دسته را در یک مکان خاص قرار دهید. به عنوان مثال، یک جعبه برای لوازم التحریر، یک سبد برای مدارک و یک قفسه برای کتاب‌ها و مجلات را می‌توانید در نزدیکی میز کار خود قرار دهید.
استفاده از یک سیستم فایل‌بندی مناسب می‌تواند به شما در سازماندهی اسناد و مدارک کمک کند. می‌توانید از پوشه‌ها و بندهای رنگی برای دسته‌بندی و مرتب‌سازی اسناد استفاده کنید. برچسب‌گذاری پوشه‌ها و بندهای رنگی با عناوین مشخص و قابل خواندن می‌تواند به شما کمک کند تا به سرعت به اسناد مورد نیاز دسترسی پیدا کنید.
استفاده از سیستم علامت‌گذاری می‌تواند به شما کمک کند تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنید. می‌توانید از برچسب‌ها، تاگ‌ها و علامت‌های مشخص برای دسته‌بندی و مرتب‌سازی اقلام مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید برچسب‌های رنگی برای مشخص کردن اولویت کارها استفاده کنید و به این ترتیب، کارهای مهم را با سرعت بیشتری شناسایی کنید.
استفاده از سیستم ذخیره‌سازی الکترونیکی می‌تواند به شما کمک کند تا از برهم‌ریختگی و فضای غیر ضروری در دفتر کار و میز خود جلوگیری کنید. می‌توانید اسناد و فایل‌های مهم را در کامپیوتر خود ذخیره کنید و به آنها به راحتی دسترسی پیدا کنید. همچنین، استفاده از برنامه‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه و وظایف می‌تواند به شما کمک کند تا کارها و وظایف خود را بهبود دهید و به سادگی آنها را مدیریت کنید.
استفاده از روش‌های سازماندهی فیزیکی می‌تواند به شما کمک کند تا به سرعت به اقلام مورد نیاز دسترسی پیدا کنید. برای مثال، می‌توانید از قفسه‌ها، سبد‌ها و جعبه‌ها برای دسته‌بندی و مرتب‌سازی اقلام استفاده کنید. همچنین، استفاده از سازه‌ها و نگهدارنده‌ها برای نگهداری اقلام کوچک و گران‌قیمت می‌تواند به شما کمک کند تا آنها را در دسترس داشته باشید و از آسیب و خرابی آنها جلوگیری کنید.
مرتب‌سازی و تمیز کردن روزانه می‌تواند به شما کمک کند تا به سرعت به اقلام مورد نیاز دسترسی پیدا کنید و از برهم‌ریختگی جلوگیری کنید. هر روز قبل از شروع کار، می‌توانید چند دقیقه وقت بگذارید تا دفتر کار و میز خود را مرتب کنید و اقلامی که نیاز به استفاده ندارید را حذف کنید. همچنین، می‌توانید هر روز پایانی تا چند دقیقه وقت بگذارید تا دفتر کار خود را تمیز کنید و اقلامی که به جایگاه‌شان نرسیده‌اند را به جایگاه‌شان برگردانید.
انجام یک کار در هر زمان می‌تواند به شما کمک کند تا برهم‌ریختگی در دفتر کار و میز خود را کاهش دهید. به جای اینکه چندین کار را همزمان شروع کنید، بهتر است هر کار را به ترتیب اولویت و به تنهایی انجام دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا بهبود قابل توجهی در تمرکز و کارایی خود داشته باشید و از برهم‌ریختگی جلوگیری کنید.
استفاده از تقویم و برنامه‌ریزی منظم می‌تواند به شما کمک کند تا وظایف و فعالیت‌های خود را بهبود دهید و به سادگی آنها را مدیریت کنید. می‌توانید تمامی وظایف و فعالیت‌های خود را در تقویم خود ثبت کنید و زمان‌بندی دقیق برای هر کدام از آنها تعیین کنید. با پیروی از برنامه‌ریزی منظم، می‌توانید به سرعت به وظایف و فعالیت‌های خود بپردازید و از برهم‌ریختگی جلوگیری کنید.
عوامل مشتت‌کننده می‌توانند باعث برهم‌ریختگی در دفتر کار و میز شوند. برای مثال، صداها و صداهای محیطی، اشیاء غیرضروری و تلویزیون و رادیو می‌توانند توجه شما را پرت کنند و باعث کاهش تمرکز شما شوند. بنابراین، سعی کنید عوامل مشتت‌کننده را کم کنید و محیط کاری خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که تمرکز و کارایی شما را بهبود بخشد.
انجام بازبینی دوره‌ای از دفتر کار و میز خود می‌تواند به شما کمک کند تا برهم‌ریختگی را کاهش دهید و به سرعت به اقلام مورد نیاز دسترسی پیدا کنید. هر مدتی، بهتر است وقتی بگذارید تا دفتر کار و میز خود را مرور کنید و هر آنچه که نیاز به استفاده ندارید را حذف کنید. همچنین، می‌توانید مکانیزمی را برای بازیابی و مرتب‌سازی اقلام استفاده کنید تا به سرعت به آنها دسترسی پیدا کنید.
مرتبط: چگونه کارهای کاغذی خود را در ۷ مرحله سازماندهی کنید
با توجه به این ترفندها و راهکارها، می‌توانید دفتر خود را سازماندهی کنید و میز برهم‌ریخته خود را مغلوب کنید. با سازماندهی دفتر کار و میز خود، می‌توانید بهبود قابل توجهی در بهره‌وری و کارایی خود داشته باشید و از استرس و برهم‌ریختگی جلوگیری کنید. پس با اعمال این ترفندها و راهکارها، شروع به سازماندهی دفتر کار خود کنید و از مزایای آن بهره‌مند شوید.
مرتبط:
اگر این مقاله را دوست دارید، لطفا آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.
![دانلود کتاب: فضای مجازی و سلامت روانی [راهکارهای بهبود روانشناختی در دنیای آنلاین]](https://ivsi.ir/wp-content/uploads/2023/05/virtual-space-and-mental-health-book-300x300.webp)
