۱۱ قانون آداب جلسه که باید در محل کار رعایت کنید

کارایی جلسات تأثیر مستقیمی بر بهره وری و موفقیت یک شرکت دارد. یکی از عوامل اصلی موثر در کارایی جلسه، آداب جلسه است که توسط شرکت کنندگان نمایش داده می شود. پیروی از مجموعه ای از قوانین آداب معاشرت می تواند به شما کمک کند تا ویژگی های حرفه ای و رهبری را نشان دهید، که ممکن است به شما در پیشرفت شغلی کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، به این می پردازیم که آداب معاشرت چیست، چرا رعایت آن مهم است و نکاتی برای حفظ آداب مناسب در جلسات کاری.

آداب جلسات کاری چیست؟

آداب معاشرت تجاری به استاندارد رفتار مورد انتظار در محل کار در طول جلسات اشاره دارد. آداب معاشرت، مانند آداب کسب و کار معمولی، شرکت کنندگان را تشویق می کند که حرفه ای و محترمانه رفتار کنند.

آداب جلسات کاری شامل رفتارهایی مانند به موقع بودن، گوش دادن بدون وقفه، بیرون نداشتن تلفن و آماده بودن است. آداب جلسات کاری بسته به شرایط می تواند تا حدودی تغییر کند.

به عنوان مثال، برای یک جلسه رسمی تر در دفتر، ارائه یک دستور کار قابل توجه است. این برای یک جلسه کاری معمولی در هنگام شام ضروری نیست.

مطالب مرتبط: راهنمای آداب تجارت

چرا آداب جلسات کاری مهم است؟

دلایل متعددی وجود دارد که چرا آداب معاشرت مهم است، از جمله:

ارتباطات را بهبود می بخشد:

آداب جلسات کاری باعث ایجاد فضای احترام متقابل در بین افراد در محل کار می شود که ارتباط قوی را تسهیل می کند.

بهره‌وری را افزایش می‌دهد:

جنبه‌های مختلف آداب جلسات کاری، مانند گوش دادن فعال، آماده‌سازی و دستور کارها، کارایی جلسات را افزایش می‌دهد و بهره‌وری آن زمان را افزایش می‌دهد.

روابط را بهبود می بخشد:

آداب جلسات کاری به افراد کمک می کند در جلسات احساس احترام کنند، که به روابط قوی تر در محل کار ترجمه می شود.

۱۱ نکته برای آداب معاشرت خوب

این قوانین رایج را برای آداب معاشرت مناسب دنبال کنید:

۱. وقت شناس باشید

حضور به موقع در جلسات نشان دهنده بلوغ، حرفه ای بودن و مودب بودن نسبت به بقیه شرکت کنندگان در جلسه است. رهبران می‌خواهند جلساتشان به نحو احسن برگزار شود، بنابراین حذف عوامل حواس‌پرتی مرتبط با تأخیر گام مهمی در این فرآیند است.

خارج از محل کار، کمی دیر رسیدن برای رویدادهای اجتماعی یا قرار ملاقات ممکن است خوب باشد، اما در محیط های حرفه ای، معمولا انتظار می رود شرکت کنندگان به موقع به محل کار برسند.

حتی بهتر است چند دقیقه زودتر بیایید تا بتوانید قبل از شروع جلسه بنشینید و در محل قرار بگیرید. اگر متوجه شدید که دیر به جلسه می‌روید، یک عذرخواهی ساده از همه بخواهید، بنشینید و فوراً روی بحث تمرکز کنید.

مطالب مرتبط: مهارت های اداری: تعریف و مثال هایی برای شغل شما

۲. آماده بیایید

بسیاری از سازمان‌دهندگان جلسه ایمیل‌هایی را با خلاصه‌ای از دستور کار ارسال می‌کنند، به‌خصوص اگر جلسه‌ای با افراد زیاد و موضوعات متعددی باشد که سازمان‌دهنده می‌خواهد در مورد آن بحث کند. یک دستور جلسه تضمین می کند که جلسه روان و کارآمد برگزار می شود.

آنها همچنین ممکن است از شرکت کنندگان بخواهند که مطالبی را برای یادداشت برداری، پیشنهادات یا ایده های مربوط به موضوع یا تکمیل یک تکلیف قبل از جلسه بیاورند. مطمئن شوید که با هر چیزی که سازمان دهنده نیاز دارد کاملاً آماده هستید.

بیشتر بخوانید: چگونه برای یک جلسه تجاری آماده شویم

۳. حرفه ای لباس بپوشید

بسته به ماهیت دفتر شما، لباس مناسب ممکن است متفاوت باشد. قوانین لباس پوشیدنی را که دفترتان برای جلسات داخل دفتر اجرا می کند، دنبال کنید. اگر خارج از دفتر با مشتری ملاقات می کنید، معمولاً قوانین مشابهی اعمال می شود، اما ممکن است بخواهید از مدیر خود بپرسید که لباس مناسب در صورت عدم اطمینان چیست.

۴. به اندازه کافی بلند صحبت کنید

هنگامی که در طول جلسه صحبت می کنید، مطمئن شوید که با صدای بلند و واضح صحبت کنید تا همه بتوانند صدای شما را بشنوند. این نشان دهنده اعتماد به نفس است و باعث می شود حرفه ای تر به نظر برسید. همچنین تضمین می کند که همه افکار شما را می شنوند و می توانند مطابق با آن پاسخ دهند. اگر بخواهید خودتان را تکرار کنید یا کسی شما را بد شنیده باشد، صحبت آرام می تواند بر کارایی جلسه تأثیر بگذارد.

مطالب مرتبط: مهارت های ارتباط کلامی: مثال ها و نکاتی برای بهبود مهارت های خود

۵. فعالانه گوش دهید و شرکت کنید

بهره وری جلسات متکی بر این است که شرکت کنندگان به خوبی به صحبت های دیگران گوش دهند و فعالانه در بحث ها شرکت کنند. می توانید گوش دادن فعال را با تکان دادن سر یا بازگویی آنچه که طرف مقابل می گوید برای نشان دادن درک، ابراز نگرانی یا پرسیدن سؤالات خاص و کاوشگر تمرین کنید.

گوش دادن فعال علاوه بر اینکه به فرد نشان می دهد که به نظر او احترام می گذارید و می خواهید آنچه را که می گوید بشنوید، به شما کمک می کند متمرکز بمانید و پاسخ های معناداری بیشتری ارائه دهید.

مرتبط: مهارت های گوش دادن فعال: تعریف و مثال

۶. به نوبت صحبت کنید

جلسات کاری گاهی اوقات گفتگوهای هیجان انگیز و پرشوری را ایجاد می کنند که همه می خواهند نظرات خود را ارائه دهند. بهترین کار این است که منتظر بمانید تا نوبت صحبت کنید و به دیگران اجازه دهید قبل از وارد شدن به مکالمه افکارشان را تمام کنند.

از قوانین صحبتی که مجری دارد، مانند بالا بردن دست خود، پیروی کنید. همچنین، اگر فکر می کنید ممکن است در حین انتظار چیزی را که می خواهید بگویید فراموش کنید، نکات اصلی خود را یادداشت کنید، اما سعی کنید در حین نوشتن به مکالمه گوش دهید.

۷. دستور کار را دنبال کنید

ماندن در موضوع یک آداب تجاری خوب است زیرا زمان تلف شده روی مماس ها را کاهش می دهد. گاهی اوقات جلسات کاری از دستور کار خارج می شود، اما اگر در انجام وظیفه خود بمانید و سعی کنید جلسه را سازنده نگه دارید، برای تسهیل کننده مفید است. اگر می توانید، اگر متوجه شدید که به موضوعی نامرتبط کشیده شده است، گفتگو را به موضوع اصلی برگردانید.

مطالب مرتبط: نحوه نوشتن دستور جلسه: نکات، الگو و نمونه

۸. در زمان مناسب سوال بپرسید

بهترین زمان برای پرسیدن سوال در زمان ارائه در لحظات مناسبی است که سوال شما با اطلاعات ارائه کننده مرتبط است. مودب باشید و منتظر یک وقفه در صحبت های آنها باشید تا دست خود را بلند کنید. آنها همچنین احتمالاً از شرکت کنندگان دعوت می کنند تا به صورت دوره ای در طول ارائه سؤال بپرسند.

سعی کنید از پرسیدن تمام سوالات خود در انتهای جلسه، زمانی که جلسه باید به پایان برسد، خودداری کنید. اگر در پایان سؤالات بی پاسخی دارید، می توانید بمانید و به صورت خصوصی از آنها بپرسید یا یک ایمیل برای رهبر جلسه ارسال کنید.

مطالب مرتبط: چگونه مهارت های شنیداری خود را در ۱۰ مرحله بهبود بخشیم

۹. مراقب نشانه های غیرکلامی خود باشید

بی قراری در جلسات طولانی آسان است. سعی کنید از عادات زیر اجتناب کنید:

• قلم های ضربه ای

• بی قراری

• صندلی خود را پهلو به پهلو چرخاندن

• ضربه زدن به پاها

• خش خش کاغذها

• ایجاد صداهای آرام مانند زمزمه کردن یا کلیک کردن

این رفتارها اگرچه هنگام پشت میز شما بی ضرر است، اما می تواند حواس مجریان و شنوندگان را پرت کند و همچنین ممکن است این تصور را به آنها بدهد که شما علاقه ای به آن ندارید.

مرتبط: نمونه هایی از ارتباطات غیرکلامی در محیط کار

۱۰. تکنولوژی را کنار بگذارید

بسیاری از مردم تمایل دارند تلفن خود را در طول جلسات روی میز نگه دارند، اما اگر به طور تصادفی زنگ بخورد، وزوز کند یا روشن شود، ممکن است باعث حواس پرتی شود. دستگاه خود را خاموش یا بی صدا کنید، سپس آن را در جایی قرار دهید که دیگر قابل مشاهده نیست، مانند کیف، کیف یا جیب کت.

ممکن است بخواهید کاغذ و خودکار به همراه داشته باشید تا یادداشت برداری کنید و از حواس پرتی فناوری جلوگیری کنید. با این حال، اگر نیاز به ارجاع به اطلاعات روی لپ‌تاپ خود دارید، با سازمان‌دهنده تماس بگیرید تا ببینید آیا همراه داشتن آن مناسب است یا خیر.

۱۱. خوردن و آشامیدن مناسب

به طور معمول نوشیدن آب و قهوه در طول جلسات قابل قبول است، اما بررسی کنید که آیا خوردن غذا مناسب است یا خیر. اغلب بوی غذا و صداهای جویدن می تواند حواس دیگران را پرت کند، بنابراین بهتر است غذا را برای بعد از جلسه بگذارید. اگر جلسه ناهار است، آرام و به ترتیب غذا بخورید. همچنین، همیشه خود را تمیز کنید و صندلی خود را همانطور که پیدا کرده اید رها کنید.