چگونه برای یک جلسه تجاری آماده شویم

شرکت در جلسات جزء مهمی از یک محل کار موفق است. از جلسات می توان برای ارائه اطلاعات مهم برای حل مشکلات و ارائه راهنمایی در مورد پروژه ها استفاده کرد. علاوه بر این، مهم است که مطمئن شوید که آمادگی دارید تا جلسه تا حد امکان مؤثر باشد.

در این مقاله از ایوسی، به تعریف یک جلسه کاری می پردازیم و نکاتی را برای بهترین نحوه آماده سازی ارائه می دهیم.

مطالب مرتبط: چگونه مهارت های رهبری را در محل کار نشان دهیم

جلسه کاری چیست؟

هدف از یک جلسه کاری این است که بفهمید برای رسیدن به اهدافتان چه چیزهایی باید به دست آورید، توصیه هایی را که برای تکمیل پروژه های خاص لازم است، رفع نگرانی ها و ارائه به روز رسانی های بیشتر به مدیرتان، درک کنید. حتی اگر مدیر شما جلسه را رهبری می کند، برای شما حیاتی است که آماده مشارکت در هنگام بحث در مورد اهداف تیم خود باشید.

چگونه خود را برای یک جلسه کاری آماده کنیم؟

در اینجا شش مرحله برای آماده شدن خود برای یک جلسه کاری آورده شده است:

1. نوع جلسه ای که قرار است در آن شرکت کنید را بدانید.

2. اهداف خود و شرکت کنندگان در جلسه را درک کنید.

3. دستور کار را بررسی و مطالعه کنید.

4. مکان جلسه را بشناسید.

5. موانع احتمالی را در نظر بگیرید.

6. نتایج مطلوب و وظایف پیگیری عملی را تعیین کنید.

۱. نوع جلسه ای که قرار است در آن شرکت کنید را بدانید

چندین نوع مختلف از جلسات وجود دارد که مدیر شما می تواند برای اجرا انتخاب کند، بنابراین از قبل نوع آن را دریابید تا بتوانید آماده شوید. در اینجا چند نمونه از انواع مختلف جلساتی که باید برای آنها آماده شوید آورده شده است.

• اطلاعاتی: مدیر شما بیشتر جلسه را صرف بحث در مورد اطلاعات مهمی می کند که می خواهد در اختیار شما و تیم قرار دهد. در پایان جلسه، ممکن است یک دوره بحث کوتاه وجود داشته باشد که در آن اعضای تیم می‌توانند در مورد هر چیزی که متوجه نشده‌اند توضیح بخواهند یا می‌توانند در مورد نحوه استفاده بهینه از اطلاعات صحبت کنند.

• حل مسئله: اگر تیم یا سازمان شما با مشکل مخصوصاً دشواری مواجه است که تنها از طریق تلاش گروهی قابل حل است، ممکن است نیاز به برگزاری جلسات حل مشکل باشد. به عنوان مثال، اگر مشکل مربوط به یک مشتری است، برای اطمینان از اینکه کمپین مشتری کاملاً عملیاتی است، در مورد یک برنامه کاری بحث کنید.

• مشاوره: جلسه مشاوره جلسه ای است که در آن رئیس به دنبال نظرات افراد مختلف در مورد یک موضوع خاص است. این می تواند در مورد یک استراتژی، یک تاکتیک مرتبط با استراتژی یا ایده هایی برای توسعه یک استراتژی جدید باشد. به عنوان مثال، اگر مدیر شما بخواهد در مورد یک خط مشی جدید شرکت اطلاعاتی داشته باشد، می توان یک جلسه مشاوره برگزار کرد. در طول جلسه، می توانید هر بازخوردی را که در مورد خط مشی دارید مطرح کنید و در مورد نقاط قوت و ضعف آن تغییرات صحبت کنید.

مرتبط: ویژگی های شخصیت: تعریف و مثال

۲. اهداف خود و شرکت کنندگان در جلسه را درک کنید

هدف مدیران برگزاری جلسات سریع و کارآمد برای حفظ بهره وری نیروی کار است. با این حال، برای اطمینان از اینکه در مورد اهداف خود برای جلسه روشن هستید، زمان بگذارید. به عنوان مثال، اگر یک جلسه حل مشکل وجود دارد، باید مطمئن باشید که از قبل دید واضحی از مشکل دارید. مشارکت در جلسه و حفظ پروژه های خود در مسیر رسیدن به هدف برای شما بسیار آسان تر خواهد بود.

همچنین، با مدیر خود تماس بگیرید تا ببینید شرکت کنندگان در جلسه چه کسانی هستند و درک روشنی از اهداف خود به دست آورید. هنگامی که بدانید چه کسی در جلسه شما شرکت خواهد کرد، باید بدانید که همکاران شما چه نقش های کلیدی ایفا می کنند.

برخی از نقش هایی که کارکنان ممکن است در طول جلسات کاری ایفا کنند عبارتند از:

• زمان‌دار: زمان‌سنج تأیید می‌کند که جلسه به موقع شروع و به پایان می‌رسد و همه موارد در دستور کار به موقع مورد بحث قرار گرفته است.

• کاتب: کاتب جزئیات کلیدی و تصمیمات اتخاذ شده در جلسه را ثبت می کند و همچنین ممکن است یادداشت های آنها را پس از جلسه برای شرکت کنندگان ارسال کند.

• کارشناس: این فردی است که در موضوع مورد بحث تخصص دارد. در حالی که مدیر یا مدیر اجرایی شرکت شما می تواند متخصص باشد، این نقش را می توان به کارمند دیگری که روی موضوعی خاص با اهمیت کار می کند نیز اختصاص داد.

• مجری : مجری مسئول هدایت جلسه است. مجری باید مطمئن شود که همه مسائل مربوطه مورد بحث قرار گرفته است. مدیر یا کارشناس جلسه نیز می توانند این مسئولیت را بر عهده بگیرند.

۳. بررسی و مطالعه دستور جلسه

مطالعه دستور جلسه برای یک جلسه مهم نیست که چه نقشی ایفا می کنید. یک دستور کار به شما کمک می کند تا پیشرفت جلسه را تشخیص دهید، ایده ای از موضوعات بحث شده و اینکه کدام نکات صحبت را باید مورد تاکید قرار دهید. به عنوان مثال، یک دستور کار برای یک جلسه مشاوره می تواند به شکل زیر باشد:

• خط مشی جدید شرکت برای مرخصی استحقاقی را شرح دهید.

• گفتگوی آزاد در مورد مشکلات مربوط به سیاست مرخصی با حقوق.

• برای پیشنهاد تغییرات در خط مشی جدید زمان بگذارید.

• در مورد مزایا و معایب تغییرات پیشنهادی بحث کنید.

• به تغییرات رای دهید

بسته به نوع جلسه، مدیران ممکن است دستور جلسه را تا شروع آن باز بگذارند. یک دستور کار باز به شما امکان می دهد قبل از شروع تغییر را پیشنهاد دهید. این می تواند ایده خوبی باشد زمانی که یک شرکت کننده به چیزی فکر می کند که به ذهن شما خطور نکرده است و پیشنهاد می کند که مورد خود را به دستور کار اضافه کنید تا جلسه موفق تر شود. صرف نظر از این، باید تلاش کنید تا قبل از جلسه کاری بعدی خود نسخه ای از دستور کار دریافت کنید. هر مورد در دستور کار را مرور کنید تا بتوانید برای موضوع جلسه آماده شوید و به طور بالقوه تغییراتی در دستور کار ایجاد کنید.

۴. مکان جلسه را بشناسید

در یک محیط اداری، جلسات معمولاً در یک اتاق کنفرانس برگزار می شود، بنابراین یک تعامل چهره به چهره بین همه طرفین وجود دارد. همچنین مکانی ایده آل برای ترکیب ابزارهای سمعی و بصری برای برقراری ارتباط با مشتری یا تامین کننده است.

کنفرانس تلفنی می‌تواند گزینه خوبی برای جلسات کوتاه‌تر باشد، اما اگر جلسه طولانی است یا نیاز به اشتراک‌گذاری اطلاعات زیادی دارید، ممکن است انتخاب ایده‌آلی نباشد. برای جلسات طولانی تر، اگر نیاز به تعامل با شرکت کنندگان دارید، استفاده از یک پلت فرم آنلاین با کنفرانس ویدیویی ممکن است ایده خوبی باشد.

مکان، زمان و جزئیات بیشتر جلسه را با مدیر خود پیگیری کنید. باید یک تاریخ و زمان مشخص برای جلسه وجود داشته باشد و ممکن است یک یادآوری دوستانه توسط مدیر شما برای همه شرکت کنندگان نیز ایمیل شود.

۵. موانع احتمالی را در نظر بگیرید

تقریباً در هر جلسه ای ممکن است موانعی پیش بیاید، بنابراین در صورت لزوم آماده برخورد با موانع باشید و در صورت نیاز آنها را در دستور کار قرار دهید.

اگر نکات گفت‌وگو به جلسه اضافه شود، می‌تواند ساده‌تر کند که چه موضوعاتی باید مورد بحث قرار گیرند، چه زمانی و با چه شیوه و لحنی صحبت می‌شوند. همچنین، اگر یک موضوع مستقیماً به مدیریت مطرح شود، قبل از جلسه قابل حل است و زمان صرف شده برای بحث در مورد مشکل را کاهش می دهد و بر یک برنامه استراتژیک متمرکز می شود که به راه حل می پردازد.

همچنین می‌توانید به مدیر خود کمک کنید تا استانداردهای رفتاری را قبل از جلسه، بسته به نقشی که ایفا خواهید کرد، تعیین کند. بنابراین، افزودن موارد جلسه به دستور کار و ارتباط مداوم با مدیر خود در مورد تعارضات، احتمال حل آنها را به موقع و کارآمد افزایش می دهد.

از مدیر خود بخواهید منابعی را برای شرکت کنندگان آماده کند تا همه در هنگام شروع جلسه به اطلاعات یکسان دسترسی داشته باشند و بتوان آن را به درستی از مدیریت به کارکنان اطلاع داد.

۶. نتایج مطلوب و وظایف پیگیری قابل عمل را تعیین کنید

تصمیمات مهمی باید در طی جلسه ای با اعضای همکار گرفته شود. یکی از رایج‌ترین گزینه‌ها برای تصمیم‌گیری در جلسه، رأی اکثریت است. با وجود این سیستم، همه افراد حاضر در جلسه می توانند نظر خود را بیان کنند. به طور کلی، مطمئن شوید که تاکتیک‌هایی که روی آن‌ها کار می‌کنید تأثیر بیشتری بر روی دستیابی به اهداف استراتژی می‌گذارد. به این ترتیب، شما و تیم می‌توانید تلاش‌های لازم برای رسیدن به اهداف استراتژی و فراتر رفتن از آن را روشن کنید. بنابراین، وظایف بعدی باید برای هر فردی انجام شود تا به جایی که باید باشد.

مطالب مرتبط: برنامه ریزی استراتژیک چیست؟ تعریف، تکنیک ها و مثال ها

چند نمونه از موارد پیگیری عبارتند از:

• پس از پایان جلسه، یادداشت های جلسه را از طریق ایمیل توزیع کنید.

• موارد اقدام را تا پایان روز از طریق ایمیل به هر یک از اعضا در میان بگذارید.

• یک روش استاندارد برای مدیریت وظایف تیم تا پایان هفته تدوین کنید.

• یادداشت ها را پس از توزیع در سیستم بایگانی داخلی بایگانی کنید.