نحوه استفاده از تجزیه و تحلیل شکاف برای افزایش عملکرد

اگر کارفرما هستید، دائماً در پی دستیابی به اهداف تجاری هدفمند هستید. برای دستیابی به آنها، باید درک روشنی از موقعیت فعلی خود داشته باشید و فرصت های بهبود را برجسته کنید. یکی از راه‌های موثر برای موقعیت‌یابی شرکت برای موفقیت، انجام تجزیه و تحلیل شکاف است.

در این مقاله از ایوسی، نگاهی خواهیم داشت به اینکه تجزیه و تحلیل شکاف چیست و چگونه از این ابزار استفاده کنیم.

تجزیه و تحلیل شکاف چیست؟

تجزیه و تحلیل شکاف به یک ابزار استراتژیک برای ارزیابی شکاف بین نتایج فعلی و ایده آل اشاره دارد. به عبارت دیگر، شما باید عملکرد فعلی خود و اهدافی را که می خواهید به آنها برسید مقایسه کنید.

هنگامی که در حال انجام تجزیه و تحلیل شکاف هستید، باید بدانید که چگونه باید منابع خود را برای رسیدن به اهداف خود توزیع و یکپارچه کنید. برای انجام این کار، نقاط قوت و ضعف، فرصت های موجود و عواملی که می توانند مانع پیشرفت به سمت نتایج دلخواه شما شوند را شناسایی و تجزیه و تحلیل کنید.

در اینجا چند زمینه وجود دارد که می توان تحلیل شکاف را اعمال کرد:

• حراجی

• بهره وری

• عملکرد مالی

• کنترل هزینه

• تضمین کیفیت

• مدیریت منابع انسانی

• رضایت کارکنان

• رقابت در بازار

مطالب مرتبط: سوال مصاحبه: نقاط قوت و ضعف شما چیست؟

نحوه اعمال تحلیل شکاف

۱. وضعیت فعلی خود را مرور کنید

ابتدا، باید مشخص کنید که کدام ناحیه باید تحلیل شکاف اعمال شود. شما همچنین باید قبل از برنامه ریزی برای رسیدن به هدف آینده خود، مکان خود و سازمانتان را کشف کنید. هدف کلی سازمان شما می تواند به برترین برند کفش در رسانه های اجتماعی باشد. با این حال، یادداشتی از تیم فروش خود دریافت کرده اید مبنی بر اینکه فروش کفش های شما در سه ماهه گذشته کاهش یافته است و رقبا فالوورهای بیشتری در حساب های خود دارند.

بنابراین، از خود بپرسید که آیا مشکلی در محصولی که می فروشید وجود دارد یا اینکه باید منابع بیشتری را به تیم فروش و بازاریابی اختصاص دهید تا فروش یا دنبال کننده ایجاد کنید. شما تنها با صحبت با افراد برتر در هر بخش و ارزیابی انتقادی شاخص‌های عملکرد کلیدی خود (KPI)  پاسخ این سؤالات را خواهید یافت  تا دقیقاً مکان برند شما در بازار را شناسایی کنید.

برای شروع، از ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف استفاده کنید تا به شما در جمع آوری اطلاعات مرتبط کمک کند. در اینجا نمونه هایی از ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف آورده شده است:

• تجزیه و تحلیل SWOT: کلمه SWOT مخفف عبارت Strengths، Weaknesses، Opportunities و Threats است. این یک روش تجزیه و تحلیل شکاف است که به طور ویژه برای تعیین عوامل داخلی و خارجی که بر اثربخشی و موفقیت یک شرکت تأثیر دارند، توسعه یافته است. با شناسایی هر چهار عامل، می‌توانید بهترین راه‌حل را با بهره‌گیری از نقاط قوت خود و تخصیص منابع بر اساس آن، تعیین کنید و در عین حال تهدیدات احتمالی را به حداقل برسانید.

• نمودار استخوان ماهی:  این نمودار دلایل اصلی مشکلی را که با آن مواجه می شوید بررسی می کند و نموداری است که در صورت ارزیابی وضعیت فعلی باید از آن استفاده کنید. اندازه‌گیری‌ها، مواد، افراد، ماشین‌ها، روش‌ها و محیط معمولاً مفاهیمی هستند که وضعیت کسب‌وکار شما را اندازه‌گیری می‌کنند.

• چارچوب McKinsey 7S:  این چارچوب بر روی هفت گروه افراد محور برای بررسی ویژگی‌های کسب‌وکار، از جمله ساختار، استراتژی، سیستم‌ها، کارکنان، مهارت‌ها، سبک و ارزش‌های مشترک است. هنگام استفاده از این مدل، باید وضعیت فعلی و وضعیت آینده را برای هر دسته پر کنید تا مشخص شود که شکاف در کجا وجود دارد. سپس، می توانید یک راه حل هدفمند برای غلبه بر شکاف ابداع کنید.

• مدل نادلر-توشمن:  روش نادلر-توشمن یک مدل تطابق سازمانی است که چگونگی کارکرد فرآیندهای مختلف در یک سازمان تجاری و تأثیر شکاف ها بر کارایی عملیاتی آن را به عنوان یک کل مطالعه می کند. این شکاف ها را با ارزیابی سیستم عملیاتی یک شرکت بررسی می کند و فرآیندهای تجاری را به سه نوع ورودی، تبدیل و خروجی طبقه بندی می کند. عواملی که به عنوان ورودی در نظر گرفته می شوند شامل منابع مورد استفاده، محیط عملیاتی و فرهنگ شرکت است، در حالی که تحول شامل افراد، سیستم ها و فعالیت هایی می شود که در حال حاضر برای تبدیل ورودی ها به خروجی ها وجود دارند. خروجی ها نتایج فرآیندهای تعیین شده توسط یک کسب و کار هستند. این سه دسته باید برای ایجاد و حفظ بهره وری از کارکنان شما همخوانی داشته باشند.

• تجزیه و تحلیل PEST:  این ابزار شبیه به تجزیه و تحلیل SWOT است که ساختار لازم را برای بررسی تهدیدها و فرصت ها برای کسب و کار شما فراهم می کند. با این حال، PEST به شما این امکان را می دهد که فرصت های تغییر را برجسته کنید و تهدیدهای رایج در بازار خود را به حداقل برسانید. پس از تجزیه و تحلیل SWOT یک تجزیه و تحلیل PEST را در نظر بگیرید تا ببینید آیا فرصت ها و تهدیدهای بیشتری دارید یا خیر و سپس شناسایی کنید که بر اساس اطلاعات ارائه شده با این ابزارها چگونه عمل می کنید.

۲. وضعیت آینده خود را بشناسید

هنگامی که عملکردهای سازمان خود را به طور کامل درک کردید، وضعیت ایده آل را برای سازمان خود تعیین کنید. این مرحله جایی نیست که شما نحوه رسیدن به آنجا را مشخص کنید. برای اینکه بفهمید اوج برای شما چگونه به نظر می رسد، باید یک ذهنیت آرمان گرایانه داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که بازخورد کارمندان خود را در مورد آنچه که دوست دارند در شرکت اتفاق بیفتد و اینکه چگونه می‌خواهند در مقیاس سازمان شما مشارکت داشته باشند را درج کنید.

وضعیت ایده آل آینده شما می تواند کنترل فرآیند تولید سرنخ باشد تا به تیم فروش خود زمان بیشتری برای برقراری تماس در ساعات کاری بدهید. در این مورد، عملکرد تیم فروش شما با استانداردهایی که برای آنها تعیین کرده اید مطابقت ندارد، اما تشخیص وضعیت ایده آل برای کارکنان نشان می دهد که شما تلاش متمرکزی برای تقویت فروش آنها و افزایش تعداد آنها انجام می دهید. مشتریانی که با شما تجارت می کنند

۳. شکاف و راه حل های بالقوه را شناسایی کنید

کنار هم قرار دادن دو مرحله اول آنچه را که هنوز برای رسیدن به اهداف خود نیاز دارید، آشکار می کند. این مرحله جایی است که شما و تیم رهبری خود انتخاب می کنید که چه راه حل هایی می تواند شکاف عملکرد سازمان شما را پر کند. بنابراین، تصمیم شما در مورد نحوه پل زدن ممکن است به این بستگی دارد که آیا به دنبال کنترل تضمین شده بر موفقیت در مقابل هزینه رسیدن به اهداف خود هستید یا خیر. برای رجوع به مثال فروش، ببینید چگونه تیم شما از یک تیم فروش که اهداف فروش خود را برآورده نکرده است، به تیمی تبدیل شد که از اهداف فراتر رفته و خدمات عالی به مشتریان ارائه می دهد.

برخی از گزینه هایی که در این سناریو باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:

• کارآموزان را برای کمک به ورود سرنخ ها به یک سیستم CRM استخدام کنید.

• بار کاری کارکنان فروش خود را دوباره ارزیابی کنید و ببینید آیا برای پر کردن شکاف به فروشندگان جدیدی نیاز است یا خیر.

• تلاش های فروش کارکنان فروش خود را بر روی مشتریانی با مشخصات بالا متمرکز کنید که می توانند درآمد بیشتری برای شرکت ایجاد کنند.

۴. اجرای طرح های نهایی شده

با تیم رهبری خود در برقراری ارتباط با تیم خود در مورد برنامه ریزی در مقیاس سازمان همکاری کنید. بنابراین، بازخورد آنها مهم خواهد بود و ممکن است بینشی را در مورد استراتژی هدفمندی که ممکن است قبلاً مورد بحث قرار نگرفته باشد، ارائه دهد. به طور کلی، شما تصمیم نهایی را خواهید گرفت و تغییرات شما بر تیم های خاصی تأثیر متفاوتی خواهد داشت. هنگام تدوین استراتژی با اهداف روشن و قابل اجرا که برای کارکنان خود آماده شده است، مهم است که  اهداف SMART را در ذهن داشته باشید.