نحوه مدیریت پیمانکاران (به علاوه مزایای استخدام آنها)

اگر می خواهید در هزینه خود صرفه جویی کنید و از انعطاف پذیری کارکنان خود لذت ببرید، ممکن است به استخدام پیمانکاران فکر کنید. مدیریت صحیح پیمانکاران برای موفقیت بلندمدت یک سازمان ضروری است، زیرا این افراد با کارکنان سنتی متفاوت هستند. درک نحوه مدیریت پیمانکاران می تواند به شما در بهبود بهره وری در محل کارتان کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، به نحوه مدیریت پیمانکاران و مزایای استخدام آنها می پردازیم.

پیمانکاران چیست؟

پیمانکاران افرادی هستند که یک شرکت برای تکمیل اجزای خاص یک پروژه بزرگتر استخدام می کند. برخی از صنایع ممکن است از پیمانکاران به عنوان “فریلنسر” یاد کنند. پیمانکاران ممکن است کار خود را برای چندین شرکت کامل کنند و زمان آنها با یک شرکت معمولاً هر زمان که کار یا وظیفه خاصی را انجام دهند به پایان می رسد.

چرا مدیریت موثر پیمانکاران مهم است؟

مدیریت موثر پیمانکاران مهم است زیرا این افراد متفاوت از کارمندان سنتی پاره وقت و تمام وقت کار می کنند. پیمانکاران معمولاً هنگام انتخاب زمان و مکانی که کار می کنند کنترل بسیار بیشتری دارند، بنابراین اطمینان از اینکه آنها همچنان برای دستیابی به یک نتیجه مطلوب کار مفیدی انجام می دهند ضروری است. مدیریت موثر این افراد می تواند به شما کمک کند تا پیشرفت آنها را بدون مانع از استقلالی که طبقه بندی شغل آنها ارائه می دهد، پیگیری کنید.

۸ نکته برای مدیریت پیمانکاران

در اینجا هشت نکته وجود دارد که می توانید هنگام کار با پیمانکاران مستقل یا فریلنسرها از آنها استفاده کنید:

۱. یک قرارداد کتبی ایجاد کنید

ایجاد یک قرارداد کتبی راهی ساده و موثر است که می توانید پیمانکاران را مدیریت کنید. این سند به شما کمک می کند تا انتظارات را ترسیم کنید و دامنه پروژه خود را ایجاد کنید. می‌توانید از این قرارداد برای برجسته کردن اطلاعاتی مانند نقاط عطف، اهداف پروژه و شرایط پرداخت استفاده کنید. همچنین می‌توانید اطلاعات دقیقی درباره لوازمی که می‌توانید تهیه کنید و آنچه که پیمانکار باید برای خود بیاورد، توضیح دهید.

مطالب مرتبط: هر آنچه که باید در مورد ارتباطات نوشتاری بدانید

۲. هرگونه تغییر پروژه را به صورت مکتوب ثبت کنید

روش دیگری که می توانید پیمانکاران را مدیریت کنید، ثبت تغییرات پروژه به صورت مکتوب است. این می تواند تضمین کند که پیمانکاران شما فرآیندها یا اهداف جدید را درک می کنند و به آنها در بهبود بهره وری کمک می کند. همچنین اگر پیمانکار کاری را مطابق با استانداردهای سازمان شما انجام ندهد، ممکن است به شما در حل و فصل اختلافات کمک کند.

۳. ارتباط را تشویق کنید

تشویق ارتباطات شفاف راه دیگری است که می توانید پیمانکاران را مدیریت کنید. اگر پروژه پیمانکاران شما شامل چندین رهبر تیم است، سعی کنید یک نفر را برای تماس با پیمانکاران خود ایجاد کنید تا از ثبات در پاسخ های آنها اطمینان حاصل کنید. به پیمانکاران خود اطمینان دهید که می توانند با هر سؤالی که دارند با این فرد تماس بگیرند و از آنها بخواهید که به محض بروز تاخیر در ارتباط باشند. همچنین ممکن است تصمیم بگیرید که با پیمانکاران خود به صورت روزانه یا هفتگی ملاقات کنید تا بتوانند شما را در مورد نحوه انجام کارشان به روز کنند.

مرتبط: پرسش و پاسخ: چرا ارتباط مهم است؟

۴. ارائه بازخورد

حتماً به پیمانکاران برای کاری که انجام می دهند بازخورد ارائه دهید. در صورت نیاز به تغییرات، در درخواست های خود مشخص باشید تا پیمانکاران بتوانند تنظیمات مناسب را انجام دهند. حتی اگر پیمانکاران شما کار رضایت بخشی را انجام دهند، بازخورد خاصی ارائه دهید که ارزیابی شما را توضیح دهد تا بتوانند به تکرار کار با کیفیت بالا خود ادامه دهند. سعی کنید هر گونه بازخوردی را بلافاصله پس از اینکه کنتاکتور کار خود را تحویل داد ارائه دهید. این بازخورد را مرتبط می کند و می تواند به پیمانکار کمک کند تا تغییرات لازم را آسان تر انجام دهد.

مطالب مرتبط: ۱۰ سبک بازخورد با نمونه هایی از نحوه استفاده از آنها

۵. آنها را به عنوان بخشی از تیم خود بگنجانید

می توانید هر پیمانکاری را که به عنوان بخشی از تیم معمولی خود استخدام می کنید در نظر بگیرید. برخی از راه‌هایی که می‌توانید این کار را انجام دهید عبارتند از: دسترسی آنها به سالن بدنسازی شرکت، اعطای جوایز برای آنها و دعوت از آنها به گردش‌های شرکت. این گنجاندن می تواند پیمانکاران شما را تشویق کند تا برای شرکت شما سخت کار کنند، حتی اگر آنها کارمندان دائمی نباشند، که می تواند مدیریت وظایفی که انجام می دهند را برای شما آسان تر کند.

مطالب مرتبط: چگونه یک تیم رسانه اجتماعی موفق بسازیم

۶. فقط به پیمانکاران خود برای کارهای تکمیل شده پرداخت کنید

مهم است که شما فقط به پیمانکاران خود برای کارهایی که انجام می دهند پول پرداخت کنید. این می تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل کنید که آنها به وعده های خود عمل می کنند. ممکن است مذاکره کنید و درصد کمی از صورت حساب نهایی را به پیمانکار پرداخت کنید تا به تعهدات خود پایبند باشند.

۷. درک الزامات قانونی در مورد پیمانکاران

شما می توانید با درک الزامات قانونی مربوط به پیمانکاران به طور موثر مدیریت کنید. اگر یک شرکت سعی کند نحوه انجام کار یک پیمانکار را کنترل کند، ممکن است مجبور شود پیمانکار را یک کارمند در نظر بگیرد و به آنها مزایای تمام وقت ارائه دهد. این مهم است که یک شرکت تنها زمانی نتیجه کار را کنترل کند که پیمانکاران را استخدام کند. این شرکت همچنین مسئول صدور ۱۰۹۹ فرم مالیاتی برای هر پیمانکاری است که بیش از مقدار تعیین شده توسط فدرال در سال درآمد دارد.

۸. تعیین کنید چه اطلاعاتی را با آنها به اشتراک بگذارید

نکته دیگری که می توانید برای مدیریت پیمانکاران پیاده سازی کنید این است که مشخص کنید چه اطلاعاتی را با آنها به اشتراک بگذارید. می‌توانید اطلاعات مربوط به استراتژی‌های جدید و فناوری‌های اختصاصی را به پیمانکاران اطلاع دهید، اما ممکن است از به اشتراک گذاشتن جزئیات فروش سه ماهه به یک پیمانکار فناوری اطلاعات خودداری کنید. درک اینکه چه اطلاعاتی را باید به اشتراک بگذارید و از آن خودداری کنید می تواند به پیمانکاران شما کمک کند تا روی کار خود تمرکز کنند. همانطور که تعیین می کنید چه اطلاعاتی را باید به اشتراک بگذارید، سیاست های سازمان خود را برای به اشتراک گذاری اطلاعات حساس شرکت در نظر بگیرید و بر اساس آن برنامه خود را ایجاد کنید.

مزایای استخدام پیمانکاران چیست؟

در اینجا لیستی از مزایای کلیدی است که می توانید هنگام استخدام پیمانکاران تجربه کنید:

می توانید پول پس انداز کنید

اگر به درستی به این استراتژی برخورد کنید، استخدام پیمانکاران می تواند مقرون به صرفه باشد. در حالی که پیمانکاران معمولاً نرخ های ساعتی بالاتری نسبت به کارمندان سنتی دریافت می کنند، یک شرکت مجبور نیست بسته های مراقبت های بهداشتی و سایر مزایای تمام وقت پرهزینه را به آنها ارائه دهد. یک شرکت همچنین می تواند با استخدام پیمانکاران در هزینه های خود صرفه جویی کند زیرا می تواند فرآیند استخدام خود را ساده کرده و هزینه های اداری مرتبط را کاهش دهد.

استخدام پیمانکاران همچنین می تواند هزینه ها را کاهش دهد زیرا یک تجارت می تواند در صورت داشتن بودجه محدود، پیمانکاران را از طریق قراردادهای کوتاهتر استخدام کند. یک تجارت ممکن است برای مقابله با حجم کاری کم، پیمانکاران را به صورت ساعتی استخدام کند. این می تواند بسیار مقرون به صرفه تر از استخدام کارمندان دائمی با قراردادهای طولانی باشد.

مرتبط: هزینه های کسب و کار چیست؟ تعریف، انواع و مثال ها

شما می توانید خطر شکایت را به حداقل برسانید

کارکنان سنتی تحت قوانین ایالتی و فدرال از حمایت های قانونی خاصی برخوردار می شوند که معمولاً پیمانکاران مستقل از آن برخوردار نیستند. به عنوان مثال، یک کارمند سنتی حق دارد اتحادیه ایجاد کند، از کار مرخصی بگیرد تا با یک فرزند جدید ارتباط برقرار کند و از تبعیض جنسیتی و مذهبی حمایت شود. از آنجایی که پیمانکاران مستقل معمولاً این حقوق را دریافت نمی‌کنند، شروع شکایت علیه یک سازمان برای آنها دشوارتر است.

شما می توانید افراد بسیار متخصص را پیدا کنید

پیمانکاران مهارت های بسیار تخصصی را به شرکت ها ارائه می دهند که ممکن است کارمندان سنتی نداشته باشند. به عنوان مثال، شرکتی را در نظر بگیرید که بازسازی خانه را انجام می دهد. ممکن است پیدا کردن کارمندی که بتواند رنگ آمیزی، نصب کفپوش جدید و راه اندازی سیستم های لوله کشی را داشته باشد، برای شرکت دشوار باشد. در عوض، این شرکت می تواند پیمانکاران ماهر را برای تکمیل وظایف خاص و تولید کار با کیفیت بالا و طولانی مدت استخدام کند.

انعطاف پذیری بیشتری با کارکنان دارید

سازمان‌هایی که پیمانکاران را استخدام می‌کنند، انعطاف‌پذیری بیشتری با کارکنان خود دارند. یک شرکت بسته به حجم کاری که برای یک دوره خاص باید مدیریت کند، می تواند استخدام کند و پیمانکاران را رها کند. این برای شرکت‌هایی که فصل‌های شلوغ‌تری نسبت به سایرین دارند، مفید است، زیرا مجبور نیستند به طور مداوم به کارکنان حقوق بدهند.