نحوه ایجاد یک گزارش ساخت و ساز روزانه در ۱۰ مرحله

گزارش روزانه ساخت و ساز جزئیات همه افراد، فعالیت ها، تجهیزات و موادی که یک پروژه ساخت و ساز را تشکیل می دهند را نشان می دهد، و عواملی را که می توانند بر جدول زمانی آن تأثیر بگذارند را پیگیری می کند. به عنوان یک مدیر یا ناظر در یک تیم ساخت و ساز، ممکن است مسئول نگهداری یا مشارکت در گزارش روزانه ساخت و ساز باشید. بنابراین، درک عملکرد آن و اجزایی که معمولاً شامل آن می شود، مهم است.

در این مقاله از ایوسی، ما در مورد لاگ های ساخت و ساز روزانه و جزئیات آنها صحبت می کنیم، نحوه ایجاد و نگهداری یک لاگ روزانه ساخت و ساز را توضیح می دهیم و برخی از مزایای نگهداری آن را بررسی می کنیم.

لاگ روزانه ساخت و ساز چیست؟

گزارش روزانه ساخت و ساز یا گزارش ساخت و ساز روزانه، گزارشی است که در پایان هر روز کاری برای مستندسازی کار انجام شده و پیشرفت انجام شده در یک پروژه ساختمانی ثبت می شود. مدیر سایت، ناظر، سرپرست ساخت و ساز یا مدیر پروژه یا یکی دیگر از اعضای رده بالای پروژه اغلب کسانی هستند که گزارش روزانه را تکمیل می کنند. این گزارش طیف گسترده ای از اطلاعات را شامل می شود، اما نه محدود به وظایف انجام شده، تجهیزات مورد استفاده، نقاط عطف انجام شده، حوادث محل کار و سایر حوادث و تاخیر در برنامه پروژه.

مطالب مرتبط: ۳۸ سوال مصاحبه سرپرست سایت ساختمانی (به همراه پاسخ های مثال)

چه چیزی باید در گزارش ساخت و ساز روزانه گنجانده شود

جزئیات خاص یک لاگ ساخت و ساز روزانه بسته به پروژه می تواند متفاوت باشد، اما برخی از اجزای مشترک وجود دارد که در اکثر سیاهه ها وجود دارد. این شامل:

• جزئیات شغل

• شرایط سایت

• کار انجام شده

• پرسنل در محل

• تجهیزات استفاده شده یا بیکار

• مواد مورد استفاده یا تحویل

• تاخیرهای احتمالی

• گزارش ایمنی

• بازدیدکنندگان در محل

مطالب مرتبط: ۱۰ شغل در ساخت و ساز (با حقوق و وظایف)

نحوه ایجاد و نگهداری گزارش ساخت و ساز روزانه

برای ایجاد و نگهداری گزارش ساخت و ساز روزانه خود می توانید این مراحل را دنبال کنید:

۱. ابزار گزارش دهی را انتخاب کنید

ابزارهای گزارش‌دهی دیجیتال مانند برنامه‌های کاربردی تلفن همراه و وب‌سایت‌های گزارش به شما امکان می‌دهند داده‌ها را به راحتی و در زمان واقعی وارد کنید. بسیاری از این ابزارها بر اساس جزئیات پروژه خاص شما قابل تنظیم هستند و حتی به شما امکان می دهند اسناد و عکس های پشتیبانی را برای ایجاد گزارشی عمیق تر آپلود کنید. پس از اتمام ایجاد گزارش روزانه، می توانید آن را امضا کرده و با اعضای خدمه، سهامداران و هرکس دیگری که نیاز به خواندن آن دارد به اشتراک بگذارید.

۲. جزئیات کار را پر کنید

جزئیات شغل زمینه ای را برای خوانندگان گزارش فراهم می کند تا کاربردهای جزئیات را درک کنند. گزارش را با ارائه جزئیات ضروری در مورد پروژه ساخت و ساز شروع کنید، از جمله:

• تاریخ فعلی

• نام پروژه

• نوع کار

• مرحله ساخت و ساز که در گزارش به آن پرداخته شده است

• تاریخ شروع و پایان مورد انتظار ساخت و ساز

• اسم شما

مطالب مرتبط: ۵ قرارداد متداول ساخت و ساز

۳. شرایط سایت را شرح دهید

شرایط سایت به آب و هوای روز ثبت و هر گونه تأثیری که بر پروژه داشته است اشاره دارد. به عنوان مثال، اگر هوای امروز منصفانه بود اما دیروز باران کافی بود تا زمین را نرم کند، بهتر است وضعیت زمین را ذکر کنید زیرا می تواند بر عملکرد کار تأثیر بگذارد و از تکمیل برخی از فعالیت ها جلوگیری کند. ارائه این اطلاعات همچنین می‌تواند جزئیات گزارش باقی‌مانده را به صورت متنی درآورد و هرگونه تاخیر را توضیح دهد.

۴. کار انجام شده را شرح دهید

این بخش تمام وظایف انجام شده و همچنین پیشرفت کلی پروژه ساخت و ساز را مستند می کند. شرح کارهای انجام شده لزوماً جامع نیست، اما سعی کنید جزئیات کافی را ارائه کنید تا خوانندگان بفهمند چه فعالیت هایی انجام شده است. شامل هر کار انجام شده و وضعیت فعلی آن، مانند “شروع”، “تکمیل شده”، “در حال پیشرفت” یا “تأخیر افتاده”. همچنین می توانید میزان کار باقی مانده برای هر فعالیت را ذکر کنید.

مطالب مرتبط: ۱۴۱ اصطلاح ساخت و ساز برای دانستن (با تعاریف برای ۷۰ مورد)

۵. یک لیست پرسنل و بازدیدکنندگان در محل را یادداشت کنید

منظور از پرسنل همه کارگران حاضر در آن روز، از جمله پیمانکاران فرعی است. دسته بندی شده توسط تیم، نام هر کارگر، موقعیت آنها و تعداد کل ساعات کار آنها را ارائه دهید. همچنین می‌توانید تعداد کل کارگران در همه تیم‌ها و کل ساعت‌های کار را محاسبه کنید، یا کل ساعت‌ها را در تعداد اعضای سایت ضرب کنید.

افزودن یک یادداشت با جزئیات بازدیدکنندگان در محل می‌تواند به شما کمک کند پرسنلی را که در لیست پرسنل قرار ندارند ردیابی کنید. چنین بازدیدکنندگانی ممکن است شامل دوستان و اعضای خانواده پرسنل، سهامداران، اعضای جامعه و خدمه باشد که در ساعت حضور ندارند. نام، عنوان و دلیل بازدید هر بازدیدکننده را درج کنید.

۶. تجهیزات خود را مستند کنید

مشابه لیست پرسنل، این بخش تجهیزات موجود در محل را یادداشت می کند. جزییات خاصی را در مورد هر قطعه از تجهیزات ارائه دهید و بیش از دسته تجهیزات عمومی را توصیف کنید. به عنوان مثال، به جای فهرست کردن “بولدوزر”، مشخص کنید که از چه نوع بولدوزر استفاده کرده اید.

سایر جزئیات قابل ذکر عبارتند از:

• هر قطعه از تجهیزات چند ساعت استفاده دریافت کرده است

• هر قطعه از تجهیزات چه عملکردی داشت

• هر گونه نقص یا نقص در تجهیزات مورد استفاده

• هر گونه تعمیر یا نگهداری انجام شده بر روی تجهیزات معیوب

• هر گونه تجهیزات موجود در محل اما بلااستفاده مانده است

• تاریخ ورود یا خروج هر قطعه از تجهیزات، در صورت وجود

مطالب مرتبط: حرکتی اساسی برای بهبود بهره‌وری: معرفی نظام ۵S

۷. مواد خود را مستند کنید و تحویل مواد را یادداشت کنید

در این بخش، فهرستی از تمام مواد موجود در موجودی خود را که در آن روز استفاده کردید، بنویسید. هر ماده را بر اساس نوع دسته بندی کنید، به مقدار خاصی که استفاده کرده اید توجه کنید و مقدار باقی مانده در موجودی خود را ذکر کنید. این اطلاعات می‌تواند اعضای خدمه را از آنچه در دسترس است مطلع کند، و همچنین می‌تواند راهی برای اندازه‌گیری پیشرفت کار با نشان دادن میزان استفاده از یک ماده خاص ارائه دهد.

برای ارائه اطلاعات بیشتر در مورد موجودی، همچنین به موادی که در محل رسیده است، از جمله مقدار تحویل هر ماده، توجه داشته باشید. توصیف وضعیت مواد همچنین می‌تواند به شناسایی و اصلاح مشکلات کیفی که ممکن است ایجاد شود کمک کند. همچنین باید هرگونه تحویل برنامه‌ریزی‌شده‌ای که نرسیده‌اند و تحویل‌های برنامه‌ریزی‌شده قبلی که دیر رسیده است را مستند کنید.

مطالب مرتبط: برنامه ریزی ساخت و ساز چیست؟ تعریف، انواع و مراحل

۸. تأخیرهای احتمالی را شرح دهید

تأخیرهای احتمالی هر حادثه غیرمنتظره ای است که می تواند بر توانایی خدمه برای تکمیل کار طبق برنامه تأثیر بگذارد، مانند تأخیر در تحویل یا آب و هوای نامساعد. هر حادثه را با جزئیات کافی فهرست کنید و ذکر کنید که انتظار دارید چه مدت تاخیر داشته باشد و سایر پیامدهای تاخیر. همچنین باید اقداماتی را که برای کاهش تأثیر تأخیر انجام داده‌اید، ثبت کنید، مانند شروع زودهنگام فعالیت دیگری در جدول زمانی.

توجه داشته باشید که هرگونه تاخیر ثبت شده در اینجا در بخش دیگری از گزارش نیز ظاهر شده است. به عنوان مثال، اگر در بخش تحویل مواد توجه داشته باشید که برخی از مواد وارد نشدند، که می تواند جدول زمانی را به عقب براند، آن حادثه در بخش تاخیرهای احتمالی نیز ظاهر می شود. اگر تحویل ناموفق اثر قابل پیش بینی بر به موقع بودن کلی ندارد، می توانید آن را از این بخش کنار بگذارید.

مطالب مرتبط: زمان تخمینی برای تکمیل (ETC): تعریف و روش ها

۹. ارائه گزارش ایمنی

گزارش ایمنی هرگونه خطرات ایمنی، صدمات یا سایر رویدادهای خطرناکی را که در محل رخ داده است، مستند می کند. هیچ حادثه مرتبط با ایمنی آنقدر کوچک نیست که بتوان در گزارش به آن اشاره کرد. اگر یکی از خدمه در حین کار کلاه خود را برداشت، این را در گزارش ذکر کنید. همچنین، هر گونه اقدامات انجام شده برای جلوگیری از حوادث بعدی را شرح دهید. در موردی که خدمه کلاه سخت خود را برمی دارند، می توانید ذکر کنید که به کارگر در مورد پروتکل های OSHA آموزش داده اید. اگر هیچ حادثه ای رخ نداد، می توانید توجه داشته باشید که بازرسی هیچ رویداد خطرناکی را نشان نداد و همه اعضای حاضر در محل از مقررات ایمنی پیروی کردند.

مطالب مرتبط: حوزه مهندسین بهداشت، ایمنی و محیط زیست (HSE)

۱۰. فایل های پشتیبانی را پیوست کنید

فایل‌هایی مانند عکس‌ها، نقشه‌ها و اسناد ایجاد شده در تاریخ ورود به گزارش می‌توانند زمینه یا جزئیات بیشتری در مورد اجزای ذکر شده در گزارش ارائه دهند. این فایل ها را در قسمت های مربوطه لاگ ضمیمه کنید. برای مثال، عکس‌هایی از زمین گل‌آلود که ممکن است پروژه را به تأخیر بیندازد، در قسمت‌های شرایط سایت و تأخیرها قرار می‌گیرد.

مزایای نگهداری روزانه گزارش ساخت و ساز

گزارش ساخت و ساز روزانه می تواند چندین عملکرد مهم را انجام دهد:

• ذینفعان را به روز نگه می دارد. با مطالعه گزارش‌ها، علاقه‌مندان مانند سرمایه‌گذاران، مدیر سایت و صاحب پروژه می‌توانند بدون نیاز به مراجعه یا بازدید از سایت، از پیشرفت پروژه مطلع شوند. همچنین می‌تواند به افراد علاقه‌مند در مورد هر گونه نگرانی که می‌تواند بر توانایی خدمه برای تکمیل پروژه در زمان مقرر تأثیر بگذارد هشدار دهد.

• به تسهیل کار کمک می کند. کارگران حاضر در محل با دانستن پیشرفت خود تا کنون، تصویر واضح تری از کارهایی که روز بعد باید انجام دهند دارند. همچنین، گزارش می‌تواند به مالک پروژه کمک کند تا مناطق مشکل‌دار نیاز به حل را شناسایی کند، مانند پرسنل ناکافی برای تکمیل به موقع یک فعالیت خاص.

• به سازگاری اعضای جدید کمک می کند. اگر یک کارمند یا مدیر جدید به خدمه ملحق شود، گزارش های روزانه می توانند آنها را در مورد پروژه و پیشرفت هایی که قبلاً به دست آورده اند آموزش دهند. این می تواند به حفظ سطح مشخصی از بهره وری در محل کار کمک کند زیرا اعضای جدید می توانند به سرعت خود را در پروژه ادغام کنند.

• از ذینفعان محافظت می کند. با جزئیات تمام کارهای تکمیل شده و مواد استفاده شده، گزارش می تواند نشان دهد که خدمه به مشخصات توافق شده پروژه پایبند هستند. این همچنین می تواند به ذینفعان کمک کند تا پیشرفت پروژه را درک کنند، که می تواند تعداد سوالات و جلسات درخواستی آنها برای به روز رسانی پروژه را کاهش دهد.

• از کارگران و مدیران در محل محافظت می کند. برای مثال، اگر پروژه طبق برنامه پیش برود، گزارش می‌تواند هر عاملی را که در تأخیر نقش داشته است توضیح دهد و از سرزنش افراد خاص جلوگیری کند. این همچنین می تواند به ارائه راهنمایی برای جلوگیری از تکرار این نوع تاخیر کمک کند.

مطالب مرتبط: نحوه استفاده از اهداف هوشمند به عنوان مدیر پروژه (۱۱ مثال)

نکاتی برای نگهداری گزارش ساخت و ساز روزانه

در اینجا چند نکته برای ایجاد یک گزارش روزانه موثر و نگهداری آن وجود دارد:

• جزئیات کافی را ارائه دهید. بیشتر قسمت‌های گزارش باید مختصر باشد، اما حاوی اطلاعات کافی برای آشنایی خوانندگان با رویدادهایی باشد که روی داده‌اند. برخی از جزئیات، مانند موارد مربوط به صدمات یا تأخیر در محل کار، به دلیل پیامدهای قانونی بالقوه باید حاوی جزئیات بیشتری باشد.

• در طول روز به گزارش کمک کنید. استفاده از ابزار گزارش دهی دیجیتال به شما این امکان را می دهد که حوادث را به محض وقوع ثبت کنید. این امر از نیاز به یادآوری جزئیات در آینده جلوگیری می کند و می تواند به شما کمک کند که گزارش را به موقع ارسال کنید.

• از دیگران نظر بخواهید سایر اعضای خدمه شما می توانند جزئیاتی را برای غنی سازی گزارش و بهبود دقت آن ارائه دهند. این امر به ویژه در مورد بخش های دقیق، مانند حوادث ایمنی و تأخیر صادق است.

• استفاده از یک الگو را در نظر بگیرید. این می تواند به تسریع روند ثبت گزارش شما کمک کند، زیرا بسیاری از الگوها از قبل دارای بخش های جداگانه ای هستند که می توانید آنها را به سادگی تکمیل کنید. استفاده از یک الگو همچنین می تواند اطمینان حاصل کند که به هر جنبه مهم پروژه می پردازید.