چگونه با یک تیم دشوار ارتباط موثر برقرار کنیم

در محل کار، مهارت های ارتباطی قوی می تواند تعاملات روزانه، عملکرد کلی و مسیر موفقیت شما را بهبود بخشد. ارتباط موثر می تواند ابزار کلیدی موفقیت در شرایطی باشد که تیم ها در تلاش هستند تا در تعقیب یک هدف مشترک هماهنگ شوند.

در این مقاله از ایوسی، به بررسی کیفیت های ارتباط موثر و همچنین نحوه استفاده از ارتباطات موثر در هنگام پیمایش در یک تیم دشوار می پردازیم.

بیشتر بخوانید:  مهارت های ارتباطی: تعریف و مثال

ارتباط موثر چیست؟

ارتباط موثر توانایی انتقال پیام ها به وضوح و جذاب است. برای موفقیت در انتقال پیام خود، می توانید از انواع تکنیک های ارتباط کلامی و غیرکلامی استفاده کنید.

مرتبط: ۴ نوع ارتباط (با مثال)

ارتباط کلامی

هنگامی که به طور مؤثر از ارتباط کلامی استفاده می کنید، از زبان واضح و دقیق برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات استفاده می کنید. ارتباط کلامی حضوری برای انتقال ایده ها به اعضای تیم مفید است که می تواند به بهبود عملکرد کمک کند. مهارت های کلامی که می توانید برای برقراری ارتباط موثر با تیم خود استفاده کنید عبارتند از:

• مطمئن شوید که پیام شما واضح است. در صورت امکان، پیام خود را در نظر بگیرید و آن را از قبل برنامه ریزی کنید و هر بار روی یک موضوع تمرکز کنید. سعی کنید ابتدا ایده های جدید را به سادگی توصیف کنید، سپس در صورت لزوم اطلاعات بیشتری اضافه کنید.

• از زبانی استفاده کنید که با مخاطبان شما مطابقت داشته باشد. در نظر بگیرید که می خواهید از چه کلمات و لحنی برای انتقال پیام مورد نظر خود استفاده کنید. ممکن است هنگام صحبت با همکاران خود از کلمات متفاوتی نسبت به صحبت با مدیر بخش خود استفاده کنید.

• از لحن صدای دوستانه استفاده کنید. لحن صدای شما می تواند احساس یا علاقه شما را به یک ایده نشان دهد. وقتی با یک گروه کار می کنید، از لحن صمیمی برای حفظ ارتباط باز استفاده کنید.

• صدای خود را فرافکنی کنید. مطمئن شوید که صدای خود را در حد مناسبی پخش می کنید. در نظر بگیرید که آیا باید به یک گروه بزرگ از مردم برسید یا یک نفر که در نزدیکی شما ایستاده است.

ارتباط غیرکلامی

وقتی به طور موثر از نشانه های ارتباطی غیرکلامی استفاده می کنید، در مورد واکنش و استفاده از وضعیت بدن، حرکات و حالات چهره عمدی هستید. به عنوان مخاطب، می توانید این عناصر را مشاهده کنید تا احساسات و مقاصد گوینده را درک کنید. به عنوان سخنران، می توانید از وضعیت و حالت خود آگاه باشید تا پیام مورد نظر خود را منتقل کنید.

• از گوش دادن فعال استفاده کنید. تمرکز خود را روی گوینده حفظ کنید. اگر فعالانه گوش می‌دهید، نه تنها به گوینده توجه می‌کنید، بلکه از طریق تکنیک‌های غیرکلامی اضافی با گوینده ارتباط برقرار می‌کنید.

• تماس چشمی مناسب را حفظ کنید. چشمان خود را به طور طبیعی روی چشم های گوینده یا در جهت گوینده متمرکز کنید.

• با تکان دادن سر نشان دهید که متمرکز هستید و درک می کنید. این عنصر می تواند راهی قدرتمند برای نشان دادن مشارکت فعال شما در یک سخنران باشد.

• حالت یا بیان یک گوینده را آینه کنید. می توانید بیان یا حالت خود را با حالت گوینده مطابقت دهید تا نشان دهید که با مقاصد او موافق هستید و ارتباط برقرار کرده اید.

• از حرکات و حالت های دوستانه استفاده کنید. می توانید با قرار دادن دست های خود رو به بالا و چرخاندن بدن به سمت آنها به مردم نشان دهید که آماده گفتگوی دوستانه با آنها هستید. وقتی نوبت شماست که صحبت کنید، می توانید کمی به سمت مخاطبان خود متمایل شوید.

بیشتر بخوانید:  مهارت های ارتباط غیرکلامی: تعریف و مثال

نحوه بهبود ارتباط با تیم های دشوار

تیم های دشوار ممکن است متوجه شوند که تغییر رویکرد آنها در ارتباط می تواند پویایی گروه را بهبود بخشد.

به عنوان مثال، اگر تیم شما از راه دور کار می کند، ممکن است استفاده از فناوری را پیشنهاد کنید که تعامل را انسانی می کند. درک لحن از طریق ایمیل، پیام های فوری و متن ممکن است دشوار باشد، بنابراین سازماندهی تماس های کنفرانس یا جلسات چت تصویری را در نظر بگیرید. اگر تیم شما شخصاً ملاقات کند، ممکن است متوجه شوید که استفاده از گوش دادن فعال و زبان بدن باز می تواند سهولت بیشتری در برقراری ارتباط ایجاد کند. استراتژی‌های اضافی که می‌توانند به بهبود ارتباطات، بدون توجه به ابزار ملاقات کمک کنند، عبارتند از:

۱. به بحث و بازخورد دعوت کنید

وقتی برای بازخورد باز هستند، تیم‌ها می‌توانند با هم کار کنند تا بهبود پیدا کنند. برگزاری جلسات منظم، حضوری یا مجازی، برای بررسی با اعضای تیم را در نظر بگیرید. در این جلسات، افراد را به ارائه بازخورد سازنده و راه حل های ممکن تشویق کنید. هنگامی که به طور مکرر ارائه می شود، بازخورد کمتر شخصی به نظر می رسد و می تواند آسان تر باشد.

مرتبط: ارائه و دریافت بازخورد: تعاریف و مثال ها

۲. پیام را ساده کنید

اگر ارتباط با تیم خود را یک چالش می‌دانید، ممکن است به ساده‌سازی پیام شما کمک کند. هر چیزی را که به نکات اصلی ضروری نیست حذف کنید. مطمئن شوید که هدف نهایی، استدلال و برنامه خود را روشن کرده اید.

۳. از تصاویر برای کمک به توضیح پیام های پیچیده استفاده کنید

افراد اطلاعات را به روش های مختلف پردازش می کنند. حتی اگر پیام خود را ساده کرده باشید، تیم شما ممکن است به بهترین نحو اطلاعات را به صورت بصری درک کند. برخی از موقعیت‌هایی که می‌توانند از تصاویر بصری بهره ببرند عبارتند از: تصاویر رویه جدید، نمودارهایی برای نشان دادن اهداف بهره‌وری، تابلوهای الهام‌بخش یا نمودارهای مدل کسب‌وکار دقیق.

۴. زمان خود را برنامه ریزی کنید

برای ارائه پیام های مهم در زمان های بهینه برنامه ریزی کنید. برای مثال، ممکن است اطلاعات جدیدی برای یک پروژه در ابتدای یک روز کاری ارائه دهید. ممکن است بخواهید در زمانی که فرد یا تیم مورد نظر شما می تواند تمرکز کند، بازخورد ارائه دهید، مانند بعد از ناهار.

مرتبط: ۶ روش آموزش مدیریت زمان

۵. زمان ارتباط حضوری را افزایش دهید

برخی از محل‌های کار بیشتر به پیام‌رسانی و ایمیل برای ارتباط در دفتر متکی هستند. در حالی که این روش مجازی هنگام ارسال یک پیام سریع مفید است، می‌توانید با مدیریت مکالمه‌های طولانی‌تر رو در رو، ارتباطات را بهبود ببخشید. وقتی افراد فرصتی برای تعامل حضوری داشته باشند، می توانند روابط برقرار کنند و یکدیگر را واضح تر درک کنند.

مرتبط: ۱۰ مزیت ارتباط موثر در محیط کار

۶. با زبان بدن خود عمدی رفتار کنید

این ابزار قدرتمند ارتباط غیرکلامی به پیام کلی شما کمک می کند. برقراری تماس چشمی و حفظ وضعیت بدنی خوب، در صورت امکان، می تواند نشان دهد که با دقت گوش می دهید. اگر اطلاعاتی را ارائه می کنید، می توانید با صاف ایستادن، حفظ حالت کمی عریض و استفاده از مقدار متوسطی از حرکات رسا، اعتماد به نفس خود را نشان دهید. اگر در یک محیط گروهی با یکدیگر همکاری می کنید، لبخند زدن، استفاده از حرکات دوستانه و آینه کاری می تواند به شما کمک کند تا با مقاصد و مشارکت خود در گروه ارتباط برقرار کنید.

۷. از تکنیک های آرام بخش استفاده کنید

در گروه‌های پرانرژی یا جایی که افراد پیوندهای عاطفی قوی با یک پروژه دارند، از تکنیک‌های آرام‌بخش برای حفظ ارتباط باز استفاده کنید. ممکن است پیشنهاد کنید که تیم شما از مکالمه فاصله بگیرد، بر روی یک راه حل تمرکز کند و به موضوع مربوطه پایبند بماند. می توانید اهداف و خواسته های نهایی را در ذهن داشته باشید و تشخیص دهید که اختلاف نظرها می تواند به روش های جدید تفکر منجر شود.

۸. به دنبال راه هایی برای ارتباط باشید

برای ارتباط با سایر همکاران از طریق تجربیات مشترک وقت بگذارید. جستجوی چیزهای مشترک با افرادی که با آنها کار می کنید می تواند به برقراری رابطه شما با آنها کمک کند. ارتباطات اجتماعی دوستانه می تواند رضایت شغلی و عملکرد را نیز بهبود بخشد.

برای ایجاد بهترین شیوه‌ها برای برقراری ارتباط باز، مهارت‌های ارتباطی مؤثر را در تیم‌های خود مدنظر قرار دهید. شما می توانید یک فضای دوستانه و مشارکتی برای به اشتراک گذاشتن ایده ها و بهبود فرصت تیم خود برای موفقیت حفظ کنید.

مرتبط: ۱۰ نکته برای کمک به شبکه سازی مانند یک حرفه ای