مدیریت دانش چیست و چرا اهمیت دارد؟

مرتبط: مهارت های مدیریت: تعریف و مثال 

مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش (KM) هر سیستم توسعه یافته ای است که به افراد در یک کسب و کار یا سازمان کمک می کند تا دانش و اطلاعات مربوط به کسب و کار و مسئولیت های خود را ایجاد، توزیع، دسترسی و به روز کنند. برخی از انواع سیستم های مدیریت دانش عبارتند از:

اسناد مکتوب

فرم‌هایی که توسط بیماران یا پرستاران پر می‌شود و به پزشکان تاریخچه سلامتی بیمار، نگرانی‌های مربوط به مراقبت‌های بهداشتی، کمک به تشخیص بیماران یا راهی برای برقراری ارتباط با سایر ارائه‌دهندگان مراقبت‌های بهداشتی و پزشکان است، نمونه‌هایی از سیستم‌های به اشتراک‌گذاری اسناد مکتوب هستند که می‌توانند به عنوان ابزاری عمل کنند. از ارتباطات

برنامه های آموزشی و متقابل آموزشی

برنامه‌هایی که تجربه سایه‌زنی، آموزش یا روابط مربیگری را ارائه می‌دهند، اشکالی از مدیریت دانش هستند. این روش که اغلب در سیستم آموزشی، حوزه پزشکی و توسط بسیاری از مهندسان اجرا می‌شود، به کارمندان و متخصصان این امکان را می‌دهد تا با مشاهده دیگرانی که در کار خود مهارت دارند، دانش و تخصص کسب و کار را کسب کنند. این به افراد توانایی ایجاد روابط و شبکه با افراد در صنعت خود را می دهد.

ابزار شبکه های اجتماعی

این ابزارها به افراد این امکان را می دهند که در یک فضای مشترک در پروژه ها ارتباط برقرار کرده و با یکدیگر همکاری کنند. علاوه بر این، آنها به عنوان منبعی برای ذخیره ارتباطات قبلی و دسترسی به آنها برای مرجع در زمان بعدی در صورت نیاز عمل می کنند.

سیستم های مدیریت محتوا

سیستم های  مدیریت محتوا (CMS) به گروه ها امکان ایجاد، دسترسی، انتشار، ویرایش و به اشتراک گذاری اطلاعات را در یک شبکه ارتباطی محدود یا خصوصی، یک اینترانت می دهد.

سیستم های مدیریت اسناد

سیستم های مدیریت اسناد کاربران را قادر می سازد تا اسناد را بر اساس مجوزهای دسترسی ذخیره، به اشتراک بگذارند، برچسب گذاری کنند و گاهی اوقات تغییر دهند. این شکل از مدیریت دانش می تواند کشف و دسترسی به اطلاعات را برای کاربران آسان کند.

چت ربات ها

چت بات یک برنامه کامپیوتری است که برای کار بدون اپراتور انسانی ایجاد شده و تعامل بین انسان و ماشین را امکان پذیر می کند. چت بات ها از یادگیری ماشینی برای ارائه پاسخ به سوالات به زبان طبیعی به کارمندان استفاده می کنند. آنها با انجام اسکن برای کارمندان و کاهش استرس ناشی از جستجوی یک سیستم مدیریت محتوا یا اسناد، منبع اولیه اطلاعات فوری را فراهم می کنند.

گروه افزار

سیستم‌های گروه‌افزار همکاری بین کارکنان را با امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات روی تقویم‌ها یا ارسال پیام‌ها در زمان واقعی تسهیل می‌کنند.

خاستگاه های مدیریت دانش

اصطلاح معاصر مدیریت دانش ابتدا در جامعه مدیریت پدید آمد و سپس به آنچه امروز می بینیم بالغ شد. در اواخر دهه ۱۹۸۰، سازمان های مشاوره مدیریت به سرعت پتانسیل اینترانت را ارزیابی کردند و متوجه شدند که اینترنت محبوبیت و در معرض دید قرار گرفت. در حالی که ابزارها را ساختند و از تکنیک هایی مانند داشبورد و سایر سیستم ها برای مدیریت اطلاعات خود استفاده کردند، آنها متوجه شدند که یک محصول جدید – برای سایر سازمان ها نیز مفید است – ایجاد شده است. در اوایل دهه ۱۹۹۰، مدیریت دانش ابداع شد و در کنفرانس بوستون راه اندازی شد.

مراحل مدیریت دانش

مراحل اساسی مدیریت دانش به شرح زیر است:

۱. مدیریت اطلاعات

مدیریت دانش که در ابتدا توسط فناوری اطلاعات و با به رسمیت شناختن دانش و اطلاعات به عنوان سرمایه ای که می تواند منجر به رشد و بهبود شود، پایگاهی برای اشتراک گذاری اطلاعات است. این روشی بود برای استفاده از تجربیات دیگران و استفاده از آن برای منافع بیشتر.

مرتبط: مدیریت داده چیست؟

۲. توسعه منابع انسانی

با درک این موضوع که افراد می توانند از یکدیگر بیاموزند و این فرآیند می تواند تأثیر مثبتی بر فرهنگ شرکت داشته باشد، مدیریت دانش بیشتر تکامل یافت تا به ابزاری برای توسعه حرفه ای تبدیل شود. مؤلفه انسانی دانش و انتقال اطلاعات به عنوان محوری در مدیریت دانش شناسایی، مهار و اجرا شد.

مرتبط: ۱۳ عملکرد کلیدی یک بخش منابع انسانی

۳. عملکرد سازمانی

به اشتراک گذاری و تجارت آگاهانه اطلاعات منجر به نیاز به دسترسی آسان به آن شد. محتوا باید مورد استفاده قرار گیرد و تجزیه و تحلیل شود تا ارزش واقعی داشته باشد، و سازماندهی آن باید برای کل بخش ها، مشاغل و شرکت ها در دسترس باشد.

۴. توسعه یکپارچه

آخرین مرحله در تکامل مدیریت دانش، آگاهی از مدیریت دانش به عنوان هسته اصلی توسعه یکپارچه است. اذعان به اینکه اطلاعات و محتوا همیشه در حال تغییر هستند تا بهترین عملکرد را برای سازمان داشته باشند و برای اعضا ارزش قابل توجهی داشته باشند.

چرا مدیریت دانش در محیط کار مهم است؟

مدیریت دانش به این دلیل مهم است که از اشتراک گذاری دائمی داده ها در بین همه کاربران در یک کسب و کار یا سازمان پشتیبانی می کند و بر اهمیت یادگیری تأکید می کند. به اشتراک گذاری داده ها یا اطلاعات به یک تمرکز اصلی تبدیل می شود و نوآوری یا فرهنگ شرکت را در صورت نیاز تغییر می دهد. دانش و تخصص مدیریت به راحتی در دسترس کارکنان است و محیط کاری مثبت و مساعدی را ایجاد می کند. مدیریت دانش مؤثر از ایجاد، انتشار و استفاده از دانش برای کمک به دستیابی به اهداف و مقاصد سازمان پشتیبانی می کند. مدیریت دانش در محیط کار به دلایل زیر مهم است:

اطلاعاتی را در اختیار مدیریت قرار می دهد

داده ها می توانند اطلاعاتی را برای رهبری فراهم کنند تا به تصمیم گیری های مهم ساختاری و رویه ای کمک کند. مدیریت دانش تصمیم گیری های آگاهانه را تسهیل می کند و حتی می تواند به رهبری بخش های مختلف در همان شرکت کمک کند تا اطلاعات یا تجربیات خود را به اشتراک بگذارند تا از یکدیگر یاد بگیرند و نقاط قوت سازمان را آشکار کنند.

به فرآیند ارزیابی ارگانیک اجازه می دهد

سهولت در به اشتراک گذاری اطلاعات، یک محیط کاری متمرکز بر دانش، یادگیری و فرآیند خودارزیابی ایجاد می کند. این به کارگران این امکان را می دهد که بر روی بهبود عملکرد فردی برای بهبود موفقیت شرکت یا کسب و کار تمرکز کنند. مدیریت دانش بر یادگیری از تجربه با حمایت از اشتراک گذاری اطلاعات و ایجاد راهی آسان برای دسترسی به کارکنان با تجربه و ارجاع به دانش آنها تاکید دارد. آنها احساس می کنند شناخته شده اند و انگیزه دارند تا با به اشتراک گذاشتن تجربیات خود، دیگران را راهنمایی کنند. این امکان انتقال ارگانیک داده‌ها را فراهم می‌آورد و فرصت‌های توسعه حرفه‌ای را برای کارمندان با هزینه کم یا بدون هزینه برای شرکت ارائه می‌دهد. علاوه بر این، مدیریت دانش با ارائه اطلاعات مورد نیاز کارکنان برای انجام کار رضایت بخش، بر نقاط قوت فردی و منحصر به فرد سرمایه گذاری می کند.

کار تیمی را تشویق و امکان پذیر می کند

از آنجایی که اطلاعات و دانش به طور فعال از طریق سیستم های مدیریت دانش به اشتراک گذاشته می شود، نوآوری تشویق می شود. افراد می توانند در گفتگوهای مرتبط در مورد شغل خود شرکت کنند، تجربیات خود را به اشتراک بگذارند، در مورد یادگیری خود فکر کنند و در نهایت ایده هایی برای کمک به تحریک تغییر فرهنگ و بهبود محیط کار تولید کنند.

مطالب مرتبط: نحوه ارتباط بهتر با همکاران 

مزایای مدیریت دانش موثر

مزایای مدیریت دانش برای شما و کسب و کار شما می تواند گسترده باشد. برخی از مزایای اساسی مدیریت دانش موثر عبارتند از:

کارایی سازمانی را بهبود می بخشد

از طریق به اشتراک گذاری مؤثر اطلاعات حیاتی، سازمان ها می توانند به افزایش بهره وری کارکنان و در نتیجه افزایش بهره وری کلی شرکت کمک کنند.

حل مسئله موثر ایجاد می کند

با تمرکز بر رله اطلاعات، کارکنان بیشتر بر روی کار در جهت اهداف و خواسته های کلی شرکت متمرکز می شوند و از زمان به طور موثرتری با پیگیری راه حل ها یا تکمیل وظایف به جای جستجوی اطلاعات و ابزارها برای اثربخشی استفاده می کنند.

بر توسعه کارکنان تمرکز می کند

تمرکز بر ارائه اطلاعات مورد نیاز کارکنان به آنها نشان می دهد که برای ورودی و زمان آنها ارزش قائل هستید. آن‌ها به خاطر مشارکت‌هایشان ارزشمند هستند و فرصت‌هایی برای تقویت مهارت‌های خود از طریق اشتراک‌گذاری اطلاعات به آنها داده می‌شود.

تخصص را به اشتراک می گذارد

به کارمندان باتجربه صدایی داده می شود تا به دیگران کمک کنند، و بنابراین، علاقه خاصی به موفقیت شرکت دارند. از طریق این که به عنوان متخصص در صنعت خود در نظر گرفته می شوند، روابط، راهنمایی ها را توسعه می دهند و دانشی را که به دست آورده اند به شیوه ای معنادار به اشتراک می گذارند که اهمیت آنها را برای شرکت یا سازمان ارزش گذاری کرده و تقویت می کند.

روحیه کارکنان را افزایش دهید

به رسمیت شناختن مشارکت کارکنان در موفقیت کلی شرکت، کارکنان را برای به اشتراک گذاشتن و استفاده مجدد از دانش خود تحریک می کند. اهداف حرفه ای فردی را با اهداف شرکت هماهنگ می کند و یک فرهنگ شرکتی ایجاد می کند که در آن دانش آزادانه بین کارکنان و مدیریت به اشتراک گذاشته می شود.

اهداف مدیریت دانش

هدف مدیریت دانش سهولت در به اشتراک گذاری، انتشار و مکان یابی اطلاعات ارزشمند برای استفاده مؤثر و کارآمد از آن است. اهداف آن عبارتند از:

• ارتباطات باز: در داخل یک کسب و کار یا سازمان، مدیریت دانش سیستمی را ایجاد می کند که در آن اطلاعات ارزشمند ذخیره، به اشتراک گذاشته می شود، ارتباط برقرار می شود و بین اعضا ایجاد می شود. این ارتباط باز به پیشبرد سازمان با ارائه دارایی های دانش ارزشمند به اعضا کمک می کند.

• سهولت تصمیم گیری: استفاده آزاد از اطلاعات با تجهیز کارکنان و رهبری به ابزارها و آموزش های لازم برای ایجاد آگاهی موقعیتی به تصمیم گیری بهتر کمک می کند.

• جمع آوری و اتصال: مدیریت دانش، تخصص را در یک کسب و کار جذب می کند و افراد را برای به اشتراک گذاشتن دانش و استفاده بهتر از آن به هم متصل می کند.

نمونه هایی از مدیریت دانش

در اینجا چند نمونه اساسی از مدیریت دانش آورده شده است:

• پایگاه داده بازخورد: این نوع پایگاه داده به مشتریان یا کارمندان اجازه می دهد تا برای بخش های تحقیق و توسعه بازخورد بگذارند تا به تفسیر اطلاعات مشترک کمک کنند.

• فایل‌های تحقیقاتی: این فایل‌ها به ویژه در توسعه یک محصول جدید مفید هستند، این فایل‌ها با تحقیقات مهم در مورد رقبا و ورودی گروه‌های متمرکز در مورد نیازهای یک پایگاه مشتری ایجاد می‌شوند.

• فایل‌های پروژه مشترک: این به همه افراد یک تیم اجازه می‌دهد تا روی یک سند مشترک کار کنند و حتی از مکان‌های مختلف، تغییرات را ببینند و ایجاد کنند. معمولاً از آن به عنوان یک سند زنده یاد می شود که امکان همکاری در یک پروژه را فراهم می کند.