مهارت های مدیریت وظیفه: تعریف و مثال

صرف نظر از پیشینه شما، توانایی مدیریت کارآمد وظایف خود یک ویژگی حرفه ای ارزشمند است. توسعه مهارت های مناسب برای بهبود مدیریت کار می تواند برای حرفه شما مهم باشد. این می تواند به کارفرمایان بالقوه نشان دهد که شما کارآمدی کار می کنید.

در این مقاله از ایوسی، مهارت‌های مدیریت وظایف را مورد بحث قرار می‌دهیم، ۱۱ نمونه از این مهارت‌ها را ارائه می‌کنیم و نحوه بهبود آنها را توضیح می‌دهیم و آنها را در فرآیند درخواست خود برجسته می‌کنیم.

مهارت های مدیریت وظیفه چیست؟

مهارت‌های مدیریت وظایف، توانایی‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند کارآمد کار کنید و از زمان خود نهایت استفاده را ببرید. آنها مهارت های نرم هستند —ویژگی های بین فردی که در طیف وسیعی از حرفه ها و موقعیت های حرفه ای مفید هستند. مدیریت زمان معمولاً برای یک کارمند در هر زمینه ای مهم است. این به آنها اجازه می دهد زمان صرف شده برای کارهای غیر ضروری را کاهش دهند تا بتوانند کارهای مهم را اولویت بندی کنند.

مطالب مرتبط: نحوه اولویت بندی وظایف در محل کار

۱۱ نمونه از مهارت های مدیریت وظیفه

در اینجا چند مهارت مرتبط با مدیریت کار آورده شده است:

۱. برنامه ریزی کارآمد

برنامه ریزی وظایف شما بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت کار است. این به شما کمک می کند تا آنها را به طور سازنده ترتیب دهید. داشتن یک برنامه مشخص به شما کمک می کند تا زمان حرفه ای خود را به حداکثر برسانید، که ممکن است از پرت شدن حواس شما جلوگیری کند. داشتن یک برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه به این معنی است که شما از هر کار آگاه هستید و می توانید مدت زمان آنها را تخمین بزنید یا مهم ترین آنها را اولویت بندی کنید.

۲. اولویت بندی موثر

بسته به حرفه شما، برخی از وظایف شما ممکن است فوریتر از سایرین باشد. اینکه بتوانید اهمیت آنها را به درستی ارزیابی کنید و آنها را بر اساس اولویت آنها اجرا کنید می تواند هم کمیت و هم کیفیت کار شما را بهبود بخشد. اولویت‌بندی بخشی از زمان‌بندی کارآمد است، زیرا به شما امکان می‌دهد کار بیشتری انجام دهید و در عین حال انرژی بیشتری را تخصیص دهید و روی کارهایی که مهم‌تر هستند تمرکز کنید.

مرتبط: توضیح ماتریس مدیریت زمان Covey

۳. مدیریت حجم کار

در حالی که تا جایی که می توانید زمان خود را به وظایف خود اختصاص دهید می تواند در کوتاه مدت شما را بسیار بازدهی بالا ببرد، در دراز مدت نیز ممکن است باعث خستگی و فرسودگی شغلی شود. ارزیابی ظرفیت بار کاری و تنظیم برنامه های خود بر اساس آن بخش مهمی از مدیریت کار است. این به شما کمک می کند تا در مدت زمان طولانی تری با ظرفیت بالا کار کنید، که می تواند شما را کاندیدای جذاب تری برای کارفرمایان کند.

۴. توجه عالی به جزئیات

تجزیه و تحلیل ویژگی‌های هر کار و تعیین اهمیت آن‌ها نیازمند توجه به جزئیات است. این مهارت می تواند به شما کمک کند زمان مورد نیاز برای انجام هر کار را ارزیابی کنید، که می تواند تأثیر مثبتی بر برنامه ریزی شما داشته باشد. علاوه بر اینکه به شما کمک می کند وظایف خود را اولویت بندی کنید و برنامه ریزی کنید، توجه شدید به جزئیات احتمال موفقیت شما را افزایش می دهد.

۵. تفویض کارآمد

بسته به شغل خود، ممکن است برخی از وظایف خود را محول کنید. این می تواند هم شما و هم سازمانتان را بهره وری تر کند. اگر در یک موقعیت مدیریتی کار کنید و بر وظایف دیگران و همچنین وظایف خود نظارت داشته باشید، تفویض اختیار یک مهارت مدیریت کار مهم است.

۶. تفکر انتقادی پیشرفته

تصمیم گیری برای اولویت بندی وظایف و مدت زمان انجام آنها همیشه یک تصمیم ساده نیست. توانایی تفکر انتقادی و شناسایی استدلال های منطقی برای هر تصمیم می تواند به شما در بهبود کیفیت تصمیم گیری کمک کند. این می تواند به شما در مدیریت بهتر وظایف کمک کند. تفکر انتقادی همچنین می تواند به شما در توجیه برنامه خود در صورت درخواست سرپرست کمک کند.

مطالب مرتبط: ۱۱ مهارت مدیریت پروژه برای برجسته کردن رزومه شما

۷. تسلط بر نرم افزار بهره وری

اگر برنامه پیچیده ای داشته باشید، پیگیری وظایف خود ممکن است چالش برانگیز باشد. با آشنایی با نرم افزارهای بهره وری می توانید این مشکل را حل کنید. مهارت در کار با واژه‌پردازها، تولیدکنندگان صفحه‌گسترده، برنامه‌های ارائه، نرم‌افزارهای یادداشت‌برداری، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و برنامه‌های زمان‌بندی می‌تواند مدیریت وظایف شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. علاوه بر بهبود کیفیت کارهای شما، استفاده از نرم افزار بهره وری می تواند به شما در صرفه جویی در زمان کمک کند.

۸. ارتباط موثر

اگر نقش شما شامل همکاری با دیگران یا واگذاری وظایف است، معمولاً ارتباط شفاهی و کتبی برای موفقیت شما مهم است. توانایی به اشتراک گذاشتن ایده های خود با همکارانی که به شما در تکمیل وظایف کمک می کنند می تواند به شما در بهبود بهره وری کمک کند. همچنین می تواند به شما کمک کند وظایف خود را به طور دقیق برای سرپرستان و مشتریان توصیف کنید.

۹. تعهد به بهبود مستمر

تمایل و توانایی انجام مداوم وظایف خود به روش های کارآمدتر می تواند به شما در بهبود سایر مهارت های مدیریت کار کمک کند. کسب تجربه و بینش بیشتر در مورد اولویت بندی کارها و زمان بندی می تواند به شما در بهبود مهارت ها و تخصص کمک کند. همچنین به شما کمک می کند تا به تدریج میزان موفقیت آمیز بودن کار خود را افزایش دهید.

مرتبط: طرح بهبود مستمر محل کار: تعریف، تکنیک ها و مثال ها

۱۰. عیب یابی ماهر

هنگام انجام وظایف خود، برخی از جنبه ها ممکن است دقیقاً آنطور که آنها را برنامه ریزی کرده اید رخ ندهد. توانایی شناسایی سریع مسائل مختلف و راه حل های آنها بخش مهمی از مدیریت کار است. این به شما کمک می کند تا از تاخیر در فرآیند تکمیل کار جلوگیری کنید و از تکرار مشکل جلوگیری کنید.

۱۱. توانایی کار تحت فشار

حتی اگر وظایف خود را به طور موثر برنامه ریزی و اولویت بندی کنید، ممکن است همچنان با ضرب الاجل های تحمیل شده توسط مدیریت مواجه شوید. توانایی انجام با ظرفیت بهینه برای مدیریت کار موثر حیاتی است زیرا به شما کمک می کند تا استانداردهای کمی و کیفی خود را حفظ کنید. همچنین خطر کار بیش از حد شما را کاهش می دهد.

مطالب مرتبط: مهارت کار تحت فشار: تعریف، چرایی و چگونگی

چگونه مهارت های مدیریت وظایف خود را بهبود بخشید

این مراحل را برای بهبود مهارت های مدیریت وظایف خود دنبال کنید:

۱. زمان اوج بهره وری خود را کشف کنید

اکثر افراد در طول روز یا هفته زمان های خاصی دارند که در اوج بهره وری خود هستند. کشف زمان‌های اوج مصرف به شما امکان می‌دهد تا چالش‌برانگیزترین وظایف خود را در آن زمان‌ها برنامه‌ریزی کنید. این می تواند به شما کمک کند تا آن وظایف را بهتر و سریعتر انجام دهید و زمانی که در اوج بهره وری خود نیستید، زمان بیشتری برای انجام کارهای کمتر مهم به شما می دهد.

۲. زمان را برای کارهای اصلی در تقویم خود مسدود کنید

انسداد زمان فرآیندی است که در آن زمان مشخصی را در تقویم خود برای یک کار خاص اختصاص می دهید. انجام این کار به شما کمک می کند تا برنامه خود را تنظیم کنید و کارایی خود را بهبود بخشید. اگرچه انجام این کار احتمالاً مدیریت زمان شما را بهبود می بخشد ، اما همچنان باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشید تا در مواقع اضطراری وظایف مختلف را دوباره برنامه ریزی کنید.

۳. پیشرفت کار فردی را پیگیری کنید

علاوه بر اختصاص زمان برای هر کار اصلی، می توانید پیشرفت آنها را نیز پیگیری کنید. دانستن اینکه هنوز چقدر برای تکمیل یک کار باید انجام دهید، می تواند انگیزه شما را حفظ کند و به شما امکان می دهد زمان مورد نیاز برای تکمیل آن را ارزیابی کنید. همچنین به شما این امکان را می دهد که ببینید کدام بخش از کار بیشتر از آنچه باید طول کشیده است، به شما کمک می کند کارایی خود را در آینده بهبود بخشید.

استفاده از مهارت های مدیریت وظایف در محیط کار

در اینجا چند روش وجود دارد که مهارت های مدیریت وظیفه شما می تواند در محل کار مفید باشد:

• فهرست کارهایتان را بسازید: سازماندهی وظایف خود برای دوره روز، هفته یا پروژه می تواند به شما کمک کند تا تمام مسئولیت های خود را پیگیری کنید.

• یک برنامه انعطاف‌پذیر داشته باشید: اگرچه سازماندهی بالا برای مدیریت وظایف شما بسیار مهم است، اما اغلب مفید است که مقدار مشخصی از انعطاف‌پذیری را در برنامه خود حفظ کنید. این به شما امکان می دهد با اولویت های جدید سازگار شوید یا از فرصت ها استفاده کنید.

• وظایف کوتاه مدت خود را از کارهای بلند مدت خود جدا کنید: وظایف اغلب از نظر اهمیت و زمان انجام آنها متفاوت است. تفکیک لیست خود به وظایف کوتاه مدت و بلند مدت می تواند به شما در برنامه ریزی آنها و پیگیری پیشرفت خود کمک کند.

مطالب مرتبط: ۱۰ نکته برای هدف گرا بودن در محل کار

چگونه مهارت های مدیریت کار را برجسته کنیم

داشتن مهارت های مدیریت کار می تواند برای جستجوی شغل شما مفید باشد. در اینجا نحوه برجسته کردن آنها در طول فرآیند مصاحبه آمده است:

از جمله مهارت های مدیریت وظایف شما در رزومه و نامه های پوششی

اینکه چگونه مهارت های مدیریت وظیفه خود را در رزومه و نامه پوششی برجسته کنید به شغل مورد نظر شما بستگی دارد. اگر این نقش مستلزم مدیریت وظایف شما و سایر وظایف کارمندان، مانند یک موقعیت مدیریتی است، می توانید مهارت های مربوط به مدیریت وظایف را در رزومه خود فهرست کنید و سپس آنها را در نامه پوششی خود شرح دهید. اگر شغل مهارت‌های فنی در سایر زمینه‌ها را در اولویت قرار می‌دهد، ذکر اینکه مهارت‌های مدیریت وظیفه دارید معمولاً کافی است.

بحث در مورد مهارت های مدیریت وظیفه خود برای یک مصاحبه شغلی

در طول مصاحبه، بهترین راه برای بحث در مورد مهارت‌های مدیریت کار، معمولاً ذکر موارد خاص در هنگام استفاده از آنها است. برای انجام این کار می توانید از تکنیک پاسخ STAR استفاده کنید:

• موقعیت: زمینه موقعیت را توضیح دهید.

• وظیفه: توصیف کنید که در آن موقعیت خاص چه کاری باید انجام می دادید.

• اقدام: اقداماتی را که برای اولویت بندی، برنامه ریزی و اجرای وظایف خود انجام داده اید، توضیح دهید.

• نتایج: نتایج اقدامات خود را شرح دهید.