۱۷ نکته برای مدیریت بهتر زمان

بهره وری روزانه شما به نحوه مدیریت زمانتان بستگی دارد. مدیریت کارآمد زمان به احتمال زیاد باعث تعادل بیشتر در زندگی شما می شود و به شما احساس موفقیت بیشتری می دهد. مدیریت زمان خوب به شما این امکان را می دهد که کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید، سطح استرس خود را کاهش دهید و به شما کمک کند در حرفه خود موفق شوید.

در این مقاله از ایوسی، مدیریت زمان چیست، چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کنید و مزایای مدیریت زمان کارآمد را مورد بحث قرار می دهیم.

مرتبط: ۹ افسانه ی خیالی درخصوص مدیریت زمان را بشناسید

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان روشی است که شما زمان خود را سازماندهی و برنامه ریزی می کنید تا در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید. مدیریت زمان بهتر به شما امکان می دهد زمان آزاد بیشتری برای کار بر روی سایر وظایف مهم داشته باشید یا به شما امکان می دهد از برنامه کاری شلوغ خود خارج شوید. یادگیری نحوه مدیریت موثر زمان می تواند به شما کمک کند احساس آرامش، تمرکز و کنترل بیشتری داشته باشید. مزایای دیگر عبارتند از:

• بهره وری بیشتر

• بهبود شهرت حرفه ای

• توانایی تقویت شده برای تمرکز برای دوره های طولانی تر

• افزایش توانایی تصمیم گیری

• وقت آزاد بیشتر

• سطح بالاتری از خود انضباطی

• فرصت های بیشتر برای رشد و پیشرفت حرفه ای

مرتبط: مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال

چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کنیم

وقتی برای مدیریت بهتر زمان خود قدم بردارید، احتمالاً سطح بالاتری از بهره وری و استرس کمتری را در زندگی کاری خود تجربه خواهید کرد. در اینجا ۱۰ راه برای کمک به مدیریت بهتر زمان آورده شده است:

۱. استفاده از زمان فعلی را ارزیابی کنید

قبل از اینکه مدیریت زمان بهتری را تمرین کنید، باید نحوه مدیریت زمان خود را ارزیابی کنید. برای مثال، ممکن است فکر کنید هر روز فقط ۴۵ دقیقه برای پیش نویس و ارسال ایمیل از شما زمان می برد، اما در واقع ممکن است ۹۰ دقیقه طول بکشد.

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای ردیابی زمان، برنامه‌ای است که هر کاری را که انجام می‌دهید به مدت هفت روز ردیابی می‌کند. همچنین می توانید یک تایمر برای وظایف خود تنظیم کنید، زمان ها را یادداشت کنید و در پایان هفته زمان را روی یک برگه کاغذ اضافه کنید. هنگامی که شروع به ردیابی زمان خود می کنید، درک دقیق تری از کارهایی که بیشتر وقت شما را می گیرد به دست خواهید آورد و سپس تنظیمات مناسب را انجام دهید.

۲. اهداف خود را مشخص کنید

شناسایی اهداف کاری خود، چه بزرگ و چه کوچک، می تواند به شما درک روشنی از اینکه باید زمان خود را در هر روز متمرکز کنید، به شما می دهد. به عنوان مثال، اگر هدف شما این است که یک پروژه را تا پایان هفته به پایان برسانید، هدف کلی و اهداف کوچکتر را بنویسید که منجر به اتمام پروژه در زمان مقرر می شود.

مطالب مرتبط: ۱۰ نکته برای هدف گرا بودن در محل کار

۳. وظایف خود را شناسایی و فهرست کنید

ایجاد لیست کارها به شما کمک می کند تا دقیقاً آنچه را که باید انجام دهید و تا چه زمانی انجام دهید. این به شما کمک می کند تا ببینید هر هفته چه چیزی را باید در اولویت قرار دهید و چه چیزی می تواند منتظر بماند. لیست خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که آن را بر اساس اهمیت یک کار به جای فوریت آن سازماندهی کرده اید. مسئولیت‌های مهم آن‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند به اهداف خود برسید، در حالی که وظایف فوری معمولاً با کمک به دستیابی به اهداف دیگران مرتبط است.

۴. از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید

سعی کنید از یک برنامه ریز، تقویم یا نرم افزار مدیریت زمان برای برنامه ریزی روز خود استفاده کنید. متوجه خواهید شد که زمانی که صرف ایجاد یک مسیر کار واضح می کنید کمتر از مقداری است که ممکن است به طور تصادفی برای پریدن از یک کار به کار دیگر در زمانی که برنامه دقیقی ندارید صرف کنید. ممکن است کارهای دیگری پیش بیاید که در لیست کارهای شما نباشد، اما سعی کنید به جای رها کردن کارهایی که نمی‌توانید آن‌ها را طبق برنامه‌ریزی انجام دهید، برنامه‌ریزی کنید.

مرتبط: ۱۴ برنامه مدیریت وظایف شخصی که باید امتحان کنید

۵. محدودیت های زمانی تعیین کنید

سعی کنید برای هر کار در طول روز یک محدودیت زمانی برای خود تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر مجبور به نوشتن گزارش بودجه برای کار خود هستید، ممکن است تصمیم بگیرید که می توانید آن را در سه ساعت کامل کنید و سپس به کار دیگری بروید. این شما را به چالش می کشد تا اهمال کاری را کاهش دهید تا بتوانید به برنامه زمانی اختصاص داده شده خود برای هر کار پایبند باشید. سعی کنید به طور واقع بینانه ارزیابی کنید که چقدر کار برای هر کار انجام می شود تا به شما کمک کند سطح خاصی از دقت را حفظ کرده و استرس خود را تحت کنترل داشته باشید.

شما ممکن است روشی مانند تکنیک پومودورو را در نظر بگیرید تا به شما کمک کند لیست کارهای خود را در ۲۵ دقیقه بررسی کنید و بین هر مرحله استراحت کوتاه و پس از تکمیل چهار استراحت طولانی تر داشته باشید.

مطالب مرتبط: ۱۲ راه برای بهبود تمرکز در محل کار

۶. وظایف مرتبط را تدوین کنید

وظایف مختلف به روش های متفاوتی از رویکرد نیاز دارند. هنگامی که لیست وظایف خود را می نویسید، سعی کنید کارهای مشابه را با هم گروه بندی کنید تا مجبور نباشید هر بار که کار جدیدی را انجام می دهید، جهت گیری خود را تغییر دهید.

به عنوان مثال، اگر باید دو ویدیو بسازید، یک پست وبلاگ بنویسید و دو وب سایت را دوباره طراحی کنید، ممکن است بخواهید به جای اینکه به صورت تصادفی انجام دهید، وظایف را به طور متوالی بر اساس شباهت کامل کنید.

۷. روز خود را برنامه ریزی کنید

سعی کنید روز خود را از قبل برنامه ریزی کنید. برنامه ریزی به شما کمک می کند تا بدانید زمان خود را کجا متمرکز کنید، به خصوص در مواقعی که به نظر می رسد ساعات کافی در روز برای انجام همه کارها وجود ندارد.

ممکن است روز خود را با صرف ۱۵ دقیقه بعد از کار برای سازماندهی دفتر خود و فهرست کردن مهم ترین کارهایی که ممکن است نیاز باشد روز بعد انجام دهید، به پایان برسانید. یا ممکن است قبل از شروع کار، روز خود را صبح زود برنامه ریزی کنید. سعی کنید مهم ترین موارد را یادداشت کنید و سپس آنها را در زمانی از روز که بیشترین بهره وری را دارید تکمیل کنید.

مطالب مرتبط: پرسش و پاسخ: چگونه می توانم منظم بمانم؟

۸. ابتدا به کارهای دشوار رسیدگی کنید

اگرچه ممکن است به راحتی کارهای دشوار را برای آخر رها کنید، اما اگر ابتدا سخت‌ترین کارها را انجام دهید، ممکن است سودمندتر باشد. وقتی تصمیم می‌گیرید ابتدا این کارها را انجام دهید، عموماً ذهنی روشن و انرژی بیشتری دارید زیرا تحت تأثیر کارهای دیگری قرار نگرفته‌اید که ممکن است انرژی شما را تخلیه کند.

روند فکری شما احتمالاً به شما کمک می کند تا به موقع از انجام کار دشوار عبور کنید و در نتیجه مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

۹. جلسات را سازنده کنید

جلسات اغلب ضروری هستند اما می توانند زمان کار شما را کاهش دهند. اگر شما یک جلسه را رهبری می کنید، برنامه ای برای پوشش اطلاعات لازم بدون اتلاف وقت خود یا همکارانتان داشته باشید. یک طرح کلی برای آنچه می خواهید در طول جلسه پوشش دهید و نتیجه مورد نظر داشته باشید. جلسه را تا حد امکان کوتاه و سازنده نگه دارید و با موارد عملی پایان دهید.

۱۰. سازماندهی کنید

سعی کنید فضای کاری خود را شلوغ کنید و پس از پایان استفاده از آنها، وسایل را در جایی که به آنها تعلق دارند قرار دهید. اگر اغلب اسناد و فایل‌ها را در رایانه باز می‌کنید، سیستمی را تنظیم کنید که به شما امکان می‌دهد اسناد ضروری را سریع‌تر پیدا کنید. همچنین ممکن است سعی کنید ایمیل خود را با لغو اشتراک محتوای غیر ضروری سازماندهی کنید تا بتوانید سریعتر به ایمیل های مهم دسترسی پیدا کنید.

مطالب مرتبط: ۲۰ نکته مدیریت زمان برای حرفه ای ها

۱۱. یک بافر را در برنامه خود بگنجانید

یک بلوک از زمان بافر بین هر کار تکمیل شده ایجاد کنید. این به شما این امکان را می دهد که زمان بیشتری برای اتمام کارها بدون صرف وقت از مسئولیت دیگری داشته باشید. داشتن این بالشتک زمانی ممکن است به شما امکان دهد فشار خود را از حالت فشرده خارج کنید و استراحت کنید، راه بروید، یک میان وعده بخورید یا برخی وظایف کوتاه مدت غیر مرتبط دیگر را انجام دهید. وقتی به زمان بافر اجازه می دهید، احساس نمی کنید که باید با عجله در انجام کارها بپردازید.

۱۲. به خود استراحت دهید

اختصاص زمانی در روز به قطع ارتباط مختصر از کار به شما این امکان را می دهد که از فشار خارج شده و با دیدگاهی جدید به وظایف فعال خود بازگردید. یادگیری زمان استراحت اختصاصی در طول روز نیز به شما کمک می کند تا عادات مدیریت استرس موثری را ایجاد کنید.

۱۳. کمال گرایی را کنار بگذارید

دوست دارید کارتان کارآمد و دقیق باشد، اما سعی کنید کمال گرایی را کنار بگذارید. اگر وقت خود را صرف انجام دادن و سپس انجام مجدد یک کار برای اطمینان از کامل بودن آن کنید، احتمالاً زمان کافی برای انجام چندین کار در روز نخواهید داشت. در عوض، با آنچه که دارید بهترین کار را انجام دهید و ادامه دهید.

۱۴. نه گفتن را یاد بگیرید

فقط شما واقعاً می دانید که برای چه چیزی وقت دارید، بنابراین اگر نیاز به رد درخواست تمرکز بر کارهای مهمتر دارید، یاد بگیرید که « نه» بگویید. قانون ۸۰/۲۰ را به خاطر بسپارید – ۸۰ درصد خروجی شما از ۲۰ درصد ورودی های شما می آید. تلاش خود را بر این اساس متمرکز کنید.

اگر نمی توانید «نه» بگویید، وکالت بدهید. وظایف را به دیگران بسپارید که ممکن است بتوانند آنها را در زمان کمتری به پایان برسانند. در حالی که تفویض اختیار می‌تواند یک مهارت سخت برای یادگیری باشد، اما می‌تواند برای مدیریت زمان شما بسیار مفید باشد.

مطالب مرتبط: نحوه واگذاری کار به کارمندان

۱۵. عوامل حواس پرتی را از بین ببرید

یک کلید مدیریت خوب زمان، خلاص شدن از شر عوامل حواس پرتی است. بررسی رسانه های اجتماعی، مرور وب، ارسال پیام های متنی و پاسخ دادن به پیام های فوری می تواند به سرعت زمان شما را مصرف کند. سعی کنید در را ببندید تا وقفه‌ها را محدود کنید، اعلان‌های پیام را خاموش کنید و هنگام ناهار یا در زمان استراحت خود تماس‌های شخصی برقرار کنید. تمام برگه های مرورگر را در رایانه خود ببندید، به جز آنهایی که روی آنها کار می کنید.

۱۶. به برنامه خود متعهد باشید

بهترین راه برای متعهد شدن به برنامه این است که فرصتی برای اشتباهات فراهم کنید اما به تلاش خود ادامه دهید. مدیریت بهتر زمان نیاز به تمرین دارد. اگر تلاش می‌کنید و شکست می‌خورید، به تلاش خود ادامه دهید، زیرا آسان‌تر می‌شود و می‌توانید کار خود را به روشی که برای شما و برنامه‌تان بهترین است، ساده کنید.

۱۷. به خود پاداش دهید

وقتی کارهای چالش برانگیز را به پایان رساندید، به خودتان قول جایزه بدهید، می تواند به شما انگیزه دهد تا آنها را به پایان برسانید. به خودتان بگویید: « وقتی کارم با این گزارش تمام شد، بستنی می خرم و فیلم مورد علاقه ام را تماشا می کنم ».

بیشتر بخوانید: چگونه یک برنامه شلوغ را در ۱۳ مرحله مدیریت کنیم