نحوه استفاده از لیست وظایف در مدیریت پروژه

مانند لیست های کارها، لیست وظایف وظایف و مراحل فردی یک پروژه را سازماندهی می کند. این لیست‌ها که اغلب توسط مدیر پروژه ایجاد می‌شوند، به کارمندان کمک می‌کنند متمرکز و سازنده بمانند. اگر رهبر یا مدیر تیم هستید، استفاده از این ابزار سازمانی می تواند به افزایش کیفیت کار و سرعت کار تیم شما کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، لیست وظایف در مدیریت پروژه را تعریف می کنیم، کاربرد و مزایای آنها را مورد بحث قرار می دهیم و مراحل و نکاتی را در مورد نحوه استفاده از لیست وظایف در مدیریت پروژه به اشتراک می گذاریم.

مرتبط: سوالات متداول: مبانی مدیریت پروژه

لیست وظایف در مدیریت پروژه چیست؟

لیست وظایف یک ابزار مدیریت پروژه است که به متخصصان کمک می کند تا وظایف تیم خود را پیگیری کنند. لیست وظایف اغلب شامل اطلاعاتی مانند مخاطب اصلی پروژه، متخصصانی که روی آن کار می کنند و مهلت و به روز رسانی وضعیت آن است.

مدیران و رهبران تیم معمولاً این لیست‌ها را در ابتدای پروژه ایجاد می‌کنند و با همه افرادی که با این کار درگیر هستند بررسی می‌کنند تا مطمئن شوند که جزئیات صحیحی در آن گنجانده شده است. قالب یک لیست کار ممکن است به اندازه پروژه بستگی داشته باشد. برای یک پروژه بزرگتر، لیست وظایف ممکن است شامل جزئیات بیشتر و یک جدول زمانی خاص باشد، اما لیست وظایف برای یک پروژه کوچک می تواند شبیه یک لیست وظایف باشد.

چه زمانی باید از لیست وظایف استفاده کنید؟

لیست وظایف می تواند به متخصصانی که روی هر پروژه چند مرحله ای کار می کنند کمک کند. این لیست ها به ویژه هنگام کار بر روی یک تیم حرفه ای کمک می کند زیرا به سازماندهی و شفاف سازی مسئولیت های هر کارمند در مورد پروژه کمک می کند.

این ابزار مدیریت پروژه همچنین زمانی که هر مرحله از پروژه را به وظایف آسان‌تر تقسیم می‌کند، اهداف و ضرب‌الاجل‌ها دست یافتنی‌تر به نظر می‌رسند. لیست وظایف به متخصصان این امکان را می دهد که بر روی جزئیات کوچک یک پروژه تمرکز کنند بدون اینکه مهلتی را به خطر بیندازند، که ممکن است منجر به کار با کیفیت بالاتر شود.

تفکیک پروژه به وظایف فردی همچنین به متخصصان اجازه می دهد تا در هر مرحله از پروژه فکر کنند تا فرآیند خود را بهتر درک کنند و ایده هایی برای بهبود کارایی ایجاد کنند. به عنوان مثال، اگر یک شرکت پذیرایی فهرستی از وظایف برای سرو یک وعده غذایی تهیه کند، ممکن است متوجه شود که کارکنانش بیشتر مدت پروژه را صرف تهیه مواد اولیه برای غذا کرده اند. دانستن این موضوع ممکن است منجر به اتخاذ تصمیمات استخدامی خاص یا اجرای شیوه های کارآمدتر شود.

مزایای استفاده از لیست وظایف

لیست وظایف یک ابزار سازمانی است که به تیم های متخصص کمک می کند تا خطا در کار خود را کاهش دهند و به بهبود کارایی پروژه کمک می کند. در اینجا لیستی از مزایایی که یک لیست وظایف می تواند ارائه دهد آورده شده است:

• بهره وری را افزایش می دهد: هنگام استفاده از لیست وظایف، متخصصان اغلب می دانند که مدیرانشان دقیقاً چه انتظاراتی از آنها دارند. داشتن این دانش می تواند به متخصصان کمک کند تا روی کار خود متمرکز بمانند و به بهره وری بیشتر کمک کنند.

• اجازه تفویض اختیار را می دهد: بسیاری از لیست وظایف به متخصصان اجازه می دهد تا به طور همزمان روی یک پروژه کار کنند. برای انجام این کار، مدیران وظیفه خاصی را به هر حرفه ای محول می کنند که می تواند سرعت تولید تیم را بهبود بخشد.

• بهره وری را بهبود می بخشد: استفاده از لیست وظایف تضمین می کند که تیم ها از زمان و منابع خود نهایت استفاده را می برند. از آنجایی که مدیران می‌توانند وظایف را محول کنند و افراد حرفه‌ای اغلب می‌توانند همزمان روی بخش‌های مختلف یک پروژه کار کنند، تیم‌ها اغلب پروژه‌ها را با کارایی بیشتری تکمیل می‌کنند.

• وظایف را اولویت بندی می کند: به اشتراک گذاری لیست وظایف به تیم های متخصص کمک می کند اولویت وظایف فردی را در رابطه با سایر وظایف موجود در لیست در نظر بگیرند. این تضمین می‌کند که حرفه‌ای‌ها وظایف فردی را در مهلت‌های زمانی خود انجام می‌دهند و در عین حال اجازه می‌دهد پروژه به آرامی پیشرفت کند.

• ردیابی پیشرفت: از آنجا که لیست وظایف اغلب شامل اطلاعاتی در مورد وضعیت تکمیل تکلیف است، متخصصان می توانند برای نظارت بر پیشرفت پروژه به لیست وظایف تیم خود مراجعه کنند. مدیران و رهبران تیم نیز می توانند این اطلاعات را با مشتریان یا مشتریان درگیر در پروژه به اشتراک بگذارند.

مطالب مرتبط: نحوه مدیریت فهرست کارها

نحوه ایجاد لیست وظایف پروژه

برای تهیه لیست وظایف برای تیم خود، این مراحل را دنبال کنید:

۱. اندازه پروژه را در نظر بگیرید

اندازه پروژه شما ممکن است بر ساختار لیست وظایف شما تأثیر بگذارد. برای پروژه های فشرده تر، ممکن است فهرست وظایف دقیق تری را بخواهید. تعداد وظایفی که ممکن است پروژه داشته باشد و تعداد افراد حرفه ای که مدیر پروژه برای تکمیل کارها اختصاص داده است را در نظر بگیرید.

۲. جدول زمانی پروژه را تعیین کنید

جدول زمانی پروژه را تعیین کنید تا به شما کمک کند تصمیم بگیرید چه زمانی باید افراد حرفه ای هر کار را در لیست تکمیل کنند. این همچنین ممکن است به شما در تصمیم گیری در مورد سطح جزئیات لیست کمک کند. به عنوان مثال، اگر پروژه دو روز طول بکشد تا تکمیل شود، ممکن است نیازی به جزئیات هر مرحله از فرآیند نباشد.

۳. پروژه را به بخش هایی جدا کنید

نحوه تفکیک پروژه خود را به وظایف فردی در نظر بگیرید. برای انجام این کار، سعی کنید تصمیم بگیرید که آیا هر یک از جنبه های پروژه ممکن است زودتر از سایر جنبه ها نیاز به پرداختن داشته باشد. برای مثال، اگر روی پروژه‌ای کار می‌کنید که نیاز به تحقیق، نوشتن و ویرایش دارد، مهم است که ابتدا تحقیق را برای پروژه کامل کنید، زیرا متخصصان بدون آن نمی‌توانند بنویسند.

۴. وظایف را محول کنید

وظایفی را به متخصصان خاصی محول کنید تا به همه افراد در پروژه کمک کنید متمرکز بمانند. این همچنین ممکن است مسئولیت پذیری را برای هر حرفه ای افزایش دهد زیرا آنها وظایف محول شده خود را می دانند.

بیشتر بخوانید: نحوه واگذاری کار به کارمندان: سوالات و نکات متداول 

۵. اسناد وظایف و مهلت

پس از تصمیم گیری در مورد مشخصات پروژه، یک لیست وظایف فیزیکی یا مجازی ایجاد کنید. عنوان پروژه، وظایف، تمام مهلت‌های مربوط به پروژه و اینکه افراد حرفه‌ای برای تکمیل هر کار به آن نیاز دارند را مستند کنید.

به اشتراک گذاری لیست وظایف با کل تیم و اجازه دادن به هر حرفه ای برای ویرایش لیست با به روز رسانی وضعیت را در نظر بگیرید. این تضمین می کند که همه اعضای تیم شما متوجه می شوند که باید چه کاری انجام دهند و آنها را از نتیجه و مراحل کلی پروژه مطلع می کند.

نکاتی برای استفاده از لیست وظایف پروژه

برای استفاده موثر از لیست وظایف پروژه، این نکات را در نظر بگیرید:

از یک صفحه گسترده استفاده کنید

اگر با برنامه آشنایی دارید، از یک صفحه گسترده برای مستندسازی لیست وظایف خود استفاده کنید. این ابزار ممکن است لیست وظایف شما را به شیوه ای سازماندهی شده و واضح تر قالب بندی کند. از آنجایی که می‌توانید به راحتی صفحات گسترده را به‌روزرسانی و به اشتراک بگذارید، آنها به تیم شما کمک می‌کنند در ارتباط و مطلع باشند. کسانی که از داشتن یک نسخه فیزیکی از لیست سود می برند، می توانند صفحه گسترده را برای استفاده شخصی چاپ کنند.

مشوق ها را ارائه دهید

از آنجایی که لیست وظایف به شما امکان می دهد پروژه ها را به وظایف جداگانه تقسیم کنید، متخصصان این فرصت را دارند که در ادامه کار خود روی پروژه به اهداف کوچک برسند. برای تشویق این پیشرفت و ایجاد روحیه تیم، به کارکنانی که به اهداف خود دست می‌یابند و ضرب الاجل‌های پروژه را برآورده می‌کنند، مشوق‌های کوچکی را در نظر بگیرید.

روی شیوه های کاری فکر کنید

در مورد لیست وظایف پروژه گذشته فکر کنید تا به شما کمک کند درک کنید که شما و تیمتان در چه زمینه هایی برتر هستید. درک اینکه چگونه یک تیم به اهداف خود در طول هر مرحله از لیست وظایف دست یافته است، می تواند منجر به ایجاد شیوه های کاری بهتر، بینش پویایی و بینش تیم شود. طرحی برای پروژه های آینده

مطالب مرتبط: ۱۳ نوع مدیریت پروژه که می توانید اجرا کنید

اغلب ارتباط برقرار کنید

در حین کار بر روی پروژه ارتباط منظم خود را حفظ کنید. این می تواند شامل جلسات تیم، به روز نگه داشتن لیست کارها و دقیق نگه داشتن یک انجمن گروه مجازی برای رفع هرگونه نگرانی باشد. برقراری ارتباط اغلب به تیم شما کمک می کند تا آگاه و سازنده بماند و لیست وظایف شما را موثرتر می کند.