مدیریت تغییر واکنشی چیست؟ راهنمای قطعی

تغییرات می توانند در مقیاس بزرگ یا کوچک رخ دهند که در سطح سازمانی، تیمی یا فردی در محل کار اتفاق می افتد. آنها ممکن است یک اقدام پیشگیرانه باشند، یا ممکن است در پاسخ به درخواست مشتری، از جمله دلایل احتمالی دیگر، اتفاق بیفتند. دلیل تغییر هر چه باشد، می‌توانید از دیدگاه فعال یا واکنش‌گرا به آن بپردازید.

در این مقاله از ایوسی، سبک‌های مدیریت تغییر کنش‌گر و واکنش‌گرا و چگونگی انتقال به مدیریت تغییر واکنش‌پذیر را بررسی می‌کنیم.

مطالب مرتبط: مهارت های مدیریت تغییر: تعریف و مثال

مدیریت تغییر واکنشی چیست؟

مدیریت تغییر واکنشی زمانی اتفاق می‌افتد که تغییر را پس از بروز یک نیاز، فرصت یا موقعیت غیرمنتظره اجرا کنید. اگر یک برنامه اضطراری یا گردش کار دارید، می توانید تغییرات واکنشی را به روشی مثبت و ساختاریافته ایجاد کنید.

ممکن است در موقعیت‌های مختلفی نیاز به تغییر واکنشی داشته باشید، مثلاً در صورت قطع برق یا اگر یک کافی‌شاپ درخواست‌های مکرری از مشتریان برای ارائه گزینه‌های شیر غیر لبنی دریافت می‌کند. تغییرات قابل توجه در تقاضا برای محصولات یا خدمات یک سازمان، کاتالیزورهای رایج برای تغییرات واکنشی هستند. به عنوان مثال، در پاسخ به پیشرفت های تکنولوژیکی و افزایش رقابت، یک شرکت ممکن است برای جذب مشتریان بیشتر، منابع بیشتری را در تجهیزات جدیدتر یا کارآمدتر سرمایه گذاری کند.

مدیریت تغییر فعال چیست؟

پیشگیرانه، همچنین به عنوان پیش بینی شناخته می شود، مدیریت تغییر در پیش بینی نیاز یا فرصتی رخ می دهد که هنوز ظاهر نشده است. این شامل ایجاد تغییرات از پیش برنامه ریزی شده در شیوه های محل کار یا خود محل کار است. می‌توانید اقدامات پیشگیرانه‌ای را برای رسیدگی به یک تغییر مورد انتظار، مانند پروتکل‌های ایمنی برای ساخت بال ساختمان جدید، اتخاذ کنید، یا می‌توانید از آنها به عنوان بخشی از یک طرح اضطراری استفاده کنید، مثلاً اگر شرایط آب و هوایی شدید مانع استفاده کارکنان از ساختمان شود.

اعمال تغییرات پیشگیرانه اغلب آسان تر از تغییرات واکنشی است، زیرا همه افرادی که تحت تأثیر این تغییرات قرار می گیرند از قبل آگاه می شوند. این به افراد فرصت می دهد تا خود را با تغییرات آشنا کرده و بپذیرند. تغییرات پیشگیرانه همچنین به مدیریت زمان می‌دهد تا پاسخ‌هایی را به مسائلی که بالقوه از تغییرات ناشی می‌شوند، فرموله کند.

مرتبط: مدیریت تغییر چیست؟ (تعریف و ۱۷ اصل)

چه کسی مدیریت تغییر را تسهیل می کند؟

تیم ها یا افراد خاصی که معمولاً به عنوان مدیران تغییر شناخته می شوند، اغلب برای پیاده سازی و تسهیل تغییرات منصوب می شوند. آنها ممکن است با تغییرات رویه ای، ساختاری یا فرهنگی کار کنند، اگرچه ممکن است با احساسات و پاسخ های کارکنان به این انتقال نیز کار کنند.

دو نوع اصلی از مدیران تغییر وجود دارد:

۱. تیم های مدیریت انتقال

تیم های مدیریت انتقال به طور موقت کارکنانی هستند که به هماهنگ کردن تغییرات در بین کارکنان روزمره کمک می کنند تا زمانی که یک سازمان با موفقیت تغییرات را ایجاد کند. این تیم‌ها می‌توانند در مراحل انتقال کمک کنند، اما معمولاً مسئول تعیین تغییرات مورد نیاز یا توسعه استراتژی‌هایی برای اعمال این تغییرات نیستند. مدیریت ارشد و مدیران اجرایی معمولاً تغییرات لازم را تعیین می کنند.

مرتبط: مهارت های مدیریت تغییر: تعریف و مثال

۲. عوامل را تغییر دهید

عامل تغییر فردی است که برای رهبری کمپین تغییر در یک سازمان منصوب می شود. آنها ممکن است یک کارمند فعلی یا یک مشاور حرفه ای خارجی باشند. عوامل تغییر که فعالانه در کل فرآیند تغییر در یک سازمان شرکت می کنند، مسائل را شناسایی می کنند، به مدیریت در توسعه یک استراتژی موثر کمک می کنند و در اجرای آن استراتژی مشارکت می کنند. پس از ایجاد تغییرات لازم، عامل تغییر ممکن است بسته به اینکه مشاور یا کارمند داخلی بوده باشد، به وظایف روزمره خود بازگردد یا همکاری خود را با سازمان به پایان برساند.

مرتبط: از همین الان شروع کنید: ۲۰ دلیل خارق‌العاده برای تغییر زندگیتان!

۶ راه برای انتقال به مدیریت تغییر فعال از واکنشی

اگر می‌خواهید در هنگام رسیدگی به تغییرات فعال‌تر باشید، در اینجا چند نکته وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

۱. بلند مدت فکر کنید

یادگیری کنار آمدن با شرایط غیرمنتظره یک مهارت ضروری برای موفقیت یک سازمان است. قبل از شروع فرآیند پیاده سازی، مقداری زمان و تلاش برای برنامه ریزی تغییرات پیشگیرانه سرمایه گذاری کنید. ایجاد یک برنامه و آماده سازی قبل از مسائل احتمالی می تواند به جلوگیری از تشدید شرایط آینده کمک کند.

۲. برنامه های اضطراری تهیه کنید

برنامه ریزی برای موقعیت های غیرمنتظره و فرضی می تواند مفید باشد. مدل کسب و کار، اعضای تیم و محیط های اقتصادی و فیزیکی خود را در نظر بگیرید. اگرچه ممکن است امکانات بی شماری وجود داشته باشد، به این فکر کنید که در چند سناریو مختلف مرتبط برای شرکت و صنعت خود چه کاری می توانید انجام دهید. ممکن است در نظر بگیرید که اگر:

• فروش برای چندین ماه متوالی کم بود. آیا سرمایه کافی برای ادامه کسب و کار دارید؟

• تعداد انگشت شماری از اعضای تیم به دلایل سلامتی یا شخصی غایب بودند. آیا اعضای تیم کافی برای پر کردن یا انجام کارشان دارید؟

• تعداد قابل توجهی از اعضای تیم نمی توانستند به یک دفتر فیزیکی رفت و آمد کنند. آیا کسب و کار شما می تواند کار از راه دور را پشتیبانی کند؟

۳. بحث و مشارکت آزاد را فعال کنید

اجازه دادن به همه کسانی که ممکن است تحت تأثیر تغییرات آینده قرار بگیرند برای مشارکت در بحث می تواند به آنها کمک کند تا تغییرات را بپذیرند و نگرانی هایی را که هنوز در نظر نگرفته اید برطرف کنند. ارتباطات شفاف همچنین می تواند از ایجاد اعتماد در میان اعضای تیم حمایت کند. سعی کنید یک جلسه برگزار کنید یا نظرسنجی بفرستید تا واکنش آنها را نسبت به تغییرات احتمالی ارزیابی کنید و نظر آنها را به دست آورید.

۴. در مورد منافع بحث کنید

اجرای برخی تغییرات می تواند زمان و تلاش زیادی را بطلبد، بنابراین مهم است که در مورد مزایای آن برای ایجاد انگیزه در افرادی که تحت تأثیر قرار گرفته اند صحبت کنیم. سعی کنید به آنها مزایایی را با نتایج خاص نشان دهید تا نشان دهید که فرآیند را به دقت برنامه ریزی کرده اید. برای مثال، اگر می‌خواهید به یک سیستم مدیریت موجودی جدید بروید که به طور خودکار اقلام را در یک برگه ردیابی پر می‌کند، توضیح دهید که سیستم جدید به صرفه‌جویی در زمان کمک می‌کند زیرا اعضای تیم نیازی به اضافه کردن اطلاعات به صورت دستی ندارند.

۵. قدم های کوچک بردارید و هدف گذاری کنید

تفکیک تغییرات به مراحل کوچکتر می تواند به مدیریت تغییر کمک کند. در صورت امکان، تغییرات را به تدریج اعمال کنید، زیرا این امر باعث می شود اعضای تیم احساس خوشایندی نسبت به انتقال داشته باشند. گام های کوچک را به عنوان اهداف تیم در نظر بگیرید. این می تواند به تقویت حس موفقیت کمک کند و راه دیگری برای ایجاد انگیزه در دیگران برای حمایت از کمپین های تغییر است.

مطالب مرتبط: ۶ تاکتیک کلیدی در مدیریت مقاومت در برابر تغییر

۶. موفقیت را نشان دهید

به تیم خود نشان دهید که اجرای موفقیت آمیز تغییر چگونه به نظر می رسد. آنها ممکن است تغییر را بیشتر بپذیرند اگر مثالی داشته باشند که چگونه استفاده از مدیریت تغییر فعالانه برای تیم دیگری سودمند است، خواه در همان شرکت یا شرکت دیگری باشند. مزایای تغییر پیشگیرانه را از دیدگاه مشتری نشان دهید تا به اعضای تیم کمک کنید دیدگاه جامع تری پیدا کنند.