مبانی مدیریت پروژه: تعریف، مراحل و اهمیت

مدیریت پروژه فرآیند هماهنگ کردن فعالیت های یک کسب و کار است. یادگیری اصول اولیه این چارچوب می تواند به شما در توسعه محصولات، ارائه خدمات و برآورده کردن انتظارات مشتری کمک کند. صرف نظر از محدوده پروژه، مدیریت صحیح احتمالاً شانس موفقیت را به حداکثر می رساند.

در این مقاله از ایوسی، به مبانی مدیریت پروژه از جمله تعریف این رویکرد، مراحل آن و اهمیت آن برای سازمان ها می پردازیم.

پروژه چیست؟

یک پروژه یک توالی برنامه ریزی شده از وظایف با هدف رسیدن به یک نتیجه خاص است. پروژه ها به طور کلی از نظر اندازه و ماهیت بسیار متنوع هستند، از ساده و ساده تا چند لایه و پیچیده را شامل می شوند. یک مدیر یا مجری معمولاً آنها را هماهنگ می کند و نقش مدیر پروژه را ایفا می کند. هدف این حرفه ای درک اهداف پروژه، ضرب الاجل ها و بودجه است. آنها تمام جنبه های اجرای پروژه را مدیریت می کنند تا محصولات یا خدمات را به موقع و بر اساس استانداردهای از پیش تعیین شده ارائه دهند.

مرتبط: سلامت پروژه: تعریف و معیارهای کلیدی برای ردیابی

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه تمرین به کارگیری فرآیندها، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها برای تکمیل وظایف و رسیدن به هدف است. این شامل هماهنگی فعالیت ها در مراحل مختلف، از شروع تا تکمیل است. همچنین شامل اطمینان از مطابقت محصولات تحویلی با استانداردها و ضرب الاجل های مشتری است.

مطالب مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

۵ مرحله مدیریت پروژه چیست؟

اکثر پروژه ها دارای پنج مرحله مجزا هستند:

1. شروع: اعضای تیم عناصر اصلی یک پروژه از جمله اهداف، محدوده، محدودیت ها، ذینفعان و ریسک ها را مشخص می کنند.

2. برنامه ریزی: یک مدیر هر مرحله از یک پروژه را از ابتدا تا انتها تعریف می کند.

3. اجرا: مدیران و اعضای تیم در یک پروژه پیشرفت می کنند، وظایف را تکمیل می کنند و برای رسیدن به اهداف تلاش می کنند.

4. نظارت : رهبران پروژه معیارها را دنبال می‌کنند تا از موفقیت اطمینان حاصل کنند و مشکلاتی را که پیش می‌آیند حل کنند.

5. تکمیل: تیم های پروژه موارد تحویلی را نهایی کرده و نتایج پروژه را بررسی می کنند.

مرتبط: راهنمای شروع پروژه

چرا مدیریت پروژه مهم است؟

برخی از مزایای مدیریت پروژه موثر عبارتند از:

• این امکان را برای تجزیه و تحلیل دقیق از کارایی عملیاتی کسب و کار فراهم می کند.

• این به کارکنان کمک می کند تا پروژه ها را به موقع و در چارچوب بودجه تکمیل کنند.

• حل مسائل پروژه را به راحتی آسان می کند.

• استفاده کارآمد از نیروی کار، بودجه و سایر منابع را تضمین می کند.

• اعضای تیم، مدیران و ذینفعان را قادر می سازد تا به طور موثر با یکدیگر همکاری کنند.

• این شامل شناسایی و کاهش خطرات بالقوه است.

موارد مرتبط: برجسته کردن مهارت های مدیر پروژه در رزومه

مدیر پروژه چه می کند؟

مدیران پروژه مسئول برنامه ریزی، سازماندهی و مدیریت طرح های تجاری هستند. آنها به طور مداوم بر هر فرآیند درگیر در پروژه نظارت می کنند تا به برنامه، محدوده و بودجه پایبند باشند.

برخی از مسئولیت های اصلی مدیر پروژه عبارتند از:

• ساختن یک طرح واقع بینانه که تمام جنبه های اجرای پروژه را در بر می گیرد

• گردآوری تیمی از متخصصان متخصص در انجام اقدامات مختلف که برای پروژه حیاتی هستند

• تعیین وظایف خاص به کارکنان، ارائه دستورالعمل های روشن برای نحوه انجام این وظایف و تعیین ضرب الاجل برای هر فعالیت

• مدیریت تکمیل کار و حل و فصل هر گونه مشکلی که ممکن است در طول مسیر ایجاد شود

• رعایت بودجه ، تخصیص منابع و گزارش نیازهای بودجه ای به مدیران شرکت

• اطمینان از اینکه ضرب الاجل های واقعی برای هر مرحله از پروژه و پروژه در کل آن تعیین شده است

• حفظ ارتباط موثر با مشتریان پروژه و سایر ذینفعان

• مستندسازی هر بخش از فرآیند پروژه، از جمله شاخص های کلیدی عملکرد

• ارائه نتایج پروژه به ذینفعان و آموزش آنها در مورد چگونگی حفظ این نتایج

ابزارهای مدیریت پروژه چیست؟

ابزارهایی که مدیران پروژه استفاده می کنند تا حد زیادی به ماهیت و محدوده پروژه بستگی دارد. در اینجا چند ابزار متداول وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید:

• ابزارهای همکاری مانند ایمیل و نرم افزار مدیریت پروژه، افراد درگیر در پروژه را قادر می سازد تا وظایف را دریافت و تعیین کنند، نظرات را بررسی کنند، برنامه ها را سازماندهی کنند و اقدامات آینده را تأیید کنند.

• ابزارهای برنامه ریزی و زمان بندی به مدیر پروژه کمک می کند تا کار را محول کند و تمام وظایف و ضرب الاجل های برجسته را پیگیری کند.

• ابزارهای ارزیابی بهره وری و عملکرد همه افراد درگیر را دنبال می کنند و فعالیت ها را با استانداردهای لازم مقایسه می کنند.

• ابزارهای ذخیره سازی اسناد دسترسی آسان به تمام فایل های مربوط به پروژه را تضمین می کنند.

بیشتر بخوانید: ۲۴ بهترین ابزار نرم افزار مدیریت پروژه رایگان 

چالش های مدیریت پروژه چیست؟

در حالی که چالش های خاصی که هر پروژه با آن مواجه است به طور کلی به ویژگی های آن مربوط می شود، محدودیت های مشترک خاصی برای اکثر پروژه ها اعمال می شود. سه چالش اصلی هر پروژه عبارتند از:

• هزینه: مدیران پروژه را در حد بودجه اختصاص داده شده نگه می دارند.

• زمان: تیم ها پروژه ها را قبل از یک مهلت تکمیل می کنند.

• محدوده: پروژه دارای ویژگی ها و عملکردهای خاصی است که مطابق با خواسته های اولیه ذینفعان است.

این سه محدودیت اصلی معمولاً به هم مرتبط هستند، به این معنی که اگر یکی را تغییر دهید، دو محدودیت دیگر نیز تغییر می‌کنند. به عنوان مثال، کاهش بودجه یک پروژه نیز می تواند دامنه آن را کاهش دهد. به طور مشابه، کاهش زمان اختصاص داده شده برای یک پروژه ممکن است مستلزم صرف هزینه بیشتر برای تکمیل به موقع آن باشد.

مطالب مرتبط: دامنه در مدیریت پروژه چیست؟

روش های اولیه مدیریت پروژه کدامند؟

یکی از محبوب ترین روش های مدیریت پروژه، روش آبشار است. در این سیستم، اعضای تیم، یک پروژه را به شکلی کاملاً ساختاریافته، با دنباله‌ای از یک توالی مشخص از رویدادها، برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنند. هر مرحله فقط پس از اتمام مرحله قبلی توسط تیم شروع می شود. در مقابل، روش چابک یک روش حلقوی و غیرخطی است. در این سیستم، اعضای تیم پروژه ها را به چرخه های کوچکتر یا اسپرینت تقسیم می کنند . این رویکرد ذاتاً تکراری و پاسخگو است، زیرا کارکنان فرآیندها را بهبود می بخشند و بازخورد مشتری را به طور مداوم یکپارچه می کنند.

مطالب مرتبط: مدیریت پروژه چابک چیست؟ ارزش ها، اصول و گام ها

حوزه های مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه موثر معمولاً مستلزم تسلط بر این ۱۰ حوزه دانش است:

• مدیریت یکپارچه سازی: این عمل جمع آوری وظایف و فرآیندهای مختلف درگیر در تکمیل یک پروژه برای ایجاد یک نتیجه منسجم است.

• مدیریت محدوده: مدیریت محدوده به تعریف واضح محدوده پروژه و اطمینان از آگاهی کامل همه افراد درگیر از آن و اقداماتی که می توانند برای تحقق آن انجام دهند اشاره دارد.

• مدیریت زمان: مدیر پروژه همه را از ضرب الاجل های کوچک و بزرگ آگاه می کند. آنها همچنین مسائل را به سرعت حل می کنند تا به جدول زمانی پایبند باشند.

• مدیریت هزینه: مدیران پروژه به دنبال تخصیص موثر منابع هستند. آنها همچنین هزینه ها را ارزیابی می کنند و راه هایی برای کاهش هزینه ها پیدا می کنند.

• مدیریت کیفیت: مدیریت کیفیت به برآورده کردن انتظارات کیفی ذینفعان و حفظ پروژه در محدوده، بودجه و جدول زمانی مورد توافق اشاره دارد.

• مدیریت منابع انسانی : اکثر پروژه ها شامل تیم هایی از افراد هستند. متخصصان منابع انسانی مسئول حمایت از رفاه این کارکنان هستند.

• مدیریت ارتباطات: رهبران مسئول به روز رسانی ذینفعان پروژه در مورد تحولات قبل و حین اجرای پروژه هستند.

• مدیریت ریسک: تیم های پروژه برای اطمینان از موفقیت پروژه، ریسک ها را شناسایی و کاهش می دهند.

• مدیریت تدارکات: اگر پروژه شامل استخدام پیمانکاران یا فروشندگان خارجی باشد، رهبران این کارکنان پشتیبانی را با بقیه اعضای تیم هماهنگ می کنند.

• مدیریت ذینفعان : مدیران پروژه هرکسی را که در پروژه ذینفع است شناسایی و مدیریت می کند.