سلامت پروژه: تعریف و معیارهای کلیدی برای ردیابی

سازمان ها برای دستیابی به اهداف تجاری پروژه های مختلفی را به طور همزمان انجام می دهند. هر پروژه تجاری معیارها و استانداردهای خاص خود را دارد که نشان دهنده موفقیت پروژه است. نظارت و مدیریت سلامت یک پروژه در طول توسعه آن می تواند به شناسایی و کنترل خطرات، بهبود کیفیت محصولات قابل تحویل و اطمینان از تکمیل به موقع آن کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، ما توضیح می‌دهیم که سلامت پروژه چیست، بررسی می‌کنیم که چگونه سلامت پروژه می‌تواند بر یک تجارت تأثیر بگذارد و استراتژی‌هایی برای نظارت بر سلامت پروژه ارائه می‌کنیم.

سلامت پروژه چیست؟

سلامت پروژه وضعیت عملکرد کلی پروژه و پیشرفت به سمت تکمیل موفقیت آمیز است. سلامت پروژه می تواند شامل موفقیت مالی، بهره وری کارکنان، توانایی انجام ضرب الاجل ها، بودجه بندی و کیفیت وظایف باشد. برای ارزیابی سلامت پروژه، متخصصان کسب‌وکار بررسی‌های سلامت پروژه را انجام می‌دهند که بررسی می‌کنند آیا هر یک از عناصر یک پروژه انتظارات را برآورده می‌کند یا خیر. می‌توانید بررسی‌های سلامت پروژه را در فواصل منظم انجام دهید تا سلامت پروژه را در طول زمان ردیابی کنید، یا برای شناسایی مسائل و زمینه‌های بهبود یک‌بار بررسی‌های سلامت انجام دهید.

چرا سلامت پروژه مهم است؟

داشتن پروژه های تجاری سالم و ردیابی سلامت پروژه مهم است زیرا سلامت پروژه می تواند تأثیر مستقیمی بر رضایت مشتری، بهره وری کارکنان و موفقیت کسب و کار داشته باشد. هنگامی که یک پروژه سالم است، می توانید به دستیابی به نتایج ایده آل اطمینان داشته باشید و منابع شرکت را به سمت ابتکارات دیگر هدایت کنید. نظارت بر سلامت پروژه همچنین می تواند به شما در تعیین اثربخشی استراتژی ها، تکنیک ها و گردش کار پروژه کمک کند.

انجام ارزیابی‌های سلامت پروژه بینشی در مورد توسعه و رشد پروژه به مدیران و ذینفعان ارائه می‌دهد. آنها اطلاعاتی را درباره مواردی که نیاز به بهبود دارند و کدام عناصر پروژه بیشترین میزان موفقیت را دارند جمع آوری می کنند. بررسی های پیشگیرانه سلامت پروژه به شما امکان می دهد خطرات و چالش ها را شناسایی کنید و قبل از اینکه بر نتیجه پروژه تأثیر بگذارند، تغییراتی در آنها ایجاد کنید.

عناصر سلامت پروژه

بسته به عوامل متعددی مانند نوع، دامنه و اهداف پروژه و اندازه سازمان شما، چندین عنصر کلیدی برای ارزیابی در طول بررسی سلامت وجود دارد. در اینجا پنج عنصر کلیدی برای بررسی در هنگام انجام بررسی های سلامت وجود دارد:

• سازگاری: تعیین اینکه آیا هر یک از جنبه های پروژه با خط مشی ها، استانداردها و بهترین شیوه های سازمانی مطابقت دارد یا خیر. داشتن تکنیک ها و محصولات قابل تحویل یکنواخت تضمین می کند که تیم ها می توانند نتایج ثابت و قابل اعتمادی را برای مشتریان ایجاد کنند.

• تامین مالی و کنترل پروژه: پیروی از بودجه، اعتبارسنجی خریدها و نظارت بر هزینه های پروژه بخش مهمی از بررسی سلامت است. پروژه های سالم انتظارات اولیه در مورد هزینه ها و درآمد را برآورده می کند و امکان تخصیص موثر منابع را فراهم می کند.

• همسویی اهداف: پروژه های سالم هر وظیفه، تکلیف و اقدام را به اهداف سازمانی بزرگتر مرتبط می کند. بررسی سلامت پروژه تعیین می کند که آیا اهداف هر پروژه با مأموریت کلی شرکت مطابقت دارد یا خیر.

• کارایی تیم: نحوه عملکرد تیم یک عنصر حیاتی در سلامت پروژه است. تعامل بین اعضای تیم، روش های ارتباطی و توزیع مسئولیت ها می تواند بر کیفیت پروژه و موفقیت کلی تأثیر بگذارد.

• ارزیابی ریسک: برای اینکه یک پروژه سالم باشد، آگاهی از خطرات و نحوه پیشگیری از آنها مهم است. پروژه هایی با سطوح ریسک بالا ممکن است برای سالم ماندن نیاز به توجه و نظارت بیشتری داشته باشند.

مرتبط: راهنمای تجزیه و تحلیل SWOT (با مثال)

نقش هایی که بر سلامت پروژه نظارت می کنند

موقعیت های زیادی وجود دارد که در ردیابی سلامت پروژه و ایجاد تنظیمات برای ارتقای نتایج موفقیت آمیز نقش دارند. دو نقش کلیدی وجود دارد که به طور فعال سلامت پروژه را مدیریت می کند:

مدیر پروژه

مدیر پروژه اطمینان حاصل می کند که یک تیم پروژه به اهداف خود در چارچوب زمانی و بودجه اصلی دست می یابد. در مرحله برنامه ریزی، مدیر پروژه اهدافی را تعیین می کند و منابع مالی، انسانی و فناوری کافی را برای دستیابی به آن اهداف تخصیص می دهد. در طول یک پروژه، مدیر پروژه وظایف را محول می کند و منابع را برای تسهیل گردش کار و غلبه بر چالش ها تنظیم می کند. برخی از وظایف مدیر پروژه عبارتند از:

• طرح پروژه را توسعه دهید

• اعضای تیم ایده آل پروژه را استخدام کنید

• رهبری و مدیریت تیم پروژه

• محصولات تحویلی پروژه را مدیریت کنید

• مراحل پروژه را تعیین کنید و یک برنامه زمان بندی ایجاد کنید

• نقش ها و وظایف را به اعضای تیم پروژه اختصاص دهید

• در مورد پیشرفت پروژه به مدیریت ارشد گزارش دهید

بیشتر بخوانید: مهارت های مدیریت: تعریف و مثال

تحلیلگر کسب و کار

به طور کلی، نقش یک تحلیلگر کسب و کار ارائه توصیه هایی به سازمان ها است که به بهبود نتایج کسب و کار کمک می کند. تحلیلگران تجاری می توانند به توسعه کلی شرکت کمک کنند یا برای بهبود سلامت پروژه برای حساب های اصلی مشاوره ارائه دهند. مشارکت های تحلیلگران کسب و کار با حل مشکلات یا افزایش عملکرد کارکنان به حداکثر رساندن نتایج پروژه کمک می کند. وظایف یک تحلیلگر تجاری در مدیریت پروژه عبارتند از:

• کمک به تعریف پروژه و اهداف آن

• پیشنهاد بهبود فرآیند

• کاوش محیط پروژه برای شناسایی دارایی ها و چالش ها

• ایجاد برنامه های عملیاتی برای استفاده از فرصت ها و کاهش خطرات

• اسناد مورد نیاز کسب و کار

• بررسی مطابقت نتایج پروژه با الزامات مورد نظر مطابقت

بیشتر بخوانید: درباره تحلیلگر کسب و کار بیاموزید

معیارهای پایش سلامت پروژه

نظارت بر سلامت پروژه جزء مهمی از موفقیت پروژه و کمک به اهداف تجاری است. یکی از بهترین راه‌ها برای بهینه‌سازی نتایج پروژه، جمع‌آوری داده‌های مربوط به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) است. این معیارها شواهدی آماری از سلامت یک پروژه با استفاده از جزئیات تجاری قابل اندازه گیری ارائه می کنند. KPIهای خوب برای ردیابی سلامت پروژه با این معیارها مطابقت دارند:

• ساده: KPIها باید به راحتی قابل درک باشند تا همه اعضای تیم پروژه بتوانند سلامت پروژه را تفسیر کنند.

• مرتبط: از معیارهایی استفاده کنید که به اهداف پروژه و جنبه‌های سلامت پروژه که می‌خواهید ارزیابی کنید، مرتبط است.

• قابل اندازه گیری: معیارهای مفید سلامت پروژه فرآیندهای واضحی برای جمع آوری و محاسبه داده ها دارند.

برخی از KPI هایی که می توانید برای ردیابی سلامت پروژه استفاده کنید عبارتند از:

ارزش برنامه ریزی شده

همچنین به عنوان هزینه برنامه ریزی شده کار (BCWS) شناخته می شود، ارزش برنامه ریزی شده هزینه ای است که انتظار دارید در حین انجام معیارهای تکمیل هزینه کنید. این به شما بینشی از هزینه های مورد انتظار پروژه در هر نقطه از توسعه پروژه می دهد، که می توانید آن را با هزینه های واقعی در طول پروژه مقایسه کنید. هنگام اندازه گیری ارزش برنامه ریزی شده، نرخ تکمیل پروژه و کل بودجه تخصیص یافته را در نظر بگیرید. می توانید مقدار برنامه ریزی شده را با استفاده از فرمول زیر اندازه گیری کنید:

ارزش برنامه ریزی شده = ( درصد برنامه ریزی شده تکمیل پروژه) x (بودجه)

به عنوان مثال، اگر مجموعاً ۲۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان بودجه دارید و می خواهید ارزش برنامه ریزی شده را در نیمه راه پروژه محاسبه کنید، از این محاسبه استفاده کنید:

ارزش برنامه ریزی شده = ۵۰% * ۲۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان

بر اساس محاسبات، ارزش برنامه ریزی شده پروژه در تکمیل ۵۰ درصد، ۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان است. شما می توانید از این عدد برای تعیین میزان بودجه ای که باید برای هر هدف جدول زمانی پروژه صرف کنید، استفاده کنید.

ارزش کسب شده

ارزش کسب شده یا هزینه بودجه کار انجام شده (BCWP)، معیاری است که مشخص می کند چقدر از بودجه با نرخ های تکمیل پروژه مطابقت دارد. در حالی که ارزش برنامه ریزی شده هزینه های مورد انتظار را در نقاط مختلف پروژه دنبال می کند، ارزش کسب شده بودجه مناسب برای کار تکمیل شده را دنبال می کند. فرمول محاسبه ارزش کسب شده به صورت زیر است:

ارزش به دست آمده = (درصد واقعی تکمیل پروژه) × (بودجه)

به عنوان مثال، اگر تیم پروژه شما ۱۰٪ با پروژه ای با بودجه ۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومانی کار کرده است، از این سوال استفاده کنید:

ارزش کسب شده = ۱۰% * ۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان

هزینه های تایید شده در تکمیل ۱۰% ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان است. اگر هزینه های واقعی در نیمه راه برابر یا کمتر از ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان باشد، پروژه از سلامت مالی خوبی برخوردار است.

هزینه واقعی

هزینه واقعی مقدار پولی است که برای یک پروژه خرج می کنید. مجموع تمام تراکنش‌های مرتبط با پروژه در زمان وقوع است. اگر بودجه شما برای یک پروژه ۵۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان است اما فقط ۴۵.۰۰۰.۰۰۰ تومان خرج می کنید، هزینه واقعی شما ۴۵.۰۰۰.۰۰۰ تومان است. محاسبه هزینه واقعی تصویر واضحی از هزینه های پروژه برای کارهای انجام شده تا به امروز به شما می دهد.

زمان بندی و واریانس هزینه

واریانس زمانبندی و واریانس هزینه معیارهای تکمیلی هستند که توضیح می دهند که چگونه هزینه های واقعی و تاریخ ارسال با بودجه و مهلت مورد انتظار مقایسه می شود. واریانس زمانبندی (SV) نشان می دهد که آیا پروژه طبق برنامه است یا خیر. اگر مبلغ مثبت باشد، پروژه از سلامت خوبی برخوردار است. واریانس برنامه منفی نشان دهنده مشکلات برنامه است. از این فرمول استفاده می کند:

واریانس زمانبندی = (ارزش کسب شده) – (ارزش برنامه ریزی شده )

واریانس هزینه تعیین می کند که آیا پروژه از نظر مالی سالم است و انتظارات بودجه را برآورده می کند. فرمول محاسبه واریانس هزینه به صورت زیر است:

واریانس هزینه = (ارزش به دست آمده) – (هزینه واقعی)

مرتبط: تحلیل واریانس: تعریف، انواع، فرمول ها و مثال ها

نرخ بهره برداری و تحقق

نرخ بهره برداری و تحقق دو معیار است که به شما امکان می دهد تعیین کنید که آیا از زمان کارمندان به طور موثر استفاده می کنید یا خیر. نرخ بهره برداری میزان استفاده از منابع مانند کل ساعات کاری را اندازه گیری می کند. با استفاده از فرمول زیر می توانید آن را محاسبه کنید:

نرخ بهره برداری = (کل ساعت های صورتحساب) ÷ (کل ساعت های قابل پرداخت)

نرخ تحقق، فرمت درصدی کل ساعات قابل پرداخت در رابطه با کل ساعات موجود به عنوان درصد است:

نرخ تحقق = (کل ساعت‌های صورت‌حساب) ÷ (کل ساعت‌های قابل پرداخت)

حاشیه سود ناخالص

حاشیه سود ناخالص برای یک پروژه، سودآوری و پتانسیل درآمد پروژه را مشخص می کند. این توضیح می دهد که پس از هزینه ها و مخارج، چه مقدار سود از هر پروژه خرده فروشی می کنید. با استفاده از این فرمول حاشیه سود ناخالص را محاسبه کنید:

حاشیه ناخالص = (درآمد – هزینه) ÷ (درآمد) × ۱۰۰