بهبود فرآیند کسب و کار چیست؟ (با ۶ روش)

فرآیندهای کسب و کار اغلب در طول زمان در پاسخ به فناوری جدید، ابزارها و اعضای تیم برای کمک به سازمان ها در رسیدن به اهداف خود تغییر می کنند. به جای ایجاد فرآیندهای کاملاً جدید، رهبری شرکت می تواند تصمیم بگیرد که فرآیندهای موجود خود را بهبود بخشد. یادگیری در مورد این ابتکارات می تواند به شما کمک کند درک کنید که چرا شرکت ها ممکن است برای بهبود گردش کار و فرآیندهای خود سرمایه گذاری کنند.

در این مقاله از ایوْسی، ما بهبود فرآیند کسب و کار را تعریف می‌کنیم و فهرستی از شش روش بهبود فرآیند کسب‌وکار را که می‌توانید استفاده کنید، ارائه می‌کنیم.

بهبود فرآیند کسب و کار چیست؟

بهبود فرآیند کسب و کار یا BPI، مجموعه ای از فعالیت هایی است که شرکت ها برای بهینه سازی گردش کار خود برای رسیدن به اهداف تجاری انجام می دهند. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که رویه هایی که در محل کار استفاده می کنید مؤثر هستند و باعث موفقیت در شرکت شما می شوند. می‌توانید از بهبود فرآیند کسب‌وکار برای یافتن مکان‌هایی استفاده کنید که می‌توانید فرآیندها و روش‌های استفاده مناسب از زمان و منابع را بهبود بخشید. بهبود فرآیند کسب‌وکار شامل ارزیابی نیازها و الزاماتی است که یک کسب‌وکار از فرآیندهایی برای آن استفاده می‌کند و تعیین میزان مؤثر بودن فرآیندهای فعلی.

مطالب مرتبط :  ۶ روش برای ساده کردن فرآیندها و گردش کار

چرا بهبود فرآیند کسب و کار اهمیت دارد؟

بهبود فرآیند کسب و کار به چند دلیل مهم است، از جمله توانایی بالقوه آن در موارد زیر:

• بهره وری فرآیندهای فعلی را به حداکثر برسانید: با ارزیابی روش های بهبود فرآیندهای فعلی، می توانید کارایی کلی را بهبود بخشید. برای مثال، ممکن است متوجه شکاف‌هایی در یک فرآیند شوید و شناسایی کنید که چگونه می‌توانید آن‌ها را به بهترین شکل پر کنید تا از تاخیر جلوگیری کنید.

• افزایش رضایت مشتری: با فرآیندهای بهتر، می توانید زمان بازاریابی محصولات، فروش و مواد بازاریابی را بهبود بخشید. همچنین ممکن است یاد بگیرید که چگونه خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهید، که می تواند رضایت کلی را بهبود بخشد .

• بهبود روحیه کارکنان: با فرآیندهای کارآمدتر، تیم ها ممکن است احساس کنند که ابزار و منابعی برای انجام بهتر وظایف خود دارند. این می تواند روحیه را بهبود بخشد و بهره وری را در تیم ها افزایش دهد.

• صرفه جویی در هزینه و زمان: یکی از مزایای مهم بهبود فرآیند کسب و کار، توانایی صرفه جویی در زمان، پول و مواد با ساده کردن هر فرآیند برای استفاده تنها از آنچه برای هر کار نیاز دارد، و حفظ منابع اضافی برای پروژه های دیگر است.

• فرآیندهای جدید کارآمد ایجاد کنید: پس از مشاهده مواردی که ممکن است برای فرآیندهای فعلی بهبود ببخشید، می توانید هنگام ایجاد فرآیندهای جدید از این بینش استفاده کنید. این می تواند به شما در طراحی و پیاده سازی جریان های کاری جدید کمک کند که آنچه را که یاد گرفته اید در نظر می گیرد.

مطالب مرتبط:  مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟ انواع و مزایا

انواع فرآیندهای کسب و کار برای بهبود

در اینجا دو نوع اصلی از فرآیندهای کسب و کار وجود دارد که ممکن است آنها را بهبود بخشید:

1. فرآیندهای رسمی: فرآیندهای رسمی فرآیندهایی هستند که معمولاً شرکت ها دارای اسناد دقیق هستند  و کارکنان باید از آنها پیروی کنند. ممکن است مراحل خاصی وجود داشته باشد که هر کارمند برای اطمینان از تکمیل کار به روشی خاص از آنها پیروی می کند.

2. فرآیندهای غیررسمی: فرآیندهای غیررسمی روش هایی هستند که افراد ممکن است در یک شرکت کار کنند. اینها می تواند از کارمندی به کارمند دیگر متفاوت باشد، و شما ممکن است چندین مورد از آنها را برای ایجاد یا بهبود نحوه کار افراد در یک شرکت ارزیابی کنید.

مطالب مرتبط:  ارائه یک فرآیند تجاری (با نکات و مثال ها)

۶ روش بهبود فرآیند کسب و کار

در اینجا شش روش وجود دارد که می توانید برای بهبود فرآیند کسب و کار از آنها استفاده کنید:

۱. شش سیگما

شش سیگما راهنمایی برای مدیریت موثر یک کسب و کار ارائه می دهد. استفاده از  ابزارهای شش سیگما  شامل جمع آوری اطلاعات در مورد فرآیندهای موجود و استفاده از آن برای تعیین اینکه کدام فرآیندها نیاز به بهبود دارند. سپس می‌توانید از این داده‌ها برای تصمیم‌گیری در مورد راه‌حل‌هایی برای هر فرآیند برای بهبود کارایی استفاده کنید. هدف ابزارهای شش سیگما بهبود رضایت مشتری و جلوگیری از چالش هایی مانند طولانی شدن زمان چرخه و نقص محصول است.

یک روش محبوب شش سیگما DMAIC است که به کاربران دستور می دهد تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل داشته باشند. DMAIC می تواند با یافتن راه حل هایی که در زمان و هزینه صرفه جویی می کند، فرآیندها را بهبود بخشد. ممکن است از منشور پروژه یا نقشه فرآیند برای پیگیری پیشرفت DMAIC استفاده کنید.

بیشتر بخوانید:  راهنمای کامل مراحل شش سیگما

۲. ابزار ناب

می‌توانید از ابزارهای ناب برای کمک به شناسایی فرآیندها یا مراحل فرآیندهایی که ممکن است در حال حاضر ضایعات ایجاد کنند، استفاده کنید. ابزارهای ناب می توانند به شناسایی چالش هایی مانند تولید بیش از حد، زمان انتظار، حمل و نقل، موجودی و نقص در محصولات کمک کنند و راه حل هایی برای نحوه اصلاح آنها در فرآیندهای مربوطه ارائه دهند.

یکی از نمونه‌های ابزار ناب،  ابزارهای ۵S است که می‌تواند ایمنی، کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی فرآیندهای فعلی را افزایش دهد. شما می توانید با مقایسه تصاویر فضاهای کاری قبل و بعد از اجرای فرآیندهای جدید، تکمیل چک لیست های فعالیت تیمی و فرم های ارزیابی و ایجاد دستورالعمل هایی برای حفظ دفتر، از روش های ۵S استفاده کنید.

بیشتر بخوانید:  روش ناب چیست؟ (به علاوه مزایای مدیریت پروژه)

۳. کانبان

Kanban یک  ابزار مدیریت گردش کار است  که از یک برد برای تجسم مراحل یک فرآیند استفاده می کند. هر کار دارای یک کارت است که در یک دسته بندی خاص در طول یک گردش کار قرار می دهید. برای مثال، ممکن است دسته‌هایی برای کارهای برنامه‌ریزی‌شده، کارهای در حال انجام، کارهای انتظار برای تأیید و کارهای تکمیل‌شده داشته باشید. با استفاده از این ابزار بصری، می‌توانید شناسایی کنید که در کجا ممکن است تاخیر در فرآیندها وجود داشته باشد یا جایی که ممکن است شکاف‌هایی برای پر کردن داشته باشید.

۴. کایزن

روش کایزن چگونگی بهبود هر جنبه از یک تجارت را در نظر می گیرد. بخش های مدیریت اغلب از روش کایزن برای بهبود فرآیندهای تجاری خود، افزایش بهره وری تیم خود و تشویق عملکردهای ایمن و کارآمد تجاری استفاده می کنند. این به این دلیل است که  روش کایزن  بر روی ایجاد پیشرفت‌های کوچک به طور مداوم در طول زمان تمرکز می‌کند، هر جا که نیاز به بهبود باشد. کایزن یک فرآیند مداوم است که از همه افراد شرکت دعوت می کند تا مشارکت کنند، که می تواند آن را به روشی قابل دسترس برای اجرای بهبودها در سراسر یک شرکت تبدیل کند.

هنگام استفاده از روش کایزن، ممکن است گزارش‌هایی از موقعیت‌های محل کار بنویسید که فکر می‌کنید نیاز به بهبود دارند، نظرسنجی‌هایی در مورد رضایت تیم انجام دهید و برنامه‌های استراتژی جدیدی تهیه کنید که بر افزایش بهره‌وری کارکنان تمرکز دارد.

موارد مرتبط:  روش های بهینه سازی فرآیند: تعریف، مزایا و انواع

۵. نظریه محدودیت ها

تئوری محدودیت‌ها می‌تواند با دنبال کردن فهرستی از مراحل یکسان برای ارزیابی هر فرآیند در یک محل کار، نشان دهد که کدام فرآیندها ممکن است نیاز به بازبینی داشته باشند. این می‌تواند فرآیند بهبود فرآیند کسب‌وکار را با ایجاد استانداردی برای همه فرآیندها ساده کند که می‌توانید از آن برای یافتن محدودیت‌ها در هر فرآیندی استفاده کنید. در اینجا مراحلی وجود دارد که باید هنگام استفاده از تئوری محدودیت ها دنبال کنید:

1. محدودیت را شناسایی کنید.

2. راه حل هایی را برای محدودیت در نظر بگیرید.

3. تابع و همگام سازی با محدودیت.

4. محدودیت را حل کنید.

5. در صورت لزوم تکرار کنید.

بیشتر بخوانید:  نظریه محدودیت ها (تعریف، مزایا و نحوه استفاده)

۶. مدیریت کیفیت جامع (TQM)

مدیریت کیفیت جامع فرآیندهایی را که ممکن است با تمرکز بر رضایت مشتری نیاز به بهبود داشته باشند شناسایی می کند. شما ممکن است از مدیریت کیفیت جامع برای بهبود فرآیندهایی استفاده کنید که به رسیدن به  اهداف فروش  و پشتیبانی از مشتریانی که درخواست دارند کمک می کند.

یکی از عناصر اصلی مدیریت کیفیت جامع، همکاری است، زیرا کارکنان تصمیم می‌گیرند که کدام فرآیندها با ایجاد یک درک کلی از استانداردها و رویه‌های کیفیت برای برقراری ارتباط با یکدیگر و با مشتریان، به بهبود نیاز دارند. TQM همچنین کار در جهت دستیابی به اهداف مشترک را ترویج می کند، که می تواند به تشویق کارکنان برای همکاری با یکدیگر برای یافتن راه حل های خلاقانه کمک کند.