استفاده از آداب اداری مناسب محیطی را ایجاد می کند که در آن افراد احساس راحتی می کنند، قدردانی می کنند و می توانند وظایف خود را به خوبی انجام دهند. درک آنچه در یک محیط حرفه ای انتظار می رود به شما کمک می کند تا به اطرافیان خود احترام بگذارید. با تمرین می توانید رفتار مودبانه را به یک عادت روزمره تبدیل کنید.
در این مقاله از ایوسی، به تشریح آداب معاشرت در محل کار می پردازیم و نکاتی را ارائه می دهیم که می تواند به شما در بهبود آداب کسب و کار کمک کند.
آداب اداری چیست؟
آداب اداری، آداب رفتاری معمولی است که از شما انتظار می رود در محل کار رعایت کنید. قوانین آداب معاشرت مشخص می کند که چه رفتاری مناسب است و از چه رفتاری باید اجتناب کنید.
وقتی در محیط کار از اخلاق خوب استفاده می کنید، محیطی با احترام ایجاد می کنید. همکاران در محیطی که همکاران مؤدب، متفکر و مهربان هستند، بیشتر درگیر و سازنده می شوند.
مطالب مرتبط: ۲۶ قانون آداب اداری
نکاتی برای آداب معاشرت خوب در محل کار
در اینجا چند مرحله عملی وجود دارد که به شما در ارائه دکور اداری مناسب کمک می کند:
-
یک سلام مودبانه ارائه دهید.
-
مکالمه ایجاد کنید
-
حواستان به دیگران باشد.
-
گوشی خود را ساکت کنید
-
توجه بی دریغ خود را معطوف کنید.
-
محل کار را تمیز نگه دارید.
-
به موقع برسید.
-
در اتاق استراحت یا خارج از محل کار غذا بخورید.
-
لباس مناسب بپوشید.
-
در فضاهای تعیین شده ملاقات کنید.
-
زبان بدن خود را در نظر بگیرید.
یک سلام مودبانه ارائه کنید
وقتی همکاران یا مشتریان را می بینید، «سلام»، «صبح بخیر» یا «بعد از ظهر بخیر» بگویید، لبخند بزنید و تماس چشمی برقرار کنید. وقتی فرد جدیدی را دیدید، دست بدهید و خودتان را معرفی کنید. از همکاران شناخته شده با نام احوالپرسی کنید، زیرا این کار به شخصی سازی کمک می کند. احوالپرسی با دیگران در محل کار می تواند به شما کمک کند رفتاری دوستانه داشته باشید که باعث می شود همکاران و مشتریان در کنار شما احساس راحتی بیشتری کنند.
مکالمه ایجاد کنید
در طول روز کاری خود، باید فرصت های زیادی برای گفتگو با همکاران و مشتریان داشته باشید. گفتگو را با کسانی که از دفتر خود می شناسید شروع کنید و افکار و نظرات خود را در مورد اتفاقات اخیر یا دستاوردهای شرکت جمع آوری کنید. می توانید با اشاره به موضوعات جهانی مانند رویدادهای جاری شهر یا آب و هوا، گفتگو با غریبه ها را شروع کنید. ایجاد ارتباط با افراد جدید می تواند ارزشمند باشد. ممکن است با یک مشتری بالقوه جدید گفتگو کنید یا با افراد حرفه ای که می توانند به شما در پیشرفت شغلی کمک کنند، گفتگو کنید.
مطالب مرتبط: ۱۰ نکته برای کمک به شما در شبکه سازی مانند یک حرفه ای
حواستان به دیگران باشد
حواستان به اطرافیانتان باشد، به خصوص زمانی که در اطراف دفتر حرکت می کنید. هنگامی که از دری عبور می کنید، شانه خود را بررسی کنید و اگر کسی پشت سرتان بود، آن را باز نگه دارید. اگر دیگران به سمت آسانسور می روند، درب آسانسور را نگه دارید. اگر برای انجام وظایف دیگران نیاز به انجام وظایف دارید، سعی کنید تا حد امکان سریع و دقیق آنها را به پایان برسانید. از «لطفاً» و «متشکرم» در صورت لزوم در مکاتبه با دیگران استفاده کنید. تمرین ذهن آگاهی در حین کار با دیگران، توانایی های کار تیمی و همکاری شما را نشان می دهد.
گوشی خود را ساکت کنید
اعلان‌های تلفن‌ها می‌تواند باعث حواس‌پرتی شود، به‌ویژه هنگام کار در اطراف چندین همکار یا با مشتریان. تلفن همراه خود را در محل کار ساکت کنید تا با این صداها مزاحم دیگران نشوید. اگر منتظر تماس تلفنی هستید، می‌توانید از تنظیمات اعلان لرزش استفاده کنید. بی صدا نگه داشتن تلفن به خصوص در جلسات بسیار مهم است، اما اگر شما در مجاورت آنها باشید، همکارانتان از این تلاش قدردانی خواهند کرد.
مطالب مرتبط: ۱۱ قوانین آداب جلسه
توجه بی دریغ خود را معطوف کنید
در طول مکالمه تمام توجه خود را به دیگران معطوف کنید. اگر به طور تصادفی با شخص دیگری صحبت کردید، بابت اشتباه عذرخواهی کنید. هنگام شرکت در جلسات، تلفن خود را پشت میز خود بگذارید و در طول مکالمات یک به یک آن را از دست خود دور نگه دارید. ارائه تمام توجه خود نشان می دهد که شما به بحث علاقه مند هستید و می خواهید نظرات گوینده را بشنوید.
مطالب مرتبط: ۶ راه برای غلبه بر موانع گوش دادن
محل کار را تمیز نگه دارید
محل کار یک محیط مشترک است که همه باید در تمیز نگه داشتن آن سهیم باشند. هنگامی که از یک ابزار یا آیتم معمولی استفاده می کنید، مطمئن شوید که آن را در قسمت تعیین شده خود قرار دهید تا دیگران بتوانند آن را پیدا کنند. برای نگهداری و تمیز کردن محل کار سازمان یافته، سطوح کثیف مانند میزها و پیشخوان ها را پاک کنید. یک محل کار تمیز می تواند انگیزه و بهره وری را در تیم ها افزایش دهد.
به موقع رسیدن
به موقع بودن یک بخش ضروری از آداب معاشرت در محل کار است. با حضور سریع در جلسات، تکمیل وظایف قبل از مهلت مقرر و رسیدن به محل کار چند دقیقه قبل از برنامه ریزی، به زمان و اولویت های دیگران احترام و ارزش قائل شوید. هنگام برنامه‌ریزی جلسات، سعی کنید آنها را برنامه‌ریزی کنید تا در پایان یک دوره زمانی تعبیه‌شده وجود داشته باشد که به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد به سرعت به نامزدی بعدی خود برسند.
مرتبط: مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال
در اتاق استراحت یا خارج از محل کار غذا بخورید
غذا خوردن پشت میز می تواند باعث ایجاد عطر و بوی بد برای همکاران شما شود. سعی کنید ناهار خود را در مکان های مشخص شده بخورید، مانند اتاق استراحت یا کافه تریا. در صورت امکان، خوردن ناهار در خارج از محل کار اغلب یک انتخاب ایده آل است. جدای از محدود کردن عوامل حواس پرتی برای اعضای تیم، خوردن ناهار دور از میز یا محل کار می تواند به شما کمک کند هنگام بازگشت به محل کار، تمرکز مجدد داشته باشید.
لباس مناسب بپوشید
لباس معمولی معمولا بهترین انتخاب در محل کار است. حتی در یک محیط معمولی، بهتر است لباس های ساده و راحت انتخاب کنید. جواهراتی که صدای جرنگ یا عطر قوی آنها ممکن است حواس همکاران را از وظایفشان منحرف کند. اگر از لباس های قابل قبول مطمئن نیستید، دفترچه راهنمای کارمندان خود را مرور کنید یا برای اطلاعات بیشتر در مورد کد لباس شرکت خود با نماینده منابع انسانی تماس بگیرید.
اگر با مشتری ملاقات می‌کنید، سعی کنید با پوشیدن لباس‌های غیررسمی یا حرفه‌ای برای آن مناسبت لباس بپوشید. همچنین می‌توانید مطابق با استانداردهای کسب‌وکار آنها لباس بپوشید. به عنوان مثال، اگر مشتری شما برای یک شرکت مالی کار می کند، احتمالاً باید لباس حرفه ای تجاری بپوشید.
مطالب مرتبط: چگونه درباره کد لباس بپرسیم (با نکاتی برای روز اول)
در فضاهای تعیین شده ملاقات کنید
اگر با دو یا چند نفر ملاقات می کنید، یک اتاق جلسه برنامه ریزی کنید یا از یک دفتر خصوصی برای بحث خود استفاده کنید. میزبانی جلسات در فضای کاری شما ممکن است سر و صدایی ایجاد کند که می تواند حواس اعضای تیم شما را پرت کند. در طول جلسات خود را ببندید تا صداها کاهش یابد. از صدای آهسته برای جلسات و مکالمات اداری تک به تک استفاده کنید تا اطرافیان شما همچنان بتوانند به راحتی تمرکز کنند.
زبان بدن خود را در نظر بگیرید
برای اطمینان از اینکه زبان بدن شما پیامی مشابه کلمات شما ارسال می کند، می توانید ارتباط غیرکلامی خوبی را تمرین کنید. هنگام صحبت با دیگران، تماس چشمی برقرار کنید و در صورت لزوم با سر تکان دهید تا نشان دهید که حواستان به این موضوع است. لبخند زدن می تواند اشتیاق شما را به موضوع نشان دهد.