استانداردهای عملکرد: چه هستند و چرا مهم هستند

استانداردهای عملکرد یک شرکت، انتظارات کارکنانش، از جمله نقش آنها و نحوه عملکرد آنها در محیط کار را مشخص می کند. کارفرمایان معمولاً این استانداردها را به کارمندان جدید ارائه می‌کنند تا اهداف و الزامات مشترک کارکنان را توضیح دهند. شما ممکن است علاقه مند به یادگیری استانداردهای عملکرد باشید تا بتوانید دستورالعمل های کارکنان خود را برای ترکیب استانداردهای عملکرد ایجاد یا تجدید نظر کنید.

در این مقاله از ایوسی، با تعریف استانداردهای عملکرد، توضیح اینکه چرا آنها مهم هستند و انواع مختلف آنها را به همراه نکاتی فهرست می کنیم، بحث می کنیم.

استانداردهای عملکرد چیست؟

استانداردهای عملکرد دستورالعمل هایی هستند که کارفرمایان به کارمندان خود می دهند تا انتظارات شرکت از آنها را به عنوان بخشی از تیم خود مشخص کنند. آنها وظایف و ویژگی های شغلی را توضیح می دهند و اینکه کارمند باید با چه کیفیتی آنها را تکمیل کند. اگرچه کارفرمایان از استانداردهای عملکرد برای همه کارکنان استفاده می‌کنند، اما معمولاً این دستورالعمل‌ها را به استخدام‌کنندگان جدید می‌دهند تا به آنها کمک کند نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را درک کنند. کارفرمایان همچنین ممکن است از استانداردهای عملکرد برای کمک به ارزیابی اعضای تیم استفاده کنند. استانداردهای عملکرد باید با همه کارکنان به طور یکسان رفتار کنند و باید مشخص، قابل اندازه گیری و به راحتی قابل درک باشند. سه سطح متداول مدیریت عملکرد وجود دارد:

• استراتژیک: این سطح به اهداف در سطح سازمانی یا شرکتی اشاره دارد. استانداردهای استراتژیک باید با چشم انداز، اهداف و ارزش های شرکت هماهنگ باشد.

• عملیاتی: این سطح از مدیریت عملکرد بر نحوه عملکرد فعالیت های بخش برای دستیابی به اهداف شرکت تأکید می کند. کارفرمایان ممکن است استانداردهای عملکردی را ایجاد کنند که برای بخش های شرکت اعمال می شود.

• فردی: این سطح بر تک تک کارمندان تمرکز می کند تا اطمینان حاصل شود که همه کارمندان وظایف خود را به خوبی انجام می دهند. استانداردهای فردی کار کارکنان را ارزیابی می کند و به دنبال بهبود کیفیت عملکرد آنهاست.

در حالی که ممکن است برخی استانداردهای عملکرد اصلی وجود داشته باشد که می تواند برای بسیاری از شرکت ها اعمال شود، صنایع مختلف ممکن است انتظارات متفاوتی از کارکنان خود داشته باشند. برای مثال، استانداردهای عملکرد معلمان ممکن است با استانداردهای عملکرد حسابدار متفاوت باشد.

بیشتر بخوانید: نحوه تعیین اهداف عملکرد کارکنان

چرا استانداردهای عملکرد مهم هستند؟

استانداردهای عملکرد و مهم است زیرا آنها چارچوبی را در اختیار کارکنان قرار می دهند که نشان می دهد شرکت چگونه از آنها انتظار دارد کار کنند. این امکان برقراری ارتباط باز بین کارفرما و کارمند را فراهم می کند که می تواند به کارمند در درک مسئولیت های خود کمک کند. همچنین توضیح می دهد که چگونه کارکنان می توانند به این اهداف برسند. به عنوان مثال، ارتباطات ممکن است یک استاندارد عملکرد باشد، و سپس کارفرما ممکن است توضیح دهد که ارتباط برای شرکت چه معنایی دارد و چگونه کارمند می تواند این استاندارد را برآورده کند. استانداردهای عملکرد نیز مهم هستند زیرا کارفرمایان می توانند از آنها به عنوان ابزار ارزیابی استفاده کنند.

موارد مرتبط: ۱۶ معیار عملکرد کارکنان و چرایی اهمیت آنها

انواع استانداردهای عملکرد

در اینجا برخی از انواع استانداردهای عملکرد رایج که می توانید برای شرکت خود استفاده کنید آورده شده است:

حرفه ای گری

این استاندارد به نحوه عملکرد یک کارمند در محیط کار اشاره دارد. بسیاری از شرکت ها برای یک محل کار محترمانه و جدی ارزش قائل هستند، به این معنی که کارمندان باید حرفه ای عمل کنند. حرفه ای بودن در محل کار ممکن است شامل آرامش و خونسردی، مودب بودن و حمایت از سایر اعضای تیم باشد. همچنین می‌تواند به جنبه‌های دیگر فرهنگ محیط کار، مانند وقت‌شناسی بودن و لباس پوشیدن مطابق با کد لباس شرکت اشاره داشته باشد. حرفه ای بودن می تواند به ویژه در شرکتی مهم باشد که در آن کارکنان به صورت تیمی یا با مشتریان کار می کنند. به عنوان مثال، برای معلمان مهم است که در مورد دانش آموزان خود حرفه ای باشند.

مثال: کارمند در محل کار رفتار حرفه ای از خود نشان می دهد که شامل اعمال و زبان خود می شود. کارمند همچنین روابط محترمانه ای با سایر کارکنان، مدیریت و مشتریان دارد.

کار گروهی

اگر کارفرمایان اغلب با هم کار می کنند، ممکن است استانداردهای عملکردی را در مورد کار تیمی لحاظ کنند. کار تیمی توانایی همکاری و کار خوب با افراد دیگر برای انجام وظایف خاص است. در محیط کاری که کارکنان ممکن است پروژه ها را با هم تکمیل کنند، کار تیمی یک استاندارد عملکرد ارزشمند است که باید گنجانده شود. شرکت ها ممکن است از کارفرمایان انتظار داشته باشند که در صورت لزوم به یکدیگر کمک کنند. به عنوان مثال، کارکنان باید تمایل داشته باشند که اطلاعات مربوط به کار را در هنگام انجام یک پروژه با تیم خود به اشتراک بگذارند. کارفرمایان ممکن است تاکید کنند که محل کار باید مشارکتی باشد و کارمندان متعهد به کمک به یکدیگر هستند.

مثال: کارمند در صورت لزوم و مناسب به طور فعال به سایر اعضای تیم کمک می کند. کارمندان ممکن است درخواست کمک کنند یا به سایر کارمندان کمک کنند.

ارتباط

این توانایی انتقال پیام یا اطلاعات به وضوح به افراد دیگر است. ارتباط به هر دو مکالمه کتبی یا شفاهی، مانند نوشتن ایمیل یا ارائه در مورد یک موضوع اشاره دارد. این نیاز به زبان واضح و مهارت های نوشتاری قوی دارد. کارفرمایان ممکن است این استاندارد عملکرد را برای ارتقای خطوط باز ارتباط بین کارکنان بگنجانند. در بسیاری از موقعیت ها، برقراری ارتباط یک مهارت ارزشمند برای یک کارمند است زیرا می تواند بهره وری و همکاری را افزایش دهد. هنگامی که کارمندان با هم کار می کنند، اغلب برای تکمیل یک کار ارتباط برقرار می کنند. ارتباط همچنین می تواند به صحبت با مشتریان اشاره داشته باشد که برای موقعیت های خدمات مشتری ضروری است.

مثال: کارمند به وضوح با مدیران، اعضای تیم و مشتریان ارتباط برقرار می کند. کارمند در صورت لزوم اطلاعات دقیق را در اختیار افراد قرار می دهد.

حل مسئله

کارفرمایان ممکن است حل مسئله را به عنوان یک استاندارد عملکرد نیز اضافه کنند. حل مسئله توانایی ارزیابی یک موضوع و ارائه راه حل های ممکن بر اساس موقعیت است. این یک استاندارد رایج است زیرا اکثر مشاغل صرف نظر از صنعت به مهارت های حل مسئله نیاز دارند. به عنوان مثال، ممکن است یک متخصص تغذیه برای ایجاد رژیم غذایی مناسب برای نیازهای خاص مشتری، مجبور به حل مشکل شود. یک مدیر استخدام ممکن است از حل مسئله برای ایجاد برنامه های متناظر برای چندین کارمند استفاده کند. استانداردهای حل مسئله می توانند چگونگی واکنش یک کارمند و حل یک چالش را ارزیابی کنند.

مثال: کارمند در مواجهه با مشکلی مهارت حل مسئله قوی از خود نشان می دهد. کارمند می تواند به راه حل های خلاقانه فکر کند و در هنگام حل مسئله انعطاف پذیر است.

مرتبط: راهنمای کامل شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI)

مسئولیت

این به مسئولیت پذیری در قبال اعمال خود اشاره دارد. مسئولیت پذیری یک استاندارد عملکرد مهم است زیرا به کارکنان نشان می دهد که مالکیت تصمیمات خود را دارند. این استاندارد عملکرد همچنین به کارکنان اطلاع می دهد که شرکت از آنها انتظار دارد در مواقعی مستقل کار کنند. کارفرمایان معمولاً زمانی ارزش قائل هستند که کارکنان مصمم هستند و می توانند وظایف را بدون مدیریت مستقیم انجام دهند. مسئولیت پذیری همچنین می تواند به این معنی باشد که کارکنان نقش و مسئولیت های خود را به عنوان یک عضو تیم درک می کنند. کارفرمایان می توانند از مسئولیت پذیری برای ارزیابی استقلال و توانایی کارمند در مسئولیت پذیری استفاده کنند.

مثال: کارمند در حین کار مسئولیت می پذیرد، به این معنی که مالکیت اعمال و تعهدات خود را به عهده می گیرد. کارمند قادر است به طور مستقل با نظارت محدود مدیریت کار کند.

مدیریت زمان

این توانایی تکمیل مجموعه ای از وظایف داده شده در یک مهلت است. مدیریت زمان اغلب به مهارت های سازمانی و اولویت بندی نیاز دارد. کارفرمایان ممکن است مدیریت زمان را به عنوان یک استاندارد عملکرد بگنجانند تا نشان دهند که انتظار دارند کارمندان وظایف خود را در زمان مشخص شده تکمیل کنند. مدیریت زمان یک استاندارد عملکرد مهم است زیرا بسیاری از مشاغل به کارکنان خود نیاز دارند که چندین کار را در طول روز کاری یا هفته انجام دهند و انجام دهند. کارفرمایان می توانند از این استاندارد عملکرد برای ارزیابی نحوه گذراندن وقت کارکنانشان در حین کار استفاده کنند.

مثال: کارمند وظایف خود را در یک مهلت مشخص به پایان می رساند. کارمند از اولویت بندی استفاده می کند تا مشخص کند کدام وظایف را باید اول انجام دهند تا پروژه های خود را به موقع به پایان برسانند.

مرتبط: ۴ نمونه از معیارهای کلیدی عملکرد برای ردیابی

نکاتی برای ایجاد استانداردهای عملکرد

اگر به ایجاد یا بازنگری استانداردهای عملکرد برای شرکت خود علاقه مند هستید، می توانید این نکات را برای ایجاد آنها دنبال کنید:

خاص و قابل اندازه گیری باشد

سعی کنید زمانی که استانداردهای عملکرد خود را ایجاد می کنید خاص و قابل اندازه گیری باشید. کارکنان شما باید پس از مطالعه استانداردها دقیقا بدانند که از آنها چه انتظاری دارید. برای ایجاد استانداردهای خاص، فهرستی از اهداف شرکت تهیه کنید و از آنها به عنوان نقطه شروع استانداردهای خود استفاده کنید. در صورت امکان از استانداردهای قابل اندازه گیری استفاده کنید. این بدان معنی است که شما می توانید عملکرد کارکنان خود را در یک دوره زمانی اندازه گیری کنید.

از زبان واضح استفاده کنید

هنگام نوشتن استانداردهای عملکرد، از زبان واضح استفاده کنید. این بدان معنی است که شما توضیح می دهید که استاندارد چیست و چگونه کارمند می تواند به آن دست یابد. استفاده از زبان واضح می تواند به کارکنان شما کمک کند تا به راحتی اهداف شرکت شما را درک کنند. شما می توانید با استفاده از عبارت ساده که معنای استاندارد را به اختصار بیان می کند، زبان واضح را پیاده سازی کنید. سعی کنید از افعال فعال و جملات یا عبارات کوتاه نیز استفاده کنید.

سطح دشواری مناسبی داشته باشید

این بدان معناست که دستیابی به استانداردهای شما خیلی آسان یا خیلی سخت نیست. سطح دشواری مناسب می تواند کارمندان شما را به روشی سازنده به چالش بکشد. اگر اهداف خیلی آسان هستند، کارفرمایان شما ممکن است شروع به عدم عزم کنند. اگر آنها خیلی سخت باشند، ممکن است نرخ عملکرد آنها کاهش یابد. شما می توانید با ارزیابی عملکرد کارکنان خود بر اساس استانداردهای فعلی خود، سطح دشواری مناسبی را تعیین کنید.

وظایف ضروری را شامل شود

یک جنبه مهم ایجاد استانداردهای عملکرد فقط شامل وظایف اساسی است. در حالی که می خواهید استانداردهای کافی برای در بر گرفتن اهداف و ارزش های شرکت خود داشته باشید، ممکن است بخواهید تعداد استانداردهایی را که اضافه می کنید محدود کنید. شما می توانید این را تنها با گنجاندن وظایفی که برای شرکت شما ضروری هستند، متعادل کنید.