ایمیل یکی از پرکاربردترین اشکال ارتباط در محیط کار و خارج از آن است. به دلیل سرعت و کارایی آن، احتمالاً بدون توجه به نقش یا صنعت خود از ایمیل در برخی ظرفیت ها استفاده خواهید کرد. به دلایل مختلفی می توانید ایمیل های حرفه ای بنویسید. برای مثال، ممکن است لازم باشد یک جلسه مهم را جمع بندی کنید، اطلاعات را تبادل کنید، یک به روز رسانی مهم را ارسال کنید، یا یک معرفی نامه بفرستید .
ایمیلی که به خوبی ترکیب شده باشد، پیامی دوستانه، واضح، مختصر و کاربردی به گیرنده ارائه می دهد. یادگیری نحوه نوشتن ایمیلی که تمام این معیارها را داشته باشد می تواند تمرین کند.
نکات و بهترین شیوه های زیر را در نظر بگیرید تا به شما در نوشتن ایمیل های موثر و حرفه ای کمک کند: هدف خود را شناسایی کنید، مخاطبان خود را در نظر بگیرید، آن را مختصر نگه دارید، ایمیل خود را تصحیح کنید، از آداب مناسب استفاده کنید و به خاطر داشته باشید که پیگیری کنید.
مطالب مرتبط: نحوه پایان دادن به ایمیل
شش مرحله برای نوشتن ایمیل های حرفه ای
اگر مطمئن نیستید که چگونه یک ایمیل را شروع کنید، این پنج مرحله می تواند به شما در ایجاد یک پیام حرفه ای کمک کند:
۱ . هدف خود را مشخص کنید
قبل از نوشتن یک ایمیل، از خود بپرسید که می خواهید گیرنده پس از خواندن آن چه کاری انجام دهد. هنگامی که هدف ایمیل خود را مشخص کردید، می توانید اطمینان حاصل کنید که هر چیزی که در پیام خود وارد می کنید از این عمل پشتیبانی می کند. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید گیرنده گزارشی را که پیوست کرده‌اید بررسی کند، به او بگویید گزارش چیست، چرا به بازبینی آن نیاز دارید، به چه نوع بازخوردی نیاز دارید و چه زمانی باید کار تکمیل شود.
۲ . مخاطبان خود را در نظر بگیرید
هنگام نوشتن یک پیام ایمیل، مطمئن شوید که لحن شما با مخاطبان شما مطابقت دارد. برای مثال، اگر به یک مدیر تجاری که هرگز ندیده‌اید ایمیل می‌فرستید، ایمیل را تمیز و بدون هرگونه شوخی یا غیررسمی نگه دارید. از سوی دیگر، اگر به یک همکار که رابطه خوبی با او دارید ایمیل می‌فرستید، ممکن است از رویکردی کمتر رسمی و دوستانه‌تر استفاده کنید.
۳ . آن را مختصر نگه دارید
مخاطبان شما ممکن است زمان کمی برای خواندن ایمیل شما داشته باشند، بنابراین آن را تا جایی که ممکن است کوتاه کنید بدون اینکه اطلاعات کلیدی را کنار بگذارید. سعی کنید موضوعات زیادی را به طور همزمان مورد بررسی قرار ندهید زیرا این امر می تواند پیام شما را طولانی، خواندن آن چالش برانگیز و انجام اقدام در مورد آن دشوار کند. هنگام ویرایش ایمیل خود، هر گونه اطلاعاتی را که به موضوعی که به آن پرداخته اید بی ربط است بردارید. با حذف کلمات پرکننده و اطلاعات اضافی از جملات کوتاه و ساده استفاده کنید. این باعث می شود یادداشت شما کوتاه تر و راحت تر خوانده شود.
۴ . ایمیل خود را تصحیح کنید
یک ایمیل بدون خطا نشان دهنده سخت کوشی و حرفه ای بودن است. قبل از ارسال ایمیل، کمی وقت بگذارید و هرگونه خطای املایی، دستوری یا نحوی را بررسی کنید. همچنین، دوبار بررسی کنید تا مطمئن شوید پیوست‌هایی را که ممکن است به آنها ارجاع داده‌اید در پیام خود وارد کرده باشید. اگر ایمیل مهمی برای ذینفعان مهم است، ممکن است از سرپرست مستقیم خود یا یک همکار مورد اعتماد خود بخواهید قبل از ارسال آن را بخواند.
۵ . از آداب معاشرت مناسب استفاده کنید
شامل یک سلام و احوالپرسی مودبانه و پایانی باشد که به نظر دوستانه و مودبانه باشد. علاوه بر این، به گیرنده و زمان او توجه کنید. به عنوان مثال، مگر در موارد اضطراری، از ارسال ایمیل به مخاطبی که درخواست چیزی را بعد از ساعات کاری یا زمانی که آنها در مرخصی هستند، خودداری کنید.
۶ . یادت باشه پیگیری کنی
اکثر مردم چندین ایمیل در روز دریافت می کنند، بنابراین ممکن است پاسخ پیام شما را از دست بدهند یا فراموش کنند. اگر گیرنده ظرف دو روز کاری پاسخ نداده است، در نظر داشته باشید که با یک ایمیل پیگیری دوستانه تماس بگیرید.
مطالب مرتبط: ۲۰ راه برای شروع ایمیل
فرمت و ساختار ایمیل رسمی
هنگام قالب بندی ایمیل باید به پنج عنصر توجه کرد. در اینجا به تفکیک هر یک آمده است:
۱ . نوار عنوان
این عبارت کوتاهی است که دلیل پیام شما یا هدف ارتباط شما را خلاصه می کند. مهم است که هنگام ارسال یک ایمیل حرفه‌ای، موضوعی را لحاظ کنید تا مخاطبان شما بدانند دقیقاً چه چیزی را انتظار دارند و در صورت نیاز بتوانند پیام را به راحتی پیدا کنند. مثلا:
“پیگیری: ارائه محصول”
۲ . سلام
این اولین خط ایمیل شما است و به طور کلی به عنوان تبریک عمل می کند. مثلا:
“سلام آقای اکبری”
۳ . بدن
درست مانند متن یک نامه، اینجا جایی است که شما پیام کامل خود را به اشتراک می گذارید. مثلا:
«از اینکه امروز بعدازظهر در معرفی محصول جدید شرکت کردید متشکرم. من یک فایل ویدئویی از ضبط کامل را پیوست کرده ام تا بتوانید آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید. لطفاً اگر سؤالی دارید به من اطلاع دهید.»
۴ . بسته شدن
این آخرین خط ایمیل شما قبل از امضای شما است و باید پیام شما را کامل کند. همچنین در اینجاست که می‌توانید هر درخواستی را که در متن پیام خود مطرح کرده‌اید تکرار کنید. مثلا:
“من مشتاقانه منتظر صحبت با شما در روز چهارشنبه هستم. بازم ممنون!»
۵ . امضا
امضا جایی است که شما خود را با نام، عنوان و سایر اطلاعات مرتبط با ارتباطات خود شناسایی می کنید. اکثر برنامه های ایمیل به شما امکان می دهند امضای ثابتی را تنظیم کنید که به طور خودکار به انتهای هر ایمیلی که ارسال می کنید اضافه می شود.
“با احترام،
ایلیا پورحسینی
، مهندس ارشد نرم افزار
شرکت ABC”
مرتبط: راهنمای نوشتن یک ایمیل تجاری
نمونه هایی از ایمیل های حرفه ای
در اینجا سه نمونه از ایمیل های حرفه ای آورده شده است:
۱ . به یک مخاطب جدید ایمیل بزنید
موضوع: فرصت قرارداد تحقیق UX
سلام آقای/خانم ……
امیدوارم وقتی این پیام را میخوانی حالت خوب باشد. من امروز در حال تماس هستم زیرا یک پروژه طراحی مجدد برنامه را اینجا در شرکت ABC مدیریت می کنم و به دنبال یک پیمانکار ماهر تحقیقات UX برای کمک به تجزیه و تحلیل چندین مجموعه از داده های تست قابلیت استفاده هستم.
این یک پروژه سه ماهه است که از اول فوریه شروع می شود و تخمین می زنیم که تقریباً ۱۵ ساعت در هفته طول می کشد. همه کارها را می توان از راه دور تکمیل کرد، اما شما می توانید از فضای کاری ما استفاده کنید.
لطفاً اگر به این پروژه علاقه دارید به من اطلاع دهید و ما می توانیم زمانی را برای بحث در مورد جزئیات بیشتر تعیین کنیم. من مشتاقانه منتظر شنیدن شما هستم.
با احترام،
احمد شجاعی
مدیر تجربه کاربری
شرکت ABC”
۲ . ایمیل به یک گروه
موضوع: جلسه بازاریابی لغو شد
سلام جناب محمدخانی
جلسه استراتژی بازاریابی که برای امروز بعدازظهر برنامه ریزی شده بود لغو شد.
من بابت اطلاعیه دیرهنگام عذرخواهی می کنم، اما می دانم که همه از زمان اضافی در روز خود استقبال خواهند کرد. چهارشنبه آینده در زمان برنامه ریزی شده خود دوباره تشکیل جلسه خواهیم داد.
با تشکر،
مجید یارالهی
، مدیر ارشد بازاریابی
۳ . ایمیل پیگیری
خط موضوع: پاسخ: در دسترس بودن برای جلسه مقدماتی
سلام خانم جمالی زاده
من فقط می خواستم در مورد تاریخ ملاقات شما با آقای الجمیل دوباره بررسی کنم. فقط به من اطلاع دهید که آیا ۵ ژوئن یا ۶ ژوئن برای برنامه شما بهتر عمل می کند.
متشکرم!
فرشید حیدری
دستیار اجرایی
شرکت ABC”
چه برای اولین بار وارد نیروی کار شوید یا فقط به دنبال بهبود مهارت های ارتباط الکترونیکی خود باشید، یادگیری نحوه نوشتن یک ایمیل حرفه ای یک مهارت حیاتی است. با استفاده از نکات و مثال‌های بالا برای هدایت تلاش‌های ایمیلی خود، پیام‌های مؤثری را در کمترین زمان می‌نویسید.