-
خانهخانه
-
مقالاتمقالات
-
فروشگاهفروشگاه
-
طراحی سایتطراحی سایت
-
درباره مادرباره ما
-
حمایت از ماحمایت از ما
-
ارتباط با ماارتباط با ما
اگر این مقاله را دوست دارید، لطفا آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.
یک دفتر بدون کاغذ راه حل های دیجیتالی را برای محدود کردن استفاده از کاغذ در محل کار پیاده سازی می کند. بسیاری از رهبران تصمیم می گیرند برای صرفه جویی در هزینه یا افزایش بهره وری کارکنان، از کاغذ به کاغذ بدون کاغذ تغییر کنند. اگر یک نقش اجرایی یا مدیریتی دارید، ممکن است به فکر هدایت انتقال به یک دفتر بدون کاغذ باشید.
در این مقاله از ایوسی، ما تعریف می کنیم که یک دفتر بدون کاغذ چیست، هفت دلیل برای بدون کاغذ بودن را بیان می کنیم و نه مرحله را برای کمک به محل کار شما برای انتقال کمک می کنیم.
دفتر بدون کاغذ که به عنوان دفتر بدون کاغذ نیز شناخته می شود، محل کاری است که استفاده از کاغذ در عملیات تجاری را کاهش داده یا حذف می کند. برای تبدیل به یک دفتر بدون کاغذ، کارکنان اسناد را به فرمت های دیجیتال تبدیل می کنند تا از کاغذ کمتری استفاده کنند. سایر روش‌های بدون کاغذ، مانند ارتباطات دیجیتال، امضای الکترونیکی و سیستم‌های ثبت سوابق دیجیتال، به اداره کمک می‌کنند تا مصرف کاغذ را کاهش دهد.
بدون کاغذ رفتن ممکن است مستلزم دسترسی دفتر به زیرساخت های الکترونیکی و دیجیتالی مانند اینترنت پرسرعت یا رایانه برای هر کارمند و کارمندانی باشد که می توانند به صورت دیجیتال کار کنند. مهم است که راه حل های دیجیتالی را انتخاب کنید که توانایی های کارکنان را برآورده کند تا یک انتقال آرام داشته باشد.
در اینجا هفت مزیت تبدیل شدن به یک دفتر بدون کاغذ آورده شده است، از جمله:
هنگامی که سازمان شما گزینه های بدون کاغذ را پیاده سازی می کند، شرکت احتمالاً در هزینه های مختلف مربوط به کاغذ صرفه جویی می کند. به عنوان مثال، می توانید در زمینه های زیر در هزینه خود صرفه جویی کنید:
هزینه های ذخیره سازی: به طور معمول، فایل های دیجیتال به هیچ فضای ذخیره سازی فیزیکی نیاز ندارند. با کاهش نیاز به ذخیره سازی فیزیکی مانند کابینت های بایگانی و پوشه های پرونده، ممکن است شرکت شما این پول را به هزینه های با اولویت بالاتر اختصاص دهد.
هزینه های چاپ: هزینه کاغذ و جوهر ممکن است کاهش یابد زیرا تبدیل به دیجیتال به این معنی است که کارمندان شما کمتر از این منابع استفاده می کنند. اگر اکثر فایل‌ها و اسناد در قالب دیجیتال وجود داشته باشد، ممکن است هزینه کل چاپ در دفتر کاهش یابد.
هزینه های عملیاتی: دفاتر بدون کاغذ ممکن است به دلیل دسترسی به اطلاعات مهم شرکت، گردش کار ساده تری داشته باشند که می تواند به صرفه جویی در زمان و هزینه کمک کند.
هزینه‌های بازیابی اطلاعات: اگر داده‌ها را از دست بدهید، معمولاً اگر اقدامات پشتیبان‌گیری داشته باشید، بازیابی آنها ارزان است. این فرآیند همچنین ممکن است سریعتر از چاپ چند نسخه از یک سند باشد.
دفاتر بدون کاغذ ممکن است بهره وری را افزایش داده باشند زیرا کارمندان آنها از دستگاه های شخصی خود به فایل ها دسترسی دیجیتالی دارند که زمان بیشتری را برای کارهای با اولویت بالاتر مانند برقراری ارتباط با مشتری فراهم می کند. معمولاً یک پایگاه داده دیجیتال دارای یک عملکرد جستجو یا یک فهرست واضح است که مکان یابی اسناد و فایل ها را ساده می کند. صرفه جویی در زمان یافتن فایل ها باعث می شود تا کارمندان بر روی وظایف با اولویت بالا تمرکز کنند.
مطالب مرتبط: بهترین ایده های سازماندهی دفترِ خانه
با تبدیل شدن به یک دفتر بدون کاغذ، شرکت ها می توانند فضای فیزیکی در دفتر را ذخیره کنند. به عنوان مثال، تصور کنید دفتر دارای یک اتاق کامل به کمدهای بایگانی و یک دستگاه کپی است. هنگامی که شرکت تبدیل به یک دفتر بدون کاغذ شد، آنها می توانند کابینت ها و دستگاه کپی را جدا کنند تا از فضا برای اهداف دیگری مانند استراحت یا اتاق جلسه استفاده کنند.
به محض اینکه مدارک را دیجیتالی کردید، به اشتراک گذاری اطلاعات با مشتریان و همکاران آسان تر است. چه ارسال یک قرارداد دیجیتال به یک مشتری یا ارسال یک PDF مشروح برای یک همکار، به اشتراک گذاری اطلاعات دیجیتال می تواند سریعتر از اشتراک گذاری نسخه های چاپی باشد. برای کارفرمایان مهم است که هنگام تغییر به یک دفتر بدون کاغذ، آموزش ارائه دهند تا اطمینان حاصل شود که انتقال ارتباطات داخلی و خارجی را ساده می کند.
مطالب مرتبط: ۲۸ ایده ساده برای طراحی دفتر کار برای یک محل کار موثر
شرکت شما می تواند با استفاده از فایل های دیجیتال از اطلاعات خصوصی محافظت کند. شما می توانید بر اساس نیازهای شرکت خود، امنیت اطلاعات را با استفاده از رمزگذاری، احراز هویت یا نوع دیگری از اقدامات امنیتی داده انتخاب کنید. استفاده از فایل‌های دیجیتال ممکن است به مشتریان کمک کند تا احساس امنیت کنند، به‌ویژه زمانی که تدابیر امنیتی برای حفظ حریم خصوصی آنها وجود دارد.
مرتبط: ۵ نوع طبقه بندی داده ها (با مثال)
اگر شرکت شما استفاده از کاغذ را در دفتر کاهش دهد یا حذف کند، می تواند ضایعات را کاهش دهد و به نفع محیط زیست باشد. از آنجایی که کسب‌وکار به اندازه کافی کاغذ مصرف نمی‌کند یا دور نمی‌ریزد، ممکن است اداره زباله کمتری تولید کند و در عین حال از منابع طبیعی کمتری نیز استفاده کند. دیجیتالی کردن دفتر تنها یک روش پایدار است که یک محل کار ممکن است برای کمک به محیط زیست اجرا کند.
یک دفتر بدون کاغذ این پتانسیل را دارد که دسترسی شما به مواد کار را افزایش دهد. به عنوان مثال، تصور کنید یک هماهنگ کننده رویدادها در حال ملاقات با مشتری در خارج از دفتر است. هماهنگ کننده ممکن است انتخاب کند که به جای آوردن یک نسخه چاپی، به پیشنهاد بودجه از لپ تاپ خود دسترسی داشته باشد. اگرچه آنها در دفتر ملاقات نکردند، هماهنگ کننده رویدادها با استفاده از اعتبارنامه خود برای ورود به پایگاه داده شرکت به تمام اسناد مورد نیاز برای جلسه دسترسی پیدا کرد. علاوه بر این، این می تواند به اعضای تیمی که در مکان های مختلف کار می کنند سود برساند. با استفاده از فناوری، کارکنان می توانند از راه دور برای انجام وظایف با یکدیگر همکاری کنند.
مطالب مرتبط: استفاده از روش‌های سازماندهی برای بهبود کارایی میز کار
هنگامی که یک شرکت از کاغذی به بدون کاغذ می رود، کارکنان آن می توانند انتخاب کنند که کدام نوع ابزار الکترونیکی برای استفاده مفیدتر است. در اینجا چند نمونه از راه حل های بدون کاغذ آورده شده است:
PDF ها: PDF یک سند دیجیتالی است که کاربران مجاز می توانند آن را ویرایش، اصلاح و به صورت الکترونیکی برای دیگران ارسال کنند. برای مثال، ممکن است قبل از اینکه تصمیم بگیرید آن را به مدیر پروژه ارسال کنید، یک نسخه PDF از یک پیشنهاد را برای ویرایش و حاشیه نویسی برای همکار خود ارسال کنید .
فرم های الکترونیکی: مانند PDF، فرم الکترونیکی یک سند الکترونیکی است که افراد می توانند آن را امضا کنند. ممکن است از یک فرم الکترونیکی برای ارسال قراردادی که نیاز به امضای مشتری دارد استفاده کنید.
پایگاه های داده: پایگاه داده یک فضای ذخیره سازی الکترونیکی برای تمام فایل های شرکت شما است. نوع پایگاه داده ای که انتخاب می کنید به اندازه و سطح امنیتی شرکت شما بستگی دارد.
ایمیل یا پیام فوری: به جای استفاده از مکاتبات چاپی، یک گزینه بدون کاغذ انتقال همه ارتباطات به ایمیل یا پلتفرم پیام فوری دیگری است. به عنوان مثال، تبلیغات را برای مشتریان خود ایمیل کنید و از یک پلت فرم پیام رسانی فوری برای کارآمدتر کردن ارتباطات داخلی استفاده کنید.
اگر قصد دارید یک دفتر بدون کاغذ اجرا کنید، مراحل زیر را برای تغییر محل کار خود دنبال کنید:
هنگامی که مدیریت در حین اجرای یک فرآیند جدید ابتکار عمل می کند، کارکنان ممکن است بهتر درک کنند، بپذیرند و بیاموزند که چگونه طبق رویه های جدید به کار خود ادامه دهند. اگر شما مدیر عملیاتی شرکت خود هستید، می توانید مسئولیت انتقال از کاغذ به بدون کاغذ را بر عهده بگیرید. یکی از راه‌های شروع این فرآیند، ایجاد یک برنامه و تشکیل تیمی برای کمک به تغییر دفتر است. اجرای یک تغییر بزرگ و در کل دفتر ممکن است آسان‌ترین کار زمانی باشد که کل کارکنان از آن حمایت کنند.
مطالب مرتبط: ۹ راه برای ابتکار عمل در محل کار
ایجاد هیجان در تیم بسیار مهم است تا کل کارکنان دفتر در انتقال شرکت کنند. ممکن است در مورد مزایای عملیاتی یک دفتر بدون کاغذ صحبت کنید تا آنها دلیل تغییر را بفهمند. برای ایجاد هیجان، می‌توانید نرم‌افزارها و برنامه‌هایی را که دفتر قصد دارد با سازماندهی نمایش محصول اجرا کند، به آنها نشان دهید. سعی کنید برای به حداقل رساندن سردرگمی، به مسائل یا سؤالات مرتبط با شفافیت رسیدگی کنید.
قبل از اینکه اسناد جدیدی را به پایگاه داده خود اضافه کنید، تمام اسناد و فایل های کاغذی فعلی خود را سازماندهی کنید. این کار ممکن است کمی طول بکشد، اما کار با فایل‌های دیجیتال را بسیار آسان‌تر می‌کند. به عنوان مثال، ممکن است از هر کشوی کابینت بایگانی شرکت خود بگذرید، اسناد قدیمی را بازیافت کنید و فایل هایی را که باید نگه دارید، حروف الفبا کنید.
مطالب مرتبط: نحوه سازماندهی اسناد خود در ۷ مرحله
در حالی که تیم شما اسناد کاغذی را سازماندهی می کند، برنامه های نرم افزار الکترونیکی را برای پیاده سازی به جای سیستم های بایگانی ملموس انتخاب کنید. سعی کنید برنامه هایی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای خاص شرکت شما مطابقت دارند. به عنوان مثال، اگر شما یک کسب و کار املاک و مستغلات را اداره می کنید، به دنبال برنامه های الکترونیکی باشید که به نمایندگان املاک اجازه می دهد قراردادها را ارسال و امضا کنند، پرونده های مشتری را سازماندهی کنند و هرگونه به روز رسانی در مورد املاک فهرست شده خود را مشاهده کنند.
پس از انتخاب نرم افزارهای مختلف الکترونیکی و پایگاه های داده، اسناد کاغذی خود را دیجیتالی کنید. در این مرحله از انتقال، شروع به آپلود فایل های دیجیتالی در برنامه های جدید خود کنید. اگرچه ممکن است آپلود فایل ها زمان بر باشد، اما با دقت کار کنید تا از انتقال صحیح هر سند اطمینان حاصل کنید. شما می توانید سعی کنید هر گونه اشکال در سیستم را هنگام دیجیتالی کردن اسناد اداری خود برطرف کنید.
همانطور که اسناد خود را به فرمت دیجیتال تبدیل می کنید، نسخه های کاغذی اسناد خود را دور بیندازید. هنگام دور انداختن اسناد قدیمی، در از بین بردن اسناد حاوی اطلاعات حساس به دقت عمل کنید. به عنوان مثال، از یک کاغذ خردکن برای از بین بردن اسناد حاوی اطلاعات شخصی اعضای تیم یا مشتریان خود استفاده کنید. برای کاهش ضایعات کاغذ را بازیافت کنید.
برای آموزش نحوه استفاده از برنامه های جدید به کارکنان خود آموزش هایی را اجرا کنید. به عنوان مثال، در صورت نیاز با هر یک از کارمندان تیم خود جلسات انفرادی ترتیب دهید تا آنها را برای تغییر تجهیز کنید. گزینه دیگر این است که آموزش دپارتمان داشته باشید تا همه اعضای تیم شما بتوانند سیستم جدید را با هم یاد بگیرند. یک برنامه نرم افزاری را انتخاب کنید که استفاده از آن برای کمک به انتقال ساده باشد.
مطالب مرتبط: اهمیت آموزش کارکنان: ۱۱ مورد از مزایا
از امن بودن اسناد خود اطمینان حاصل کنید. برخی از برنامه های نرم افزاری دارای سیستم های امنیتی داخلی هستند. کارمندان شما ممکن است برای دسترسی به اسناد خاص خود به مدارک شخصی نیاز داشته باشند. برای محافظت از محرمانه بودن مشتری، حفظ امنیت اسناد بسیار مهم است. به عنوان مثال، از رمزهای عبور و رمزگذاری برای ایمن سازی اطلاعات حساس مانند جزئیات پرداخت مشتریان یا اطلاعات شخصی اعضای تیم خود استفاده کنید. هنگام استفاده از اسناد الکترونیکی، مطمئن شوید که از قوانین امنیتی خاص صنعت پیروی می کنید، مانند پیروی از تمام استانداردها برای ایمن نگه داشتن اطلاعات بیمار اگر در بخش مراقبت های بهداشتی کار می کنید.
مرتبط: انطباق با فناوری اطلاعات: راهنمای درک اصول
از آنجایی که دفتر شما در حال گذار از کاغذ به بدون کاغذ است، در مورد این تغییر آشکارا با مشتریان ارتباط برقرار کنید. ایده آل است که از قبل به آنها هشدار دهید تا بدانند چه انتظاری دارند. به عنوان مثال، توضیح دهید که چگونه شرکت شما قصد دارد از اسناد و اطلاعات شخصی خود محافظت کند. اگر مشتری احساس می‌کند مطمئن نیست، سعی کنید مزایای دفتر بدون کاغذ را توضیح دهید یا ویژگی‌های برنامه‌های دیجیتالی را که دفتر قصد استفاده از آن را دارد به او نشان دهید.
در برخی موارد، ممکن است گزینه ادامه ارتباطات کاغذی و ثبت سوابق را برای مشتریان ارائه دهید. اجازه دادن به مشتریان برای انصراف از ارتباطات الکترونیکی به آنها این امکان را می دهد که روش ارتباطی مورد نظر خود را انتخاب کنند. اگر این گزینه را دارید، سیستمی برای مدیریت فایل های کاغذی این مشتریان داشته باشید. در حالی که ممکن است دفتر شما کاملاً بدون کاغذ نباشد، اگر این گزینه را ارائه دهید، همچنان می تواند مقدار کاغذ را در دفتر شما کاهش دهد و در عین حال انتخاب هایی را برای مشتریان شما فراهم کند.
همانطور که دفتر شما کاملاً بدون کاغذ می شود یا روش های بدون کاغذ بیشتری را اجرا می کند، ممکن است فرصت هایی برای بهبود فرآیندهای خود پیدا کنید. توزیع یک نظرسنجی را برای جمع آوری بازخورد از کارمندان خود در مورد تغییر در نظر بگیرید. سعی کنید از بازخورد آنها برای ایجاد تنظیماتی در عملکرد دفتر بدون کاغذ استفاده کنید تا به بهبود محل کار ادامه دهید.
اگر این مقاله را دوست دارید، لطفا آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.
![دانلود کتاب: فضای مجازی و سلامت روانی [راهکارهای بهبود روانشناختی در دنیای آنلاین]](https://ivsi.ir/wp-content/uploads/2023/05/virtual-space-and-mental-health-book-300x300.webp)
یک پاسخ
دفتر بدون کاغذ، محل کاری است که دارای حداقل فرآیندهای مبتنی بر کاغذ است و در عوض به اسناد دیجیتالی متکی است. برخی از سازمان‌ها عبارت «نور کاغذی» را ترجیح می‌دهند، زیرا بسیاری از دفاتر و بخش‌ها نمی‌توانند فایل‌های کاغذی را به‌دلیل الزامات فرآیند یا انطباق به طور کامل حذف کنند.