۲۶ قانون آداب اداری که به ۵ دسته تقسیم شده است

حرفه ای هایی که در محیط اداری کار می کنند می توانند از درک نحوه احترام به زمان، انرژی و فضای همکاران خود بهره مند شوند. رعایت آداب و رسوم آداب اداری می تواند به همکاران کمک کند تا با هم همکاری کنند و روحیه جامعه را تقویت کنند، که ممکن است بهره وری را نیز افزایش دهد. دانستن بیشتر در مورد انتظارات رفتاری اولیه در یک دفتر می تواند به شما کمک کند تا با فرهنگ یک اداره هماهنگ شوید، روابط را توسعه دهید و روحیه را تقویت کنید.

در این مقاله از ایوسی، قوانین آداب اداری را مورد بحث قرار می دهیم و فهرستی از قوانینی که باید در محل کار خود رعایت کنید، ارائه می دهیم.

قوانین آداب اداری چیست؟

قوانین آداب اداری استانداردهای کلی برای رفتار در محل کار هستند. قوانین آداب معاشرت، دستورالعمل های ناگفته اما عموما پذیرفته شده برای تعامل با همکارانتان در محل کار هستند. این قوانین بسته به فرهنگ و محیط کاری منحصر به فرد شرکت شما می تواند متفاوت باشد، اما بسیاری از استانداردهای آداب معاشرت در اکثر صنایع و ادارات رایج است. به عنوان مثال، برخی از دفاتر از کد لباس حرفه‌ای سختگیرانه پیروی می‌کنند، در حالی که سایر محیط‌ها ممکن است لباس‌های غیررسمی را مجاز کنند، اما هر دو احتمالاً از کارکنان انتظار دارند که بهداشت را رعایت کنند.

بیشتر بخوانید:  راهنمای آداب تجارت

۲۶ قانون آداب اداری

در اینجا ۲۶ قانون آداب اداری وجود دارد که می توانید برای کمک به حفظ یک محیط کاری مثبت تمرین کنید، که به دسته بندی ها تقسیم می شوند:

مناطق مشترک

این قوانین آداب معاشرت برای مناطقی که ممکن است با سایر کارمندان به اشتراک بگذارید مانند آشپزخانه و اتاق استراحت اعمال می شود:

1. فقط غذایی را که آورده اید مصرف کنید. وعده‌های غذایی و میان‌وعده‌های خود را بیاورید و به وضوح روی آن‌ها برچسب بزنید.

2. بعد از خودت پاک کن زباله ها را دور بریزید، ظروف را تمیز کنید و هر میز یا پیشخوانی را که در زمان استراحت استفاده می کنید پاک کنید.

3. در صورت لزوم اقلامی را که از مناطق مشترک می برید پر کنید. بسته به خط‌مشی‌های دفترتان، ممکن است لازم باشد اقلامی را که از آشپزخانه یا اتاق استراحت می‌برید، مانند ظروف نقره یا دستمال، دوباره پر کنید. فقط آنچه را که نیاز دارید بردارید.

4. غذای با بوی تند را در قسمتی جداگانه بخورید. هنگام درست کردن وعده‌های غذایی یا میان‌وعده‌هایی که بوی تند دارند، غذا خوردن را در بیرون یا در دفتر خصوصی خود در نظر بگیرید.

5. اعلان های خود را ساکت کنید. وقتی در یک فضای مشترک کار می‌کنید، اعلان‌ها را در تلفن، ایمیل و سرویس‌های پیام‌رسانی خود خاموش کنید تا نویز را به حداقل برسانید.

6. حواس پرتی را برای سایر اعضای تیم محدود کنید. قبل از پخش موسیقی یا تماس در یک محل کار مشترک از کارمندان اطراف خود بپرسید. تماس ها را کوتاه نگه دارید و اگر نیاز به تماس های طولانی تری دارید، از اتاق کنفرانس یا دفتر خصوصی استفاده کنید.

مطالب مرتبط:  ۱۱ نکته برتر برای سازماندهی کار و بهره وری

حریم خصوصی

این دستورالعمل ها به حفظ حریم خصوصی در بین همکاران مربوط می شود:

1. تماس های شخصی یا حساس را به صورت خصوصی انجام دهید. با بستن درهای دفتر یا بیرون رفتن برای تماس های شخصی به فضای شخصی و مرزها احترام بگذارید.

2. از اطلاعات شخصی محافظت کنید. اطلاعات محرمانه یا حساس را برای همکاران یا مشتریان در مکان های امن ذخیره کنید و مطمئن شوید که اسناد حساس در یک مکان محافظت شده باقی می مانند.

3. از کپی کورکورانه دیگران در ایمیل های حساس خودداری کنید. وقتی افراد دیگر را در ایمیل‌های کاری کپی می‌کنید، به گیرندگان اجازه دهید از همه افراد موجود در زنجیره ایمیل آگاه باشند. این می تواند به ایجاد اعتماد در بین هم تیمی ها کمک کند.

4. مسائل کاری را از حساب های رسانه های اجتماعی خود دور نگه دارید. سعی کنید از بحث آنلاین درباره شغل خود اجتناب کنید، زیرا ممکن است غیرحرفه ای به نظر برسد و ممکن است خط مشی های شرکت را نقض کند. اگر در مورد شغل خود احساس ناامیدی می کنید، بهتر است این موضوع را به صورت خصوصی با دوستان یا اعضای خانواده در میان بگذارید.

5. فقط گیرندگان ضروری را در ایمیل ها درج کنید. فقط ارسال ایمیل به طرف های درگیر نشان می دهد که به وقت همکاران خود احترام می گذارید و فقط در صورت لزوم با آنها ارتباط برقرار می کنید.

بیشتر بخوانید:  راهنمای پاسخ به تمام آداب ایمیل

حرفه ای گری

این استانداردها را برای معرفی حرفه ای خود به همتایان و مشتریان دنبال کنید:

1. در طول جلسات و ارائه ها بر ارائه کنندگان تمرکز کنید. با برقراری تماس چشمی و نظارت بر زبان بدن خود نشان دهید که درگیر جلسات هستید. در صورت امکان گوشی خود را کنار بگذارید.

2. به موقع رسیدن. سعی کنید به موقع در محل کار و جلسات حاضر شوید. اگر قرار است دیر بیایید، به مدیر یا شرکای پروژه خود هشدار دهید.

3. مکالمات شخصی را برای استراحت یا بعد از ساعات کاری ذخیره کنید. داشتن دوستی در محل کار می تواند رضایت شغلی شما را بهبود بخشد، اما گفتگوهای شخصی می تواند حواس را پرت کند و از وظایف کاری کم کند. سعی کنید این موضوعات را خارج از محیط کار مطرح کنید.

4. بی درنگ به پیام ها پاسخ دهید. به پیام ها و ایمیل ها به موقع پاسخ دهید تا به همکاران خود اطلاع دهید که درخواست آنها را دریافت کرده اید. مجبور نیستید فوراً یک پاسخ کامل را فرموله کنید، اما می‌توانید یک پاسخ سریع بفرستید و بگویید که قصد دارید در یک روز یا هفته به طور کامل پاسخ دهید.

5. در صورت لزوم اعتبار را به اشتراک بگذارید. اگر بخشی از یک پروژه گروهی هستید، مطمئن شوید که همه اعضای تیم برای کارشان به رسمیت شناخته می شوند. این کار گروهی و صداقت را نشان می دهد.

6. حرفه ای صحبت کنید از استفاده از اصطلاحات عامیانه یا بحث برانگیز در دفتر خودداری کنید. در عوض، هنگام کار به طور واضح و حرفه ای صحبت کنید، زیرا این می تواند همسالان و سرپرستان شما را تشویق کند تا شما را جدی بگیرند.

بیشتر بخوانید:  حرفه ای بودن به چه معناست؟

روابط بین فردی

این قوانین آداب معاشرت می تواند به شما کمک کند با همکارانتان تعامل مثبت و حرفه ای داشته باشید:

1. تعاملات را حرفه ای نگه دارید. حتی اگر با همکاران خود دوستی یا سایر روابط شخصی دارید، حفظ حرفه ای بودن در حین کار با محدود کردن تماس فیزیکی، صحبت مناسب و اجتناب از گفتگوهای شخصی مهم است.

2. از کارمندان جدید دعوت کنید تا به گروه شما بپیوندند. برای کمک به استقبال از آنها در تیم، هنگام استراحت یا بیرون رفتن برای ناهار، کارمندان جدید را در نظر بگیرید. این می تواند رفاقت و روحیه در محل کار را بهبود بخشد.

3. شایعات را حذف کنید. از شرکت در شایعات در محل کار خودداری کنید. خود را از مکالماتی که غیرحرفه ای می شود حذف کنید.

4. با همه اعضای تیم مودب باشید. با همه کارکنان بدون توجه به موقعیت آنها در شرکت با مهربانی و احترام رفتار کنید. این نشان دهنده صداقت و دوستی است.

مطالب مرتبط:  ۸ راه برای ایجاد روابط در محل کار

بهداشت شخصی

برای مراقبت مناسب از سلامتی و ظاهر خود نکات زیر را دنبال کنید:

1. تمیز و آراسته سر کار حاضر شوید. با حفظ ظاهری تمیز و مرتب، بهداشت مناسب را در اولویت قرار دهید.

2. متناسب با محیط کارتان لباس بپوشید. کد لباس دفتر خود را رعایت کنید و مطمئن شوید که لباس‌هایتان تمیز، اتو شده و بدون لکه یا پارگی هستند.

3. بوهای با بوی تند را محدود کنید. از رایحه های قوی در ادکلن ها، عطرها و لوسیون ها اجتناب کنید.

4. وقتی مریض هستید در خانه بمانید. برای حفظ سلامت محل کار و جلوگیری از انتشار میکروب ها، اگر احساس خوبی ندارید در خانه بمانید.

5. ایستگاه کاری خود را تمیز و منظم نگه دارید. با ضدعفونی منظم میز و کامپیوتر خود، محل کار را تمیز نگه دارید. آشغال ها و زباله ها را حذف کنید و قفسه ها و میز خود را مرتب نگه دارید.