نقاط عطف در مدیریت پروژه چیست؟ (با مثال)

وحید اکبری

11 ماه پیش

مایل استون ابزاری برای ردیابی پیشرفت پروژه و سنجش عملکرد تیم ها بر اساس نیازهای خاص است. در مدیریت پروژه، رسیدن به یک نقطه عطف، یک اقدام خاص مانند ممیزی خارجی، ارزیابی بودجه یا راه اندازی پروژه را آغاز می کند. درک عملکرد نقاط عطف می تواند تحویل پروژه را بهبود بخشد و اثربخشی مدیران پروژه را افزایش دهد .

در این مقاله از ایوسی، مایل استون های مدیریت پروژه را به همراه نمونه هایی از نقاط عطف و نحوه انتخاب نقاط عطف پروژه مورد بحث قرار می دهیم.

نقاط عطف پروژه در مدیریت پروژه چیست؟

Milestone یک ابزار مدیریت پروژه است که برای اشاره به یک نقطه پیشرفت خاص در یک پروژه استفاده می شود. این توصیف می کند که چه زمانی می خواهید به رویدادی دست پیدا کنید که شما را به تکمیل یک پروژه نزدیک تر می کند. نقاط عطف پروژه به عنوان شناسایی هایی عمل می کند که ذینفعان پروژه می توانند از آنها برای اندازه گیری پیشرفت استفاده کنند، مانند شروع یک پروژه، تحویل یک جزء اصلی، تکمیل ۵۰ درصد از طرح های مهندسی یا تاریخ پایان.

چرا نقاط عطف در مدیریت پروژه مهم هستند؟

چندین دلیل وجود دارد که چرا نقاط عطف مهم هستند:

ردیابی پیشرفت: از آنجایی که نقاط عطف معمولاً دارای تاریخ هایی هستند که ممکن است رخ دهند، می توانید به راحتی پیشرفت انجام شده در پروژه ها را مشاهده کنید.
زمان‌بندی: می‌توانید هنگام شروع یک پروژه نقاط عطف مختلفی ایجاد کنید تا به شما در زمان‌بندی کمک کند. به عنوان مثال، ممکن است بر اساس زمان مورد نیاز برای تکمیل وظایف، نقاط عطف ایجاد کنید تا تخمین بزنید که چه زمانی ممکن است کل پروژه را تکمیل کنید.
افزایش انگیزه: نقاط عطف همچنین می توانند به تیم ها انگیزه دهند، زیرا هر یک به معنای پایان بخشی از یک پروژه است. تجلیل از این دستاوردها می تواند به حفظ تمرکز و انگیزه افراد برای کارهای آینده کمک کند.

مطالب مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

تفاوت بین وظایف و نقاط عطف

اگرچه نقاط عطف ممکن است شبیه به وظایف باشند، اما می توانند متفاوت باشند. وظایف، اقداماتی هستند که افراد انجام می دهند که می تواند منجر به رسیدن به نقطه عطفی شود. به عنوان مثال، تکمیل یک نمونه اولیه ممکن است یک نقطه عطف باشد، در حالی که تعریف الزامات، طراحی و بررسی کیفیت همگی می توانند وظایف باشند. نقاط عطف هنوز هم می توانند وظایفی باشند، مانند برگزاری یک جلسه یا ارائه بخشی از پروژه، اما اغلب شامل این وظایف کوچکتر با ماموران خاص می شوند.

نمونه هایی از نقاط عطف در مدیریت پروژه

در اینجا انواع مختلفی از نقاط عطف در مدیریت پروژه وجود دارد:

تایید پروژه: برای بسیاری از پروژه ها، اولین نقطه عطف تاییدیه است که اجازه می دهد کار شروع شود. در مرحله بعد، مدیران پروژه رویدادهای نقطه عطف دیگری را در ابزار مدیریت پروژه خود وارد می کنند تا پیشرفت را پیگیری کنند.
اهداف و مقاصد: یک نقطه عطف می تواند تکمیل یا تحویل اهداف و مقاصد پروژه باشد. به عنوان مثال، می‌توانید از این نقطه عطف برای توصیف زمانی که یک محصول به فروش رسیده است، زمانی که مشتری با الزامات پروژه موافقت کرده است یا تکمیل ارزیابی اثرات زیست محیطی برای یک پروژه ساخت‌وساز مهندسی عمران، استفاده کنید.
محیط ها: یک نقطه عطف همچنین می تواند تکمیل ساخت یک محیط مانند یک برنامه کاربردی، خانه مسکونی یا آزمایشگاه را به تصویر بکشد. برای مثال، می‌توانید نقطه عطف را به‌عنوان «ساخت برنامه کامل شد» توصیف کنید.
برنامه ریزی: مدیران پروژه همچنین می توانند از نقاط عطف برای توصیف تکمیل فرآیند برنامه ریزی استفاده کنند. نقطه عطف تکمیل و تصویب یک طرح را پوشش می دهد.
منابع: می توانید از یک نقطه عطف برای نشان دادن استقرار یا تحویل منابع پروژه استفاده کنید. به عنوان مثال، استقرار یک تیم توسعه یا تحویل یک جرثقیل ۳۰۰۰ تنی می تواند نشانگر اصلی پیشرفت در یک پروژه باشد.
تصمیمات: تصمیمات مربوط به یک پروژه نیز می توانند نقطه عطف باشند. به عنوان مثال، انتخاب یک فروشنده برای تجهیزات ۵G می تواند نشان دهنده یک رویداد مهم در استقرار فناوری ارتباطی نسل بعدی یک اپراتور بزرگ در سراسر کشور باشد.
تایید طراحی: یک نقطه عطف همچنین می تواند نشان دهنده رویدادی باشد که در آن مدیران پروژه، مشتریان و سایر ذینفعان طرح پروژه را بررسی و تایید می کنند. در اینجا، ذینفعان بازخوردی ارائه خواهند کرد که ممکن است بر جدول زمانی پروژه تاثیر بگذارد.
فرآیندها: می توانید شروع یا پایان عملیات را با نقاط عطف نشان دهید. به عنوان مثال، آزمایش موتورهای یک هواپیمای تجاری یک رویداد بزرگ در جهت تحویل هواپیما به خریدار آن است.
آموزش: شروع یا تکمیل فعالیت های آموزشی برای گروهی از کارمندان یا تیم ها می تواند نقطه عطفی در راه راه اندازی یک کارخانه جدید باشد.
کالاهای تحویلی: تحویل یک محصول، کار یا رسید یا انتقال پرداخت به فروشنده می تواند نقطه عطفی باشد. این نشان دهنده یک تاریخ مشخص و توافق شده در قرارداد است که طرفین باید کالاهای تحویلی را ارسال کنند.
ارتباط: نقطه عطف پروژه همچنین می تواند نشان دهنده زمانی باشد که شخص در مورد تکمیل یک پروژه ارتباط برقرار می کند یا زمانی که جلسه ای در مورد رویدادهای کلیدی پروژه وجود دارد.
یکپارچه سازی: رویدادی که در آن تیم ها با موفقیت سیستم های مختلف را به هم متصل می کنند و آنها را با هم کار می کنند نیز می تواند نقطه عطف پروژه باشد.
تاریخ های هدف نرم: این نقاط عطف، مراحل پروژه را به مجموعه ای از وظایف تقسیم می کنند. این تاریخ ها به مدیران پروژه کمک می کند تا پیشرفت را پیگیری کنند و به تیم ها انگیزه می دهد تا تمرکز کنند و برای دستیابی به وظایف خود در موعد مقرر تلاش کنند.
تکمیل پروژه: تکمیل پروژه نقطه عطف مهم دیگری است که معمولاً با یک تاریخ محدودیت سخت نشان داده می شود. تمام تلاش‌های مدیر پروژه و سایر نقاط عطف این است که پروژه را تا تاریخ پایان آن تحویل دهند.

مطالب مرتبط: آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

نکاتی برای تصمیم گیری در مورد نقاط عطف پروژه

در اینجا استراتژی هایی برای انتخاب نقاط عطف پروژه وجود دارد:

روی تاریخ های مهم تمرکز کنید

هنگام تصمیم گیری در مورد نقاط عطف پروژه، به رویدادهای مهم مانند تاریخ شروع و پایان توجه کنید. این تاریخ ها راهنمایی می کند و به تیم ها کمک می کند تا انرژی خود را روی دستیابی به وظایف متمرکز کنند. تاریخ های مهم دیگری که باید مورد توجه قرار گیرند شامل رویدادهایی هستند که ممکن است بر توانایی شما برای کار روی پروژه تأثیر بگذارند، مانند تعطیلات عمومی، آموزش و سایر فعالیت هایی که ممکن است بر تاریخ تحویل پروژه تأثیر بگذارند . گنجاندن آن تاریخ‌ها به‌عنوان نقاط عطف به شما این امکان را می‌دهد که کار خود را برای مقابله با تأخیرها برنامه‌ریزی کنید.

منابع تاخیر را شناسایی کنید

همچنین شناسایی منابع بالقوه تاخیر هنگام ایجاد نقاط عطف مهم است. انجام این کار به مدیر پروژه اجازه می دهد تا تاخیرها را هنگام محاسبه تاریخ تحویل پروژه و ایجاد نقاط عطف لحاظ کند. ممکن است مشکلات بالقوه منابع یا تنگناهای گردش کار را تخمین بزنید می‌تواند به شما در تخمین بهتر تاریخ‌های نقطه عطف کمک کند.

مهلت ها را مشخص کنید

همچنین باید ضرب الاجل های فازهای مختلف پروژه را مشخص کنید. ممکن است این ضرب‌الاجل‌های نرم‌افزاری باشند، اما به شما کمک می‌کنند تا جدول‌های زمانی واقع‌بینانه ایجاد کنید که به ذینفعانی که بخشی از تیم اجرای پروژه نیستند، اجازه می‌دهد تا سرعت کار را ارزیابی کنند. شما ممکن است در تاریخ تکمیل درخواست شده نهایی شروع کنید و هنگام تعیین ضرب الاجل برای تخمین زمان بین هر کدام، به عقب کار کنید.

با چندین نقطه عطف پروژه شروع کنید

گنجاندن چندین نقطه عطف پروژه در ابتدای پروژه، تخمین تاریخ های تکمیل را آسان تر می کند. وقتی تاریخ اتمام هر نقطه عطف را تخمین می زنید، می توانید آن را با تاریخ تکمیل واقعی پروژه مقایسه کنید. انجام این کار به ذینفعان اجازه می دهد تا بازخورد ارائه کنند و پیشرفت پروژه را نسبت به تاریخ تحویل پیگیری کنند.

نقاط عطف مهم را در برنامه بگنجانید

قرار دادن نقاط عطف پروژه در برنامه به مدیریت انتظارات ذینفعان کمک می کند. این به عنوان رابطی عمل می کند که در آن ذینفعان می توانند پیشرفت پروژه را نظارت کنند، نقاط عطف با تاخیر را شناسایی کنند و انتظارات خود را در مورد خروجی تیم تنظیم کنند. با نزدیک شدن به نقاط عطف حیاتی، می‌توانید برای اطمینان از اینکه می‌توانند الزامات زمان‌بندی را برآورده کنند، از افراد واگذار شده درخواست به‌روزرسانی وضعیت کنید.

وابستگی متقابل منطقی بین نقاط عطف را تعیین کنید

شما باید تشخیص دهید که نقاط عطف چگونه به یکدیگر بستگی دارند. انجام این کار به شما این امکان را می دهد که ترتیب متوالی رویدادها را دنبال کنید. به عنوان مثال، کارگران باید پیش از نصب دیوارها، فونداسیون خانه را به پایان برسانند. فقط پس از نصب دیوارها می توانند سقف را نصب کنند. نقاط عطف باید از این توالی منطقی از رویدادها پیروی کنند تا وظایف و مراحل پروژه به طور مؤثر هماهنگ شوند.